部門績效考核之四個(gè)關(guān)鍵方面

張智勇　邵　梅

摘 要:部門績效考核往往遇到難以順暢運(yùn)行的問題,本文就如何解決這一問題,從有效溝通、及時(shí)溝通、做好工作記錄、正確激勵等四個(gè)方面入手,探討做好部門績效考核的關(guān)鍵因素。

關(guān)鍵詞:部門績效考核;溝通;激勵;反饋

中圖分類號:C93-03文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號:1002-2589(2009)20-0100-02

基于目標(biāo)的系統(tǒng)考核方法是效率比較高的績效考核工具。例如目標(biāo)管理考核方法,它的導(dǎo)入比關(guān)鍵績效指標(biāo)方法和平衡記分法的難度小,導(dǎo)入的效率也比較高,同時(shí)管理人員和員工也比較容易理解和接受,所以很多單位通常采用目標(biāo)管理方法考核部門績效。但令管理者頭疼的是:部門績效考核總會遇到各部門的不理解甚至是抵觸。到底如何才能更順暢地運(yùn)用目標(biāo)管理方法考核部門績效呢?這是管理者急需解決的問題。

對單位實(shí)行目標(biāo)管理的過程其實(shí)就是對部門考核績效的過程,要想全面有力地推行以目標(biāo)管理為基礎(chǔ)的部門績效考核,首先得成立由單位主要領(lǐng)導(dǎo)主抓、主要部門負(fù)責(zé)人參與、全面負(fù)責(zé)單位部門績效考核的部門,并下設(shè)辦公室,指派專人負(fù)責(zé)部門績效考核的日常工作。這樣既能獲得高層領(lǐng)導(dǎo)的支持,中層領(lǐng)導(dǎo)的理解,也使繁瑣細(xì)碎的日常工作有專人管理,保證部門績效考核工作連續(xù)不間斷。

除了在組織機(jī)構(gòu)上成立專門機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)推行以目標(biāo)管理為基礎(chǔ)的部門績效考核工作之外,余下的就是要在以下四個(gè)方面下足工夫。

一、有效溝通

作為推行以目標(biāo)管理為基礎(chǔ)的部門績效考核的管理者,要全面認(rèn)識部門績效考核的意義,認(rèn)真研究考核的方法、流程以及單位的各項(xiàng)相關(guān)管理制度。自己先弄明白,才能很好地將部門績效考核的意義與方法解釋并推廣給各部門、各員工。這個(gè)解釋與推廣的過程就是雙方不斷溝通的過程。

1.互相要有一個(gè)認(rèn)識,部門績效考核部門并非要和各部門對立,它旨在服務(wù)各部門,兩者之間是績效促進(jìn)伙伴關(guān)系。在績效問題上,部門績效考核雖然表面上關(guān)注的是績效低下的問題,但實(shí)質(zhì)是幫助各部門追求成功與進(jìn)步。兩者的目標(biāo)是一致的:都是追求高效優(yōu)質(zhì)地完成各項(xiàng)工作目標(biāo)。所以,各部門績效的提高就是部門績效考核部門績效的提高,各部門的進(jìn)步也和部門績效考核部門緊密相連。鑒于這個(gè)前提,部門績效考核部門就更有責(zé)任和義務(wù)與各部門乃至各個(gè)員工進(jìn)行有效的溝通,將部門績效考核工作建立在雙方充分理解和認(rèn)同的基礎(chǔ)上。

2.作為部門績效考核工作的基礎(chǔ),各個(gè)部門應(yīng)該做什么工作?為什么要做這些工作?工作做到什么程度為好?什么時(shí)候完成這些工作?等等這些問題都應(yīng)該在考核前與各部門達(dá)成一致。也就是做一套部門績效考核的工作指標(biāo)體系,對部門績效目標(biāo)、績效標(biāo)準(zhǔn)及如何測量等問題達(dá)成一致。這需要部門績效考核部門與各部門進(jìn)行大量的溝通協(xié)商工作。工作指標(biāo)體系一旦確定下來,并非永遠(yuǎn)不變,隨著單位外部環(huán)境及內(nèi)部環(huán)境的變化發(fā)展,工作指標(biāo)體系還需要動態(tài)調(diào)整、改進(jìn)。這也需要考核雙方進(jìn)行溝通協(xié)商。當(dāng)然,為了保持考核工作的穩(wěn)定性,建議按年度修改工作指標(biāo)體系。

3.不僅考核部門要熟練掌握部門績效考核的方法、流程及注意事項(xiàng),而且要讓各部門負(fù)責(zé)人及部門內(nèi)分管績效考核的員工清楚以上內(nèi)容。這就需要考核部門對他們進(jìn)行培訓(xùn),不僅僅是事前的觀念引導(dǎo)培訓(xùn),在整個(gè)過程中,還要進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn),如培訓(xùn)如何報(bào)送考核表,如何制定工作指標(biāo)體系等等。除此之外,還要及時(shí)幫助解決實(shí)際操作中出現(xiàn)的問題。

溝通是一個(gè)雙向的過程,貫穿于整個(gè)部門績效考核的始終。溝通不僅能追蹤績效的進(jìn)展,為雙方提供所需信息,而且能確定障礙,防止問題的出現(xiàn)或及時(shí)解決問題。更重要的是,溝通不僅有利于促進(jìn)各部門正確理解考核部門績效的辦法,而且使他們參與了考核辦法、工作指標(biāo)體系等的制定,有利于各部門認(rèn)同并接受最終的考核結(jié)果。所以,有效的溝通能消除和減少各部門和員工對部門績效考核的恐懼和抵觸心理,對考核工作具有推進(jìn)作用。

