“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”學(xué)籍管理優(yōu)化與探索

關(guān)冰　龍漪

為適應(yīng)首都經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變、產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)和城市管理現(xiàn)代化需要，并培養(yǎng)高水平國(guó)際化的技術(shù)技能人才，從2015年起，北京電子科技職業(yè)學(xué)院等部分職業(yè)院校與北京市第三十五中學(xué)等示范高中，德、法、英、日、瑞士等國(guó)外應(yīng)用技術(shù)大學(xué)（聯(lián)盟）及北京市屬優(yōu)質(zhì)本科大學(xué)合作，舉辦“高端技術(shù)技能人才貫通培養(yǎng)”改革試驗(yàn)，即“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”，選擇對(duì)接產(chǎn)業(yè)發(fā)展的優(yōu)勢(shì)專業(yè)招收初中畢業(yè)生。學(xué)生完成高中階段基礎(chǔ)文化課學(xué)習(xí)后，能夠接受高等職業(yè)教育和本科專業(yè)教育。

按招生主體不同，“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)“分為高職院校招生和中職學(xué)校招生兩種培養(yǎng)模式。筆者學(xué)校采用高職院校招生模式，即前兩年在高等職業(yè)院校接受基礎(chǔ)文化課程教育（由示范高中協(xié)作培養(yǎng)），中間三年在高等職業(yè)院校接受專業(yè)課程及職業(yè)技能教育，后兩年對(duì)接市屬高校接受本科專業(yè)教育。按照北京市教育委員會(huì)對(duì)于高等職業(yè)院校招錄的學(xué)生學(xué)籍管理的規(guī)定，在筆者學(xué)校參加貫通培養(yǎng)的學(xué)生，第一至三學(xué)年執(zhí)行中等專業(yè)學(xué)校學(xué)籍管理辦法，第四至五學(xué)年執(zhí)行高等職業(yè)學(xué)校學(xué)籍管理辦法。本文結(jié)合筆者學(xué)校工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)新的形勢(shì)下“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”學(xué)籍管理工作進(jìn)行探索。

一、學(xué)籍管理制度的修訂

隨著招生模式的變化，筆者學(xué)校學(xué)籍管理部門按照新的規(guī)定修訂了原有的學(xué)生學(xué)籍管理辦法。比如根據(jù)“貫通培養(yǎng)實(shí)驗(yàn)”的特色，學(xué)生在招生時(shí)按照所選專業(yè)大類入學(xué)，在接受兩年基礎(chǔ)文化課程教育后可以自主選擇專業(yè)大類下對(duì)應(yīng)的具體相關(guān)專業(yè)并繼續(xù)接受專業(yè)課程及職業(yè)技能教育。筆者學(xué)校的學(xué)籍管理部門詳細(xì)制定了學(xué)生自主選擇專業(yè)的管理辦法及后繼轉(zhuǎn)專業(yè)的管理辦法。

結(jié)合近年來(lái)學(xué)籍管理進(jìn)步的趨勢(shì)，筆者學(xué)校編寫了學(xué)籍管理辦事流程。從發(fā)展歷史上看，筆者學(xué)校是由幾所中高職院校合并組建，現(xiàn)有八個(gè)二級(jí)學(xué)院。多年來(lái)，筆者學(xué)校一直整合并規(guī)范各項(xiàng)管理制度，這次借著“貫通培養(yǎng)實(shí)驗(yàn)”的東風(fēng)，學(xué)籍管理部門統(tǒng)一梳理了原有的相關(guān)辦事流程，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)對(duì)整體流程進(jìn)行優(yōu)化，針對(duì)不同群體制訂個(gè)性化辦事流程，同時(shí)，通過(guò)簡(jiǎn)明的圖例宣傳加深全院師生對(duì)學(xué)籍管理的理解，既規(guī)范了管理，又便利了廣大師生。

實(shí)行學(xué)籍月報(bào)制度，盡量做到學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)實(shí)時(shí)準(zhǔn)確。在每個(gè)自然月底，各二級(jí)學(xué)院將本學(xué)院本月內(nèi)發(fā)生的學(xué)籍異動(dòng)提交給總院教務(wù)處學(xué)籍管理人員，做到“當(dāng)月發(fā)生，當(dāng)月結(jié)束”，有特殊情況提前報(bào)備，保證各學(xué)籍信息化系統(tǒng)中的在校生數(shù)據(jù)和實(shí)際在校生情況吻合?？傇航虅?wù)處匯總二級(jí)學(xué)院提交的學(xué)籍異動(dòng)情況，生成各學(xué)院實(shí)時(shí)在校生人數(shù)報(bào)告，供學(xué)校各個(gè)部門參考使用。

