國有企業(yè)人事檔案管理信息化發(fā)展趨向的探討

劉興

摘 要：國有企業(yè)的快速健康發(fā)展離不開人力資源管理的大力支持。如今，企業(yè)人事檔案在為企業(yè)尋求人才、開發(fā)人力資源等方面發(fā)揮的作用越來越大，但是在企業(yè)的人事檔案管理中，還是存在著不少問題，比如，投入低、管理的手段落后、得到的信息不周全等等。所以，企業(yè)想要更好地將人事檔案的作用發(fā)揮出來，就要先提高領導的認識，提高人事檔案管理的信息化程度，這樣才能使人才在企業(yè)中創(chuàng)造更好的效益。

關鍵詞：國有企業(yè)；人事檔案；信息化管理；探討研究

不管是在國有企業(yè)還是在民營企業(yè)中，人事檔案管理發(fā)揮的作用都是不可小瞧的，其對促進企業(yè)發(fā)展有著很大的作用。人事檔案的管理主要包括收集、保管、利用人事檔案等活動。人事檔案中主要是記錄每個人的成長經歷、社會關系以及得到過的獎懲，企業(yè)通過這些信息去選聘考核員工[1]。人才是一個企業(yè)的發(fā)展核心，所以，人事檔案的管理相當于直接影響著國有企業(yè)的整體發(fā)展。要想讓國有企業(yè)健康發(fā)展下去，完善人事管理制度是必不可少的。

1 國有企業(yè)人事檔案管理中存在的問題

1）基于人事檔案基礎的建設投入不足，所以導致了管理手段的落后。而企業(yè)發(fā)展的最大目標就是為了追求更大的經濟效益，企業(yè)領導只顧在生產經營中投入大量的資金和時間，忽略了人事檔案管理信息化水平的投入，更甚者，很多領導有一個錯誤的觀念，就是將大量的人力物力放在人事檔案管理中就是浪費，因為人事檔案管理不會帶來直接的經濟效益。長時間累計下來后，如今的人事檔案管理就處于一個不被重視的狀態(tài)[2]。所以我國對于人事檔案的重要性的認知還停留在最原始的階段，既缺乏了管理上的先進性，又制約了我國國有企業(yè)的發(fā)展。

2）目前很多的人事檔案人員對現代化的計算機還有網絡信息化水平的了解不多，導致了工作效率的低下。很多企業(yè)中從事人事檔案管理的工作人員多是一些受到照顧的老人或者不能在生產線上工作的對象，他們的學習能力低，對現代化信息技術了解甚少，或者根本了解不了，于是在一定程度上阻礙了企業(yè)人事檔案管理的發(fā)展。

3）企業(yè)人事檔案管理里中可能會存在不科學的檔案內容，對企業(yè)選擇人才不能提供幫助，沒有實際的參考價值。很多人事檔案管理工作人員在記錄檔案時，只是簡單的記錄了員工的姓名還有文化程度，企業(yè)并不知道他們的特長還有潛力等，并且檔案里也沒有員工的業(yè)績問題，根本不能正確的認識評估他們的能力。再者，人事檔案管理中的條塊分割制影響到人事檔案綜合的效益發(fā)揮，這樣的制度不僅浪費了財力人力，還不能看出員工的真實情況，發(fā)揮不了人事檔案的作用。

4）現代化管理制度不健全，會導致人事檔案產生很多問題。如今的很多企業(yè)都存在著人事檔案管理不規(guī)范的現象。在這些企業(yè)中，因為員工的工作職位升降性很大，還有薪資待遇較為隨意，所以員工的一些信息無法形成書面的資料。這樣子的后果就是給人事管理帶來很多不必要的麻煩[3]?？赡軙霈F有人利用這點來篡改利于自己的信息，還有可能企業(yè)中有人已經離職，但是檔案沒有按照規(guī)定轉遞。

2 加強國有企業(yè)人事檔案管理一些建議

1）加強人事檔案管理的水平；提高檔案管理人員的素養(yǎng)，是提高人事檔案管理水平的根本。首先要重視人事檔案管理人員的信息技術培訓，從事人事檔案管理的工作人員必須要熟練的會相關的軟件；其次就是要實踐和理論結合，也就是讓人事檔案管理的工作人員要在理論知識上進行學習，鍛煉他們掌握知識的能力和解決問題的能力。

