【摘 要】隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”趨勢的發(fā)展,干部人事檔案必然由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)變。實踐證明,數(shù)字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率,有利于紙質(zhì)檔案的保存,更有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平。筆者面對干部人事檔案管理現(xiàn)狀與存在的軟件滯后現(xiàn)實需求、管理人員與檔案量不匹配、實體檔案磨損嚴重等問題,提出全面實施干部人事檔案數(shù)字化。建立干部人事檔案電子庫,必須轉(zhuǎn)變觀念,樹立干部人事檔案信息化意識,建立干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)及安全保障體系。
【關鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;干部人事檔案;數(shù)字化;信息化管理
【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1671-1270(2019)12-0001-02
“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”是以檔案數(shù)字化為基礎,依托現(xiàn)代信息技術所形成的智慧化、知識化、個性化、人性化的檔案服務互聯(lián)網(wǎng)平臺?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的主要特征是跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動、重塑結(jié)構、尊重人性、開放生態(tài)、連接一切,它深刻地影響和促進著社會的發(fā)展與變革。干部人事檔案作為國家檔案的重要組成部分,如何在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的戰(zhàn)略目標和發(fā)展方向上積極創(chuàng)新驅(qū)動,尊重人性,又不失干部人事檔案歷來恪守的“高冷”,在確保其安全性和保密性的前提下,更好地發(fā)揮服務功能,是我們每一位干部人事檔案工作者必須認真思考的問題。
一、干部人事檔案的特性、管理現(xiàn)狀與存在問題
(一)干部人事檔案及特性
干部人事檔案是在組織人事管理活動中形成的,經(jīng)組織審查或認可的,記錄、反映干部個人經(jīng)歷和德能勤績亷的,以干部個人為單位立卷歸檔保存的文字、音像等形成的檔案。目前,干部人事檔案以紙質(zhì)文字檔案為主。真實性、完整性、動態(tài)性、機密性是干部人事檔案的基本特征。真實性體現(xiàn)在凡是屬于歸檔的材料必須經(jīng)過組織部門審查和認可,凡是屬于歸檔材料必須符合有關政策規(guī)定,凡是屬于歸檔材料必須經(jīng)過認真審核。完整性表現(xiàn)在干部人事檔案的內(nèi)容應當全面反映干部個人的全面情況與全部歷史。動態(tài)性則是從干部個人在不斷地成長,歷史在不斷地變化,檔案在不斷地產(chǎn)生三個方面來展現(xiàn)。機密性歷來被奉為干部人事檔案的上賓,《干部檔案工作條例》明確規(guī)定,“在干部檔案管理工作中,必須貫徹執(zhí)行黨和國家有關檔案、保密的法規(guī)和制度,嚴密保管,確保干部檔案的完整與安全”,干部人事檔案是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù),限于組織掌握與使用,關系到組織對干部個人的提拔與任用,涉及干部民生方面的信息,也要經(jīng)過組織部門許可,方能查閱。
(二)干部人事檔案管理現(xiàn)狀與存在問題
1.軟件滯后現(xiàn)實需求。我校干部人事檔案管理軟件使用的是“南大之星”,而“南大之星”是專門為高校綜合檔案設計開發(fā)的軟件,干部人事檔案是順便“揩油”,因而在使用過程中,存在不少的缺陷。
南大之星檢索干部人事檔案的流程是:
錄入姓名,查出柜號,然后再按圖索驥,從標示好的檔案柜中調(diào)出實體檔案,按需要項目查找后復印、蓋章,辦理完畢再將實體檔案放回檔案柜。
2.管理人員與檔案量不匹配。我校干部人事檔案專職管理員1人,負責全校3000余卷干部人事檔案管理。干部人事檔案與其它檔案一樣,利用服務是其重要的功能。高校干部人事檔案的服務主體分為公私兩部分。對公而言,主要是學校各職能管理部門,包括組織部、人事處、校辦、離退處、工會等等,內(nèi)容涉及職工的信息審核、任用提拔、退休辦理、去世仆告,是組織行為。以2015年10月我校按中共中央組織部精神開展的干部專項審核工作為例,學校對在職副處級以上161名領導干部逐一進行了“三齡兩歷一身份”核查。2016年開展的黨員信息普查,全校教工黨員包括離退休黨員共2078人進行了全面查核,范圍涉及黨員的入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、政審材料、出生年月,積極分子考察等,信息核查后反饋各教工支部,教工黨員核實后,若有疑問的還要翻查,來回多次反復,查詢量之大前所未有。更名(成都學院更名為成都大學)工作是近年來學校的中心工作,為迎接2018年3月份教育部專家來校核查更名,僅學校1205名在崗專任教師“高校教師資格證”核查一項,人事處就翻閱了165卷有疑問的在崗專任教師的干部人事檔案。對私而言,干部人事檔案主要涉及教工的個人需求,如職稱評審、學歷晉升及各類資信證明等,特別是青年教師的父母異地戶口落戶、臨時居住證辦理,小孩入托入學等各類公證證明,都需要檔案館出具原始信息,隨著時代的發(fā)展,民生這方面的需求量將在干部人事檔案的查閱中占據(jù)越來越重的份額。
