盧瑩

摘 ? ?要： 教學(xué)檔案管理是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量管理的一部分，對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理是獨(dú)立學(xué)院提高辦學(xué)質(zhì)量的內(nèi)在要求。本文闡述獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理遇到的新形勢，指出在新形勢下對獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理意義重大，分析新形勢下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的特點(diǎn)，提出獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理應(yīng)處理好的幾個關(guān)系，最后對新形勢下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理的具體做法提出建議，旨在通過本文研究為新形勢下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理提供參考。

關(guān)鍵詞： 新形勢 ? ?獨(dú)立學(xué)院 ? ?教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案是指高校在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐過程中直接形成的具有保存價值的以文字材料、圖表、錄音、影像等不同形式的歷史記錄，是學(xué)校辦學(xué)歷史和教學(xué)狀況最原始的記錄[1]。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理的一部分，其管理是否科學(xué)，直接關(guān)系著高校整個檔案管理水平的高低，關(guān)系著高校教學(xué)質(zhì)量的高低。新形勢下，各種評估工作對獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理提出更高的要求。怎樣使獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理變得科學(xué)、規(guī)范、高效，使教學(xué)檔案充分反映獨(dú)立學(xué)院的辦學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)特色和辦學(xué)實(shí)力，使各類評估專業(yè)存著疑問來，帶著滿意走，發(fā)揮教學(xué)檔案應(yīng)有的作用，是本文將要研究的問題。

一、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理遇到的新形勢

1.政策的新要求。2017年，江蘇省教育廳會同省財政廳等六個部門共同出臺了《關(guān)于加快推進(jìn)獨(dú)立學(xué)院規(guī)范發(fā)展的意見》，明確指出：到2022年，基本完成對全省獨(dú)立學(xué)院的規(guī)范驗(yàn)收，努力將江蘇省獨(dú)立學(xué)院建成辦學(xué)條件達(dá)標(biāo)、內(nèi)涵建設(shè)領(lǐng)先、培養(yǎng)質(zhì)量過硬、辦學(xué)特色鮮明、服務(wù)能力突出、人民群眾滿意的應(yīng)用型大學(xué)[2]。同年，江蘇省教育廳還出臺了《江蘇省獨(dú)立學(xué)院專業(yè)綜合評估實(shí)施方案》，指出：每年抽取獨(dú)立學(xué)院具有兩屆及以上畢業(yè)生的本科專業(yè)作為評估對象，對被抽取專業(yè)的專業(yè)定位與規(guī)劃、師資隊(duì)伍、專業(yè)教學(xué)資源及利用、培養(yǎng)過程、教學(xué)效果、專業(yè)特色這5個方面進(jìn)行評估[3]。專業(yè)綜合評估更加強(qiáng)調(diào)獨(dú)立學(xué)院自我評估的主體地位，強(qiáng)化獨(dú)立學(xué)院質(zhì)量保障意識，并以質(zhì)量提升為根本任務(wù)。

2.信息化的發(fā)展。《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出：到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該在國家檔案發(fā)展目標(biāo)的總體規(guī)劃下，在大數(shù)據(jù)時代到來之際，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理理念，以開放、創(chuàng)新、人本、協(xié)同的思維適應(yīng)信息化的發(fā)展需求，應(yīng)對教學(xué)檔案管理中出現(xiàn)的新問題，從而提高獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化程度，提升信息化水平。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該以信息化發(fā)展為驅(qū)動力，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級。此外，隨著現(xiàn)代教學(xué)理念的不斷更新，教學(xué)技術(shù)的不斷革新，要求教師采用現(xiàn)代教學(xué)方式授課，這要求獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理與時俱進(jìn)，跟上現(xiàn)代教學(xué)技術(shù)的步伐，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化。

二、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理的意義

1.為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)評估提供便利。新形勢下，獨(dú)立學(xué)院面對各種評估，如上述提到的獨(dú)立學(xué)院規(guī)范驗(yàn)收、獨(dú)立學(xué)院專業(yè)綜合評估等。教學(xué)工作是各種評估中極為重要的內(nèi)容，教學(xué)檔案作為評估教學(xué)工作的重要依據(jù)，顯得十分重要。獨(dú)立學(xué)院對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，可以減少教學(xué)評估前夕整理教學(xué)檔案所花費(fèi)的時間，提高教學(xué)檔案整理效率?？茖W(xué)化管理降低評估時教學(xué)檔案出錯的概率，為教學(xué)評估工作帶來便利的同時，進(jìn)一步提高教學(xué)評估的準(zhǔn)確性和可信度[4]。

