大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化建構(gòu)探討

馮江博

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)和信息化管理的不斷發(fā)展和普及，高校檔案管理信息化建構(gòu)也獲得了一系列的支持，逐步邁向了成熟。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理信息化是必然之舉，只有這樣才能符合時代的要求，才能跟上發(fā)展的步伐。現(xiàn)代化的高校檔案管理中，對各個工作環(huán)節(jié)都有更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化的要求，這也是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)要素。高校在科研和教育中會誕生很多的檔案資料，在當(dāng)下的大數(shù)據(jù)時代中，這些檔案資料的管理和利用也是目前丞待解決的問題。文章以大數(shù)據(jù)背景為前提探討了高校檔案管理信息化建構(gòu)的具體方法和策略，并探析了大數(shù)據(jù)時代的主要特征，以期為高校檔案現(xiàn)代化管理提供更多的參考信息。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校檔案管理;信息化;建構(gòu)策略

新世紀(jì)以來，計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)都取得了長足的發(fā)展，而與大數(shù)據(jù)相關(guān)的各項技術(shù)更是日漸成熟，逐漸被應(yīng)用到越來越多的領(lǐng)域。大數(shù)據(jù)具有極強(qiáng)的數(shù)據(jù)收集能力，并且還能對龐大的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行整合，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的，讓人們獲得信息的成本和難度都得以大幅度降低，從而受到了很多行業(yè)和領(lǐng)域的歡迎。我國當(dāng)下已經(jīng)正式邁進(jìn)了大數(shù)據(jù)時代，在大數(shù)據(jù)背景下，我國高校的檔案資料作為最重要的信息資源之一，與時代背景正式接軌更是勢在必行，本文將重點討論高校檔案管理信息化的具體建構(gòu)策略。

一、大數(shù)據(jù)的特征分析

當(dāng)下物聯(lián)網(wǎng)和云計算以及大數(shù)據(jù)都逐漸走進(jìn)了人們的生活，科學(xué)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)也在飛速發(fā)展中，目前大數(shù)據(jù)的發(fā)展和應(yīng)用受到了越來越多人的關(guān)注。通過對大數(shù)據(jù)的深入分析，學(xué)術(shù)界目前普遍認(rèn)為大數(shù)據(jù)具有四個主要特征：其一是量級，也就是擁有龐大的數(shù)據(jù)體量，可以從TB級提升到PB級或以上。其二是速度，大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)生成用時非常短，且整合和處理數(shù)據(jù)的速度也極快。其三是多樣性，大數(shù)據(jù)擁有的數(shù)據(jù)類型呈現(xiàn)出明顯的多樣性，這種多樣性包括了數(shù)據(jù)的來源方式、生成類型和格式以及數(shù)據(jù)本身等。其四是價值，大數(shù)據(jù)的價值密度較低，大數(shù)據(jù)在生成數(shù)據(jù)時非常迅速，且數(shù)據(jù)體量龐大，所以有效數(shù)據(jù)和無效數(shù)據(jù)會出現(xiàn)一定程度的混雜，進(jìn)而讓大數(shù)據(jù)的價值密度受到了影響。大數(shù)據(jù)目前需要將業(yè)務(wù)邏輯和高級算法相結(jié)合才能不斷提升數(shù)據(jù)的價值密度，這也是丞待解決的問題。所以，大數(shù)據(jù)的普遍特點就是數(shù)據(jù)體量龐大且處理速度快，還有明顯的多樣性。面對海量的數(shù)據(jù)源，需要運用更快更有效的技術(shù)才能從中找出潛在的邏輯和規(guī)律，進(jìn)而為事物的發(fā)展提供判斷依據(jù)，最終達(dá)到辨明方向和預(yù)估的目的。

二、分析大數(shù)據(jù)背景下構(gòu)建高校檔案管理信息化的必然性

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用價值逐漸受到了人們的認(rèn)可，通過大數(shù)據(jù)可以獲取新的認(rèn)知，也能讓人們不斷創(chuàng)造出新的價值，更能改善市場和政府與公眾之間的關(guān)系。大數(shù)據(jù)的發(fā)展對檔案信息化建構(gòu)提出了新的挑戰(zhàn)，不能只停留在以往數(shù)字化的階段，而是要邁向新的數(shù)據(jù)化階段。根據(jù)目前的發(fā)展趨勢來看，檔案管理信息化建構(gòu)必須要通過大數(shù)據(jù)來實現(xiàn)，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)才能在高校海量的檔案信息資源中挖掘出潛在的價值，進(jìn)而才能提供更多的利用服務(wù)。

