人事檔案改版工作“三字經(jīng)”

[摘 要]2012年6月中央組織部印發(fā)《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字[2012]28號）文件中明確規(guī)定自2012年7月起全面推行新版人事檔案材料收集與整理，此項(xiàng)工作范圍廣、任務(wù)重。我省組織部也進(jìn)行了全面培訓(xùn)與工作布置。人事檔案改版工作作為重中之重?cái)[在了人事檔案工作者面前。本人就近半年來該項(xiàng)工作的開展與推進(jìn)情況進(jìn)行了回顧與思考。

[關(guān)鍵詞]人事檔案；改版

中組部1991年3月頒布的《干部檔案整理工作細(xì)則》將干部人事檔案材料的載體定為16開型。在2009年7月頒布的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中明確將載體定為16開（長260毫米，寬184毫米）或國際標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)A4型（長297毫米，寬210毫米）的公文紙。2012年6月中央組織部印發(fā)《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字[2012]28號）文件中強(qiáng)調(diào)自2012年7月起全面推行干部人事檔案材料和目錄采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型（297*210mm），由此人事檔案材料改版工作全面推開。[1]該項(xiàng)工作范圍廣、任務(wù)重。江蘇省作為人事檔案管理先進(jìn)省份，高度重視改版工作，2012年9月轉(zhuǎn)發(fā)中組部28號文，省委組織部于2013年5月至7月間對全省二百五十多個(gè)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)與工作布置。人事檔案改版工作作為重中之重?cái)[在了人事檔案工作者面前。本人所在學(xué)校也按照要求全面實(shí)施改版工作，工作中邊實(shí)踐邊積累邊總結(jié)，概況為準(zhǔn)備、開展、自查三階段的“三字經(jīng)”，與同行探討。

一、準(zhǔn)備工作階段“清”、“明”、“實(shí)”

加強(qiáng)組織與領(lǐng)導(dǎo)，思想認(rèn)識要“清”。干部人事檔案工作是國家和黨干部人事工作的重要組成部分，干部人事檔案的規(guī)范、真實(shí)、完整是做好干部工作的基石。檔案改版整理工作從領(lǐng)導(dǎo)到專兼職檔案員都必須高度重視，認(rèn)清該項(xiàng)工作的重要性、清楚工作的要求、理清工作開展的流程，確保人事檔案改版能井然有序進(jìn)行。

加強(qiáng)檔案員的學(xué)習(xí)，工作要求需“明”。必須認(rèn)真組織整檔人員學(xué)習(xí)中央組織部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組通字[2012]28號）的精神及相關(guān)法律法規(guī)，如：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》、《干部檔案工作條例》等，讓管檔人深入了解新規(guī)定，領(lǐng)會(huì)人事檔案改版的精髓，切實(shí)掌握改版的技能，強(qiáng)化檔案人員的崗位職責(zé)意識。根據(jù)各單位人事檔案工作實(shí)際，制定可行、有效的改版工作方案，明確改版各環(huán)節(jié)任務(wù)、明確責(zé)任人、明確標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案改版工作規(guī)范實(shí)施。

加強(qiáng)前期調(diào)研，準(zhǔn)備要“實(shí)”。在人事檔案改版整理工作中，要涉及檔案柜、檔案盒、檔案備用袋、打孔機(jī)等設(shè)備的更換，庫房要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。檔案盒、檔案柜更換數(shù)量較多、金額較大，因此之前的采購中要注意多咨詢、多比較。檔案用品生產(chǎn)廠家較多，推薦上門的也比比皆是，從本市、本省，遠(yuǎn)至河北省涿州。我單位從送貨、物資補(bǔ)充、價(jià)格、服務(wù)等實(shí)際情況考慮，選擇從本市檔案用品門市部購買以上專用產(chǎn)品。與供應(yīng)商落實(shí)使用要求，及時(shí)溝通試用情況，確保改版用品能及時(shí)按要求到貨。另外，人事檔案管理系統(tǒng)軟件也要升級更新，這樣方能打印出新要求中的“三齡兩歷一身份”表和A4版目錄。江蘇省委組織部針對高校特點(diǎn)還專門設(shè)計(jì)了高校版人事檔案管理系統(tǒng)，為做好高校人事檔案管理提供了幫助。改版單位要與軟件公司做好溝通，盡快升級系統(tǒng)。所有的軟硬件準(zhǔn)備工作都要認(rèn)真考慮、細(xì)致落實(shí)，這樣才能保證改版工作開展時(shí)得心應(yīng)手。