2.有利于獨(dú)立學(xué)院教學(xué)相長。教學(xué)活動是教和學(xué)兩方面的有機(jī)結(jié)合，教師怎樣更好地教和學(xué)生怎樣更好地學(xué)一直是學(xué)校最核心的兩大任務(wù)。新形勢下的教學(xué)更注重互動式教學(xué)，更強(qiáng)調(diào)學(xué)生的學(xué)習(xí)效果，所以科學(xué)化的教學(xué)檔案管理有利于教和學(xué)過程性資料的形成和整理，形成教師教和學(xué)生學(xué)兩方面相輔相成的動態(tài)過程，讓教師可以及時看到同事優(yōu)秀的教案等教學(xué)資料，取長補(bǔ)短;讓學(xué)生可以及時查閱試卷分析報告等學(xué)習(xí)資料，查漏補(bǔ)缺。教和學(xué)兩方面的相互補(bǔ)充激發(fā)了教師教的熱情和學(xué)生學(xué)的興趣，真正做到教學(xué)相長。

3.促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量提升。新形勢下，各種教學(xué)評估更注重教學(xué)過程和教學(xué)效果的評價，因此，教學(xué)檔案應(yīng)該更注重教學(xué)過程性材料的整理，以往的教學(xué)檔案沒有意識到這一點(diǎn)，使重要的教學(xué)材料有所缺失。過程性材料的收集有利于獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理與教育教學(xué)活動的實(shí)時對接，確保教育教學(xué)過程中的寶貴資料及時存檔，保證教學(xué)評估時教學(xué)檔案的真實(shí)可信。教學(xué)過程性資料的及時存檔也是獨(dú)立學(xué)院進(jìn)行自我評估的依據(jù)，是獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的真實(shí)反映，從而促進(jìn)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)質(zhì)量的提升。

三、新形勢下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的特點(diǎn)

1.時效性。新形勢下，獨(dú)立學(xué)院的各種評估已成為常態(tài)，且更強(qiáng)調(diào)獨(dú)立學(xué)院的自我評估，這就要求教學(xué)檔案的歸檔工作要有時效性。教學(xué)檔案應(yīng)更加注重平時教學(xué)過程的積累，而不僅僅是教學(xué)結(jié)果的記錄;要將評估時教學(xué)檔案的準(zhǔn)備時間前移，將教學(xué)檔案的歸檔工作做在平時，而不是評估前的臨時抱佛腳，確保一定時間內(nèi)發(fā)生的教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動被及時記錄，確保教學(xué)檔案的時效性。

2.關(guān)聯(lián)性。高等教育質(zhì)量監(jiān)測國家數(shù)據(jù)平臺的建立標(biāo)志著教育大數(shù)據(jù)時代的到來，這就要求各種教學(xué)評估的數(shù)據(jù)應(yīng)該是相互關(guān)聯(lián)的，而不是孤立存在的，都要與國家數(shù)據(jù)平臺采集的所有數(shù)據(jù)前后保持一致。數(shù)據(jù)只是一種抽象的表現(xiàn)形式，最根本的是作為記錄數(shù)據(jù)載體的教學(xué)檔案要保持前后一致性和關(guān)聯(lián)性，使教學(xué)檔案成為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)水平最客觀的反映和最真實(shí)的記載。

3.共享性。新形勢下，各種評估的常態(tài)化決定了獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案必須實(shí)現(xiàn)共享。教學(xué)工作是獨(dú)立學(xué)院所有工作中的重中之重，評估時需要準(zhǔn)備的教學(xué)檔案繁多，獨(dú)立學(xué)院不可能面對不同的教學(xué)評估準(zhǔn)備不同的教學(xué)檔案，這樣收效甚微，事倍功半，也不符合教學(xué)評估的初衷。教學(xué)評估的最終目的不是評，而是獨(dú)立學(xué)院評過之后找差距、補(bǔ)短板，更好地進(jìn)行專業(yè)建設(shè)，提高教學(xué)質(zhì)量。此外，信息化時代的到來決定了教學(xué)檔案的共享性。

四、獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理應(yīng)處理好的幾個關(guān)系

1.處理好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系。學(xué)校在教學(xué)過程中不僅會形成以紙質(zhì)為載體的文字、圖表等具有保存價值的紙質(zhì)檔案，如學(xué)生的錄取名冊、上級部門及學(xué)校本身印發(fā)的紅頭文件等，而且會形成以電子為載體的聲像等具有保存價值的電子檔案，如優(yōu)秀教師的微課視頻、電子課件等[5]。紙質(zhì)檔案不具有電子檔案可視性和可讀性的優(yōu)勢，電子檔案不具有紙質(zhì)檔案穩(wěn)定性和安全性的特點(diǎn)，兩者應(yīng)相互結(jié)合，互為補(bǔ)充。因此，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理應(yīng)該將紙質(zhì)檔案與電子檔案視為同等重要，使兩者更好地服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)活動。

