淺析石油多種經(jīng)營企業(yè)物資采購質(zhì)量管理

梁琳

【摘 要】物資采購是企業(yè)從事一切生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)都必須擁有的前提和基礎(chǔ)，所采購物資的質(zhì)量直接關(guān)系著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品質(zhì)量及企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)企業(yè)的社會(huì)信譽(yù)和形象。尤其是對(duì)于從事多種經(jīng)營的石油企業(yè)來說，物資的重要性更加突出。所以，加強(qiáng)物資采購的質(zhì)量管理就顯得十分關(guān)鍵。本文從當(dāng)前企業(yè)物資采購質(zhì)量管理方面存在的問題分析入手，結(jié)合具體實(shí)際，談?wù)勅绾渭訌?qiáng)石油多種經(jīng)營企業(yè)的物資采購質(zhì)量管理，并提出若干提升意見，以供參考。

【關(guān)鍵詞】石油企業(yè)；物資采購；質(zhì)量管理

一、前言

石油企業(yè)近年來不僅面臨著市場競爭日益激烈的嚴(yán)峻局面，同時(shí)石油供需矛盾也在不斷突出和激化，如何在發(fā)展難題面前實(shí)現(xiàn)突破，尋求新出路成為企業(yè)管理者最為棘手的頭等大事。目前看來，多種經(jīng)營這種新的發(fā)展模式對(duì)于石油企業(yè)來說未嘗不是一件有利的事情，但想要真正實(shí)現(xiàn)在多種經(jīng)營運(yùn)作下為企業(yè)帶來效益提升和市場擴(kuò)展，我們就仍然需要回到內(nèi)部管理這個(gè)大問題上。石油多種經(jīng)營企業(yè)的內(nèi)部管理目前面臨的一個(gè)突出問題，就是物資采購，過去的采購活動(dòng)品類單一，監(jiān)管工作相對(duì)簡單。多種經(jīng)營模式下，物資采購種類急劇增多，物資采購的質(zhì)量監(jiān)控變成了一件復(fù)雜的事情。但物資采購質(zhì)量管理工作如果不能落實(shí)到位，將直接影響整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作和效益實(shí)現(xiàn)，所以，我們應(yīng)該加大工作力度在這一方面。

二、石油多種經(jīng)營企業(yè)物資采購質(zhì)量管理重要性闡釋

物資采購質(zhì)量管理的重要性不僅體現(xiàn)在能夠節(jié)約企業(yè)物資采購成本，提升財(cái)務(wù)管理工作質(zhì)量。同時(shí)，也能體現(xiàn)在以下幾個(gè)重要方面：

1.物資采購的質(zhì)量

關(guān)系著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)是否能夠有序進(jìn)行，如果所采購物資質(zhì)量差，不僅會(huì)影響業(yè)務(wù)開展，同時(shí)也可能會(huì)給生產(chǎn)人員在工作中帶來危險(xiǎn)，而對(duì)于一些產(chǎn)品質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的物資，長期接觸甚至?xí)尳佑|人員患病。這種情況尤其容易出現(xiàn)在石油化工企業(yè)物資使用過程中，所以必須嚴(yán)格管理，確保物資質(zhì)量和安全性。

2.物資采購質(zhì)量管理

不僅僅在于核查所采購物資的質(zhì)量和數(shù)量，同時(shí)也需要加強(qiáng)物資采購規(guī)模和采購頻率的把關(guān)。通過對(duì)物資采購批次和采購周期等相關(guān)數(shù)據(jù)的及時(shí)掌握，企業(yè)管理者能夠更加準(zhǔn)確的掌握到物資使用情況及各部門的業(yè)務(wù)開展具體情況，以及物資在使用過程中的價(jià)值創(chuàng)造情況，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)內(nèi)部管理的精細(xì)化控制，提升管理效率。

3.把關(guān)物資采購質(zhì)量

能夠讓管理者更清楚物資采購的具體細(xì)節(jié)，規(guī)格、數(shù)量、性能及其他相關(guān)屬性，有利于管理者更準(zhǔn)確的進(jìn)行細(xì)節(jié)管理，同時(shí)，通過對(duì)物資需求部門及業(yè)務(wù)的深入分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資采購過程中是否存在不合理、不適用等問題，避免資金浪費(fèi)，也避免不適用物資投入生產(chǎn)以后給企業(yè)帶來的更大經(jīng)濟(jì)損失和運(yùn)作風(fēng)險(xiǎn)。