二、開展工作階段“嚴(yán)”、“準(zhǔn)”、“全”

嚴(yán)格檔案紀(jì)律。在檔案整理過程中，要涉及更換檔案盒、檔案標(biāo)、備用袋、目錄等，每一個(gè)細(xì)節(jié)都會(huì)直接影響到人事檔案信息的外泄，要強(qiáng)化檔案工作人員的職責(zé)意識，強(qiáng)化安全意識、保密意識，嚴(yán)格遵守、執(zhí)行檔案工作紀(jì)律，確保人事檔案改版全過程在嚴(yán)格、安全、有序下進(jìn)行。本人工作中嚴(yán)格遵守“三要三不準(zhǔn)”即：整檔要有記錄。每天更換內(nèi)容要進(jìn)行必要的記載，如：檔案盒幾號更換***號至***號，一方面避免差錯(cuò)，另一方面有據(jù)可查；整檔要有保護(hù)措施。檔案改版過程中必然會(huì)有查檔、送檔人員來檔案室。特別是小型管檔單位，僅一管檔人時(shí)，整檔人員要將手中整理的檔案妥善放置好，如關(guān)閉整檔案室門、將檔案收回檔案柜中等，避免檔案錯(cuò)拿、遺失、泄密。庫房鑰匙要保管好。整檔過程中，有可能會(huì)抽調(diào)其他非管檔人員來協(xié)助，但人事檔案室的庫房鑰匙萬不能人手一把，一定要專人保管，嚴(yán)格控制進(jìn)出庫房人員的數(shù)量，減少檔案被破壞、涂改的人為因素。三不準(zhǔn)為：本人及親屬不準(zhǔn)接觸相關(guān)檔案；非黨員不準(zhǔn)參與整檔工作；無負(fù)責(zé)檔案人員在場不準(zhǔn)進(jìn)行整檔工作。

改版準(zhǔn)確到位。為確保改版工作高標(biāo)準(zhǔn)完成，我單位將改版整理工作分為六個(gè)階段：（一）制作檔案盒標(biāo)簽、備用袋標(biāo)簽；（二）更換檔案盒；（三）修改原分類標(biāo)、頁碼；（四）補(bǔ)充完善材料；（五）制作新版檔案目錄；（六）整理裝盒。每個(gè)步驟都是對現(xiàn)有檔案的再審核過程，前兩個(gè)過程技術(shù)難度較小，可操作性強(qiáng)，進(jìn)展也相對迅速。但到了第三階段修改原分類標(biāo)、頁碼時(shí)，就必須仔細(xì)甄別材料的有效性與準(zhǔn)確性。因人事制度的改革，各個(gè)時(shí)期形成的材料要求不一樣，所以形成的材料也不一致。如：之前將學(xué)生登記表歸入一類履歷材料中，現(xiàn)改為與學(xué)籍材料按時(shí)間順序歸入四類-1中；第二類新增加了報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)材料；之前的“三齡一歷表”改為“三齡兩歷一身份表”；九-1任免與九-2工資材料進(jìn)行了調(diào)換等。這些材料整理要求的改變，使個(gè)人的階段性情況體現(xiàn)更集中、更完整、更詳盡。另外對未規(guī)定歸檔的多余材料也要進(jìn)行剔除。如我單位原材料中包含職稱計(jì)算機(jī)考試證書、錄取通知書等，這些材料在收集歸檔規(guī)定中沒再提及，應(yīng)及時(shí)取出，使人事檔案內(nèi)容精煉、準(zhǔn)確。這些階段整理可采取分類集中調(diào)整、交叉審核、逐項(xiàng)逐類進(jìn)行解決，保證人事檔案改版整理準(zhǔn)確到位。

