小企業(yè)制度建設(shè)新解

苗長朋

摘 要：小企業(yè)管理中經(jīng)常面臨管理制度不健全和企業(yè)文化構(gòu)建的問題。規(guī)范化、合理化的管理制度直接關(guān)系到企業(yè)的工作效率，是企業(yè)管理成功的重要標志。規(guī)范的可視化流程搭配完善可持續(xù)改進的表單管理制度給員工一種清晰化的工作標準。切實員工思想文化建設(shè)、建立合理的激勵策略、構(gòu)建和諧的工作環(huán)境是企業(yè)文化建設(shè)重要舉措。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 小企業(yè)制度建設(shè) 激勵策略 企業(yè)文化

“小企業(yè)靠制度，大企業(yè)靠文化”是很多企業(yè)管理者信奉的準則。今天我要談的是如何構(gòu)建小企業(yè)制度，以及如何慢慢地向企業(yè)文化轉(zhuǎn)變。企業(yè)制度的建立絕不是一簇而就的，但也經(jīng)不起長時間的等待，制度必須環(huán)環(huán)相扣、有理有據(jù)，必須考慮員工的執(zhí)行性和最大限度地發(fā)揮員工的價值，并且讓其具有主動性，在制度建立的過程中，通過對員工執(zhí)行過程的監(jiān)控，不斷地將其完善。

一、制度服務(wù)于小企業(yè)管理

小企業(yè)和大企業(yè)相比，明顯的優(yōu)勢就是效率高。小企業(yè)員工人數(shù)少，人際關(guān)系相對簡單，絕大多數(shù)的人和老板都有直接接觸的機會，因此，老板對員工的了解也比較充分，在小企業(yè)堅守制度就會起到立竿見影的效果。例如遲到罰款、違反制度等立刻就可以得到執(zhí)行。然而想要企業(yè)建立的管理制度達到完美的效果并不是直接從網(wǎng)上搜一下制度稍加修改就可以的，更多的是需要結(jié)合自己公司的實際情況，以最簡單的方式定義制度。就我個人角度來說，我認為制度的確立要經(jīng)歷以下幾個步驟：

1.確立基礎(chǔ)構(gòu)架。首先要把公司的部門劃分、組織架構(gòu)理清楚，特別是中層管理人員必須到位，對于暫時還沒有想好的管理人員可以由其他人暫代，以便于在實踐中觀察。暫代的人首先要選擇目前感覺還可以，只要經(jīng)過歷練就能勝任的人。同時，要給新人足夠的信任和耐心，讓他們對工作有激情，參與進來。一般情況下直接受老板管理的人不能超過十個。比如，財務(wù)、采購等部門必須要直管，但是在企業(yè)初期不能把部門的等級設(shè)置得太高，而對于其他部門則設(shè)置一級部門和二級部門，以便資源的整合和內(nèi)部溝通的順暢，同時也簡化部門流程，便于管理。

2.確立主營業(yè)務(wù)流程。豐田工作法中明確提出了消除“不產(chǎn)生價值的流程和制度”，這在小企業(yè)管理中至關(guān)重要，對于冗余的形式主義的流程和制度一定要消除。流程的建立是從銷售部門開始到銷售部門結(jié)束的一個整體的業(yè)務(wù)流程體系。先把幾個大的框架定下來，如銷售接單、技術(shù)確認、采購執(zhí)行、財務(wù)跟進、技術(shù)執(zhí)行、質(zhì)量控制、交付收款等。在大的框架下設(shè)立小的流程管理，比如銷售接單中明確銷售階段的流程，前期調(diào)研需要準備什么，如何評估調(diào)研的結(jié)果，如何讓技術(shù)部門實施跟進等等。最好的方式是通過一張流程圖把公司主營業(yè)務(wù)的流程說清楚，便于全體員工都能知道如何進行，知道自己的下個節(jié)點該如何做、找什么人。

