王曉磊

摘 要：隨著當(dāng)下我們國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，可以說(shuō)當(dāng)下的時(shí)代背景已經(jīng)來(lái)到了信息工業(yè)的時(shí)代，這就為各個(gè)企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中生產(chǎn)以及管理的方法帶來(lái)了十分明顯的改變。在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中對(duì)于檔案方面的管理工作也產(chǎn)生了全新的特點(diǎn)，顯現(xiàn)出一些不足之處，那么通過(guò)怎樣的方式能夠在當(dāng)前時(shí)代背景之下開辟出企業(yè)內(nèi)部檔案管理的全新思路，從而使得企業(yè)內(nèi)部檔案的管理可以緊跟時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，是過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間的傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理方法做出改變，為企業(yè)提供更加優(yōu)秀的服務(wù)，是當(dāng)下從事檔案管理相關(guān)工作的工作人員必須要深入研究并且不斷探索的一項(xiàng)重要課題。

關(guān)鍵詞：檔案優(yōu)化；信息化管理；新思路

1 引言

目前我們國(guó)家的科學(xué)技術(shù)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)正在以十分迅猛的速度不斷進(jìn)步與發(fā)展，在當(dāng)前時(shí)代背景之下新型電子信息技術(shù)也得到了十分明顯的提升，目前正被各行各業(yè)普遍的運(yùn)用，這在很大程度上增強(qiáng)了人民群眾們?nèi)粘Ｉ钜约肮ぷ魃a(chǎn)的實(shí)際效率，為企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的管理模式以及管理方法帶來(lái)了十分巨大的改變。電子計(jì)算機(jī)之中信息管理軟件系統(tǒng)的具體功能變得越來(lái)越強(qiáng)大和實(shí)用、互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的速度不斷加快、實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中效率極高，有很明顯的便捷性，企業(yè)在日常運(yùn)行的過(guò)程中對(duì)于檔案方面的管理工作在此基礎(chǔ)之上有了全新的思路。

2 在當(dāng)前時(shí)代背景下企業(yè)內(nèi)部檔案通過(guò)信息化管理顯現(xiàn)出的不足之處

2.1 一部分企業(yè)沒(méi)有給予內(nèi)部檔案信息化建設(shè)以足夠的重視程度，缺少必要的資金投入

如果想要保證企業(yè)檔案管理的信息化能夠順利地實(shí)現(xiàn)，那么就必須要有足夠科技含量的硬件以及針對(duì)企業(yè)實(shí)際情況開發(fā)的軟件系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行支撐。電子計(jì)算機(jī)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、掃描設(shè)備的購(gòu)買和檔案信息管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)工作、日常維護(hù)工作以及與時(shí)俱進(jìn)的更新升級(jí)都需要龐大的費(fèi)用作為支撐。并且在企業(yè)日常工作的過(guò)程中，如果始終保持現(xiàn)有的信息化程度，沒(méi)有對(duì)信息化水平做出提升，那么就無(wú)法在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中占據(jù)一席之地，正因如此必須要持續(xù)提升自身的信息化水平，這也就必須要增加資源以及經(jīng)濟(jì)的投入。但是從當(dāng)下我們國(guó)家的實(shí)際情況來(lái)看，有一部分企業(yè)并沒(méi)有給予企業(yè)內(nèi)部檔案信息化管理以高度的重視程度，對(duì)于信息化建設(shè)以及日常維護(hù)和管理方面只有較少的經(jīng)濟(jì)投入，這對(duì)于企業(yè)內(nèi)部檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展來(lái)講造成了阻礙。

2.2 企業(yè)內(nèi)部檔案信息化后真實(shí)性方面存在的不足之處

在企業(yè)內(nèi)部檔案不斷朝向電子化、信息化發(fā)展的過(guò)程中，存在著一項(xiàng)十分值得重視的隱患問(wèn)題，那就是電子檔案的真實(shí)性。影響其真實(shí)性存在問(wèn)題的主要因素主要有以下三點(diǎn)：第一點(diǎn)因素，部分負(fù)責(zé)檔案錄入工作的相關(guān)工作人員因?yàn)樽陨淼囊蛩卮嬖谥患?xì)心的問(wèn)題而使得工作出現(xiàn)了失誤，使得檔案在錄入以及保存的過(guò)程中可能產(chǎn)生失真或者部分缺失的問(wèn)題。第二點(diǎn)因素，軟件系統(tǒng)以及硬件條件的與時(shí)俱進(jìn)，硬件設(shè)備出現(xiàn)故障問(wèn)題，企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的升級(jí)都有可能使得原本的檔案數(shù)據(jù)讀取出現(xiàn)問(wèn)題。第三點(diǎn)因素，在對(duì)紙質(zhì)的檔案通過(guò)數(shù)字化進(jìn)行處理的時(shí)候，如果沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況而選擇合適的技術(shù)以及保存格式，那么也很可能使得電子檔案出現(xiàn)失真的問(wèn)題。

