陳志忠

摘要結(jié)合大豐市草廟地區(qū)實(shí)際，探討了檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息反饋工作中存在的問(wèn)題，分析了解和掌握檔案利用實(shí)際效益的作用，并指出獲得檔案實(shí)際效益的基本方法，以求進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞檔案室；信息資源；信息反饋；實(shí)際效益

中圖分類號(hào)G279.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A文章編號(hào) 1007-5739（2009）04-0293-02

收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開(kāi)發(fā)與利用。而在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作中，存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)（即坐等）服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的兩大問(wèn)題，已嚴(yán)重影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。為此，結(jié)合筆者所在的大豐市草廟地區(qū)實(shí)際，重點(diǎn)對(duì)檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與檔案實(shí)際效益作以下探討。

1檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息反饋工作中存在的主要問(wèn)題

（1）局限于檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，不追求檔案的實(shí)際效益。各地各級(jí)檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案室編制年報(bào)、了解檔案利用情況時(shí)，只要求統(tǒng)計(jì)幾個(gè)利用數(shù)據(jù)，如利用人數(shù)、利用檔案卷（冊(cè)）數(shù)、頁(yè)數(shù)及復(fù)印數(shù)據(jù)數(shù)等，而不要求了解通過(guò)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用所獲得的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。收集統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，雖然亦能反映檔案的利用情況，但這只是表面現(xiàn)象，說(shuō)明不了檔案給社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來(lái)的價(jià)值和作用。也就是說(shuō)，統(tǒng)計(jì)幾個(gè)數(shù)據(jù)只能揭示表現(xiàn)現(xiàn)象，而不能揭示檔案利用的實(shí)質(zhì)，即實(shí)際效益。

（2）利用者在檔案室查（借）閱利用資料時(shí)，只要求填寫其利用目的，不要求深層次了解，失去檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。在通常情況下，利用單位和利用人來(lái)檔案室查（借）閱檔案時(shí)，均需填寫一份登記表。登記表除需填寫利用單位、利用人姓名和證件號(hào)碼外，還要說(shuō)明利用目的。而利用者在填寫利用目的時(shí)都較簡(jiǎn)單，如“工作參考”、“提供產(chǎn)權(quán)依據(jù)”等。由于不作深層次了解，利用者對(duì)檔案利用結(jié)束，工作亦就結(jié)束，從而失去了檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，可分為2個(gè)階段。第1階段，又稱初級(jí)階段，即利用者到檔案室查（借）閱檔案或檔案室主動(dòng)為利用者提供檔案，這時(shí)只反映檔案利用情況；第2階段，又稱高級(jí)階段，即檔案通過(guò)利用者在工作、學(xué)習(xí)、生產(chǎn)等社會(huì)實(shí)踐中的利用，不同程度地產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，也就是體現(xiàn)了利用檔案的作用和價(jià)值，這就要通過(guò)信息反饋而求得。要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時(shí)有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利于日后跟蹤調(diào)查。

（3）有了利用實(shí)例，不求匯集編發(fā)重返社會(huì)。有些檔案室雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價(jià)值的檔案利用實(shí)例，但只是作為檔案目標(biāo)管理認(rèn)證和達(dá)標(biāo)的材料，因此，收集后就將實(shí)例束之高閣，不匯編發(fā)表重返社會(huì)，從而影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。如果將利用實(shí)例編發(fā)，不但能促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)利用，使社會(huì)和全民更加認(rèn)識(shí)檔案、了解檔案，使檔案的使用價(jià)值得到進(jìn)一步發(fā)揮，而且可大大提高檔案室的社會(huì)地位和知名度。

（4）編研工作滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用需要。利用單位不了解檔案室藏書情況，即檔案室中究竟有些什么資料可供社會(huì)利用。因此，檔案管理人員必須了解信息社會(huì)動(dòng)向和需求，結(jié)合檔案室實(shí)際，有目的、有計(jì)劃地編研一些參考性、指導(dǎo)性的資料，提供給社會(huì)利用。然而，各地各級(jí)檔案室編研工作滯后，跟不上社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需求，影響了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。

2了解和掌握檔案利用實(shí)際效益的作用

綜觀各地各級(jí)檔案室都能夠把每年檔案資料查閱利用情況反映出來(lái)，即某某年查閱人次、檔案數(shù)量，但對(duì)其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益卻一無(wú)所知或知之不多。為此，筆者認(rèn)為檔案室查閱利用情況需要了解和統(tǒng)計(jì)，但更重要的要從了解和掌握檔案利用實(shí)際效益上下功夫，即了解其查閱利用目的和所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。除了要求利用者主動(dòng)反饋信息外，檔案室亦可進(jìn)行跟蹤調(diào)查。調(diào)查收集檔案利用實(shí)際效益，主要有以下五大作用：

（1）有利于了解檔案的價(jià)值和作用?！稒n案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是……對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！钡私鈾n案是否具有保存價(jià)值，最重要的一點(diǎn)是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價(jià)值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過(guò)檔案的利用和開(kāi)發(fā)，才能了解檔案的價(jià)值。過(guò)去不少單位和領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案工作不夠重視和支持，認(rèn)為檔案不能給本單位出效益、出成果，主要一個(gè)原因是檔案部門長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)。其實(shí)無(wú)數(shù)事例證明，這完全是一種偏見(jiàn)和誤解。有保存價(jià)值的檔案，一般都具有利用價(jià)值，但其價(jià)值的大小，必須通過(guò)利用來(lái)顯現(xiàn)，因?yàn)橐坏├靡欢〞?huì)產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

