英語通知的寫作策略

摘 要：本文探討英語通知寫作中出現(xiàn)的問題及解決的途徑，旨在培養(yǎng)學(xué)生掌握英語通知的寫作特色， 提高英語通知的寫作能力。

關(guān)鍵詞：英語通知；寫作；策略

1 英語通知的寫作意義

在經(jīng)濟高速發(fā)達的時代， 英語通知已經(jīng)滲透到生活的各個層面，對于信息的傳遞起著非常重要的作用。通知是上級組織對下級組織， 平行組織之間，單位對成員，學(xué)校對學(xué)生等部屬工作，傳達事情或召開會議所使用的一種應(yīng)用文體。它具有鮮明特點包括權(quán)威性，時間性，適用范圍廣泛性，功能的多重性，使用的高頻率性，指示性和規(guī)定性，發(fā)布形式的靈活性。英語通知在日常生活和工作中的作用是不可忽視的。因此， 研究英語書面通知的寫作是必要的，也是重要的。探討這一語言現(xiàn)象，分析其寫作語言特點，可以促進人們更好地運用英語通知進行交流溝通同時促進英語通知語言的健康發(fā)展。

2 英語通知寫作中常出現(xiàn)的問題

2.1 一般過去時多

一般過去時表示過去某個時間里發(fā)生的動作或狀態(tài)。一般過去時從過去時間的角度補充并完整了語言的概念、意義和功能。英語通知主要是對將來事宜的告知。在寫作時多用將來時表達即將發(fā)生的事情。在英語通知的寫作中，少用一般過去時。

2.2 復(fù)雜句

復(fù)雜句結(jié)構(gòu)嚴謹周密，邏輯性強，修飾細致，表達復(fù)雜的思想感情，傳遞復(fù)雜信息。英語通知為了表達通知的具體內(nèi)容，包括時間、地點、人物、活動等，經(jīng)常使用相對容易簡潔，易于理解的句子，而不用較復(fù)雜的句子表達內(nèi)容。

2.3 很少用替代詞

替代是用替代詞取代上下文出現(xiàn)的詞語。替代像省略一樣可以避免重復(fù)，因為替代詞與被替代詞之間存在著聯(lián)系，所以替代詞也可以起連接上下文的作用。英語通知在寫作時運用詞匯重復(fù)不用替代詞來引起對方的重視，希望聽者更好地記住。強化通知內(nèi)容，使通知接受者過目不忘。

3 解決途徑

3.1 書寫層面

1.連字號

在英語通知中，時間和電話號碼是出現(xiàn)率比較高的詞，連字號的主要的用途是把兩個時間連接起來和分割數(shù)字。

Please attend the meeting from 8：30～11：30.If you have any difficulty in thses matters. Call me at 620-436-5682

連字號連接了活動時間的起止范圍是”從早上8點半到中午11點半“。電話號碼被兩個連字號隔開。為了觀看讀取方便，一長串電話號碼被分為幾個部分，中間用連字號隔開。一般分成區(qū)號，本地號，分機號幾個部分。這樣，在通知的文本中讀者一目了然。

2.嘆號

在英語通知中，感嘆號寫作時使用較多的，顯示出寫作人熱情飽滿，陽光向上的一面。

Thank you for your invitation ！

There will be a big dinner in the hall ！

第一句表達感謝充滿誠意。第二句讓人們興高采烈充滿期待。感嘆號的使用使得接受方對未來充滿期冀和興趣。

3.大寫

大寫是英文文本中常見的語言特征。在英語通知里，部分語句首字母大寫。Fatherand Mother ages 30-45. 每個單詞首字母大寫強調(diào)了參加人及其年齡段的重要性，引起足夠的重視。單詞全部大寫在通知里也是常見的。MEET YOU ON THE AIRPORT！ 所有單詞大寫表明通知發(fā)出者的期待和盼望，清晰醒目，吸引閱讀者的眼球，過目不忘。

4.斜體和粗體加黑下劃線

斜體字在英語通知里也是常見的Meeting to attend. 它可以起到強調(diào)語意的作用，給人以耀眼活潑之感。COME TO LOS ANGELES .主題信息鮮明，內(nèi)容突出，對于傳遞重點信息起到關(guān)鍵作用。

