人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略探討

高榮

摘 要：一個企業(yè)想要有長久的發(fā)展，構(gòu)建一份比較完善的人事檔案是非常重要的。原因就是人事檔案是對于整個公司的人事工作的整體的安排和記錄，無論是從事哪一行業(yè)，位于哪一個職位，其所應(yīng)該承擔(dān)的工作任務(wù)都會記錄在這一檔案上。所以，公司想要較之以往有更好的發(fā)展，就必須要借助之前的人事檔案，這就要求在進(jìn)行人事檔案的建設(shè)的時候按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，同時還要注意使用有效快捷的方法，保證所整理的檔案能夠被公司以后發(fā)展過程中所利用?？偠灾?，人事檔案能夠很好的展現(xiàn)出一個公司的人事安排是否能夠滿足這個公司以后的發(fā)展。所以本文就從人事檔案的重要的作用開始入手，重點(diǎn)的來分析公司在人事檔案建立時候出現(xiàn)的問題，并且提出一些有利于檔案建設(shè)的策略，希望能夠幫助各個企業(yè)快速有效的進(jìn)行人事檔案的的管理和建設(shè)的工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；信息化；策略

眾所周知，人事檔案在公司選擇人才的時候能夠提供十分有利的依據(jù)，因此在最近的一段時間，人事檔案的管理和建設(shè)的工作逐漸成為了各個公司關(guān)注的重點(diǎn)的內(nèi)容。因?yàn)榭萍嫉陌l(fā)展，如今的人事檔案已經(jīng)不僅僅是一些書面的紙質(zhì)的材料，而是不斷的與如今的網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)系。許多的信息都匯總在計算機(jī)上，被統(tǒng)計整理成為電子版的檔案。這樣不僅可以幫助公司快速的找到需要的檔案信息，還能夠大大的提高辦事的效率，減少不必要的浪費(fèi)。

1 為什么將人事檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)

由于之前的科技還沒有十分的發(fā)達(dá)，所以大多數(shù)公司的人事檔案都是以紙質(zhì)化的形式進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，匯總和整合起來的。這樣的方式需要很長的時間，因?yàn)樵谑占黜椥畔⒌臅r候需要耗費(fèi)大量的人力來進(jìn)行統(tǒng)計。在這一個過程中，因?yàn)橐粋€小的問題就會造成大量的時間浪費(fèi)。同時可能由于需要的信息太廣，但是人力不足，地域性也會有很大的限制等等這些情況，導(dǎo)致信息收集的不夠全面，不能滿足以后公司的需要。紙質(zhì)版的材料需要耗費(fèi)大量的紙張，在保存的時候也需要一些比較嚴(yán)格的條件，在固定的時間期限內(nèi)還要進(jìn)行維護(hù)還有檢查。一旦遇到一些人為很難控制的因素，比如說洪澇，地震等等，這些紙質(zhì)的檔案一般情況下都會受到損壞，這就很難進(jìn)行修復(fù)。所以為了解決以上的這些問題，同時也防止對公司的發(fā)展帶來不必要的麻煩，很多公司都開始考慮將人事檔案進(jìn)行信息建設(shè)。

其實(shí)，利用這種方法是對公司發(fā)展的一種推動，因?yàn)橐坏┙⒘穗娮拥娜耸聶n案，公司無論是從信息的收集還是檔案的調(diào)取方面都會變得非常的快捷，而且收集的信息不再受到地區(qū)的限制，無論是我國的哪一個角落，只要網(wǎng)絡(luò)能夠到達(dá)的地方，就能夠像面對面一樣的收集所有的信息。在人力的使用上也可以大大的減少了，可以將這一部分的人力用于公司其它方面的建設(shè)上，就可以起到事半功倍的效果。還有就是有了電子檔案，那些紙質(zhì)的檔案就可以隨之減少，這樣就能夠節(jié)約很多的紙張，減少了公司在檔案建設(shè)方面的成本。對于檔案的管理方面也是一大改善。本身那些紙質(zhì)的材料需要大量的時間去管理還有長期的維護(hù)，但是電子檔案就可以很好的避開這些不足的地方。在網(wǎng)上統(tǒng)一的進(jìn)行分類管理，既能夠節(jié)約時間，又能夠提高速度，一舉兩得。

