大數(shù)據(jù)時(shí)代下實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案電子信息化管理的思考

馮峰

[摘要] 隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，目前已經(jīng)全面進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法使醫(yī)院的發(fā)展需求得到滿足，醫(yī)院要想得到健康穩(wěn)定的發(fā)展，必須創(chuàng)新人事檔案管理的方式?；诖耍撐幕诖髷?shù)據(jù)時(shí)代的背景，對(duì)醫(yī)院電子信息化人事檔案管理模式進(jìn)行了研究，并結(jié)合實(shí)際情況，探究了提升醫(yī)院人事檔案管理電子信息化的措施，以期對(duì)我國(guó)醫(yī)院的人事檔案管理工作能夠提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞] 大數(shù)據(jù)時(shí)代;信息化管理;醫(yī)院人事檔案

[中圖分類號(hào)] TU246.1+81 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）02（a）-0078-03

Thinking on Realizing Electronic Information Management of Hospital Personnel Files in the Big Data Era

FENG Feng

Heze Municipal Hospital of Shandong Province， Heze， Shandong Province， 274000 China

[Abstract] With the rapid development of Internet technology， it has now fully entered the era of big data. In the era of big data， the traditional personnel file management model has been unable to meet the development needs of the hospital. To achieve healthy and stable development， the hospital must innovate the personnel file management method. Based on this， based on the background of the era of big data， this paper researches the management mode of hospital electronic information personnel files， and combines the actual situation， explores the measures to improve the electronic information management of hospital personnel files management， to provide some reference for managing the personnel files management of hospitals.

[Key words] Big data era; Information management; Hospital personnel files

人才的培養(yǎng)與開發(fā)是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)近年來取得了很大的發(fā)展，人事管理在其中也發(fā)揮著十分重要的作用。人事檔案能夠?qū)⑨t(yī)院職員的詳細(xì)資料全面反映出來，能夠?yàn)獒t(yī)院評(píng)定職稱以及崗位的分配工作提供有效的參考[1-4]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院人事檔案管理工作也需要朝著信息化、科學(xué)化方向發(fā)展，同時(shí)也為醫(yī)院的可持續(xù)健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1? 醫(yī)院人事檔案電子信息化建設(shè)的重要性

人事檔案電子信息化是醫(yī)院人才戰(zhàn)略的重要保障。醫(yī)療行業(yè)人才的競(jìng)爭(zhēng)變得愈來愈激烈，人事檔案的電子信息化建設(shè)能夠幫助醫(yī)院構(gòu)建集共享與存儲(chǔ)為一體的平臺(tái)，促進(jìn)信息更新速度的不斷提升，這樣，醫(yī)院工作人員就能對(duì)人才信息進(jìn)行快速的查詢，提升了工作效率[5]。此外，電子信息化人事檔案的建設(shè)還能為醫(yī)院人才決策的科學(xué)性提供有效的保證，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)施奠定良好的基礎(chǔ)。

有利于保障人事檔案信息的完整性與安全性[6]。人事檔案的電子信息化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)原始檔案資料的高效處理與存儲(chǔ)，很好地解決了傳統(tǒng)檔案在保存中存在的遺失、磨損等問題。此外，通過電子信息化的人事檔案管理，還能對(duì)人事檔案進(jìn)行授權(quán)訪問或者加密處理，提升了檔案的安全性與保密性[7-10]。

有利于促進(jìn)醫(yī)院人事管理效率的提升。電子信息化人事檔案，能夠解決以往檔案管理復(fù)雜且難以管理的問題，通過建立電子信息化人事檔案，工作人員能夠在很短的時(shí)間內(nèi)，高效完成人事檔案的管理工作，促進(jìn)了工作時(shí)效性的大幅提升，對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理工作整體水平的提升有著十分積極的意義。

2? 醫(yī)院電子信息化人事檔案管理存在的問題

2.1? 缺乏人事檔案電子信息化管理意識(shí)

人事檔案管理工作的推進(jìn)情況與醫(yī)院管理者的重視程度有著直接的關(guān)系。完善的電子信息化管理體系是醫(yī)院人事檔案管理信息化規(guī)范化的一個(gè)重要保證，我國(guó)目前大部分醫(yī)院還沒有實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)[10-14]。制度的問題會(huì)導(dǎo)致信息存在滯后性的問題，同時(shí)也會(huì)影響到人事檔案資料的真實(shí)性與完整性，對(duì)醫(yī)院的人事管理工作也會(huì)產(chǎn)生很大的影響[15]。我國(guó)很多醫(yī)院目前對(duì)于檔案管理方面的法律法規(guī)還沒有進(jìn)行全面的落實(shí)，缺乏科學(xué)有效的制度對(duì)其進(jìn)行約束，從而導(dǎo)致人事檔案電子信息化管理的水平整體偏低，這些問題同時(shí)也會(huì)對(duì)醫(yī)院的正常運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生一定的影響。另一方面，從整體視角來看，部分醫(yī)院檔案管理部門對(duì)人事檔案電子信息化管理工作依然缺乏正確認(rèn)知，沒有意識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的重要意義，人事檔案管理模式無法與信息時(shí)代背景相適應(yīng)。受此影響，大多數(shù)工作人員也對(duì)人事檔案電子信息化管理工作缺乏應(yīng)有的了解，不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)人事檔案資源進(jìn)行管理，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率較為低下[15-17]。