2.處理好教學(xué)規(guī)律與存檔要求的關(guān)系。獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)在遵循高校一般教學(xué)規(guī)律的前提下有特殊規(guī)律，因此由教學(xué)活動產(chǎn)生的教學(xué)檔案應(yīng)該遵循獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)規(guī)律。同時教學(xué)檔案的存檔要符合檔案管理的要求，如在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)將規(guī)定的教學(xué)檔案存檔，適宜存紙質(zhì)教學(xué)檔案的要符合紙質(zhì)檔案的歸檔要求，適宜存電子教學(xué)檔案的要符合電子檔案的歸檔要求，不同種類教學(xué)檔案的保存期限應(yīng)該符合檔案保管的期限規(guī)定等。因此，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理必須既符合教學(xué)規(guī)律又滿足存檔要求，使教學(xué)檔案管理更加規(guī)范、更加高效。

3.處理好信息共享和信息安全的關(guān)系。隨著信息化社會的不斷發(fā)展，智慧校園建設(shè)的不斷深入，教學(xué)檔案的信息共享逐漸成為一種趨勢，這是教學(xué)檔案科學(xué)化管理的必然結(jié)果。教學(xué)檔案的信息共享提高了教學(xué)檔案的利用率，使教學(xué)檔案查詢和服務(wù)的受眾面更廣，使更多人享受到教學(xué)檔案信息化帶來的便利，但教學(xué)檔案信息共享的同時也會造成信息安全問題，如信息的泄露、檔案數(shù)據(jù)的丟失等。泄露的教學(xué)檔案被不法分子利用，會給學(xué)校造成不好的影響;教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的丟失會給學(xué)校造成不必要的損失。因此，獨(dú)立學(xué)院在做好教學(xué)檔案信息共享的同時必須采取切實(shí)有效的安全保障措施確保信息的安全。

五、新形勢下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理的措施

為更好地實(shí)現(xiàn)獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理的科學(xué)化，進(jìn)一步提高獨(dú)立學(xué)院管理的整體水平，本文對新形勢下獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理做了研究，以下為擬探索的具體措施：

1.按照評估指標(biāo)模塊化管理教學(xué)檔案。新形勢下，獨(dú)立學(xué)院需要應(yīng)對各種評估，各種評估的側(cè)重點(diǎn)雖有所不同，但對教學(xué)評估的評估指標(biāo)大多一致，都會對專業(yè)設(shè)置與規(guī)劃、人才培養(yǎng)方案、校企合作教育、師資隊(duì)伍、教學(xué)經(jīng)費(fèi)、專業(yè)圖書與教學(xué)信息化資源、教學(xué)設(shè)施設(shè)備與利用、實(shí)踐教學(xué)基地、課程與教材建設(shè)、課堂教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)研究與改革、質(zhì)量保障、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、就業(yè)與創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)、滿意度幾個方面進(jìn)行評估。因此，獨(dú)立學(xué)院的教學(xué)檔案管理應(yīng)該按照以上評估指標(biāo)進(jìn)行模塊化管理，將繁雜的教學(xué)檔案分解為以上評估指標(biāo)要求的模塊進(jìn)行存檔，化繁為簡。這樣做的好處是獨(dú)立學(xué)院在面對不同教學(xué)評估時，可以將這幾個模塊的教學(xué)檔案快速自行組裝，形成一整套符合各種評估要求的教學(xué)檔案，使具體工作人員從整理教學(xué)檔案繁重的任務(wù)中解脫，使教學(xué)檔案的整理工作變得簡單快捷，使獨(dú)立學(xué)院輕松應(yīng)對不同教學(xué)評估，保證教學(xué)檔案的質(zhì)量，提高教學(xué)檔案管理水平。

2.提高教學(xué)檔案管理的信息化水平?，F(xiàn)階段，獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化程度雖有所提高，但所謂的信息化只是蜻蜓點(diǎn)水，僅僅建立檔案的電子目錄和簡單的電子檔案，并沒有其他更多的信息化形式，達(dá)不到獨(dú)立學(xué)院現(xiàn)代教育技術(shù)的更新速度和發(fā)展水平。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)該將教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)納入智慧化校園建設(shè)中，不斷加大投入力度，加快教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)步伐。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)努力完善信息化建設(shè)所需要的硬件條件和軟件條件，硬件條件是指建設(shè)數(shù)字化教學(xué)檔案管理系統(tǒng)所需要的一切設(shè)備，包括所必需的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、專門開發(fā)的檔案管理軟件，基于網(wǎng)頁的系統(tǒng)等[6]。軟件條件是指一切對建設(shè)教學(xué)檔案管理信息化有利的外部因素，如加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化管理的宣傳，強(qiáng)化管理者教學(xué)檔案管理信息化意識。又如可以與不同人群探討怎樣有效提高教學(xué)檔案管理的信息化水平，學(xué)校管理者從學(xué)校整體發(fā)展的角度，教師從教學(xué)影響的角度，學(xué)生從學(xué)習(xí)效果的角度，這樣多角度的探討使獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理更趨于科學(xué)與合理。

