會計檔案管理管理問題對策分析

摘 要：會計檔案是會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)物在時間維度上的積累，其所包含的會計信息內(nèi)容具有一定的原始憑證性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)律性，不僅能完整的呈現(xiàn)出企業(yè)經(jīng)濟活動和組織發(fā)展的歷史畫面，而且能為管理當(dāng)局的會計預(yù)測、決策、控制提供依據(jù)。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的不斷完善，原有的會計體制已不能完全適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要，出現(xiàn)了一些亟待解決的問題。

關(guān)鍵詞：會計檔案；特點；管理問題；對策

1 會計檔案的特點分析

會計檔案是機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其他經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、和財務(wù)會計報告等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業(yè)材料。由會計檔案的定義可以看出，會計檔案的內(nèi)容主要包括三部分：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告，另外還有其它一些會計材料。會計檔案有以下幾個特點 ：

1.1 整體性

一個會計年度產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，他們之間相互聯(lián)系，有了憑證，才有賬簿；有了賬簿，才有報表，這是一個不可分割的整體，保持會計檔案的整體性，是管理好會計檔案的基礎(chǔ)。

1.2 穩(wěn)定性

會計檔案雖然內(nèi)容與種類繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三個方面：會計憑證、會計賬簿和會計報表。這種成分的穩(wěn)定性，是區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。

1.3 規(guī)律性

一個會計年度中所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等，在反映某一項經(jīng)濟活動時，從業(yè)務(wù)發(fā)生到結(jié)束上報，能連續(xù)不斷地記錄，便于進行正確的計算和綜合分析，經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動之間相互制約、緊密聯(lián)系、環(huán)環(huán)相扣，這種內(nèi)在的規(guī)律性，遠遠超過了其他檔案。

1.4 特殊性

會計檔案是以數(shù)字為主要內(nèi)容，是記錄反應(yīng)經(jīng)濟活動的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表都有特定的格式和項目，與一般文件資料不同，因此會計檔案的裝訂、保管也有一定的特殊性。

2 會計檔案管理存在的問題

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠， 缺乏充分的認識， 意識淡薄，導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。許多單位只重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員。會計人員上崗前，很少進行會計檔案基本知識與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會計人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對財務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，導(dǎo)致整理出來的會計檔案達不到規(guī)范要求，更談不上科學(xué)管理。

2.會計檔案資料收集不全。有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視了會計文件材料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

3.會計檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定去做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。

4.財務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范。設(shè)置財會檔案管理機構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實際工作中財務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機構(gòu)，檔案工作由會計人員兼職。財務(wù)會計檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會計憑證、會計賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲嫏n案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

5.紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案管理不同步。 有的單位將會計信息存人磁性介質(zhì)后，對磁盤、光盤中的會計信息疏于管理，造成會計信息的丟失；由于會計電算化軟件的升級換代很快，許多單位沒有把會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，從而造成會計電算化檔案無法調(diào)閱。

3 對會計檔案管理的幾點建議

3.1 提高檔案意識，加強規(guī)范管理

時間證明，要管理好會計檔案，首先，要改變傳統(tǒng)管理年，對會計檔案有一個正確的認識；其次，要加強對會計檔案工作的宣傳，提高各級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的檔案意識。按照《會計法》、《會計檔案管理辦法》的要求，制定會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對會計檔案進行規(guī)范管理，定期檢查，為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供真是、可靠的依據(jù)。充分發(fā)揮會計檔案在經(jīng)濟建設(shè)中的作用。

3.2 落實責(zé)任，明確分工

確定專人負責(zé)財務(wù)檔案的管理。制定嚴格的審核、壯丁、借閱制度。因為會計檔案管理工作政策性和業(yè)務(wù)性都比較強，所以單靠一個管理員的歷練是不行的。財務(wù)處各單位都應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)要求制作憑單、報表及財務(wù)資料等。還要充分發(fā)揮各部門的積極性，建立良好的服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，按照分工合作、密切配合的原則，落實責(zé)任，相互協(xié)調(diào)，保證會計檔案管理工作的順利進行。

3.3 與國際接軌，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

現(xiàn)在大多數(shù)單位已實現(xiàn)了會計電算化，但由于對會計檔案管理工作不夠重視，目前基本上處于手工檢索階段。所以，檔案部門和財務(wù)部門應(yīng)該共同合作，與國外先進的會計檔案管理模式接軌，開發(fā)研制會計檔案計算機管理。只有會計檔案實行計算機管理，才能真正發(fā)揮會計檔案的作用，加快了查閱資料的速度，提高了檔案管理水平。

3.4 引進人才，加強培訓(xùn)

會計工作的迅猛發(fā)展，要求財務(wù)人員不僅要具有財務(wù)知識，也要懂得檔案方面的業(yè)務(wù)，所以會計檔案管理人員必須接受再教育，進一步提高會計檔案業(yè)務(wù)水平，增強整理立卷實際操作技能，成為新一代的復(fù)合型人才，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，把以前的盲目利用變?yōu)榭茖W(xué)利用。

3.5 即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化，在歸檔中國也需要實行所謂的“雙套制”，即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔

電子財務(wù)檔案的存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中；電子財務(wù)檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結(jié)果。結(jié)果電子財務(wù)檔案上網(wǎng)，通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流，不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要，打到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的墓地，節(jié)約了辦公成本，避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的折損，還有利于專業(yè)管理，便于檔案資源的統(tǒng)一整合，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進社會主義和諧社會建設(shè)。

參考文獻

[1]劉國能，《中國檔案事業(yè)體系》，北京中國檔案出版社，2002年8月

[2]馬素萍，《會計檔案工作管理體制研究》，北京檔案，2002年5月

[3]宗培玲，《現(xiàn)代會計檔案工作運行機制的建立》，北京檔案，2005年9月

作者簡介

肖艷（1966-），女，，工作于山東棗莊市婦幼保健院計劃財務(wù)科。endprint