商務(wù)電子郵件中禮貌用語的運(yùn)用

劉夢(mèng)石　周軍

【摘要】本文以著名語言學(xué)家G.N.Leech的禮貌原則和Penelope Brown，Stephen Levinson的面子保衛(wèi)論為理論框架，討論禮貌用語在商務(wù)電子郵件中的實(shí)際運(yùn)用。同時(shí)通過實(shí)例討論不同禮貌用語以及禮貌用語在不同商務(wù)電子郵件中的運(yùn)用，并且論證禮貌原則、禮貌策略在商務(wù)電子郵件中的重要性。

【關(guān)鍵詞】禮貌原則；面子保衛(wèi)論；禮貌用語

一、Leech的禮貌原則

根據(jù)Leech的理論，禮貌原則細(xì)分為六個(gè)準(zhǔn)則：得體準(zhǔn)則、慷慨準(zhǔn)則、贊譽(yù)準(zhǔn)則、謙遜準(zhǔn)則、一直準(zhǔn)則、同情準(zhǔn)則。這些準(zhǔn)則都可以被用來表達(dá)禮貌的意愿以及避免不合的發(fā)生。

二、Brown和Lev i nson的面子保衛(wèi)論

英國語言學(xué)家Brown和Levinson提出面子保衛(wèi)論。他們認(rèn)為面子可分兩種，一種是消極面子：每個(gè)有能力的成人對(duì)于自己行為不受他人干涉的渴望；另一種是積極面子：每個(gè)成人希望得到他人的認(rèn)同與肯定。Brown和Levinson認(rèn)為，面子威脅在言語交流中一直存在，所以人們?cè)诮涣髦幸扇〈胧┍Ｗo(hù)雙方面子。因此，為了避免面子的威脅，有以下五種面子保衛(wèi)方式：1）直白地表達(dá)，也就是公開進(jìn)行面子威脅行為。2）采用積極禮貌策略。3）采用消極禮貌策略。4）間接地表達(dá)，也就是暗自進(jìn)行面子威脅行為。5）不采取面子威脅行為。

三、商務(wù)電子郵件的定義

商務(wù)電子郵件作為一種商務(wù)溝通的方式已經(jīng)成為了一種更為直接的方式來表達(dá)個(gè)人的情感，來傳遞貿(mào)易雙方的信息。商務(wù)電子郵件根據(jù)其內(nèi)容分，大致可以分成兩類：傳達(dá)好消息的郵件和傳達(dá)壞消息的郵件。Baden Eunson在他的《商務(wù)寫作》一書中，將好消息信函定義為那些寫給客人的表示“我可以幫你”的信函；而壞消息信函則是向客戶傳達(dá)“不好意思，我恐怕不能幫你”這一類型的消息。顧名思義，好消息電子郵件就是傳達(dá)積極樂觀消息的郵件，而壞消息電子郵件則夾帶著會(huì)給對(duì)方帶來消極壞消息的郵件。

四、禮貌與商務(wù)電子郵件的關(guān)系

商務(wù)寫作中的主要原則之一就是禮貌；其次，郭倩在她的文章《商務(wù)英語寫作中禮貌原則的研究》中寫道：“在商務(wù)寫作中運(yùn)用禮貌策略是全世界的共識(shí)。我們應(yīng)重視商務(wù)英語寫作中禮貌策略的運(yùn)用，因?yàn)樯虅?wù)信函是傳遞重要信息的平臺(tái)，也是關(guān)系到貿(mào)易關(guān)系的重要紐帶。因此，禮貌理論和禮貌策略應(yīng)當(dāng)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用到寫作中去”。

五、積極禮貌用語

根據(jù)面子保衛(wèi)論，積極的禮貌用語是用來盡可能減少對(duì)聽者積極面子的威脅。它們是用來讓聽者感到心情愉悅并且自信，以樹立聽者積極的形象?？偟膩碚f，積極的禮貌用語大致有三種：贊美，人性化，以及拉近雙方的距離。