完善的學(xué)籍管理規(guī)章制度、規(guī)范的學(xué)籍管理流程、實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)維護(hù)為開(kāi)展學(xué)籍管理工作、維護(hù)學(xué)校及學(xué)生自身權(quán)益提供了有力保障。

二、“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”學(xué)籍信息化的探索

1.“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”學(xué)籍信息管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

北京地區(qū)中職階段和高職階段學(xué)籍管理分在不同的平臺(tái)。高職階段統(tǒng)一使用國(guó)家教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)“學(xué)信網(wǎng)”。中職階段比較復(fù)雜，因?yàn)檫@兩年，教育部“全國(guó)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)”（以下簡(jiǎn)稱全國(guó)系統(tǒng)）和北京市“中等職業(yè)教育學(xué)籍管理系統(tǒng)”（以下簡(jiǎn)稱北京系統(tǒng)）這兩個(gè)管理平臺(tái)先后上線。除此之外，筆者學(xué)校內(nèi)部教務(wù)管理系統(tǒng)采用杭州正方公司的教學(xué)管理系統(tǒng)，在使用過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)槿珖?guó)及北京兩個(gè)新系統(tǒng)現(xiàn)在處于“磨合期”，且這兩個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)數(shù)據(jù)暫時(shí)還沒(méi)相互“打通”，所以所有學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)上報(bào)都需要在兩個(gè)平臺(tái)各操作一次。另外，新老系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移存在一些問(wèn)題，數(shù)據(jù)留存問(wèn)題亟待解決。

2.學(xué)籍管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)定時(shí)篩查

定時(shí)篩查各系統(tǒng)數(shù)據(jù)，從三個(gè)系統(tǒng)導(dǎo)出在校生相互比對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系上報(bào)系統(tǒng)相關(guān)管理員。比如在核查在校生情況時(shí)發(fā)現(xiàn)某新系統(tǒng)缺少十幾個(gè)學(xué)生的信息，還有幾個(gè)身份重復(fù)的學(xué)生信息，經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，這些學(xué)生都在2014～2015年度發(fā)生過(guò)學(xué)籍異動(dòng)，或休學(xué)或參軍，曾離校一至兩年后又復(fù)學(xué)歸來(lái)。這段時(shí)間恰好處于該新系統(tǒng)上線之前，但是新系統(tǒng)沒(méi)能把這些異動(dòng)數(shù)據(jù)全部順利遷移過(guò)來(lái)，造成部分學(xué)生數(shù)據(jù)有重復(fù)或缺失的情況。筆者把存在問(wèn)題數(shù)據(jù)篩選出來(lái)提交給系統(tǒng)管理員并說(shuō)明情況，及時(shí)解決了這一問(wèn)題。

3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析處理能力，提高工作效率

經(jīng)常處理學(xué)生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)的管理人員一定非常熟悉Excel中的一些常用函數(shù)，對(duì)于篩查數(shù)據(jù)來(lái)說(shuō)，Vlookup函數(shù)是工作當(dāng)中的不二法寶。筆者常用它來(lái)實(shí)現(xiàn)兩個(gè)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)表格間的數(shù)據(jù)比對(duì)，大大提高了工作效率和準(zhǔn)確性，但是Vlookup函數(shù)有其自身的局限性，就是僅限于兩個(gè)表格的比對(duì)，多個(gè)表間以不同關(guān)鍵字建立連接非常麻煩。

