對醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的相關(guān)思考

韓振剛

摘 要：醫(yī)院工作業(yè)務(wù)繁多，所產(chǎn)生的檔案資料也多而復(fù)雜，檔案是醫(yī)院日常工作之重要縮影，能夠為醫(yī)院各項科研活動的開展以及發(fā)展規(guī)劃的制定提供依據(jù)。在當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生改革進(jìn)一步加大的時代背景下，加強(qiáng)醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理有助于醫(yī)院各項工作的有序開展，提高工作效率，對于醫(yī)院的發(fā)展意義重大。對此，本文以醫(yī)院檔案管理為主要研究對象，探討了精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的基本要求以及有效策略，以供相關(guān)工作者借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；精細(xì)化管理；基本要求；有效策略

醫(yī)院檔案資料內(nèi)容繁多，不僅包括行政檔案、人事檔案，還包括醫(yī)護(hù)治療類檔案，如病例分析資料、預(yù)防保健工作資料、醫(yī)學(xué)科研成果以及各種圖片、影像、文字類資料，這些資料信息是對醫(yī)院發(fā)展歷史之反映，也能為醫(yī)院后期各項工作之開展提供參考依據(jù)。自2009年國家提出深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革以來，醫(yī)院的各項工作也開展朝著規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，檔案管理亦不例外。在深化醫(yī)療體制改革的進(jìn)程中，如何通過精細(xì)化管理來破除傳統(tǒng)粗放式檔案管理的弊端，提高醫(yī)院檔案管理水平，成為了相關(guān)工作者亟需研究的課題。因此，本文的研究具有一定的理論價值和實際指導(dǎo)意義。

1 精細(xì)化管理概述

精細(xì)化管理是社會分工精細(xì)化、服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化后出現(xiàn)的一種現(xiàn)代化管理方式，主要指的是在日常工作中依托科學(xué)的管理模式、規(guī)范的管理方式使工作的每一環(huán)節(jié)皆做到精準(zhǔn)、高效、規(guī)范，提升工作效率，實現(xiàn)工作目標(biāo)。精細(xì)化管理反映的是一種管理文化，一種工作理念，要求工作者嚴(yán)格律己，不斷創(chuàng)新，做好本職工作，并能及時發(fā)現(xiàn)與解決工作中的問題。

在醫(yī)院檔案管理中，由于醫(yī)院檔案涉及的資料信息眾多，更需要引入精細(xì)化管理方式，對檔案管理做好“加減乘除法”。新產(chǎn)生的檔案要及時收集、保管、利用；減少未整理、編目、鑒定的檔案資料；利用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新管理，豐富其管理形式，增加其利用率，降低管理成本；同時提高檔案的查準(zhǔn)率、查全率，充分發(fā)揮檔案的價值。

2 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理之基本要求

醫(yī)院檔案實施精細(xì)化管理需遵循如下基本要求：

1）需保證檔案的真實性。醫(yī)院檔案特別是醫(yī)療檔案資料是醫(yī)院醫(yī)療活動的真實反映，既是患者診療的記錄，也是醫(yī)保報銷憑證，同時在出現(xiàn)醫(yī)療糾紛時亦是重要的法律憑證，因此，需保證醫(yī)院檔案資料的真實性，如實記錄，合理保管。

2）需保證檔案的完整性。醫(yī)院檔案資料的真實準(zhǔn)確還需要檔案人員對檔案信息進(jìn)行無差錯、無遺漏收集保管，同時也要認(rèn)識到醫(yī)院檔案資料具有集成性特點，許多資料分散于各部門、各科室，需要進(jìn)行全面收集整理，才能確保資料的完整性，提高檔案利用價值。

3）需保證檔案的分類清晰，專業(yè)專屬。醫(yī)院業(yè)務(wù)分工精細(xì)，這就需要檔案人員對檔案資料進(jìn)行分門別類，科學(xué)管理，這也是醫(yī)院檔案精細(xì)化管理之重點。如一些醫(yī)院的檔案信息是對某項醫(yī)療科研活動的記錄，同時還包括各類患者病情轉(zhuǎn)變規(guī)律的記錄，檔案人員需考慮這些資料的專業(yè)專屬性，進(jìn)行系統(tǒng)整理，以提升檔案管理專業(yè)化

