加強檔案數(shù)字化管理工作的有效策略研究

田沛豫

摘 要：隨著經(jīng)濟全球化的發(fā)展以及科學技術(shù)的進步，我國的檔案管理已經(jīng)進入到了數(shù)字化的時代。盡管檔案管理在數(shù)字化的背景下將會面臨更多的壓力和挑戰(zhàn)，但其在數(shù)字化技術(shù)的影響下能夠明顯的增強管理效率。文章主要研究了在數(shù)字化的背景下，加強檔案管理的工作有效性的相關(guān)策略。筆者從數(shù)字化的檔案管理特點角度出發(fā)，在文章中詳細的闡述了數(shù)字化條件下檔案管理有效性的具體策略，期待通過對數(shù)字化檔案知識的了解，能夠為檔案管理工作改進提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化管理；有效策略

隨著時代的發(fā)展，社會也應(yīng)該在多方面進行變革。檔案作為記載人類文明的重要媒介，其也受到了時代發(fā)展的影響，做出相應(yīng)的變革。傳統(tǒng)檔案管理所采取的管理方式是對相關(guān)數(shù)據(jù)材料進行收集，然后刪選、處理，最后對其進行分類保存與查閱。這一個管理過程始終都是以紙質(zhì)檔案為主，經(jīng)過長時間的演變，如今，檔案管理已經(jīng)走向了信息化?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的到來以及科學技術(shù)的進步，使檔案管理與數(shù)字化技術(shù)結(jié)合起來，并使檔案管理的安全面臨了新的問題。

一、檔案數(shù)字化管理的特點

數(shù)字化管理模式作為檔案管理中新的管理模式，其工作流程主要是將檔案管理相關(guān)的各種資源通過對其進行處理，將其傳輸?shù)接嬎銠C當中，利用計算機對其進行分類與配置，從而使檔案資源達到社會共享的目的。數(shù)字化管理在其以后的發(fā)展過程中將會成為核心內(nèi)容，也是檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化的重要舉措[1]。

現(xiàn)階段，檔案管理數(shù)字化的工作模式具有以下幾點特點：首先，數(shù)字化管理能夠大大節(jié)省檔案資料所需要的存儲空間，能夠使檔案信息更加完整。檔案管理人員通過使用計算機技術(shù)能夠?qū)⑺械臋n案資料以數(shù)字的形式儲存在計算機當中，這中存儲方式能夠避免出現(xiàn)傳統(tǒng)管理方式中占用過多空間的問題。而且紙質(zhì)的檔案案卷經(jīng)過長期使用，其會發(fā)生不同程度的破損，影響檔案資料的保管，而數(shù)字化管理便能夠有效解決這一問題，一直有效的被使用下去，且不會發(fā)生任何的損壞；其次，縮短檔案信息的加工時間，提高了檔案信息的時效性。傳統(tǒng)檔案信息的處理方法所需要消耗的時間較長，這在一定程度上削弱了檔案信息的時效性。而數(shù)字化管理模式所保管的檔案信息，其不論是在處理加工過程中，還是在檔案信息調(diào)取等方面，都節(jié)省了大量的時間，最大程度發(fā)揮了檔案信息的時效性。最后，檔案的數(shù)字化還能夠提高其使用的效率[2]。數(shù)字化管理所使用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算技術(shù)都是十分先進的，應(yīng)當充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，將所形成的檔案信息發(fā)送給各級領(lǐng)導，為其在工作中做出相關(guān)決策提供可靠的參考資料，從而提高檔案信息的使用效率。

二、加強檔案數(shù)字化管理工作的有效策略

1.提高工作人員對數(shù)字化管理的認識

企業(yè)或是事業(yè)單位要想建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理體系，應(yīng)當培養(yǎng)相關(guān)工作人員具有現(xiàn)代的思想觀念。如果員工在觀念上沒有重視數(shù)字化管理，那么即使管理體系與管理設(shè)施再先進也無法解決檔案管理中所存在的問題，更不能夠解決所存在的各種矛盾。所以，應(yīng)當加強對數(shù)字化管理的宣傳，提供員工對其的認識，使其在工作中能夠保持工作的標準化與規(guī)范化[3]?；谀壳皵?shù)字化管理在檔案管理方面的發(fā)展，數(shù)字化管理擁有十分良好的發(fā)展空間，管理人員應(yīng)當根據(jù)當?shù)氐膶嶋H工作情況，建設(shè)更加完善的數(shù)字檔案館。

