淺談醫(yī)院檔案管理的重要性

摘 要：在科技、經(jīng)濟快速發(fā)展的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理就必須做到與時俱進。文書檔案管理和人事檔案管理是醫(yī)院各項衛(wèi)生事業(yè)得意發(fā)展的重要基礎，但醫(yī)院領導的認識不足、管理專員的專業(yè)不夠、信息技術(shù)利用率不高，這些都導致醫(yī)院檔案管理的落后性、雜亂性和不完整性。本文從醫(yī)院文書檔案管理和人事檔案管理工作的重要性出發(fā)，認識到檔案管理的規(guī)范化和完整性、專業(yè)性的重要性。

關鍵詞：醫(yī)院；文書檔案；人事檔案；重要性

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是重要歷史材料和臨床教學科研的基礎，通過管理的檔案材料，可以清楚地看到一個醫(yī)院的內(nèi)涵、外延建設是如何一步步發(fā)展、完善起來的。醫(yī)院檔案管理，包括文書管理和人事檔案管理、財務管理等方面。下面，就從文書管理和人事檔案管理兩個方面談談醫(yī)院檔案管理的重要性、規(guī)范性和與時俱進性。

1 文書管理是醫(yī)院的自身建設和發(fā)展的重要見證

醫(yī)院文書管理原則上可以整理成四大方面內(nèi)容：醫(yī)政管理、醫(yī)藥管理、財務管理、黨工群管理。為方便查閱，在每年年初都會把上一年的所有收文和發(fā)文整理歸檔，按照對應的內(nèi)容規(guī)整到相應的材料里。一般原則上，必須遵從檔案保管的原則，選擇一個干燥的空間，對文書檔案按年按冊進行排序保管，由專人負責對檔案目錄進行保管。

由于醫(yī)院屬于公立醫(yī)療機構(gòu)范疇，機構(gòu)設置和人員編制的不足和缺失，大部分的檔案管理工作一般是由辦公室行政人員兼任，而這些行政人員大多都是非檔案管理專業(yè)出身，專業(yè)知識稍微欠缺，這就需要通過繼續(xù)教育、外出培訓等途徑對這些人員進行專業(yè)知識、檔案歸檔整理技能的培訓。這就需要爭取到醫(yī)院領導對文書檔案管理的重視和支持，只有領導重視了，在經(jīng)濟、時間上給予充分支持，才能促進相關工作得以順利進展。但現(xiàn)實是，大部分醫(yī)院的領導注重臨床工作，輕視行政后勤工作，沒有充分認識到文書檔案管理對一個醫(yī)院各方面發(fā)展的基礎性重要作用，對這方面的支持力度不夠，外出進修學習不夠充分，繼續(xù)教育經(jīng)費要管理人員自己負擔，這在很大程度上影響到了檔案管理人員學習、完善知識儲備的積極性，不利于檔案管理的進一步規(guī)范化。

2 人事檔案管理是醫(yī)院人事管理的重要依據(jù)

醫(yī)院人事檔案是反映一個人整體情況的重要依據(jù)，一般包含著個人的身份信息、學業(yè)信息、家庭信息等。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質(zhì)的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據(jù)。①但是，由于人事檔案管理不能直接帶來經(jīng)濟效益，同文書檔案管理一樣，領導重視力度不夠，在制度的管理、手段的管理、模式的管理、人員的管理方面，都存在一定問題。這就導致了醫(yī)院人事檔案管理存在很多問題：

（一）沒有經(jīng)過專人審核導致資料的真實性和完整性不足：現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案里的資料，大部分只包括畢業(yè)證、身份證、辦理聘任錄用相關材料，并不足以完全體現(xiàn)個人信息。而且，很大一部分信息由個人提供，沒有專人去對信息的真實性進行核對，這就導致檔案資料的真實性和完整性不足。