3.流程中搭配需要填寫的表單。在流程實施的過程中，不可避免地要處理各種表單，而這些表單是伴隨著業(yè)務(wù)流程的開展而填寫的。就好比明確的流程是一個線，而這些表單是這條線上的繩結(jié)，用于加固這條線。表單為流程注入了活力，并讓每個步驟的執(zhí)行都變得有章可循，可以最大范圍地把控工作流程的進展。比如，銷售流程中的前期調(diào)研，流程中明確列出了由誰來進行需求調(diào)研，調(diào)研的經(jīng)過交給誰，但是需求調(diào)研的內(nèi)容并沒有明確的表述，這就需要一個需求調(diào)研表（負責的業(yè)務(wù)可能不止一張表單），而該表單的格式和內(nèi)容都需要有明確的要求，對調(diào)研必須知道的信息屬于必填項，這樣才便于下一步的技術(shù)評估。

4.確定制度規(guī)范。對于一些無法在流程圖上體現(xiàn)的管理制度，則需要另行規(guī)定。就像流程和表單組成了橫向管理，而制度規(guī)范則是縱向管理。比如，人事管理的制度、績效考核的制度，這些既和流程相關(guān)又獨立的制度規(guī)范?？冃Э己酥贫纫话闶怯糜趩T工晉升、工資調(diào)整的依據(jù)。雖然小公司的工資制度相對比較隨意，但同樣必須要有章可循。

5.監(jiān)督執(zhí)行。流程和制度的建立首先要建立在有效執(zhí)行的基礎(chǔ)上。所以，在前期執(zhí)行的兩到三個月內(nèi)，老板要嚴格地監(jiān)控執(zhí)行過程，要有一定的適應(yīng)性。對于執(zhí)行過程中確實存在的問題要先從制度本身上找，其次再考慮人的問題。“錯不在人，而在制度”這是作為公司老板時刻要告誡自己的一條準則。完善的管理制度是基礎(chǔ)，但是企業(yè)面臨著非常復(fù)雜的人事關(guān)系，特別是新生代員工，對于強制性的制度是非常反感的。在實施過程中，會遭受到很多抵制，甚至有些員工應(yīng)付了事，在這樣的形勢下，傳統(tǒng)的管理方式顯然已無法滿足要求，這時候就必須以大企業(yè)的文化作為制度的輔助。

二、企業(yè)文化是公司的精髓

企業(yè)文化的建立將是一個非常復(fù)雜而長久的過程。所謂企業(yè)文化，就是企業(yè)在生產(chǎn)和發(fā)展過程中形成的物質(zhì)文化和精神文化的總和，它既屬于意識形態(tài)又屬于物質(zhì)形態(tài)，是企業(yè)的指導(dǎo)思想、經(jīng)營理念和工作作風，它包括價值觀念、行為準則、道德規(guī)范、文化傳統(tǒng)、典禮儀式、管理制度以及企業(yè)形象。簡單地講，就是一個企業(yè)共同形成的審美觀和價值觀，它體現(xiàn)了企業(yè)及其成員的價值準則、經(jīng)營哲學(xué)、行為規(guī)范、共同信念和凝聚力。企業(yè)文化的內(nèi)涵很多，其中最重要的就是共同的價值觀、行為規(guī)范、企業(yè)形象和企業(yè)形象性活動。這里我要說的是共同的價值觀，這是企業(yè)文化重要的基石，特別是公司創(chuàng)始人和公司的高管層是否具備共同的價值觀。企業(yè)文化的塑造是一個非常艱巨而復(fù)雜的工程，一個優(yōu)秀的企業(yè)文化的構(gòu)建不像制定一項制度、提出一個口號那樣簡單，它需要企業(yè)有意識地、有目的地進行總結(jié)、提煉、倡導(dǎo)和強化，它需要調(diào)查研究、定格設(shè)計、實踐鞏固和完善提高等四個環(huán)節(jié)。