2 人事檔案管理逐漸信息化的三個目的

（一）初始目的

因?yàn)樵谶M(jìn)行人事檔案的整理的時候，需要進(jìn)行一些固定信息的收集和整理，比如說是姓名，年齡，職位等等的內(nèi)容。在進(jìn)行紙質(zhì)的整理的時候，一般都是人為的進(jìn)行收集和整理，這就使得在填寫一些信息的時候由于人為的筆誤或者在檢查的時候不認(rèn)真導(dǎo)致一些信息的錯誤?；蛘咴诤笃诘牟檎业臅r候很難快速的完成。

但是選擇利用信息化的檔案就能夠解決以上的問題，在工作人員收集信息的時候，按照一定的號碼進(jìn)行輸入，這樣不僅記錄了每一個人員的編碼，還能夠在查找的時候按照號碼進(jìn)行尋找，極為快捷。在利用計算機(jī)進(jìn)行錄入的時候，不會存在個人筆記或者筆誤的情況，保證了信息的準(zhǔn)確無誤。同時公司可以一目了然的看到內(nèi)部各個人員的考核還有獎懲的情況。

（二）中期目的

在方便檔案管理的前提下，盡可能的完善檔案的數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。其實(shí)，在公司內(nèi)部，人事檔案是需要各部門之間進(jìn)行互相的交流的。所以，在借助互聯(lián)網(wǎng)的人事檔案的管理上，公司可以建立一個專門的檔案的數(shù)據(jù)收集中心，把各個部門整理出來的檔案都匯總到這個數(shù)據(jù)中心，無論是哪一個部門都可以進(jìn)入尋找需要的信息。這樣做的目的就是節(jié)約時間，提高效率。因?yàn)橹案鱾€部門之間的交流十分的缺乏，所以檔案信息的管理就會很被動，當(dāng)需要其它部門的信息的時候需要經(jīng)過層層的許可，浪費(fèi)很長的時間，才能夠拿到自己需要的信息。還有一個最為重要的目的，就是公司在進(jìn)行檔案信息的收集工作的時候，由于人員的數(shù)量比較多，而檔案信息收集的工作人員卻很少，這就導(dǎo)致這一項工作耽誤的時間很長，并且在進(jìn)行計算機(jī)輸入的時候人們等待的時間也會很長。所以公司采取了一些比較有用的策略，那就是可以先把需要進(jìn)行記錄或者輸入的信息拍照存儲，這樣就不需要很多人的排隊等候，也加快了錄入人員的速度。

（三）終極目的

因?yàn)楝F(xiàn)在的檔案信息的錄入還是有一些漏洞，常常會因?yàn)樾畔⒌纳黉浂速M(fèi)時間，所以公司盡可能的把人事檔案和網(wǎng)絡(luò)相聯(lián)系，減少工作中的疏漏。

3 人事檔案管理的現(xiàn)狀

（一）人事檔案不夠隱秘

因?yàn)槲覀儑覍τ谌耸聶n案的使用是有嚴(yán)格的要求的，那就是檔案不允許個人來查看或者保管，無論是不是自己的檔案。但是事實(shí)上，在公司里的檔案由于管理方面存在一些問題，所以很難保證檔案能夠嚴(yán)格的保密。這就使得人事檔案不夠隱秘，很難達(dá)到國家的安全標(biāo)準(zhǔn)。

（二）管理制度改革難以滿足人事改革

因?yàn)楝F(xiàn)在的公司十分缺少一些技術(shù)人才，所以在遇到適合的人才的時候會盡可能的簡化檔案方面的手續(xù)。但是我們國家在檔案管理方面因?yàn)榇嬖谝欢ǖ闹贫戎萍s，所以企業(yè)在這個時候往往不能夠按照自己的程序來處理。這就導(dǎo)致企業(yè)常常會損失一些人才。

（三）企業(yè)的管理者對人事檔案的管理不夠重視

因?yàn)閷τ谝粋€公司的管理者來說，最為重要的是公司的利潤是不是提高了，只要檔案的管理不會對公司造成損失，就不足以引起管理者的關(guān)注。所以很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的管理人員的要求就是，檔案保證能夠完好無損，不丟失，不損壞就足夠了。由于領(lǐng)導(dǎo)者的忽視，所以沒有對管理檔案的人員進(jìn)行過定期的專業(yè)的培訓(xùn)，所以檔案的管理的人員由于缺少一些相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)，同時也沒有基礎(chǔ)的能力，所以常常會出現(xiàn)一些很不專業(yè)的問題。由于管理者的不重視，所以公司也很少會在檔案的管理方面投入資金的支持，所以人事檔案在管理的時候常常會因?yàn)榄h(huán)境的不合適以及條件的嚴(yán)苛造成一些意想不到的損失。