3.加快實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享。國家檔案局局長李明華在2019年全國檔案局長館長會議講話中指出：在發(fā)揮檔案利用服務(wù)中心功能方面，重點(diǎn)是要進(jìn)一步做好檔案查閱利用服務(wù)，同時在確保安全的前提下不斷加大檔案開放力度，通過檔案資源共建共享、互聯(lián)網(wǎng)在線服務(wù)等方式，使檔案利用服務(wù)更加方便快捷、優(yōu)質(zhì)高效[7]。獨(dú)立學(xué)院要提高教學(xué)檔案的利用率，加快實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享。對校內(nèi)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享可以使學(xué)校管理者更高效地管理，使教師和學(xué)生更好地教和學(xué);對校外實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享可以更方便地服務(wù)已畢業(yè)學(xué)生和社會其他部門，更好地滿足社會各界查詢本校教學(xué)檔案的需要。獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案管理應(yīng)該以開放服務(wù)的姿態(tài)，提高服務(wù)能力和服務(wù)水平，使社會共享教學(xué)檔案信息化成果。當(dāng)然，在實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享的同時確保教學(xué)檔案的安全性，學(xué)校技術(shù)人員應(yīng)該設(shè)置好教學(xué)檔案公開內(nèi)容的范圍和查詢?nèi)藛T的級別，設(shè)計(jì)相關(guān)的前置程序進(jìn)行智能化識別。學(xué)校對外開放地教學(xué)檔案查詢網(wǎng)站必須設(shè)置防火墻，避免惡意程序的攻擊，從而確保網(wǎng)站的安全，防止教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的丟失和泄露。

4.強(qiáng)化教學(xué)檔案管理人員的科學(xué)管理能力。新形勢下，教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)活動中的作用越來越凸顯，獨(dú)立學(xué)院要最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案的效用，就必須依賴于教學(xué)檔案管理人員的管理能力。檔案室作為學(xué)校檔案管理部門，應(yīng)該對二級學(xué)院和其他部門教學(xué)檔案歸檔進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，經(jīng)常組織教學(xué)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請校外檔案管理專家進(jìn)校指導(dǎo)并開展各種主題形式的檔案講座，如規(guī)范歸檔的要點(diǎn)有哪些，怎樣運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段進(jìn)行教學(xué)檔案的科學(xué)歸檔等。教學(xué)檔案管理人員在加強(qiáng)檔案理論知識學(xué)習(xí)的同時，更要加強(qiáng)信息化管理教學(xué)檔案的能力，學(xué)習(xí)信息技術(shù)知識，掌握現(xiàn)代化管理方法。對教學(xué)檔案管理工作業(yè)績突出的管理人員，學(xué)校檔案室要予以表揚(yáng)和獎勵，激發(fā)具體管理人員的工作熱情。新形勢下，獨(dú)立學(xué)院務(wù)必重視計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理軟件在教學(xué)檔案信息化建設(shè)中的重要作用，加大計(jì)算機(jī)檔案管理人才引進(jìn)和培養(yǎng)力度，提高教學(xué)檔案管理人員信息化管理整體水平，為獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案的科學(xué)化管理提供人才保證。

六、結(jié)語

獨(dú)立學(xué)院教學(xué)檔案科學(xué)化管理是新形勢下順應(yīng)各種教學(xué)評估的需要，是教學(xué)檔案信息化發(fā)展的結(jié)果，是獨(dú)立學(xué)院提升檔案服務(wù)質(zhì)量的要求，對獨(dú)立學(xué)院質(zhì)量工程建設(shè)意義重大。新形勢下，獨(dú)立學(xué)院應(yīng)按照評估指標(biāo)對教學(xué)檔案進(jìn)行模塊化管理，不斷提高教學(xué)檔案管理的信息化水平，加快實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享，增強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的科學(xué)管理能力。獨(dú)立學(xué)院應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展，結(jié)合自身特點(diǎn)，不斷開拓創(chuàng)新，使教學(xué)檔案管理更加科學(xué)化，在新形勢下對獨(dú)立學(xué)院的建設(shè)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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