2.2? 缺乏人事檔案電子信息化建設(shè)的投入

醫(yī)院管理層如果沒有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案的電子信息化建設(shè)的重要性，那么也不會(huì)在該工作上投入足夠的資金，在這種情況下，醫(yī)院的人事檔案管理將很難實(shí)現(xiàn)電子信息化的建設(shè)目標(biāo)。調(diào)查顯示，影響醫(yī)院人事檔案信息化順利開展的一個(gè)重要因素就是缺乏資金投入[18]。很多管理者由于思維觀念較為落后，因而在具體的工作中，往往將工作的重心放在日常的醫(yī)護(hù)工作上，忽略了人事檔案的信息化建設(shè)，人事檔案的信息化建設(shè)缺乏有效的支撐，無法取得實(shí)質(zhì)性的進(jìn)展，對(duì)醫(yī)院人事管理的整體水平也造成了很大的影響。此外，部分中小型醫(yī)院會(huì)因?yàn)橘Y金、技術(shù)等方面的限制沒有購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備，陳舊的設(shè)施難以滿足人事檔案電子信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，無法充分發(fā)揮人事檔案管理工作的價(jià)值作用[19-20]。

2.3? 人事檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才

要想滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求，加快醫(yī)院人事檔案電子信息化建設(shè)的進(jìn)程，僅僅依靠軟硬件設(shè)施是難以支撐的，還需要醫(yī)院配備大量專業(yè)的復(fù)合型人才。然而就目前具體的情況來看，很多醫(yī)院并沒有對(duì)該工作引起高度的重視，且在對(duì)崗位和人員進(jìn)行安排時(shí)沒有進(jìn)行全面的分析，工作人員的專業(yè)素質(zhì)普遍較低。在對(duì)人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，且在研究專業(yè)信息方面的能力也不高，沒有充分發(fā)揮出人事檔案管理軟件的功能，僅滿足于信息的簡(jiǎn)單記錄與存儲(chǔ)，工作質(zhì)量一直得不到有效的提升。相關(guān)的調(diào)查表明，大部分醫(yī)院中，人事檔案管理的主要崗位往往由年齡較大且專業(yè)能力較為薄弱的人員負(fù)責(zé)，檔案信息管理的知識(shí)結(jié)構(gòu)有失合理性，同時(shí)對(duì)于信息化檔案管理相關(guān)內(nèi)容的認(rèn)識(shí)較淺，在實(shí)際工作中無法確保檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性，對(duì)于檔案的人事檔案管理工作很難適應(yīng)。除此之外，檔案管理人員對(duì)人事檔案電子信息化管理缺乏全面性了解，在日常工作中，檔案信息化操作技能與信息素養(yǎng)存在一定的欠缺，難免因?yàn)椴僮鞑划?dāng)而導(dǎo)致檔案信息流失[21]。

3? 醫(yī)院電子信息化人事檔案管理的強(qiáng)化策略

3.1? 完善人事檔案信息化建設(shè)管理機(jī)制

優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍能夠?yàn)獒t(yī)院的建設(shè)與發(fā)展提供有效的保障，高質(zhì)量的人力資源管理能夠幫助醫(yī)院解決開發(fā)和管理人才的問題，能夠與大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理電子信息化建設(shè)需求相適應(yīng)。這就需要醫(yī)院高度關(guān)注電子信息化人事檔案管理，建立健全相應(yīng)的管理機(jī)制，對(duì)工作人員的人事檔案管理意識(shí)進(jìn)行不斷的強(qiáng)化，此外，還需要重視激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建，將人事檔案管理人員的工作積極性充分調(diào)動(dòng)起來，使其全身心投身于工作中。醫(yī)院在進(jìn)行信息化人事檔案的過程中，要實(shí)現(xiàn)與既有信息化建設(shè)資源的有機(jī)融合，同時(shí)還要研究醫(yī)療體制改革的發(fā)展趨勢(shì)，確保相關(guān)的制度能夠推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)的順利開展，避免出現(xiàn)人事檔案被隨意篡改的現(xiàn)象，為人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性提供有效的保證。另一方面，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)結(jié)合信息時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)與人事檔案電子信息化管理標(biāo)準(zhǔn)制定科學(xué)的管理制度，同時(shí)，要充分借助信息化技術(shù)對(duì)檔案主題與級(jí)別劃分、檔案管理體制、管理職責(zé)、檔案資料收集和歸檔、檔案文件整理與統(tǒng)計(jì)、檔案信息內(nèi)的保密管理和安全管理、檔案信息資源的開發(fā)與使用、檔案電子信息化管理工作經(jīng)費(fèi)以及檔案信息管理工作的獎(jiǎng)懲進(jìn)行合理規(guī)劃，確保人事檔案電子信息化管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性、合法性與高效性。除此之外，醫(yī)院必須充分引入信息技術(shù)，組建人事檔案電子信息化管理平臺(tái)與安全防護(hù)系統(tǒng)，配置先進(jìn)的硬件設(shè)施與完善的殺毒軟件，以此避免檔案資源被竊取，并運(yùn)用信息技術(shù)組建檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過建立自動(dòng)檢索系統(tǒng)與更新系統(tǒng)來方便檔案調(diào)閱與查詢工作，全面提高檔案信息更新效率[22]。