2.3 部分企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)工作人員整體素質(zhì)有待提升

在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間的實(shí)際情況來(lái)看，企業(yè)內(nèi)部運(yùn)用傳統(tǒng)管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中，所需要的管理能力以及水平并不是很高，這就造成了一個(gè)十分值得注意的問(wèn)題，那么就是負(fù)責(zé)檔案管理工作的相關(guān)工作人員缺少較高的整體素質(zhì)，而且其普遍對(duì)于新型信息化的專業(yè)知識(shí)了解較少。當(dāng)下有一大部分企業(yè)在日常進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中，工作人員只是完全依照軟件系統(tǒng)的工作流程進(jìn)行工作，沒(méi)有足夠的管理知識(shí)來(lái)對(duì)新型信息化的硬件設(shè)施進(jìn)行科學(xué)的管理，如果說(shuō)在工作的過(guò)程中硬件設(shè)備出現(xiàn)了問(wèn)題，那么工作人員很難在第一時(shí)間對(duì)其進(jìn)行應(yīng)急的處理。

3 未來(lái)一段時(shí)間企業(yè)內(nèi)部檔案管理信息化管理的新思路分析

3.1 進(jìn)一步提升企業(yè)內(nèi)部檔案信息化方面的經(jīng)費(fèi)投入

企業(yè)內(nèi)部負(fù)責(zé)檔案管理的相關(guān)部門在日常工作的過(guò)程中必須要積極主動(dòng)地作為，盡最大的努力來(lái)對(duì)檔案信息化的實(shí)際優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行宣傳，使企業(yè)內(nèi)部的高層領(lǐng)導(dǎo)人員能夠確實(shí)了解到檔案信息化對(duì)于企業(yè)各項(xiàng)工作帶來(lái)的積極影響，最大程度上爭(zhēng)取企業(yè)對(duì)內(nèi)部檔案信息化工作的經(jīng)濟(jì)支持。對(duì)于檔案信息化建設(shè)所實(shí)際需要的經(jīng)費(fèi)投入總額的相關(guān)問(wèn)題，應(yīng)該在進(jìn)行年度預(yù)算工作以及信息化專項(xiàng)資金所包括的范圍之中添加有關(guān)于檔案信息化工作的經(jīng)費(fèi)，通過(guò)這種方式來(lái)進(jìn)一步保證能夠有足夠的經(jīng)濟(jì)投入來(lái)保障檔案的信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。

3.2 進(jìn)一步加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

企業(yè)保證電子信息檔案安全性的物質(zhì)方面的技術(shù)是其所具備的硬件設(shè)施水平。企業(yè)選擇優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)備可以在很大程度上減少由于硬件故障所帶來(lái)的電子信息檔案的安全問(wèn)題。首先，在硬件選擇是應(yīng)該挑選性能優(yōu)越的存儲(chǔ)設(shè)備。其次，要有計(jì)劃地做好檔案信息的備份，同時(shí)對(duì)備份數(shù)據(jù)的介質(zhì)如光盤、磁帶等進(jìn)行定期的檢查、更新、遷移和轉(zhuǎn)換，以保證備份數(shù)據(jù)的有效。另外，加強(qiáng)安全技術(shù)手段的應(yīng)用。例如使用一些訪問(wèn)控制技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、防火墻技術(shù)、加密技術(shù)等。最后，加強(qiáng)工作人員的安全防護(hù)意識(shí)和能力。

3.3 提升檔案人員的綜合素質(zhì)

信息化背景下企業(yè)檔案管理模式發(fā)生了重大的變化，而且必將伴隨著信息化水平的提高而同步改變。檔案從業(yè)人員需擁有較強(qiáng)的政治，思想，知識(shí)，組織，心理等方面的綜合素質(zhì)，才能擔(dān)任起這一份偉大的歷史重任。檔案工作者要經(jīng)常自覺(jué)參與檔案、信息化等專業(yè)新技術(shù)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，在工作中多與同事互學(xué)交流，積累積淀檔案管理知識(shí)，提升工作者自身的綜合素養(yǎng)，也是這個(gè)新時(shí)代對(duì)檔案工作者的硬性要求。

4 結(jié)束語(yǔ)

伴隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，伴隨著新的企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)，同時(shí)也是一次千載難逢的機(jī)遇，在這個(gè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并在的信息化時(shí)代，檔案工作者應(yīng)該積極主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代潮流，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，改革創(chuàng)新，在信息化大背景下開拓新的企業(yè)檔案管理道路。

參考文獻(xiàn)

[1]崔強(qiáng).淺談信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（3）.

[2]鄭勇.淺談事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化與現(xiàn)代化路徑[J].福建質(zhì)量管理，2016（3）.

[3]謝華英.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)—檔案管理的信息化[J].社會(huì)科學(xué)：文摘版，2016（10）：00246-00246.