1.符合當(dāng)下的社會發(fā)展要求

信息化是高校檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)條件，高校檔案管理工作必須與信息化高度結(jié)合才能制定出更加科學(xué)合理的管理制度，以此為前提才能確保信息的安全和有序，進(jìn)而讓管理工作更加有效和高效。以往的收集和搜索方式已經(jīng)邁向了現(xiàn)代化，信息管理因而更加有效，同時讓信息儲存也更加的規(guī)范化。高校目前正處在現(xiàn)代化改革和建設(shè)中，所以高校檔案信息化管理就成為了大數(shù)據(jù)背景下的必然發(fā)展趨勢，更是符合當(dāng)下的社會發(fā)展要求。

2.能夠提升服務(wù)和效率

截至目前，很多高校其實都已經(jīng)順應(yīng)了時代的發(fā)展，在檔案信息化管理中應(yīng)用了與大數(shù)據(jù)相關(guān)的各類軟件，且受到了本校師生和社會各界人士的一致好評。通過實踐應(yīng)用發(fā)現(xiàn)，這些軟件能有效提升檔案管理工作的效率，還能讓檔案信息發(fā)揮更多的價值，也為師生提供了更加便利的服務(wù)，從而讓高校檔案管理信息化邁上了新的臺階。

3.能提升檔案的利用效能

借著目前的互聯(lián)網(wǎng)和計算機(jī)技術(shù)，加上大數(shù)據(jù)背景，能讓高校將龐雜的科研和人才培養(yǎng)以及服務(wù)社會等檔案資料進(jìn)行整合處理，進(jìn)而打造出信息化檔案資源庫。龐大而完整的信息化系統(tǒng)能讓分享范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，也提升了檔案信息的利用效能，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供了光明前景。計算機(jī)技術(shù)讓檔案資源邁向了信息化，將大量的文字和數(shù)據(jù)以及圖表都匯入了知識的海洋，可以打造出各種科學(xué)模型，還能呈現(xiàn)出相應(yīng)的規(guī)律性，以二進(jìn)制的方式儲存于計算機(jī)中，整合處理之后就能為公眾提供更多的瀏覽服務(wù)，讓檔案信息的效能進(jìn)一步增強(qiáng)。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理信息化的建構(gòu)策略

1.運用現(xiàn)代化的信息管理方法

需要運用云計算技術(shù)，大數(shù)據(jù)的主要技術(shù)就是云計算，云計算能夠同時應(yīng)對多個數(shù)據(jù)端口，并對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和分析，從而挖掘出人們指定的數(shù)據(jù)或者計算待遇。云計算技術(shù)自身的優(yōu)勢非常突出，其一是低成本;其二是高度虛擬化，一臺計算機(jī)甚至是一部手機(jī)就能應(yīng)對，人們借助互聯(lián)網(wǎng)就能輕易獲取想要的數(shù)據(jù)信息。其三是非常靈活，每個用戶的需求都有所不同，而云計算技術(shù)具有個性化的定制服務(wù)。其四是存儲方便，獲取的數(shù)據(jù)可以通過云儲存快速實現(xiàn)存儲。

還需要運用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代后，高校檔案想要快速獲得有價值的信息資源就需要通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來實現(xiàn)?？梢詫Ω咝n案的利用人群進(jìn)行深入分析，分析內(nèi)容包括人群的知識結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)偏好以及性格特點等，用該項技術(shù)挖掘出相應(yīng)的信息并儲存到系統(tǒng)當(dāng)中，這樣可以實現(xiàn)個性化的檔案服務(wù)。還可以通過門戶網(wǎng)站來搜集和挖掘數(shù)據(jù)，將用戶端的所有操作數(shù)據(jù)整合起來，并對數(shù)據(jù)包進(jìn)行分析和匯總，將結(jié)論儲存到數(shù)據(jù)庫中，從而為個性化服務(wù)打下了堅實的基礎(chǔ)。

電子標(biāo)簽也是不可缺少的部分，電子標(biāo)簽其實是一個特殊的芯片，可以將檔案信息植入到該芯片中，相應(yīng)的檔案管理軟件就能對此進(jìn)行自動化管理。該芯片的使用能讓檔案的讀取和登記工作更加快速便捷，且該芯片具有唯一性，因而更容易被標(biāo)識，在檔案的利用和統(tǒng)計工作中能取得更好的應(yīng)用效果，讓工作效率進(jìn)一步得到了提升。