三、企業(yè)物資采購質(zhì)量管理工作現(xiàn)狀

石油多種經(jīng)營企業(yè)的物資采購相對(duì)于單純石油企業(yè)來說更具復(fù)雜性和管理難度，當(dāng)前，企業(yè)在物資采購質(zhì)量管理上面仍然存在一些突出問題亟待解決。歸納起來主要包括了這樣幾個(gè)方面：

1.對(duì)供應(yīng)商的考核及選擇不夠嚴(yán)格規(guī)范

雖然現(xiàn)在在選擇供應(yīng)商的時(shí)候也會(huì)考察產(chǎn)品質(zhì)量和企業(yè)資質(zhì)，但工作不夠踏實(shí)，考察不夠深入，尤其是在各類證照審核工作當(dāng)中過于馬虎。出現(xiàn)這種問題的原因是多方面的。一方面是考核人員專業(yè)素質(zhì)不高，知識(shí)掌握不夠全面，同時(shí)對(duì)于企業(yè)考核的重視程度也不足，所以工作往往走馬觀花看個(gè)大概了事；另一方面，也是企業(yè)所面臨的競爭壓力大，企業(yè)物資需求量不斷增大了物資價(jià)格不斷上漲之間存在激烈矛盾，物資采購時(shí)間緊任務(wù)重，從而放松了對(duì)供應(yīng)商的考核把關(guān)力度。

2.物資采購分散，質(zhì)量管理難度大

大多數(shù)企業(yè)的物資采購都呈現(xiàn)出分散狀態(tài)，部門自行采購的現(xiàn)象比較普遍，雖然也會(huì)將采購需求和采購品類、規(guī)格進(jìn)行上報(bào)，但管理層往往只是例行公事查看，并未起到監(jiān)督約束的作用。之所以管理力度不大，尤其是多種經(jīng)營企業(yè)物資采購，各業(yè)務(wù)部門的自主性更大，這種問題往往是由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并不熟悉具體業(yè)務(wù)的生產(chǎn)及運(yùn)作流程，對(duì)于專業(yè)物資采購缺乏了解認(rèn)識(shí)，于是放權(quán)給業(yè)務(wù)部門自行處理。這種缺乏統(tǒng)一監(jiān)管的問題，也就極易引發(fā)物資采購管理的無序和質(zhì)量管理不力。

四、加強(qiáng)企業(yè)物資采購質(zhì)量管理的應(yīng)對(duì)措施

前文我們對(duì)當(dāng)前企業(yè)物資采購質(zhì)量管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了總結(jié)，也將容易發(fā)生質(zhì)量管理問題的方面進(jìn)行分析，想要切實(shí)改善企業(yè)在物資采購方面的質(zhì)量管理工作現(xiàn)狀、提升管理質(zhì)量，就必須從管理制度入手，同時(shí)結(jié)合人員隊(duì)伍建設(shè)以及監(jiān)管機(jī)制建設(shè)。

1.加強(qiáng)管理意識(shí)

物資采購可以說對(duì)于一切企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)和生產(chǎn)都具有非常重要的影響，但大多數(shù)企業(yè)卻對(duì)這一方面的工作并不重視，或者意識(shí)存在偏差，要么只關(guān)注價(jià)格，要么只關(guān)注品質(zhì)，從而讓企業(yè)要么陷入成本危機(jī)，要么陷入信譽(yù)危機(jī)。對(duì)此我們應(yīng)該首先加強(qiáng)自己在物資采購方面的科學(xué)意識(shí)樹立，要價(jià)格與品質(zhì)并重，同時(shí)重視物資采購質(zhì)量管理長效機(jī)制建立。尤其是企業(yè)管理層和領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該以身作則，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)參與到加強(qiáng)物資采購質(zhì)量監(jiān)管的工作當(dāng)中來。

2.物資采購質(zhì)量監(jiān)管體系建設(shè)