3.查閱量大,磨損嚴重。干部人事檔案保存期限是永久性的。傳統(tǒng)的干部人事檔案儲存媒介絕大多數(shù)是紙質(zhì)檔案,紙質(zhì)檔案的保管有嚴格的環(huán)境要求,在利用服務過程中如果翻閱量過大,翻閱頻率過高,勢必造成對紙張的嚴重磨損,不利于永久性保存。
二、互聯(lián)網(wǎng)+時代,干部人事檔案數(shù)字化實踐
2006年中共中央組織部發(fā)布了《全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》,對干部人事檔案數(shù)字化工作進行了安排。作為高校,由于這塊工作沒有主管部門硬性要求,學校對干部人事檔案數(shù)字化工作也一直按兵不動,固守著傳統(tǒng)的管理方式。然而,在我們的實際工作中,傳統(tǒng)的工作方式已不能滿足日益增加的查詢量,數(shù)字化工作不可回避地提上了工作日程。學校檔案館將干部人事檔案數(shù)化納入2017年年度工作目標。
(一)納入目標,增加投入
領導重視,增加投入。2017年學校在數(shù)字化方面增加了對檔案館的投入,干部人事檔案數(shù)字化專項經(jīng)費投入預算2萬元,對全校中層干部及部分專家教授干部人事檔案200卷進行數(shù)字化。
(二)嚴格合同,確保質(zhì)量
按照人事檔案保密規(guī)則,通過公開競標,嶙選具有保密資質(zhì)及經(jīng)驗豐富的數(shù)據(jù)公司,將干部人事檔案數(shù)字化整體外包,并將《干部數(shù)字檔案標準(試行)》納入合同條款,確保數(shù)字化質(zhì)量。
(三)完善手續(xù),全程監(jiān)管
為了確保安全,我們對200卷數(shù)字化檔案實施全程監(jiān)管。管理人員提前制作數(shù)字化檔案名冊清單,按清單提前提取實體檔案,作好出入庫記錄,辦理實體檔案交接手續(xù)。數(shù)據(jù)公司對每一卷人事檔案通過目錄建庫,整理編碼,圖像掃描,圖像處理,打印目錄,數(shù)據(jù)壓縮等技術手段將紙質(zhì)檔案材料轉(zhuǎn)換為電子檔案,由檔案館驗收合格后備份,建立電子檔案庫。數(shù)字化后的電子檔案與實體紙質(zhì)檔案完全一樣,可以通過電腦查閱每卷干部人事檔案的各項內(nèi)容,可以掃描,也可以打印,高效便捷。
三、互聯(lián)網(wǎng)+時代,干部人事檔案數(shù)字化的意義與啟示
(一)轉(zhuǎn)變觀念,樹立干部人事檔案信息化意識
干部人事檔案之所以未能數(shù)字化,一方面是過分強調(diào)其保密性,將干部人事檔案束之高閣,另一方面是思想過分保守,保密有余,開放不足。2017年,我校對干部人事檔案數(shù)字化探索性地進行了實踐,雖然還處于起步階段,但是收效明顯。成都大學作為成都市管轄的城市綜合性大學,干部人事檔案管理按照成組通【2017】75號《中共成都市委組織部關于印發(fā)(市級各部門管理的干部人事檔案數(shù)字化工作實施方案)的通知》精神,今后將在市委組織部的統(tǒng)一領導下,以提供更加準確、方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的電子化干部閱檔服務為方向,擬從2018年起逐步將干部人事檔案全部數(shù)字化,建立電子檔案,高效地發(fā)揮服務功能。
(二)建立科學的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)
保證資金,加大投入。學校加大了干部人事檔案信息化管理力度,首先投入專項資金更換干部人事檔案專業(yè)軟件,其次,加大建立干部人事檔案電子檔案庫工作力度,今年預算投入數(shù)字化專項經(jīng)費7萬元。
建立管理系統(tǒng)。干部人事檔案管理是一個系統(tǒng)工程,依托學校校園網(wǎng),構建以檔案館為資源中心的干部人事檔案網(wǎng)絡化管理體系,將干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)植入學校OA辦公自動化系統(tǒng),設置管理權限,按級別、分部門、分崗位授權,通過網(wǎng)絡安全驗證系統(tǒng),實現(xiàn)校內(nèi)遠程查檔閱檔功能,提高服務功效與管理
水平。
(三)建立安全保障體系,確保保密性和安全性
加強網(wǎng)絡建設。干部人事檔案管理必須把安全性放在首位,信息化管理給我們帶來便利的同時,也給保密性及安全性帶來隱患,防止黑客攻擊,修復安全漏洞這些專業(yè)性要求極高的網(wǎng)絡安全問題,檔案管理人員是沒有能力應對的,網(wǎng)絡管理中心負責全校網(wǎng)站管理,經(jīng)學校統(tǒng)籌,將安全職責劃歸網(wǎng)絡管理中心,安全測試和安全漏洞修復由專業(yè)性極強的網(wǎng)管人員全權負責,網(wǎng)絡安全得到保障,安全隱患得以消除,人事檔案實現(xiàn)了“安全第一”的目的。權限設置。網(wǎng)絡安全的前提下,為達到資源共享,嚴格設置訪問權限,采用身份鑒別、權限設置等系列措施,防止人事檔案信息泄露,保障信息安全。建立信息資源備份制度。避免因外力等不確定因素導致故障,造成數(shù)據(jù)丟失,建立信息資源備份制度。
四、結(jié)論
干部人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向數(shù)字化、信息化管理方向轉(zhuǎn)變,表面看是一次工作方式的改變,實際上是觀念的變革與創(chuàng)新,實踐證明,數(shù)字化、信息化管理有利于提高干部人事檔案管理的工作效率,有利于紙質(zhì)檔案的保存,更有利于提高高校信息現(xiàn)代化管理水平。
【參考文獻】
[1]田偉,韓海濤.實現(xiàn)我國“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”關鍵問題芻議.中國檔案,2015(12).
[2]閆麗俠,董漢良.互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下檔案工作服務模式探索.現(xiàn)代情報,2016(06).
【作者簡介】
舒濤(1964~)女,副研究館員,研究方向:干部人事檔案管理。