周安寧 趙紅兵
摘 ?要:檢察檔案具體包括訴訟檔案、司法鑒定檔案以及文書檔案等多個種類,其內(nèi)容包括法律文書、案件來源材料以及證據(jù)材料。信息化管理工作的開展,對于提高檢察檔案管理工作效率和工作質(zhì)量有著積極的影響?;诖?,本文結(jié)合檢察檔案信息化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行分析,了解其影響因素,探討其解決方法,探討檢察檔案信息化管理的新思路。
關(guān)鍵詞:檢察檔案;信息化管理;應(yīng)用成效
前言:檢察檔案詳細(xì)記錄了檢察機(jī)關(guān)既往的工作情況,具有特定的法律效力,其對于檢察工作的開展具有指導(dǎo)性的作用。為了提高檔案管理的工作效率,避免出現(xiàn)疏漏和差錯,應(yīng)該將先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用進(jìn)來,推動檢查檔案的信息化建設(shè),進(jìn)一步開發(fā)檢察檔案的功能和價值。而在檢察檔案信息化管理中,還存在著諸多缺陷和不足,有待做出改進(jìn)。
1.阻礙檢察檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的相關(guān)因素
1.1紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接問題
在檢察檔案信息化管理中,需要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上,應(yīng)用電子檔案,以電子文檔、圖片等形式予以呈現(xiàn),經(jīng)由計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱,減少對紙質(zhì)檔案的使用,有利于紙質(zhì)檔案的長期保存。但是在檢察檔案信息化管理工作中,紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接存在著一定的問題,缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和完善的規(guī)劃,具體包括錄入方式的選擇、儲存與備份空間的標(biāo)準(zhǔn)以及大文件的歸檔保存要求。由于紙質(zhì)檔案所涉及內(nèi)容較為繁多、復(fù)雜,無論是人工錄入系統(tǒng),還是進(jìn)行掃描儲存,都存在很大的難度,需要更多的工作人員參與進(jìn)來,同時對于軟件性能提出了更高的要求,影響到紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接。
1.2檔案服務(wù)質(zhì)量差
在檢察檔案信息化管理工作中,相關(guān)工作人員將工作的重點(diǎn)放在了管理層面,按照管理制度和法律法規(guī)的要求,做好檔案材料的收集、整理、鑒定以及歸檔等各項(xiàng)工作,但是卻忽視了檔案服務(wù)工作,檔案資源未能得到充分的開發(fā)和利用,更多的是將其視為歷史資料,顯然與檢察檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不相符合。
1.3缺乏專業(yè)化的管理人員
在檢察機(jī)關(guān)檔案部門,其管理人員配置較少,部分管理人員則是由辦公室工作人員兼職,在檔案管理工作中,其專業(yè)水平有所欠缺。面對繁重的工作量,管理人員往往疲于應(yīng)對。與此同時,檢察檔案管理人員對于檔案的開發(fā)利用缺乏一定的認(rèn)識,更多的局限于檔案的收集、整理和存檔。另外,很多檢查檔案管理人員在信息技術(shù)的掌握上較為欠缺,檢查檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)維工作不到位,這在很大程度上制約了檢察檔案的信息化發(fā)展。
2.檢察檔案信息化管理的新思路
在檢察檔案信息化管理的實(shí)際工作中,還存在著很多問題,對于檢察檔案信息化建設(shè)進(jìn)程形成妨礙。在檢察檔案管理工作中,其檔案內(nèi)容涉及到訴訟、司法鑒定、閱卷筆錄等多方面的內(nèi)容,其工作量巨大。與此同時,檢察檔案內(nèi)容還關(guān)系到案件當(dāng)事人的權(quán)益,不得產(chǎn)生疏漏與差錯,檔案管理部門承擔(dān)著重要的責(zé)任??紤]到上述因素,在檢察檔案信息化管理中,需要對既往工作中的不足之處進(jìn)行改進(jìn),轉(zhuǎn)變思路,推動檔案管理的信息化建設(shè),進(jìn)一步提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率,減輕檔案管理人員的工作壓力,并保障案件當(dāng)事人的合法權(quán)益。
2.1加強(qiáng)資源整合
云南省人民檢察院在檢察檔案信息化管理中,通過加強(qiáng)資源整合,促進(jìn)其紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接。由檔案部門對檢察檔案進(jìn)行立卷分類。該過程中,需要明確必須歸檔的文書材料以及應(yīng)剔除的文書材料。在檔案材料歸檔后,進(jìn)行掃描儲存,形成電子文檔和圖片,儲存在信息系統(tǒng)當(dāng)中,并專門建設(shè)其機(jī)讀目錄和數(shù)據(jù)庫,建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn),更加高效、便捷的執(zhí)行檔案管理工作。在紙質(zhì)檔案的管理工作中,需要妥善保存檔案,注意防潮、防霉以及防蟲鼠。而對于電子檔案的儲存與管理,則需要做好防潮、防磁措施,并進(jìn)行備份,避免檔案資料丟失。在檢察檔案信息化建設(shè)中,還需要重視其安全性。在信息系統(tǒng)中安裝殺毒軟件和防火墻,預(yù)防潛在的網(wǎng)絡(luò)威脅。在調(diào)取檔案資料時,管理人員需要輸入用戶名和密碼,取得權(quán)限后方可進(jìn)行查閱
2.2提高檔案服務(wù)水平
檢察檔案信息化管理工作的開展,主要服務(wù)于檢察業(yè)務(wù)工作。為了充分發(fā)揮其檢察職能,需要進(jìn)一步提高檔案服務(wù)水平,深入進(jìn)行開發(fā)和利用。在檔案中挖掘信息,為相關(guān)案件的辦理提供參考與指導(dǎo),充分發(fā)揮檔案的功能和價值。檢察檔案管理的信息化發(fā)展,檔案信息的收集、整理、歸檔更加方便快捷,還可以根據(jù)檢察工作中的實(shí)際需要,登錄信息系統(tǒng)進(jìn)行查詢。該過程中,真正做到了檔案管理和檔案服務(wù)的兼顧。
2.3加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)
加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn),提高其在檢察檔案信息化管理中的專業(yè)化程度。云南省為了推動其檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化管理,開設(shè)全身檢查機(jī)關(guān)的檔案培訓(xùn)班。在學(xué)習(xí)的過程中,檢察機(jī)關(guān)工作人員對于檢察檔案信息化管理有著全面的了解,并認(rèn)識到檢查檔案在執(zhí)法辦案中的重要作用。同時學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)和理念,熟練掌握信息系統(tǒng)的操作方法。增加檢察機(jī)關(guān)檔案部門人員配置,培養(yǎng)專業(yè)化的檔案管理人才。
結(jié)論
綜上所述,在檢察檔案信息化建設(shè)中,為了解決紙質(zhì)檔案與電子檔案的銜接問題,并提高檔案服務(wù)質(zhì)量,需要對檢察檔案信息管理的理念、方法進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。加強(qiáng)資源整合,重視管理人員的培訓(xùn),進(jìn)而提升檔案服務(wù)的專業(yè)化水平,減少檢查檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程中的干擾因素,其對于檢察事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步有著積極的影響。
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(作者單位:淮安市人民檢察院)