2.開展檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化工作

檔案信息的數(shù)字轉(zhuǎn)化是管理數(shù)字化的首要工作，也是十分基礎(chǔ)的工作。管理人員在進行數(shù)字轉(zhuǎn)化過程中，針對不同時期的檔案資料所采取的轉(zhuǎn)化方式也不同。例如，針對一些早期比較早期的紙質(zhì)版館藏檔案資料，應(yīng)當采取掃描的方式進行轉(zhuǎn)化，然后對掃描后所形成數(shù)字化資料按照目錄對其進行掛接，形成完善的檔案數(shù)字化資料。檔案管理系統(tǒng)同檔案網(wǎng)站能夠形成一個整體，最大程度對檔案信息進行管理與利用，從技術(shù)上解決數(shù)字化管理所存在的各種問題。

3.加強對檔案管理人員的培訓

檔案管理人員是進行管理工作的主體，如果人缺乏數(shù)字化概念，那么所有的設(shè)施、系統(tǒng)與體系都是無用的。因此，要想改變傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)數(shù)字化管理，檔案管理人員的個人素質(zhì)將產(chǎn)生直接的作用。為了能夠滿足信息化社會發(fā)展的要求，進行檔案管理數(shù)字化的人才不但要擁有一定的責任心，扎實的基礎(chǔ)知識，還應(yīng)當具有數(shù)字化理念，精通數(shù)字化管理各項業(yè)務(wù)的綜合型人才[4]。企業(yè)或事業(yè)單位可以為檔案管理人員提供培訓的機會，督促檔案管理人員學習更加先進的管理知識和管理技能。檔案管理人員自身也要利用業(yè)余時間多學習國內(nèi)外較為先進的管理理念，從而使自身的管理技能得以提升。

4.制定規(guī)范的工作流程

工作流程的規(guī)范化與操作的標準化，能夠最大程度提高數(shù)字化管理水平。通過相關(guān)實踐證明，在檔案管理過程中，應(yīng)當對檔案信息的收集、保管等方面都應(yīng)當按照規(guī)范的流程進行，能夠充分體現(xiàn)數(shù)字化管理的水平。與此同時，除了提升檔案管理人員的專業(yè)技能以外，還應(yīng)當提升管理人員的精神素養(yǎng)，促使管理人員在該方面的工作具有一定的主動性與積極性，對待檔案管理工作也更加具有責任心，使其在任何方面都能夠滿足數(shù)字化管理工作的規(guī)范和要求。

總之，數(shù)字化時代的到來，改變了檔案管理模式，逐漸向數(shù)字化管理方向發(fā)展。雖然，在數(shù)字化管理過程中會存在很多問題，但是其發(fā)展空間和價值是值得肯定的。人們在面對數(shù)字化時代所帶來的挑戰(zhàn)時，應(yīng)當勇于對其進行不斷的探索，充分利用先進的科學技術(shù)，建立完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，以滿足新時代對檔案管理的需求。如此一來，檔案管理工作才能夠與時代發(fā)展相契合，從而為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過本文對檔案數(shù)字化管理工作的探討，提出更多加強該工作的策略，充分發(fā)揮數(shù)字化管理的作用。

參考文獻：

[1]王素芳.搭建數(shù)字化不動產(chǎn)檔案管理利用發(fā)展平臺的有效策略研究[J].城建檔案，2016，04（07）：16-18.

[2]孔美麗.分析應(yīng)對檔案數(shù)字化管理后保密與泄密工作的措施[J].赤子（上中旬），2016，01（01）：161-162.

[3]趙勝利.進一步加強城市建設(shè)聲像檔案數(shù)字化管理工作探析[J].城建檔案，2015，02（04）：36-37.

[4]顧湘君，武曉磊.大力推進檔案數(shù)字化管理加強和改進企業(yè)檔案管理工作[J].科技與創(chuàng)新，2015，11（22）：47-48.

（作者單位：陜西省漢中市路燈管理處）