油田多種經(jīng)營企業(yè)的物資采購質(zhì)量監(jiān)管，不僅僅是一個(gè)部門或幾個(gè)工作人員就能夠完成的系統(tǒng)性管理工作，它必須建立在一個(gè)專門化的管理機(jī)構(gòu)和專門管理人員隊(duì)伍的基礎(chǔ)之上。監(jiān)管體系建設(shè)應(yīng)該包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、供應(yīng)商考核機(jī)制以及采購過程監(jiān)管體系等諸多方面。

（1）物資采購質(zhì)量監(jiān)管小組

物資采購質(zhì)量監(jiān)管需要擁有自己的專門管理機(jī)構(gòu)，并配備具備專業(yè)知識(shí)的管理人員。以專門機(jī)構(gòu)的形式進(jìn)行物資采購質(zhì)量監(jiān)管，一方面能夠讓管理更具規(guī)范性與嚴(yán)肅性；另一方面，專人專崗進(jìn)行管理工作，能夠避免崗位交叉和權(quán)責(zé)劃分不明，能夠讓管理人員全身心投入物資采購質(zhì)量監(jiān)管工作當(dāng)中。同時(shí)，獨(dú)立的運(yùn)作部門也能夠有效避免管理人員參與其他管理工作而干擾質(zhì)量監(jiān)管工作的有序與客觀。對(duì)于油田多種經(jīng)營企業(yè)來說，物資采購種類多樣、供應(yīng)商數(shù)量龐大，專門化監(jiān)管更具有其重要意義。此外，針對(duì)物資采購所涉及到的合同管理問題以及所可能隱藏的法律風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)管小組還應(yīng)配備熟悉物資采購及相關(guān)合同文書的法律專門人員隨時(shí)提供意見與進(jìn)行咨詢，確保管理小組的工作能夠更全面、完整和專業(yè)。

（2） 物資采購質(zhì)量監(jiān)管制度體系

物資采購質(zhì)量監(jiān)管不僅僅應(yīng)該停留對(duì)產(chǎn)品本身的質(zhì)量檢測(cè)上面，同時(shí)還要對(duì)供應(yīng)商的各項(xiàng)情況數(shù)據(jù)有一個(gè)全面了解。此外，質(zhì)量監(jiān)管也不能夠只是在采購行為發(fā)生之前開展，還需要有一個(gè)長效的常態(tài)化的監(jiān)管流程，以確保物資采購能夠始終符合企業(yè)的物資需求、切實(shí)保證產(chǎn)品質(zhì)量。首先，要進(jìn)行供應(yīng)商資質(zhì)審查和產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)項(xiàng)目表編制。供應(yīng)商資質(zhì)審查項(xiàng)目表應(yīng)包括各項(xiàng)證照的核查（經(jīng)營執(zhí)照、產(chǎn)品生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量說明書等等），產(chǎn)品質(zhì)量檢查項(xiàng)目表應(yīng)包括產(chǎn)品規(guī)格、批次、生產(chǎn)設(shè)備狀況、歷史生產(chǎn)次品率、成本以及歷史銷售情況和售后服務(wù)情況等，確保物資采購能夠得到全方位的服務(wù)和品質(zhì)保障。其次，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)物資采購的無憂和對(duì)供應(yīng)商充分的選擇性。我們還應(yīng)該對(duì)存在合作可能的供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤了解及數(shù)據(jù)收集，并將審查合格的準(zhǔn)供應(yīng)商列在備選名錄之中，并定期復(fù)查。這樣不僅能夠確保企業(yè)隨時(shí)都能夠進(jìn)行供應(yīng)商的更換以保證物資采購質(zhì)量，還能夠讓合作供應(yīng)商提高自我管理和質(zhì)量管理意識(shí)，維持雙方的長期的良性合作關(guān)系。

（3）加強(qiáng)合同管理，防控管理風(fēng)險(xiǎn)

合同管理是提高物資采購風(fēng)險(xiǎn)防控工作質(zhì)量的重要一步，合同風(fēng)險(xiǎn)主要包括了合同執(zhí)行不力給企業(yè)造成的管理風(fēng)險(xiǎn)，以及合同條款本身權(quán)責(zé)不明、責(zé)任不清給企業(yè)或者給雙方造成的經(jīng)濟(jì)與法律風(fēng)險(xiǎn)。面對(duì)此種情況，加強(qiáng)合同管理刻不容緩。