現(xiàn)在面對(duì)的就是這樣一個(gè)局面，筆者學(xué)校正方系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)表主要關(guān)鍵字是自編學(xué)號(hào)，全國(guó)系統(tǒng)關(guān)鍵字是學(xué)籍號(hào)和身份證號(hào)。以前有正確的學(xué)號(hào)，但是2015年的新生數(shù)據(jù)是從別處導(dǎo)入的，導(dǎo)入帶來(lái)的學(xué)號(hào)與筆者學(xué)校自編學(xué)號(hào)不一致，北京系統(tǒng)進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)時(shí)只能輸入學(xué)籍號(hào)。這樣一來(lái)可以發(fā)現(xiàn)，筆者學(xué)校內(nèi)部學(xué)籍系統(tǒng)沒(méi)有學(xué)籍號(hào)這一字段，無(wú)法直接與北京系統(tǒng)的學(xué)生數(shù)據(jù)表進(jìn)行Vlookup比對(duì)。曾經(jīng)在每月末，筆者學(xué)校拿到各二級(jí)學(xué)院上報(bào)的學(xué)籍異動(dòng)表需要手動(dòng)查出學(xué)生的身份證號(hào)，再根據(jù)身份證號(hào)到北京系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)表查到學(xué)生的學(xué)籍號(hào)，才能在北京系統(tǒng)里面進(jìn)行異動(dòng)操作，整個(gè)過(guò)程效率比較低。后來(lái)，筆者發(fā)現(xiàn)，這一過(guò)程可以在桌面數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件Access中得以實(shí)現(xiàn)，只要把包含學(xué)號(hào)學(xué)籍異動(dòng)表、包含學(xué)號(hào)和身份證號(hào)的本校正方教務(wù)管理系統(tǒng)中的學(xué)生數(shù)據(jù)表以及包含學(xué)籍號(hào)及身份證號(hào)的北京系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)表這三個(gè)表都導(dǎo)入到Access，并且建立兩個(gè)關(guān)系連接，一個(gè)是把包含學(xué)號(hào)的學(xué)籍異動(dòng)表和包含學(xué)號(hào)和身份證號(hào)的正方學(xué)生數(shù)據(jù)表按學(xué)號(hào)連接；另一個(gè)是正方學(xué)生數(shù)據(jù)表與包含學(xué)籍號(hào)及身份證號(hào)的北京系統(tǒng)學(xué)生數(shù)據(jù)表按身份證號(hào)連接，再經(jīng)過(guò)一些界面設(shè)計(jì)，一個(gè)能直接根據(jù)自編學(xué)號(hào)查到學(xué)生學(xué)籍號(hào)的簡(jiǎn)單查詢軟件就大功告成。當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)這一目的還有其他的簡(jiǎn)便方法，但是通過(guò)Access的數(shù)據(jù)庫(kù)分析管理功能，突破了Excel的一些限制，大大提高了工作效率。

三、對(duì)“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”的學(xué)生管理過(guò)程的思考

筆者對(duì)新入學(xué)的“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”的學(xué)生管理過(guò)程中的出現(xiàn)的新問(wèn)題開(kāi)展研究，比如學(xué)生退學(xué)及轉(zhuǎn)學(xué)問(wèn)題、新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)補(bǔ)錄問(wèn)題。此外，“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”的學(xué)生在接受兩年基礎(chǔ)文化課程教育后可以自主選擇專業(yè)大類下對(duì)應(yīng)的具體相關(guān)專業(yè)，這就意味著新生入學(xué)兩年后會(huì)有一次大規(guī)模的專業(yè)調(diào)整，每個(gè)學(xué)生的專業(yè)將由招生入學(xué)時(shí)的大類名調(diào)整為具體的專業(yè)名稱。現(xiàn)有平臺(tái)目前只能逐條通過(guò)學(xué)籍異動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)專業(yè)。怎樣改變現(xiàn)有轉(zhuǎn)專業(yè)方法、提高效率以適應(yīng)現(xiàn)有發(fā)展情況是急須考慮解決的問(wèn)題。

按培養(yǎng)計(jì)劃，“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”的學(xué)生第三年是接受高職院校專業(yè)課程及職業(yè)技能教育，但是學(xué)籍上仍執(zhí)行中等專業(yè)學(xué)校學(xué)籍管理辦法，即學(xué)業(yè)上學(xué)習(xí)高職課程，學(xué)籍上屬中職管理。這種不對(duì)應(yīng)的管理方法可能會(huì)對(duì)學(xué)生產(chǎn)生一些影響。

二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理相關(guān)人員陸續(xù)退休或換崗，人員不穩(wěn)定，而學(xué)籍管理對(duì)人員素質(zhì)要求很高。如何把因人員流動(dòng)而產(chǎn)生的學(xué)籍管理工作的銜接環(huán)節(jié)做好也是現(xiàn)在需要思考的問(wèn)題。

綜上，筆者學(xué)校對(duì)“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”的學(xué)籍管理進(jìn)行了一些調(diào)研，通過(guò)研究相關(guān)文件，從各角度對(duì)“貫通培養(yǎng)試驗(yàn)”學(xué)籍管理進(jìn)行研究探索，力求提前發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，未雨綢繆。希望通過(guò)這一辦法，使校內(nèi)學(xué)籍管理各環(huán)節(jié)責(zé)任更明晰、學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)更精確、學(xué)籍異動(dòng)更實(shí)時(shí)，全面提高了學(xué)生學(xué)籍管理水平。

（作者單位：北京電子科技職業(yè)學(xué)院）