（二）社會在不斷進步，但是人事檔案管理制度卻止步不前。由于傳統(tǒng)制度對人事檔案管理制度的影響，襯托出現(xiàn)在人事檔案管理制度的落后性，改革創(chuàng)新是可以給檔案管理工作帶來巨大突破，但如前面所說，由于各種原因限制，在大部分醫(yī)院，人事檔案的制度管理并沒有得到多少的創(chuàng)新、改進，甚至出現(xiàn)隨意亂涂亂改的現(xiàn)象。同時，很多醫(yī)院存在只有制度，沒有落實的現(xiàn)象，這些都限制了醫(yī)院人事檔案管理制度的與時俱進的改革和創(chuàng)新。

（三）在新時期，醫(yī)院人事檔案管理的信息化相對落后。加強醫(yī)院人事檔案管理工作的改革、創(chuàng)新與完善是當前的當務之急的事，與信息科相關配合，利用信息化技術(shù)進行人事檔案管理的進一步創(chuàng)新，實現(xiàn)醫(yī)院人事管理的智能化和科學化、準確性，可以減少人力資源的消耗，很大程度上可以降低工作的難度，提高工作的效率。

3 將文書檔案管理和人事檔案管理統(tǒng)一起來，提高認識，加大投入，改善規(guī)范

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念，提高檔案管理的意識?，F(xiàn)在的情形是，檔案管理人員的正規(guī)意識較為淡薄，受傳統(tǒng)觀念影響，管理的方式、理念都相對落后，不能很好地做到與時俱進，適應時代需求。所以，在資本快速發(fā)展的現(xiàn)代化，醫(yī)院要想得到長足發(fā)展，人員的意識觀念必須要有所突破，上到院領導階層，下到管理人員，都必須意識到檔案管理的重要性，改進管理模式，更新管理理念，才能滿足對檔案信息需求者的各種需求?？梢哉f，檔案管理的宗旨是為查閱檔案信息人員提供便利，服務意識和責任意識就必不可少，嚴格按照一定的規(guī)章制度和查閱流程開展工作，在保證資料真實性和完整性的前提下，確保醫(yī)院檔案能更好地為臨床一線、科研技術(shù)研究服務，以確保檔案信息利用最大化。

（二）引進信息化建設，逐步轉(zhuǎn)變檔案管理模式。在要求相關工作人員必須掌握檔案工作的專業(yè)知識基礎上，還必須掌握信息化管理相關的計算機知識，以滿足醫(yī)院檔案管理的日常需求?？梢怨膭钭詫W，也可以通過繼續(xù)教育的模式，重點對如何加強現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和計算機技術(shù)的培訓，只有掌握這些技術(shù)，才能勝任醫(yī)院檔案信息化管理工作，從而實現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化。

（三）新與舊、手工與信息管理相結(jié)合，促進檔案信息管理一體化。與信息管理科室相互配合，引進相應軟件設備，人事檔案管理方面，通知相關人員對個人信息部分在網(wǎng)上進行填報提交后，指定專人對提交的各類信息進行校驗審核通過，形成人力資源管理信息庫。對文書檔案管理方面，可由專人對文書檔案進行分門別類后，采用圖片或者PDF的形式進行網(wǎng)絡上傳，形成圖文資料庫。同時，建立相關電子檔案的傳遞、處理、查閱的相關制度，并做好紙質(zhì)材料和電子材料之間的關系，兩者做到相輔相成，從而確保醫(yī)院檔案管理工作的高效率運行。

在“大健康”的醫(yī)改背景下，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的基本保障，一定要引起各方的重視，任重而道遠，是一項漫長而復雜的工作。只有把文書檔案、人事檔案等各方面的檔案規(guī)范化管理起來，領導重視、提高認識、與時俱進，引進和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使檔案管理更加快捷、高效地為醫(yī)院各項事業(yè)發(fā)展提供便捷服務。

參考文獻

[1]趙萍.淺談醫(yī)院人事檔案管理.醫(yī)學創(chuàng)新研究（2008）08

作者簡介

李琦芳（1987-），女，漢，泉州南安，泉州市婦幼保健院，學士學位，助理館員，醫(yī)院檔案管理。