3.2? 加強(qiáng)資金投入的力度

醫(yī)院的人事檔案資料能夠推動(dòng)人事管理工作的順利有序開展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，醫(yī)院要想確保人事檔案管理工作的順利開展，就需要根據(jù)《全國(guó)檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的具體規(guī)定與要求，擴(kuò)大醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的資金投入，結(jié)合信息化建設(shè)的具體要求，對(duì)配套的軟硬件設(shè)備進(jìn)行及時(shí)的更新，為人事檔案管理工作的開展奠定好物質(zhì)基礎(chǔ)[23]。真實(shí)性與完整性是人事檔案的兩個(gè)關(guān)鍵性指標(biāo)，要對(duì)信息設(shè)備進(jìn)行充分的應(yīng)用，構(gòu)建系統(tǒng)的人事管理信息系統(tǒng)，詳細(xì)記錄醫(yī)院職員的各種信息資料，在保證人事檔案準(zhǔn)確、真實(shí)、全面的基礎(chǔ)上，促進(jìn)其實(shí)用性的不斷提升，使檔案信息的查閱更加方便快捷。這些信息化平臺(tái)的建立與完善都需要資金的支撐。

3.3? 提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要想從整體上提高人事檔案管理的效率，就需要重視工作人員應(yīng)用信息軟件的能力[24]。首先，需要建設(shè)一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊(duì)伍，使其能夠提升電子信息技術(shù)的綜合應(yīng)用能力。此外，還要重視檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，使其能夠符合人事檔案管理崗位的具體要求。其次，要對(duì)在崗人員進(jìn)行系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，使所有人員都能熟練掌握信息軟件的相關(guān)操作能力，并能在實(shí)際的工作中對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用。在對(duì)專業(yè)隊(duì)伍進(jìn)行建設(shè)的過程中，要系統(tǒng)規(guī)劃醫(yī)院人事檔案管理的組織架構(gòu)，使在崗工作人員能夠?qū)⒆陨碇饔^能動(dòng)性充分發(fā)揮出來，不斷提升自身的業(yè)務(wù)能力，更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展需求。再次，醫(yī)院檔案部門必須重視提高檔案管理人員的信息技術(shù)操作水平與職業(yè)道德素養(yǎng)，通過有效的培訓(xùn)活動(dòng)加強(qiáng)檔案工作人員的專業(yè)管理知識(shí)以及對(duì)人事檔案電子信息化管理的正確認(rèn)知，引導(dǎo)檔案管理人員在做好檔案信息安全保密工作的同時(shí)合理開發(fā)檔案資源，利用現(xiàn)有的人事檔案信息規(guī)范企業(yè)日常管理工作，促進(jìn)該院的良好發(fā)展。與此同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)借助信息技術(shù)對(duì)人事檔案電子信息化管理工作進(jìn)行定期考核，避免部分檔案管理人員在實(shí)際工作出現(xiàn)失誤與差錯(cuò)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案工作規(guī)范化[25]。另外，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合檔案電子信息化管理目標(biāo)，對(duì)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)考核工作制定可行的獎(jiǎng)懲制度，這樣有助于激發(fā)檔案管理人員的工作潛能，規(guī)范他們的工作行為，確保他們恪守職業(yè)道德準(zhǔn)則。

4? 結(jié)語

綜上所述，人力資源管理的一個(gè)重要組成部分就是人事檔案管理。人事檔案的電子信息化建設(shè)，能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)，同時(shí)也為醫(yī)院人事檔案管理工作提供了很大的便捷。因此，醫(yī)院要采取有效的措施，實(shí)現(xiàn)人事檔案電子信息化的建設(shè)目標(biāo)，推動(dòng)醫(yī)院的良性發(fā)展。

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（收稿日期：2019-11-06）