探析人事檔案信息化管理新路徑

羅朝霞

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，對(duì)于一個(gè)事業(yè)單位而言，人事檔案信息化的管理顯得尤為重要。信息化的檔案管理效率更高，能夠大大提升事業(yè)單位管理工作的效率，從而推動(dòng)事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。所以，事業(yè)單位亟待解決人事檔案信息化管理的問題。所以，本文通過分析信息化檔案管理的現(xiàn)狀，提出了目前信息化檔案管理主要存在的問題，依據(jù)這些問題提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議，希望能夠?qū)κ聵I(yè)單位的信息化管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理；策略

1 人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

就目前的狀況看來，在我國很多的地區(qū)關(guān)于人事檔案信息化管理的硬件設(shè)施配備并不齊全，有些地區(qū)甚至還比較的落后，計(jì)算機(jī)的型號(hào)年代久遠(yuǎn)，早就應(yīng)該被淘汰掉或者即便配備了高端的硬件設(shè)備，與之相配套的功能也未能開發(fā)；有些地區(qū)管理檔案的人員素質(zhì)不高，不具備基本的職業(yè)素養(yǎng)，不能很好的完成本職工作；再有，一些事業(yè)單位隊(duì)友人事檔案的管理不夠重視，使得人事檔案管理的信息化程度較低。

2 人事檔案信息化管理的重要性

2.1 注重信息管理的時(shí)效性

信息化的檔案管理不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理，信息化的檔案管理講求時(shí)效性。信息化管理能夠?qū)⒉煌赜?，不同載體的檔案，以數(shù)據(jù)化的形勢(shì)存儲(chǔ)起來，然后通過網(wǎng)絡(luò)連接起來，這樣就能實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)溝通與共享。

2.2 注重信息管理的便捷性

在日常工作中，人事檔案被利用的機(jī)率是十分的高的，有時(shí)候可能需要查閱上百卷的檔案來查找相關(guān)人員，所以這就要求人事檔案在使用時(shí)，要具有較高的便捷性。而信息化的人事檔案就很容易依據(jù)篩選條件，便捷的搜索出相關(guān)的工作人員，這樣大大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2.3 注重信息管理的規(guī)范性

傳統(tǒng)的檔案管理由于它自身的局限性，導(dǎo)致它無法做到規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性的有機(jī)統(tǒng)一，這就使得檔案數(shù)據(jù)在遷移和共享上存在巨大的技術(shù)困難。而信息化的檔案變很好的解決了這個(gè)問題，它能夠及時(shí)有效的實(shí)現(xiàn)，檔案資料的共享和遷移，大大的提高了檔案管理工作的工作效率與治理。

2.4 注重檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案除了時(shí)效低，便捷性差和規(guī)范性不強(qiáng)的缺點(diǎn)以外，它的安全性還存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)榧堎|(zhì)版的檔案僅有一份，如果遭到涂改、造假或者丟失，就無法彌補(bǔ)它所造成的損失，而信息化的檔案很好的解決了這一問題，因?yàn)闄n案的載體比較多樣，而且可以提前準(zhǔn)備備份以免遭到損害，這些優(yōu)點(diǎn)大大增加了檔案的安全性，很好的減少了損失，而這些優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)檔案所不具備的。因此，信息化的檔案很好的加強(qiáng)了檔案的安全性。

3 人事檔案信息化管理存在的主要問題

人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并不是十全十美的，它也會(huì)存在這樣或是那樣的問題和缺陷，因此我們要識(shí)別出這些問題，并加以針對(duì)性的解決。

3.1 對(duì)信息化管理的認(rèn)識(shí)不夠全面

由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，到信息化檔案的轉(zhuǎn)變要經(jīng)歷一個(gè)過程，而在這個(gè)過程中，就很容易對(duì)信息化檔案所產(chǎn)生的新觀念、新思考以及新的操作方式產(chǎn)生不理解或是懷疑，這就有可能造成某些員工不想改變現(xiàn)狀，從而使得信息化檔案得不到有效的實(shí)施。

3.2 相關(guān)人員的素質(zhì)需要進(jìn)一步的提升

由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案，必然要求管理人員相應(yīng)的改變自己的觀念，提升相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人事檔案管理也就出現(xiàn)了新的問題，產(chǎn)生了新的技術(shù)，因此，這就要求相關(guān)管理人員必須不斷提高自己的綜合素質(zhì)；除此之外，現(xiàn)有管理人員的結(jié)構(gòu)較為單一，無法適應(yīng)人事信息化管理的需要，所以，需要進(jìn)一步的提升管理人員的綜合素質(zhì)。