水平。

3 醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的有效策略

3.1 建立科學(xué)合理的檔案精細(xì)化管理體系

精細(xì)化管理，其實質(zhì)是一個細(xì)化分解與落實戰(zhàn)略目標(biāo)的過程，是使各項戰(zhàn)略規(guī)劃得以在各環(huán)節(jié)貫徹落實并發(fā)揮作用之策略。而醫(yī)院的檔案管理工作也是一項龐雜且系統(tǒng)化的工程，需要各部門統(tǒng)一協(xié)作、共同參與，做到環(huán)環(huán)相扣，才能有效提高工作效率。因而，在醫(yī)院檔案管理工作中需采取科學(xué)合理的措施構(gòu)建檔案精細(xì)化管理體系。具體而言，該體系的構(gòu)建需從兩個方面入手：其一，醫(yī)院需結(jié)合實際情況建立檔案管理責(zé)任體系。醫(yī)院可選派一位主管副院長擔(dān)任第一責(zé)任人，再由專業(yè)檔案管理人員組成具體工作責(zé)任組，簽訂崗位責(zé)任書，明確各自應(yīng)負(fù)責(zé)的任務(wù)，如分工明確人事檔案、文書檔案、病例檔案、科研檔案等各類檔案資料的專職專屬，構(gòu)建完善的檔案管理體系。其二，醫(yī)院需建立完善的檔案管理人才體系，負(fù)責(zé)專業(yè)人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。醫(yī)院可通過制定明確的人才招聘計劃來選聘適合醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)人才，優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，同時也可以通過組織精細(xì)化管理培訓(xùn)，增強(qiáng)相關(guān)工作人員的精細(xì)化管理意識，提高管理的專業(yè)性與工作水平，進(jìn)而提高醫(yī)院檔案精細(xì)化管理整體質(zhì)量。

3.2 規(guī)范醫(yī)院檔案精細(xì)化管理流程與標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理包括檔案資料的收集、整理、分類保管、鑒別、開發(fā)利用等諸多環(huán)節(jié)，若某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯誤，則會對整個檔案管理工作皆產(chǎn)生不良影響。因此，實現(xiàn)精細(xì)化檔案管理，需要醫(yī)院檔案管理工作者能夠?qū)φ麄€管理流程都能制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。一方面，醫(yī)院需明確各檔案管理人員本職崗位的工作要求，做什么、如何做都需有一定的標(biāo)準(zhǔn)，同時還需明確各崗位什么不能做，要求檔案管理人員按照流程與標(biāo)準(zhǔn)開展各項工作，做到工作的開展有據(jù)可依，責(zé)任落實到人，這是檔案精細(xì)化管理之首要目標(biāo)。另一方面，醫(yī)院需制定清晰的檔案建設(shè)發(fā)展規(guī)劃方案，包括年度規(guī)劃、三年規(guī)劃、五年規(guī)劃等，并將各發(fā)展建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，具體分配至各崗位，使檔案管理人員明確工作目標(biāo)，落實好工作責(zé)任，并朝著目標(biāo)而努力。同時，醫(yī)院還需對檔案的精細(xì)化管理建立精細(xì)化考核機(jī)制，督促所有檔案管理人員有序開展工作，提高檔案精細(xì)化管理水平。

3.3 利于信息技術(shù)提高檔案精細(xì)化管理水平

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及現(xiàn)代信息技術(shù)水平的提升，社會已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，而醫(yī)院的各項工作也與網(wǎng)絡(luò)密不可分，所產(chǎn)生的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息也更為豐富多樣，這就需要醫(yī)院檔案管理工作能夠借助信息技術(shù)來開展精細(xì)化管理，促進(jìn)醫(yī)院更好發(fā)展。一方面，醫(yī)院需結(jié)合自身實際建立精細(xì)化、分類明細(xì)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對于各科室、各類型的檔案資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類管理，儲存至數(shù)據(jù)庫中，同時還應(yīng)實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)部共享，將各部門的電子信息進(jìn)行集成化管理，并根據(jù)格式、時間、保密等級的不同進(jìn)行分區(qū)管理，實現(xiàn)電子檔案資料的精細(xì)化分配管理。同時還應(yīng)設(shè)置管理權(quán)限、安全防火墻，對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行精細(xì)化防護(hù)。另一方面，醫(yī)院需建立檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，以及時、準(zhǔn)確地為相關(guān)人員提供數(shù)據(jù)信息，保證信息資料的精準(zhǔn)性，最大化發(fā)揮檔案資料的利用價值。精準(zhǔn)化數(shù)據(jù)系統(tǒng)需能夠于海量數(shù)據(jù)庫中提取有關(guān)信息，并對信息進(jìn)行深挖和并聯(lián)，形成一定的信息網(wǎng)，供用戶使用。同時還需打破信息孤島，實現(xiàn)資源的內(nèi)部共享，進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理水平。

4 結(jié)語

總之，實施醫(yī)院檔案資料的精細(xì)化管理可進(jìn)一步提升醫(yī)院管理工作質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院實施醫(yī)療體制改革，加快醫(yī)院發(fā)展。檔案管理人員需積極轉(zhuǎn)變工作理念，加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，提高專業(yè)化水平，科學(xué)開展醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作，實現(xiàn)檔案的更好開發(fā)利用，發(fā)揮檔案資料的最大化價值，以推動醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展。

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