贊美的話語可以滿足聽者的自我面子的需要。贊美的話語往往是商務(wù)溝通中的催化劑，它能幫助說話者滿足聽者的積極面子。雖然恰當(dāng)?shù)拿篮迷捳Z以及贊美是不錯(cuò)的選擇，但是過多的贊美也會(huì)過猶不及。同時(shí)，值得注意的是，在使用贊美話語是，我們應(yīng)盡量避免使用過于夸張的詞語。例子1：A.Inform usimmediately of your intentions and interests.B.We should be grateful if you could let us know your intentions andinterests at an early date

A句其實(shí)是我們國人經(jīng)常犯的一個(gè)典型的錯(cuò)誤。這種直接的表達(dá)會(huì)影響對(duì)方的面子，因此，我們應(yīng)當(dāng)加入積極的禮貌用語，如B句。

例子2：We find both quality and prices ode satisfactory and odepleased to place and order with you fnr the following：……

例2十分恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用了贊美的禮貌用語來滿足對(duì)方的積極面子。

除了采用贊美的禮貌用語外，在商務(wù)電子郵件寫作中另外一種禮貌用語就是人性化地表達(dá)情感以處理好雙方之間的和諧關(guān)系。中國人自古以來都將熱情友好視為傳統(tǒng)美德，特別是當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸的事情是，表示關(guān)懷和遺憾是一種非常適宜的禮貌策略。

例子3：We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd thismonth enclosing the reprography of the insurance policy；we are regretfnryourloss

還有一種禮貌用語就是拉近彼此之間的距離。特別是當(dāng)貿(mào)易雙方已經(jīng)有相當(dāng)?shù)牧私馀c長(zhǎng)期的友好往來時(shí)，時(shí)不時(shí)在郵件中提及雙方的友誼會(huì)使對(duì)方更樂意去接受你的請(qǐng)求。

六、消極禮貌用語

采取消極禮貌用語通常是為了保護(hù)對(duì)方的消極面子，同時(shí)盡量避免對(duì)對(duì)方造成不必要的負(fù)擔(dān)。在Brown和Levinson的面子保衛(wèi)論中，消極的面子是指?jìng)€(gè)人不想去強(qiáng)迫他人的意愿，也不希望自己的意愿受他人阻礙與干涉。消極禮貌用語可以幫助滿足對(duì)方的消極面子。在商務(wù)電子郵件的寫作中，消極的禮貌用語通?？梢苑殖扇箢悾何裾Z，尊敬語和道歉。

委婉語可以說是一種沒有絲毫惡意的表達(dá)，它可以替代那些比較無禮的、冒犯的話語。因此采用委婉語能夠避免面子的威脅，并且為對(duì)方創(chuàng)造放松的交流環(huán)境。

例1：Excuse me；I was wondering if you could possibly send usyour latest sample machine？

在保護(hù)對(duì)方的消極面子時(shí)，尊敬語也是一種不錯(cuò)的選擇。在Leech的禮貌原則中，尊敬語是用來降低自己身份并且提升對(duì)方身份的用語，比如用一些謙遜的話語來體現(xiàn)雙方的地位。這些話語都能維護(hù)對(duì)方的消極面子和名聲，并且能夠避免不和。

適時(shí)的道歉也是一種維護(hù)消極面子的方式。但是道歉也可以分為兩種，一種是直接道歉，另一種是間接道歉。例子2：We are sorry for the trouble caused you by the error and wish to assureyou that care will be taken in the execution of your further orders