（四）人事檔案造假現(xiàn)象出現(xiàn)

一個人的人事檔案是追隨一生的，因此必須保證它的真實(shí)性。但是，因?yàn)楝F(xiàn)在很多人在面臨巨大的社會競爭的時候，為了滿足自己的私利，就會對人事檔案進(jìn)行造假。一旦對檔案進(jìn)行優(yōu)化，就會產(chǎn)生許多以前沒有的好處，這就是檔案造假對人的吸引力。但是這些行為都是違法的，嚴(yán)重的損害了周圍人的利益。

4 如何完成人事檔案管理信息化的建設(shè)

（一）建立人事檔案管理信息化的建設(shè)隊伍

我們對檔案進(jìn)行信息化的管理的最終的目的就是為了促進(jìn)員工的進(jìn)步，所以想要完成這一項任務(wù)，就必須要建成一個專業(yè)的檔案信息管理的團(tuán)隊。無論使用什么樣的信息收集的方法，進(jìn)行操作和控制的也只能是人，所以人的作用才是決定整個檔案的信息管理過程的關(guān)鍵的影響因素。企業(yè)要定期的對這支管理隊伍進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，保證每一個人都能夠?qū)n案管理工作熟悉的進(jìn)行管理。只有管理的人員的能力增強(qiáng)了，檔案信息的收集才能夠更加的快速和完善。

（二）加大人事檔案管理的投資力度

檔案的信息化管理工作是一個比較復(fù)雜的過程，所以就需要耗費(fèi)大量的人力和物力，因此企業(yè)在進(jìn)行這一工作的時候，要保證資金的充足。單位可以直接投入資金作為成本來完善本企業(yè)的檔案的信息收集工作，也可以去尋找外界的資金，來加入到檔案的管理工作中來。只有以資金作為基礎(chǔ)，檔案的信息化才能夠逐步的開展，技術(shù)才能夠不斷的改進(jìn)，工作人員的能力才能夠得以提高。其實(shí)，想要減少資金的投入也是可行的，但是必須要尋找比較合理的辦法，或者也可以吸引一些這方面的人才來幫助公司進(jìn)行成本的縮減。同時提出一些新的想法，促進(jìn)公司的檔案管理的發(fā)展。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息“三化”

以上所說的“三化”主要就是以下的三個內(nèi)容

第一，就是專業(yè)化，檔案的信息收集的工作人員一定要有比較專業(yè)的能力，保證自己所整理的檔案能夠真實(shí)和完整。

第二，就是網(wǎng)絡(luò)化，現(xiàn)在的檔案收集都已經(jīng)不再是以前的紙質(zhì)的了，而是利用現(xiàn)在比較發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)來進(jìn)行的。

第三，就是數(shù)據(jù)化，檔案已經(jīng)不再僅僅是紙上的一些圖片，文字，而是逐漸的成為網(wǎng)上的數(shù)據(jù)形式。我們目前比較常見的數(shù)據(jù)庫就可以成為檔案信息管理的一個體現(xiàn)。

總之，公司在進(jìn)行人事檔案的管理的時候不僅要和現(xiàn)在的一些發(fā)達(dá)的科技相互聯(lián)系起來，還要對工作人員的基本的素養(yǎng)和專業(yè)的能力進(jìn)行定期的培訓(xùn)，這樣才能夠保證自身企業(yè)的檔案管理更加的完善，優(yōu)化。公司要盡自己最大的努力將新的方法和技術(shù)運(yùn)用到檔案的信息管理上去，把工作人員作為發(fā)展的中心環(huán)節(jié)，在成本上盡可能的提高，給與檔案管理工作較為適合的環(huán)境和條件。還要培養(yǎng)和建立一個專業(yè)的檔案管理的團(tuán)隊，提高他們的管理水平，在之后的信息的收集，歸納和整理的時候能夠滿足公司的需求。

參考文獻(xiàn)

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