1.調(diào)查研究。企業(yè)文化的塑造首先要對企業(yè)進行企業(yè)經(jīng)營范圍、成員素質(zhì)、存在的主要矛盾、企業(yè)所處地區(qū)、外部的人文環(huán)境、企業(yè)優(yōu)良傳統(tǒng)、現(xiàn)有文化、現(xiàn)有文化的適應(yīng)性進行調(diào)查研究。特別是要關(guān)注公司所從事的行業(yè)特點。需求調(diào)研中要多關(guān)注在公司主營方向一線員工的想法，從他們的實際工作中發(fā)掘亮點、提煉精華?！白屄犚娕诼暤娜藖頉Q策”是華為的一項行為準則，而對普通公司來說這更為重要，只有在主營業(yè)務(wù)前線的員工才最有發(fā)言權(quán)，才能更好的體現(xiàn)公司文化。

2.頂層設(shè)計。企業(yè)文化的塑造頂層設(shè)計就是指：在經(jīng)過第一環(huán)節(jié)的調(diào)研后，用確切、易懂的文字將企業(yè)的價值觀表達出來，成為企業(yè)固定的理念。一個企業(yè)的經(jīng)營機制，說到底就是一種利益的驅(qū)動機制。企業(yè)的價值分配系統(tǒng)必須合理，價值分配系統(tǒng)要合理的必要條件是價值評價系統(tǒng)必須合理，而價值評價系統(tǒng)要合理，價值評價的原則以及企業(yè)的價值觀系統(tǒng)、文化系統(tǒng)必須是積極的、蓬勃向上的。必須以敏銳的嗅覺，不屈不撓、奮不顧身的進取精神和群體奮斗為三大要素構(gòu)建企業(yè)的頂層設(shè)計。在頂層設(shè)計的過程中一定要讓中層以上領(lǐng)導(dǎo)干部參與討論，只有得到他們支持的設(shè)計方案才能更加順暢地實施。

3.實踐鞏固。實踐鞏固就是要把企業(yè)文化所確立的價值觀運用到企業(yè)的一切經(jīng)營活動中去，首先要積極創(chuàng)建適應(yīng)新文化的企業(yè)文化運行機制；其次可以通過講座、媒體、文娛活動等方式，培養(yǎng)濃厚的文化輿論氛圍，在潛移默化中傳遞新的企業(yè)文化信息；再次利用制度進行強化，把無形的企業(yè)價值觀慢慢滲透到每個員工的心里。在組織活動的時候要有目的性的灌輸企業(yè)文化的價值觀，多組織團隊性活動，增加團隊的配合和凝聚力。

三、經(jīng)驗分享

小企業(yè)中，員工人數(shù)不多，正是開展企業(yè)文化建設(shè)的良好環(huán)境。比如，小企業(yè)人少，很多事情不需要開會決定。但是周例會是我們一直堅持的，有時候并不需要全部員工參加，但是形成慣例則是根本所在。另外，很多好的公司經(jīng)營理念和方法都是需要在所有員工在場的情況下分享的。就像培訓(xùn)制度，需要一個標準的時間和形式，時間長了才會形成一種文化氣息。市場形勢發(fā)生了很大的變化，新生代員工的思想已經(jīng)和原來的員工有很大的不同，強制性的行政命令已無法得到他們徹底的認可和執(zhí)行。所以，文化的傳導(dǎo)很多時候比制度更加重要。樹立積極樂觀、主動進取的企業(yè)精神顯得尤為重要。我們在月末的時候都會抽出半天時間和全體員工宣講公司精神，說明在工作中應(yīng)該注意的事項。比如，5S管理。如果單純地講解5S管理將難以執(zhí)行或者半途而廢，而通過生動地描述5S管理的內(nèi)涵、發(fā)展趨勢，并舉例說明在工作中的細節(jié)，突出其對員工自身工作效率的提高和自身價值的提升的影響，那么就會達到事半功倍的效果。總之，小企業(yè)的管理更應(yīng)該適應(yīng)時代的發(fā)展，結(jié)合員工特點的變化制定出符合公司實際管理的經(jīng)驗和工作方法。

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