材料盡量補(bǔ)全。人事檔案材料的收集是長效機(jī)制。平時(shí)是普通收集和定向收集為主，此次改版整理就必須將突擊性收集充分運(yùn)用。干部的獎(jiǎng)懲、任用在后期形成的職稱評審、干部任免表等材料中總有所體現(xiàn)，但與之相配套的獎(jiǎng)勵(lì)登記表、任前考察材料總是漏缺。另外如工資調(diào)整材料不連貫也普遍存在。因此必須重點(diǎn)關(guān)注這類特殊性材料的收集，需要與相關(guān)部門溝通，盡力補(bǔ)齊材料，保證人事檔案材料的完整性，全面性。

三、自查工作階段“勤”、“改”、“思”

改版工作中，各階段需邊工作邊自查。自查時(shí)要做到“三勤”：勤與上級主管部門溝通。在遇到特殊問題和情況時(shí)，要主動(dòng)求教于上級主管部門，絕對不能回避問題、自作主張?zhí)幚韱栴}，要爭取上級的幫助與指導(dǎo)。勤與兄弟單位交流。在組織部培訓(xùn)時(shí)，每期培訓(xùn)班都制作了通訊錄，人事檔案工作者要運(yùn)用多種聯(lián)系方式，電話、QQ群交流工作經(jīng)驗(yàn)，討論工作中遇到的問題與困難，集思廣益開展好工作。勤于抽查。按照中共江蘇省委組織部《關(guān)于干部人事檔案審核工作檢查驗(yàn)收有關(guān)問題的通知》（蘇組通[2005]29號）中規(guī)定，抽查的方法為：根據(jù)現(xiàn)職干部名冊，按照總?cè)藬?shù)的1.5%左右的比例抽取檔案。省直機(jī)關(guān)企事業(yè)單位，抽查正職3分之2。自查時(shí)各單位應(yīng)適當(dāng)提高抽查比例，保證改版的質(zhì)量。

對在與上級主管部門溝通和與兄弟單位交流中發(fā)現(xiàn)的問題要知道一處立即改正一處，不能拖延。抽查中發(fā)現(xiàn)了問題要及時(shí)通報(bào)，并進(jìn)行整改，避免同樣問題再度出現(xiàn)。

管理檔案是手段，最終目的是為了充分利用，發(fā)揮檔案的價(jià)值。檔案的每一次改革都是為了更好的服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于大眾。[2]人事檔案改版工作之后緊接著的將是人事檔案數(shù)字化，它使得紙質(zhì)干部人事檔案的受損率降低，查全率與查準(zhǔn)率提高，檔案流轉(zhuǎn)更便捷。而改版整理為人事檔案數(shù)字化打下了良好基礎(chǔ)，同時(shí)改版工作的開展與推進(jìn)過程也有許多經(jīng)驗(yàn)可以被數(shù)字化工作所借鑒。因此，思考、總結(jié)人事檔案改版工作全過程，分析兩項(xiàng)工作的特點(diǎn)與聯(lián)系，可以大大減少在數(shù)字化過程中的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)約人力、物力、財(cái)力和時(shí)間。

人事檔案改版工作是與國際接軌，與文書檔案載體統(tǒng)一的體現(xiàn)。伴隨著信息時(shí)代的要求，干部人事檔案必將揭開它神秘的面紗，成為重要的信息資源，被開發(fā)被利用。

參考文獻(xiàn)：

[1]中共中央組織部.《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》[Z].文件，2012（28）

[2]馮柏霞.淺談如何做好文件改版后人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（8）：167-168

作者介紹：林娟（1975年8月-），女，漢族，江蘇工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，本科，研究方向：人事檔案管理