（2）有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期3種，檔案到了規(guī)定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長(zhǎng)保管期限。而檔案的價(jià)值是鑒定時(shí)必須考慮的一個(gè)重要因素。檔案利用頻率高、周期長(zhǎng)，即使已到規(guī)定的保管期限，也應(yīng)繼續(xù)延長(zhǎng)其保管期限；反之，檔案利用率較低，保存價(jià)值不大，即使未到規(guī)定的保管期限，亦應(yīng)減少其保管期限。通過(guò)調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，將為檔案的鑒定工作帶來(lái)很大的便利。

（3）有利于了解和掌握檔案利用信息，進(jìn)一步拓寬檔案利用工作渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。通過(guò)實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場(chǎng)對(duì)檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進(jìn)檔案室的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案、熟悉檔案、利用檔案，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。如果不重視調(diào)查和收集檔案利用的實(shí)際效益，檔案利用渠道就無(wú)法拓寬，亦影響檔案價(jià)值作用的充分發(fā)揮。

（4）有利于編發(fā)檔案利用實(shí)例，加大檔案宣傳工作力度。通過(guò)調(diào)查收集檔案利用的實(shí)際效益，會(huì)取得眾多的利用實(shí)例，有利于充分體現(xiàn)檔案的保存和利用價(jià)值，并通過(guò)篩選、整理，編印成小冊(cè)子，分發(fā)至基層和領(lǐng)導(dǎo)，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要得多。對(duì)不太了解檔案、不熟悉檔案價(jià)值的同志來(lái)說(shuō)，則起到了實(shí)際宣傳和教育的作用，使他們通過(guò)例證，了解檔案，支持檔案工作。

（5）有利于體現(xiàn)檔案室業(yè)務(wù)工作實(shí)績(jī)。檔案室業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容很多，而開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源是業(yè)務(wù)工作的主體工程，因?yàn)槭占凸芾頇n案的根本目的是為了利用，否則就失去了保存檔案的意義。要衡量一個(gè)檔案室的工作實(shí)績(jī)，在業(yè)務(wù)工作上，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源最能說(shuō)明問(wèn)題。用戶通過(guò)利用檔案，獲取了社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，這就是工作的實(shí)績(jī)。如果既統(tǒng)計(jì)利用數(shù)據(jù)，又注意了解檔案的實(shí)際效益，那樣的實(shí)績(jī)才有血有肉。

3開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源獲得檔案實(shí)際效益的基本做法

（1）認(rèn)真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各檔案室在檔案查（借）閱時(shí)必須做的一項(xiàng)工作。在登記時(shí)，一要認(rèn)真負(fù)責(zé)，按項(xiàng)目填寫清楚，必須填寫的項(xiàng)目不要漏填；二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫得太簡(jiǎn)單，如“工作參考”等，應(yīng)填明作哪一項(xiàng)工作參考，填明具體內(nèi)容和將會(huì)起到的作用和效益，這樣提供了實(shí)際效益的線索，以便確定是否有要進(jìn)行跟蹤調(diào)查等。

（2）建立用戶聯(lián)系制度。檔案在查（借）閱時(shí)，一般不會(huì)產(chǎn)生效益，而要通過(guò)實(shí)踐，才能產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而反映出檔案的實(shí)際價(jià)值。因此，為了及時(shí)獲取利用信息，可以建立用戶聯(lián)系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯(lián)系電話和郵編等登記在冊(cè)，以便與用戶聯(lián)系。檔案室亦可把自己的聯(lián)系人和聯(lián)系電話告訴用戶，以利于用戶及時(shí)反饋信息。同時(shí)，也可定期召開(kāi)用戶座談會(huì)，以利于加強(qiáng)與用戶的聯(lián)系，改進(jìn)檔案室的工作和服務(wù)方法，更好地為社會(huì)和用戶服務(wù)。

（3）分發(fā)檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發(fā)給一張檔案利用信息反饋表，主要內(nèi)容包括利用單位、利用人、時(shí)間、案卷名稱和獲取的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益。特別是效益要寫得具體，應(yīng)有時(shí)間、地點(diǎn)、人物和具體事例。

（4）及時(shí)編發(fā)檔案利用社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益實(shí)例。反饋的信息要通過(guò)編輯再重返社會(huì)，這樣既可進(jìn)一步宣傳檔案的作用和價(jià)值，又可使社會(huì)各界進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案、利用檔案。特別要將實(shí)例送給有關(guān)部門（單位）的領(lǐng)導(dǎo)，使他們認(rèn)識(shí)檔案作用，支持檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來(lái)，便失去了反饋工作的實(shí)際意義。

（5）實(shí)地調(diào)查和電話采訪。根據(jù)用戶查閱時(shí)登記在案的線索，可以及時(shí)到實(shí)地調(diào)查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔(dān)負(fù)著一定的工作和任務(wù)，有時(shí)沒(méi)有時(shí)間來(lái)編報(bào)利用實(shí)例，檔案人員應(yīng)主動(dòng)上門服務(wù)，把通過(guò)利用檔案后所產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益情況搞清楚，以便編寫。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案利用數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)是必要的，但更重要的是要了解、收集檔案的實(shí)際效益，以利于進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

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