在這句話中，作者采用直接道歉的方法降低自身身份抬高對(duì)方地位，以保護(hù)對(duì)方的面子。

直接道歉方式與間接道歉方式的區(qū)別在于，間接道歉的目的是在承認(rèn)錯(cuò)誤的同時(shí)表示并不是故意犯錯(cuò)。通過采取間接道歉方式，說話者不僅保護(hù)對(duì)方的面子，還能為自己留住面子。例子3：We regret to advise that we are unable to make an offerfor the time being owing to heavy demands.A cable to this effect hasbeen sent today to you.However.we shah not tail to iniorm you when-ever a fresh supply becomes available

七、禮貌用語運(yùn)用在好消息郵件中

如何恰當(dāng)?shù)貙⒍Y貌用語運(yùn)用到好消息郵件中？在我看來需要采取以下三個(gè)策略：使用更確切的詞語，采取以“你”為中心的態(tài)度，和使用短句。

通常，使用更確切的詞語比那些十分寬泛的詞匯顯得更自由更受歡迎。而且在商務(wù)溝通中，確切的詞語能夠更加清楚地表達(dá)細(xì)節(jié)。讓我們來對(duì)比以下兩個(gè)句子：

Congratulations on your recent promotion

Congratulations o“your being named the manager last month

在A句中，“promotion”是個(gè)十分寬泛的詞，在句中的意思也可以被理解成很多種。這樣的句子并不能體現(xiàn)對(duì)對(duì)方面子的保護(hù)。相反，在B句中，“manager”一詞非常確切地表達(dá)了句子的意思，更能保護(hù)對(duì)方的積極面子。

采取以“你”為中心的態(tài)度可以表示對(duì)對(duì)方的尊重，是對(duì)方的面子得到滿足。以“你”為中心就是句子的表達(dá)以對(duì)方為中心?？匆韵吕樱?/p>

I have requested that your order be sent out today

You will receive your order by Wednesday

最后，使用短句這一簡(jiǎn)單的句子結(jié)構(gòu)能夠使對(duì)方更加容易理解作者所表達(dá)的意思。傳達(dá)的意思越簡(jiǎn)潔，就越顯得禮貌。看以下例子：

Im very glad to inform you that a favourite discount of 10%isfnr the size of the order

A favourite discount nf 10%is fnr the size ofthe order

八、禮貌用語運(yùn)用在壞消息郵件中

壞消息在商務(wù)活動(dòng)中是相當(dāng)常見的，雖然傳達(dá)此類消息對(duì)于很多商人來說是件比較頭疼的事，但仍然有很多策略可以選擇：避免使用以“你”為中心的態(tài)度，使用被動(dòng)語氣，使用委婉語以及使用含糊詞。

當(dāng)傳遞壞消息時(shí)，以“你”為中心的態(tài)度只會(huì)顯得說話者的無情和冷漠，以至于上海對(duì)方的面子，因此，為了維護(hù)雙方的和諧關(guān)系，應(yīng)盡量避免使用此類的語句。例如：

You have ignored our requests fnr payment fnr many times andthere isnt any explanation

建議改為：It is a pity that our request fnr payment has been ig-nored and that no contact with us has been made

其次，應(yīng)多使用被動(dòng)語氣。被動(dòng)語氣可以以一種拐彎抹角的方式來傳遞壞消息，以避免對(duì)方面子的損害。例如：I was toldthat they will look after it

委婉語也可以用在傳遞壞消息的郵件中。比如regret，decline，wish，Im afraid，等詞可以有效地避免尷尬的情境。例如：I very regret that the goods cannot be shipped before Nov.2nd

九、結(jié)論

在貿(mào)易活動(dòng)中，電子郵件是一種新興的交流方式。隨著全球化的發(fā)展，商務(wù)英語寫作已經(jīng)成為了每個(gè)國際貿(mào)易活動(dòng)中商人的必修課。這篇文章以禮貌原則和面子保衛(wèi)論為理論框架，進(jìn)而討論禮貌用語分別在好消息郵件和壞消息郵件中的運(yùn)用。因此在商務(wù)電子郵件的寫作中應(yīng)根據(jù)不同的電子郵件類型來使用不同的禮貌用語。