2.建構(gòu)統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)背景下，建構(gòu)統(tǒng)一的信息化管理系統(tǒng)所指的并不僅是本校，應(yīng)該要將國內(nèi)所有的高校信息進(jìn)行整合與共享，打造出全國性的海量數(shù)據(jù)庫?？梢詾槊總€高校師生設(shè)置自己的登錄賬號，并對訪問權(quán)限進(jìn)行合理的設(shè)置，同時還需要加強(qiáng)信息管理人員的隊伍建設(shè)，讓檔案信息管理工作擁有明確的發(fā)展規(guī)劃和目標(biāo)。人才使用機(jī)制也需要進(jìn)一步完善，根據(jù)發(fā)展需要來調(diào)整培訓(xùn)計劃和人才引進(jìn)機(jī)制，要敢于突破以往的檔案管理方法，注重人員的計算機(jī)能力培訓(xùn)，并制定相應(yīng)的激勵機(jī)制，以此來調(diào)動工作人員的積極性。此外，相關(guān)管理部門還需要積極促進(jìn)與其他單位的合作，要充分認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性和必要性，并對此項工作加以重視和加強(qiáng)推廣。高校中的其他部門也要積極配合檔案信息化管理部門的工作，在計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的幫助下及時更新和上傳資料，讓高校的相關(guān)考評工作得以順利進(jìn)行。

3.完善相關(guān)法律法規(guī)

高校檔案管理需要相關(guān)法律法規(guī)作為支撐才能順利進(jìn)行，在法律法規(guī)的基礎(chǔ)上制定出統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如此才能讓管理具有強(qiáng)制性的特點，也有利于提升檔案的利用效能，讓我國高校的檔案管理水平得以快速提升，進(jìn)而朝著現(xiàn)代化和科學(xué)化的方向發(fā)展。數(shù)據(jù)挖掘可以先通過客戶端來收集，對用戶的終端操作進(jìn)行記錄，形成數(shù)據(jù)包之后再進(jìn)行深入的分析和分類，將得出的結(jié)論妥善保存，通過大量的終端用戶信息收集，最終為個性化服務(wù)提供可靠的依據(jù)，也是數(shù)據(jù)挖掘的意義所在。

4.加強(qiáng)相關(guān)知識宣傳和管理隊伍建設(shè)

高校的檔案管理系統(tǒng)關(guān)乎每個師生的切身利益，也是大數(shù)據(jù)背景下的必然發(fā)展趨勢。因而準(zhǔn)入檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)需要每個人都作出努力，相關(guān)管理部門應(yīng)該加強(qiáng)知識宣傳，讓高校的每一個人都擁有檔案信息化管理意識，才能為我國高校的檔案信息化管理提供必要基礎(chǔ)條件。

現(xiàn)代化的高校檔案信息管理需要一支復(fù)合型的管理隊伍，因為當(dāng)下的高校檔案信息化管理系統(tǒng)是一種高新技術(shù)，所涉及的項目較多，包括通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。所以相關(guān)的工作人員也就需要具備一定的通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時還要精通檔案管理知識。高校在建設(shè)檔案管理隊伍時不但要對現(xiàn)有的人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提升現(xiàn)有人員的技術(shù)水平和綜合素質(zhì)，還要視具體情況來引進(jìn)相關(guān)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才和專業(yè)檔案管理人才。檔案信息化管理要結(jié)合未來的發(fā)展趨勢，對涉及該領(lǐng)域的人員進(jìn)行整體培訓(xùn)，不但要掌握更加專業(yè)的管理知識，還要制定出合理的考核與獎罰機(jī)制，改變以往的傳統(tǒng)管理方式，充分調(diào)動工作人員的積極主動性，注重培訓(xùn)的質(zhì)量和效果，盡力提升其綜合素質(zhì)。在提供個性化服務(wù)時要更加人性化，可以制定出相應(yīng)的調(diào)查問卷，對師生的真實需求進(jìn)行了解，也可以提供一些咨詢服務(wù)，盡快提升服務(wù)態(tài)度和質(zhì)量，為廣大師生提供更加熱情和人性化的服務(wù)，從而進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。

四、小結(jié)

高校事業(yè)的發(fā)展離不開檔案信息化管理，尤其在大數(shù)據(jù)的背景下更是不容忽視，大數(shù)據(jù)對高校檔案管理工作提出了新的要求，同時也提供了新的發(fā)展機(jī)會。檔案管理信息化建構(gòu)是一項繁復(fù)的工作，高校需要結(jié)合自身特點進(jìn)行宏觀和微觀調(diào)控，運用科學(xué)合理的方法和現(xiàn)代化技術(shù)手段，才能實現(xiàn)檔案管理信息化系統(tǒng)的構(gòu)建，進(jìn)而為推動高校發(fā)展提供力量。

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