5.字體、字號、顏色

在英語通知中，字體的變化多種多樣，有時為“Arial”， 有時為”Chiller”， 有時為“Rockwell”.通過字體的多變，通知閱讀者容易抓住重點，有的放矢，接受重中之重的信息。字號的變化也是豐富多彩。顏色也是重要的書寫特征，五顏六色，勾引起人們?nèi)谌敕諊拿篮迷竿?/p>

6. 圖片

在英語通知中，圖片的使用使得通知內(nèi)容更加生動有趣，栩栩如生。人們有著強烈的愿望參與其中，躍躍欲試。通知中帶有圖片給人以賞心悅目之感，圖片明亮耀眼，光輝燦爛，給讀者耳目一新的感覺。

3.2 詞匯層面

1.數(shù)詞

在英語通知中，數(shù)詞出現(xiàn)頻率很高，主要體現(xiàn)在時間上。時間因素也是英語通知重要的一分子，人們通過時間掌握了解具體的活動階段，以便更好安排協(xié)調(diào)工作的日程表，更有效率地完成工作。

2. 專有名詞

英語通知涉獵的內(nèi)容較為廣泛，專有名詞出現(xiàn)的頻率較高。專有名詞是特定的人、地方或機構(gòu)的名稱，專有名詞必須大寫。讀者一看到專有名詞，立刻領(lǐng)悟其中的內(nèi)容，迅速做出反應(yīng)，方便了事務(wù)的安排。

3.3 句法層面

1.祈使句

用于表達命令、請求、勸告、警告、禁止等的句子叫做祈使句。Take the food with you .`

在英語通知里，祈使句大多是以請求、命令、勸告的口吻發(fā)出的公告，它是英語通知顯著的句法特點，拉近了通知雙方的距離，利于通知內(nèi)容的傳遞。

2.省略句

省略是為了避免重復(fù)、突出新信息、并使上下文緊密連接的一種語法手段。Hope to hear from you. 在注重信息與實效的時代，時間極為寶貴，精力有限，在英語通知里，省略句較多，簡單明了，邏輯上條理清晰。

3.一般將來時/一般現(xiàn)在時

在英語通知里，發(fā)生的事情多為將來事宜的告知，讓人們提前做好準(zhǔn)備，對未來的活動或事情有所安排，一般將來時或一般現(xiàn)在時較多。There will be rain next weeek. The train starts at 9 a.m. 讀者對未來一周的天氣提前有了預(yù)防，火車的時刻點都是每天的上午9點發(fā)車。在英語通知的寫作里，一般將來時或一般現(xiàn)在時較多。

3.4 語篇層面

1.連接詞

英語連接詞在篇章中起到相互連接語段之間的關(guān)系作用， 扮演著承上啟下角色和表明段落間的語意關(guān)系。And， but， because， so，or， when 這些連接詞頻繁使用，上下銜接整個語篇。

2.詞匯重復(fù)

詞匯重復(fù)即通過簡單的單詞重復(fù)來建立語篇的銜接關(guān)系，以此達到連貫語篇的功能。詞匯重復(fù)有助于加強語篇的語義設(shè)計，形成語篇框架，是語篇銜接的一種重要手段。We will have class meeting at 3p.m. The class meeting will discuss the sports activities. The class meeting 重復(fù)兩次，表明了通知方對時間和地點的重視，希望讀者更好地牢記。

4 結(jié)語

英語通知是實用性較強的應(yīng)用文。它要求言簡意賅、條理清晰、措辭得當(dāng)。它的應(yīng)用范圍很廣，使用頻率較高。它可涉及到社會生活的各個方面包括公司、學(xué)校、政府機構(gòu)、社會組織等。正確掌握英語通知的寫作策略，可以幫助人們在工作和生活中自如靈活應(yīng)用，更好地服務(wù)于社會。

參考文獻

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4.許晉，2006，手機短信語篇銜接機制分析[J]，《漢字文化》（4）：50-53。

作者簡介

劉宏杰（1966-），女，吉林，碩士學(xué)位，漢族，北京信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院，副教授，英語語言學(xué)。