首先，合同條款草擬階段，要秉承合同雙方自覺自愿且能夠維護(hù)雙方合法權(quán)益的原則進(jìn)行合同條款的商議與草擬。雙方不得已任何原因隱瞞可能給對(duì)方造成影響的任何問題。這一點(diǎn)對(duì)于進(jìn)行物資采購活動(dòng)的企業(yè)來說同樣重要。在具體采購活動(dòng)當(dāng)中存在著這樣一種現(xiàn)象，采購人員只會(huì)關(guān)心對(duì)自己不利的因素，而不會(huì)重視供應(yīng)商的利益是否得到了保障，甚至?xí)室怆[瞞對(duì)供應(yīng)商不利的信息，最終給供應(yīng)商造成經(jīng)濟(jì)損失。這種不良的合作心態(tài)萬不可取，長此以往會(huì)極大損害企業(yè)的社會(huì)形象和聲譽(yù)，無法和供應(yīng)商建立起良好的合作關(guān)系。

其次，在合同條款草擬期間，要隨時(shí)針對(duì)可能涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的部分嚴(yán)格把關(guān)，法律風(fēng)險(xiǎn)防不勝防，尤其是在沒有法律專門人士在場的情況下，往往會(huì)因?yàn)槭韬龃笠舛粝路娠L(fēng)險(xiǎn)隱患和漏洞，這種問題不僅對(duì)企業(yè)本身有害，對(duì)于供應(yīng)商來說也是十分不利的。所以，法律咨詢?nèi)藛T的存在，不僅應(yīng)該本著維護(hù)企業(yè)自身合法利益不受侵害的原則，同時(shí)也應(yīng)該維護(hù)供應(yīng)商合法權(quán)益，積極促進(jìn)雙方合作關(guān)系良性發(fā)展。

再次，在合同草擬完成之后的合同審核階段，要特別重視幾個(gè)方面的內(nèi)容審核：第一，采購合同是否能夠維護(hù)企業(yè)自身的經(jīng)濟(jì)利益，是否能夠促進(jìn)企業(yè)的節(jié)能減耗和成本控制工作。第二，該合同是否充分體現(xiàn)了采購行為的各個(gè)環(huán)節(jié)與流程，并是否提現(xiàn)了各環(huán)節(jié)流程的質(zhì)量監(jiān)控，并提出了切實(shí)可行的執(zhí)行措施，以及是否包含了全部在執(zhí)行過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題之后的權(quán)責(zé)劃分及責(zé)任歸屬。第三，也是最重要的一點(diǎn)，法律咨詢?nèi)藛T應(yīng)結(jié)合物資采購實(shí)際需求和企業(yè)自身情況，通審整個(gè)合同，以確保每一項(xiàng)條款都符合國家法律規(guī)定，避免出現(xiàn)糾紛時(shí)因合同本身存在違規(guī)而無法訴諸法律的尷尬局面發(fā)生，維護(hù)企業(yè)的權(quán)益不受侵害。

（4）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制建設(shè)

物資采購質(zhì)量管理不僅僅只是采購環(huán)節(jié)，它還應(yīng)該包括供應(yīng)商調(diào)查、產(chǎn)品質(zhì)量檢測(cè)、采購、運(yùn)輸、保管、使用等諸多環(huán)節(jié)。為了確保這諸多環(huán)節(jié)都能夠有效落實(shí)管理、提升質(zhì)量。我們應(yīng)該對(duì)整個(gè)物資采購建立完全風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，并不在上述各環(huán)節(jié)設(shè)置24小時(shí)數(shù)據(jù)收集與分析監(jiān)控機(jī)制，并將所收集數(shù)據(jù)信息進(jìn)行安全、預(yù)警、風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)級(jí)別的評(píng)級(jí)，對(duì)預(yù)警和風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別數(shù)據(jù)及時(shí)響應(yīng)，采取應(yīng)對(duì)措施以降低風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際發(fā)生的可能性，維護(hù)企業(yè)權(quán)益。例如供應(yīng)商證照提供不積極、產(chǎn)品次品率過高等，都應(yīng)被列為預(yù)警和風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，管理者可采取暫停采購或更換供應(yīng)商的方式進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)排除，以維護(hù)企業(yè)自身利益。

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