2）實現檔案的信息化管理；國有企業(yè)中，人事檔案采用現代信息化的管理模式，能夠有效的提高人事檔案的管理效率和質量，當然這也是今后人事檔案管理的必然發(fā)展路線。因此，為了企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展，企業(yè)有需要為實現信息化管理提供需要的經濟物質條件。

3）實現動態(tài)管理；在人事檔案的管理工作中，怎么去確保人事檔案的真實性和完整性是工作人員工作的關鍵和核心。所以，相關人員在進行工作時，要以嚴謹認真的態(tài)度及時更新檔案信息，并且針對有變動的員工資料進行補充，實時管理人事檔案，保證企業(yè)的正常發(fā)展。

3 國有企業(yè)檔案信息化管理的基本思路

1）制定合理的計劃；企業(yè)在人事檔案管理信息化方向發(fā)展的時候，要先制定合理的總體計劃，適合企業(yè)的發(fā)展，并且在人事檔案的管理過程中，要加強員工的思想認識，了解如今信息化建設的緊迫性[4]。在國有企業(yè)人事檔案管理的信息化建設過程中，要先從根本上更新觀念，培養(yǎng)員工對管理信息的認識。如今的信息和計算機共同發(fā)展的時代，企業(yè)要知道人事檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，將其與人事檔案管理工作緊密結合在一起。

2）培養(yǎng)人才；人才是企業(yè)發(fā)展的核心，加強企業(yè)中檔案管理相關人才的培養(yǎng)，重視創(chuàng)新管理方面，是做好檔案管理工作的基礎要求。并且企業(yè)也要定時培訓工作人員，及時改善工作理念，用自身的優(yōu)秀的人事檔案管理隊伍，去滿足企業(yè)發(fā)展的需求。

3）加快人事檔案基礎設施建設；企業(yè)在人事檔案管理中要好好利用如今的計算機信息化技術，搭建存儲平臺，利用現代化的信息技術，高效率的做好企業(yè)的檔案管理工作。

4）加強人事檔案管理的安全性，員工在使用計算機信息技術時，要保證網絡的安全性，預防網絡中可能存在的安全隱患，為檔案信息的安全做好保障。檔案關系著每一個員工的利益，在任何一個環(huán)節(jié)都要認真仔細排查。因此，利用先進技術的同時要注意其中的弊端。加強對人事檔案工作的管理，應采取有效措施，以積極的態(tài)度預防各種影響人事檔案保密和安全的因素：1.人事檔案管理人員要增強人事檔案安全意識和保密意識；2.不在管理人事檔案的專用電腦上與人聊天；3.不在管理人事檔案的專用電腦上在線觀看視頻；4.不在管理人事檔案的專用電腦上玩游戲；6.及時清理電腦病毒，預防電腦黑客對人事檔案信息安全帶來的威脅，防止泄密。

5）在管理信息化建設的過程中同時要積極整合檔案信息的資源，促進信息化的成果[5]。建立檔案信息系統的共享平臺是國有企業(yè)人事檔案管理信息化的核心，由于信息化建設是一個長久的工作，在建設中要不斷的去學習其他產業(yè)的先進管理制度，取其精華去其糟粕，尋找適合自己企業(yè)的管理制度方法。同時，在信息化的建設過程中還應堅持統籌規(guī)劃、量力向行、循序漸近、實用有效、安全保密的原則。

6）在國有企業(yè)的人事檔案管理信息化建設的過程中還要重視術語的統一和標準規(guī)范性。相比于傳統的檔案管理，國有企業(yè)的人事檔案管理信息化和辦公、生產技術的關系更加明顯、所以需要更專業(yè)的術語，保證檔案管理的準確性。

7）在國有企業(yè)人事檔案管理信息化建設的過程中，更要注重實用性和先進性。在軟件開發(fā)使用的過程中，要本著務實的原則，拒絕按照一味的具體模式實施，要按照企業(yè)發(fā)展的需求，做好檔案管理的創(chuàng)新性，重視其實用性[6]。檔案的信息化管理是國企做好檔案管理的關鍵。國有企業(yè)要認清自身的優(yōu)缺點，積極學習先進的管理策略，實現檔案的信息化管理。

4 結語

國企中人事檔案管理的工作是必須做的，檔案的信息化管理是企業(yè)發(fā)展的基礎?？偠灾?，加快國有企業(yè)人事檔案管理的信息化步伐，對推動企業(yè)人力資源 更 好地為企業(yè)服務，有著十分重要的作用，理應引起國有企業(yè)負責人的高度重視。

參考文獻

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