3.3 需要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性

隨著科技的發(fā)展，信息化管理必然會(huì)越來越受重視，而每個(gè)部門本身的情況各不相同，這就導(dǎo)致各個(gè)部門所制定的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)多種多樣，部門與部門之間的標(biāo)準(zhǔn)差異化較大，部門間很難兼容，這就使得信息無法共享，這必然會(huì)給相關(guān)管理人員的工作帶來諸多的不便，不利于工作的開展。

3.4 對(duì)于信息安全認(rèn)識(shí)不夠全面

人事檔案信息安全顧名思義，它必然具備信息安全的一般特征與共性，而作為人事檔案信息安全，它必然含有它本身的特殊含義。安全對(duì)于人事檔案是十分的重要的，它是人事有效管理的前提。信息化的人事檔案一方面給人們的工作帶來了極大的便捷，但與此同時(shí)，也給人事檔案帶來了諸多的問題，比如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)和網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)不足，對(duì)計(jì)算機(jī)的操作不夠規(guī)范，未能及時(shí)的備份相應(yīng)的數(shù)據(jù)，而且電腦病毒也是造成信息化人事檔案存在安全隱患的又一重大因素。

4 推進(jìn)人事檔案信息化管理的策略

4.1 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的規(guī)范性

隨著科技的飛速發(fā)展，光盤、硬盤、磁帶等諸多的載體頻頻出現(xiàn)，繼紙質(zhì)資料以后電子文件隨之而來，所以之前的傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，無法再適應(yīng)信息化的人事檔案的需要，所以，依據(jù)信息化檔案的特征，重新的建立相適應(yīng)的規(guī)定與規(guī)范，做好檔案整理和檔案分類的工作，針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案，我們要取其精華，去其糟粕，不斷的對(duì)其進(jìn)行補(bǔ)充，從而滿足檔案信息化管理的要求。

4.2 加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性

安全是人事檔案信息化管理的前提，對(duì)于信息管理的有效性至關(guān)重要。為了加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全性，首先，我們要遵守國家頒布的有關(guān)法律和法規(guī)，嚴(yán)格按照國家要求開展工作；其次，除了按照國家要求開展工作以外，我們還要建立信息安全保障體系，為了建立安全保障體系，一方面我們要制定有效的措施，另一方面就需要相關(guān)管理人員做好日常工作，對(duì)于當(dāng)數(shù)據(jù)要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。

4.3 加強(qiáng)管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案信息管理相比，信息化的人事檔案對(duì)于管理人員的素質(zhì)有了更高的要求。管理人員在轉(zhuǎn)變的歷程中，絕對(duì)不能墨守成規(guī)，以不變應(yīng)萬變的心理只會(huì)導(dǎo)致自己的工作更加的被動(dòng)，所以管理人員要學(xué)會(huì)改變自己的觀念，從心理上接受，并積極應(yīng)對(duì)這種轉(zhuǎn)變。不斷的學(xué)習(xí)新的理念與新的規(guī)范，逐步掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行相應(yīng)的操作。

首先，檔案管理者要認(rèn)識(shí)到自己的工作的重要性，肩負(fù)歷史使命，不斷的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，逐步掌握最為先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)；其次，政治素質(zhì)對(duì)于檔案管理者也是十分重要的，人事檔案管理人員要具有安全意識(shí)，要把檔案安全工作做到位。除了這些，檔案管理人員還需要具備相關(guān)的信息技術(shù)，這樣才能做好檔案的維護(hù)工作。

5 結(jié)語

總而言之，人事檔案信息化管理作為一項(xiàng)重要的系統(tǒng)工程，它是比較復(fù)雜的，因?yàn)樗婕暗街T多的規(guī)章和制度，它需要使管理技術(shù)和信息技術(shù)有機(jī)的結(jié)合，它又是一個(gè)不斷推進(jìn)的過程，在這個(gè)過程中，管理人員要不斷的對(duì)其進(jìn)行完善和規(guī)范。雖然就目前的現(xiàn)狀看來，我國的信息化管理技術(shù)與其他相比，還有一定的差距，但我們通過分析差距和現(xiàn)狀不斷的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，從而推進(jìn)信息化管理技術(shù)的不斷提高和進(jìn)步。本文提出的幾點(diǎn)建議還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，所以，針對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)檔案我們要秉持創(chuàng)新的思維，不斷的更新理念與方法，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的歷史性跨越。

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