二、及時(shí)反饋

考核部門績效不僅僅是花費(fèi)大量時(shí)間填報(bào)各種表格,年底把各部門的排名排出來,更是為了幫助各部門肯定成績、發(fā)現(xiàn)問題、提出建議和意見,從而改進(jìn)下一階段的部門績效。所以公開部門績效考核過程、考核結(jié)果,將結(jié)果、建議和意見及時(shí)反饋各部門就顯得尤為重要。

為了順利地做好反饋工作,首先應(yīng)該做到及時(shí)接收文件,并將其交給相關(guān)部門,尤其是要將各部門報(bào)送過來的部門績效考核表及時(shí)傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),請領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)寫出考核意見,避免因此而耽誤考核工作,進(jìn)而影響反饋工作。同樣在發(fā)送文件時(shí),也應(yīng)該確認(rèn)對方是否收到文件,尤其注意將考核意見及時(shí)反饋各部門,便于它們根據(jù)考核意見和建議對下一階段的工作做出及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)。如果各部門對考核結(jié)果存有異議,績效考核部門還需組織相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核并及時(shí)反饋。

在考核部門績效的整個(gè)環(huán)節(jié)中,績效考核部門一個(gè)重要的工作就是將上情下達(dá),下情上達(dá),及時(shí)反饋各種意見和建議。各部門的部門績效能否順利地考核、管理,很大程度要看績效考核部門溝通的好不好,反饋的及時(shí)不及時(shí)。

三、認(rèn)真做好工作記錄

部門績效考核一個(gè)很重要的原則是要讓各部門認(rèn)可考核結(jié)果,也就是對考核結(jié)果產(chǎn)生異議的少。要想大家都認(rèn)可考核結(jié)果,那作出的每一份考核結(jié)果都要有真憑實(shí)據(jù)。而要有說服力的真憑實(shí)據(jù)就要靠考核雙方都做好工作記錄。如果沒有清晰客觀的工作記錄,領(lǐng)導(dǎo)對各部門的考核主觀色彩就濃,容易發(fā)生近因效應(yīng)和暈輪效應(yīng),這樣就不易得出讓每個(gè)部門都信服的考核結(jié)果。

所以,為了避免發(fā)生以上情況,使部門績效考核更加客觀,考核雙方就有必要花時(shí)間和精力,認(rèn)真當(dāng)好記錄員。對于各部門來說,就是要建立部門工作日志,詳細(xì)記錄部門完成的各項(xiàng)工作,特別是記錄最能體現(xiàn)出部門績效的具體工作。同時(shí),記錄下績效考核結(jié)果和意見,方便開展下一階段工作。對于績效考核部門來說,就是要記錄與部門績效相關(guān)的信息,既要記錄好的行為,也要記錄不好的行為,形成部門績效管理的文檔,以作為季度、年度考核的依據(jù),確?？己擞欣碛袚?jù),公開公平。同時(shí),還要在反饋部門績效過程中保存全面、詳細(xì)的記錄,以確保給各部門提供正確的反饋意見。

工作記錄是一件非常煩瑣的工作,需要各部門和績效考核部門相關(guān)人員的配合和細(xì)致工作?？梢哉f,記錄的好不好直接影響到是否能準(zhǔn)確客觀評價(jià)各部門的績效表現(xiàn)。

四、正確激勵

部門績效考核必須獲得激勵體系的良好支持才能充分地發(fā)揮作用。部門績效考核的目的是為了調(diào)動工作積極性,調(diào)動工作的積極性也是激勵的主要職能?？己送瓴块T績效,考核部門應(yīng)該針對考核結(jié)果給予相應(yīng)的激勵,獎勤罰懶、獎優(yōu)懲劣,從而促進(jìn)一些符合期望的行為發(fā)生或增加出現(xiàn)的頻率,或者減少、消除不期望出現(xiàn)的行為。

激勵并非只是給予榮譽(yù)與物質(zhì)獎勵,它既包括榮譽(yù)與物質(zhì)獎勵、也包括批評與物質(zhì)懲罰。對于部門值得肯定的績效或者行為,考核部門應(yīng)該給以正面的強(qiáng)化,鼓勵其繼續(xù)保持并發(fā)揚(yáng)光大,這就是要進(jìn)行正激勵,比如提高獎金比例或系數(shù)、給予公開的精神獎勵等;而對于必須糾正的行為或績效,就要給予負(fù)激勵,如降低獎金比例或系數(shù)、給予通報(bào)批評等。獎勵績效表現(xiàn)優(yōu)秀的部門總比處理績效表現(xiàn)不好的部門要容易得多。考核部門使用正激勵手段總是令雙方都舒服,而使用負(fù)激勵手段卻是管理者不愿意做的事情。但為了促進(jìn)工作改進(jìn)、提高整個(gè)單位的績效,考核部門必須正視績效不良部門的激勵問題,給予適當(dāng)?shù)呢?fù)激勵。

參考文獻(xiàn):

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[2]邵梅.目標(biāo)管理績效考核在事業(yè)單位的運(yùn)用[J].中國人才.2007,(7).

The four key aspects in the section performance examine

ZHANG Zhi-yong,SHAO Mei

(Personneland education section,Tianjin sea affair bureau,Tianjin 300211 )

Abstract: The section performance examine usually face problem, this text how resolve this problem, communicate, work well the work record, exactitude to encourage etc. to commence the valid communication and in time, inquiry into the key factor that work well the section performance examine.

Key words: section performance examine;communicate;inspirit;feedback

(責(zé)任編輯/彭巍)