淺談高校檔案信息化管理

邊華東

摘 要：在高校做好檔案管理尤其重要，隨著新時期技術水平的提高，檔案管理信息化建設也越來越被重視，通過信息化管理合理利用的有效資源，也是高校檔案管理過程重要發(fā)展方向，作為相關工作人員必須給以重視，通過不斷學習與研究，提高信息化管理能力，進而提升高校檔案管理的有效性，促進管理工作更加規(guī)范科學。

關鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設

高校檔案是作為高校各項活動的有效記錄，無論是文字記錄還是映像資源的記錄都是對歷史的有效保存，在這一過程上，檔案管理更加體現(xiàn)出重要的歷史意義，作為高校工作者，相關檔案管理工作有必要結合實際情況，通過信息化建設提高檔案管理的規(guī)范性與科學性，這也是新時期無紙化辦公新發(fā)展方向，結合信息技術，能夠提高檔案管理能力，也便于日后檔案信息的查找與管理，這種快捷是可行的，是教育事業(yè)發(fā)展過程有效規(guī)劃中的重要部分。

1高校檔案管理信息化發(fā)展的必要性

1.1在高校中，檔案管理是高校發(fā)展過程中的重要記錄手段，信息化檔案建設更是提高高校檔案管理的重要途徑，也是高校發(fā)展過程中的必經(jīng)之路。社會進步，經(jīng)濟發(fā)展，許多新事物也隨之發(fā)展，在此次過程中高校也迎來了新的發(fā)展過程，對于信息化檔案管理來說，發(fā)展也是想著更好的方向進行，隨著文化水平的不斷提高，越來越多的工作內(nèi)容也隨之而來，為了更好的迎接新的挑戰(zhàn)，促進高校檔案管理工作有效的提高，轉(zhuǎn)變思維，更換新的發(fā)展方式是必要的，建立有效管理方向，樹立新方式，能夠促進教育事業(yè)的宏圖大展。

1.2檔案管理信息化建設是工作人員提高自我工作能力的機會和挑戰(zhàn)。高校的檔案管理工作是一件很煩瑣、投入大量勞動力的工作，再加之近些年生源越來越多，這也就給工作人員的管理工作提出了更高的要求。迫切要求他們掌握先進的、科學的信息化管理方法，做好檔案管理工作。所以，工作人員要勇于接受挑戰(zhàn)，把握機會，以此來提升自身的工作能力。

1.3從開發(fā)資源與利用資源方面看，高校檔案管理信息化建設對于這方面發(fā)展是必要的，也是提高學生及其角色身份信息證明的保證，如今，在發(fā)展過程中，信息化程度的提高，大大提高了員工的工作效率，使其檔案管理更加充分，這也是建設高校信息化檔案管理的重要方面，通過有效建設才能發(fā)揮出使用的便利性與穩(wěn)定性。

2高校檔案管理信息化建設的對策

2.1在建設信息化檔案過程中，必須對網(wǎng)絡安全方面給以高度重視，從安全方面看，檔案管理必然涉及諸多信息，這些信息一旦被泄漏，會嚴重影響到個人生活，嚴重的也會被他人利用，造成破壞性的影響。從加強網(wǎng)絡方面看，首先，工作人員必須提高認識，在招聘的過程中，必須重視工作人員的思想方向，在每一項檔案錄入的時候，必須通過專人負責，而且要保證數(shù)據(jù)的百分百準確。其次，網(wǎng)絡安全也應該重視網(wǎng)絡黑客惡意侵入等問題，高校檔案信息化管理過程檔案的安全性更加重要，在檔案管理上，必須明確檔案信息的保密性，從信息檔案管理平臺出發(fā)，對于不同查閱級別來說都給以限制，從而提高安全防范意識，提高高校檔案管理人員的責任感。

2.2培養(yǎng)具有專業(yè)水平的檔案管理工作人員。檔案管理信息化建設除了要配備齊全的基礎設施，還要有專業(yè)化水平的工作人員來操作和使用，因此，高校要注重培養(yǎng)從事檔案管理工作的相關人員的工作水平。首先，高校應當招募更加專業(yè)、優(yōu)秀的信息化管理人才，擴充檔案管理工作隊伍。由于信息化的檔案管理需要將原有的大量紙質(zhì)版信息轉(zhuǎn)變成電子版信息，這個工作需要專業(yè)化工作人員的指導，同時也是一項冗長的工作，需要投入大量的人力。其次，要為檔案管理工作的人員提供培訓學習的機會，加強他們的專業(yè)性。學習是永無止境的，對于信息化的管理更是應當不斷地學習，不斷地加強技能，讓自己能夠勝任檔案管理工作。最后，高校要加強檔案管理人員的職業(yè)道德。由于檔案管理工作涉及保密工作，需要從事工作的人員要具有強大的責任心和道德感，這樣才能保證高校檔案管理工作的有序進行。

2.3高校檔案管理必須建立規(guī)范化的檔案管理機制。無規(guī)矩不成方圓，在信息化檔案管理過程必須建立規(guī)范的檔案工作規(guī)章，這也是信息時代高校開展檔案信息化建設的根本，在建設過程中為了能夠明確信息化管理的重要性，通過建立有效的運行機制，以信息化建設為基本建設方向，結合實際情況，按部門分工，明確檔案管理工作的每一項環(huán)節(jié)，無論是借閱還是歸還，都要通過信息化手段，提高準確的性，在這方面，無論是工作人員還是使用者都必須明確，要遵守管理機制，保證信息化檔案管理的有效性，通過形成一種規(guī)范化的高校檔案管理機制，提高檔案的高效與通暢管理。

2.4加強檔案管理工作的基礎設施建設。在高校，積極推行信息化管理是必要的，隨著檔案建立與管理的強化，必須對基礎設施建設給以重視，首先是人員配置，其次是基礎設施管理，在這些方面上高校必須明確重視，把基礎建設作為重要建設內(nèi)容是保證信息化檔案管理的根本，在部分高校建設過程中，將資金都用在了教學樓、圖書館等房屋的擴建上，為了能夠更好地推行信息化檔案管理模式，在信息化建設過程，在資源有效利用的基礎之上應當盡量保證足夠的檔案資源管理工作場地。另一方面，檔案管理信息化建設的工作硬件應當配備到位，這一項更加需要高校財務給以有效助力。

3結束語

綜上所述，科技的發(fā)展提高了高校檔案管理能力，運用信息化管理檔案是新的發(fā)展方向，但隨著信息化的深入，高校檔案信息化發(fā)展也迎來的新的挑戰(zhàn)，在信息化檔案管理過程中，作為相關工作人員，必須提高自身能力，通過積極的工作心態(tài)，時刻以積極的工作熱情來迎接新的發(fā)展機遇，進而制定更加科學合理的檔案管理機制，提高信息化檔案管理水平，使檔案管理工作向更高層次的發(fā)展。

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（作者單位：青島科技大學）