如何做好企業(yè)檔案庫(kù)房的管理

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摘要：檔案是企業(yè)組織重要管理資料，記錄了本企業(yè)重要信息，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供完善的參考資料。檔案庫(kù)房是存放檔案的重要場(chǎng)所，確保檔案資源的安全存儲(chǔ)，則必須全面做好檔案庫(kù)房管理工作，改進(jìn)檔案庫(kù)房安全管理模式，嚴(yán)格做到檔案存放登記工作與保密工作，健全檔案庫(kù)房安全管理制度，落實(shí)安全防御政策，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。本文將簡(jiǎn)單分析如何做好企業(yè)檔案庫(kù)房管理工作，希望能為企業(yè)檔案管理提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)組織;檔案庫(kù)房;安全管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1003-9082（2020）07-00-01

檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程的所有信息，為企業(yè)總結(jié)寶貴的管理經(jīng)驗(yàn)，能輔助企業(yè)組織在實(shí)施保密性調(diào)閱檔案資料的同時(shí)制定更完善的經(jīng)營(yíng)管理方案，不斷提高檔案資源利用價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)組織的良好發(fā)展。檔案庫(kù)房是用于存儲(chǔ)檔案的重要場(chǎng)所，其安全管理不容忽視。

一、健全企業(yè)檔案庫(kù)房安全管理制度

從整體結(jié)構(gòu)來(lái)分析，健全企業(yè)檔案庫(kù)房安全管理制度，必須做好三方面的工作，細(xì)化三項(xiàng)基本制度：第一，針對(duì)檔案出入庫(kù)管理工作和全體工作人員制定完善的管理制度。在制定和執(zhí)行該制度的過(guò)程中，需要認(rèn)真登記檔案出庫(kù)和入庫(kù)時(shí)間，同時(shí)，要嚴(yán)格限制檔案出庫(kù)時(shí)間，確保應(yīng)調(diào)閱而出庫(kù)的檔案能及時(shí)收回。檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，做好檔案保密工作，禁止未經(jīng)允許的非工作人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。如果因特殊需要，非工作人員需要持有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的合法證明，在進(jìn)入庫(kù)房的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)全方位陪同非工作人員，做好進(jìn)入人員的姓名、證件、出入時(shí)間和調(diào)閱材料等級(jí)工作。其次，檔案管理人員應(yīng)準(zhǔn)確等級(jí)檔案資料的進(jìn)出量與庫(kù)存量，避免檔案在進(jìn)出與存放過(guò)程中出現(xiàn)丟失和殘缺問(wèn)題。第二，建立庫(kù)存檔案定期檢閱制度。該制度的執(zhí)行宗旨是全方位了解企業(yè)檔案資料的流動(dòng)狀況，查看檔案庫(kù)房是否存在霉變和安全隱患，核對(duì)檔案管理工作是否存在問(wèn)題并及時(shí)解決問(wèn)題。第三，針對(duì)檔案庫(kù)房照明設(shè)備與消防設(shè)備制定安全管理制度。當(dāng)代企業(yè)檔案庫(kù)房均設(shè)有照明設(shè)備和消防設(shè)備，旨在為檔案管理工作提供便利，維護(hù)庫(kù)房消防安全。然而，設(shè)備隨著使用時(shí)間的推移難免出現(xiàn)質(zhì)變問(wèn)題，如果不及時(shí)檢查和修復(fù)存在安全隱患的設(shè)備，必然會(huì)誘發(fā)安全事故。因而，必須針對(duì)照明設(shè)備和消防設(shè)備制定安全管理制度，檔案管理人員應(yīng)正確使用庫(kù)房?jī)?nèi)部設(shè)備，避免因操作不當(dāng)而誘發(fā)的安全隱患。與此同時(shí)，應(yīng)該由專業(yè)技術(shù)人員定期檢測(cè)和維修設(shè)備，以免發(fā)生安全事故。

二、確保庫(kù)房檔案資料存放的有序性和科學(xué)性

做好庫(kù)房?jī)?nèi)部檔案資料的安全存儲(chǔ)工作，必須確保檔案資料存放的有序性和科學(xué)性，對(duì)不同檔案實(shí)施分類存儲(chǔ)，例如將企業(yè)檔案分為人力資源檔案、項(xiàng)目檔案、產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案等，檔案資料排放必須整齊而有序，與此同時(shí)，應(yīng)注意避免強(qiáng)烈的紫外線直射檔案。其次，應(yīng)合理放置檔案柜，盡量提升檔案庫(kù)房空間使用效率，避免出現(xiàn)空間浪費(fèi)問(wèn)題。做好檔案分類與編號(hào)工作之后方能按照對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)放入檔案柜中，切忌檔案混放。一般來(lái)講，大多數(shù)普通檔案均采用豎放方式，這樣方便后期取放，而對(duì)于保密性檔案則需要采用平放方式。此外，對(duì)于非紙質(zhì)版檔案，像光碟、視頻資料、音頻資料等，需要放入電子檔案柜中進(jìn)行保管。

三、控制好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部溫度與濕度

做好檔案庫(kù)房安全管理工作，避免檔案發(fā)生變質(zhì)問(wèn)題，必須科學(xué)控制檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部溫度與濕度，根據(jù)不同季節(jié)對(duì)室內(nèi)溫度和濕度進(jìn)行調(diào)控。通常，在夏季，室內(nèi)溫度不得低于26度，濕度須控制在30%到50%;在冬季，不得高于20度，濕度須控制在30%到60%。

四、做好檔案庫(kù)房安全防御工作

從微觀層次來(lái)看，檔案庫(kù)房安全防御工作主要體現(xiàn)在八個(gè)方面：第一，做好防火工作。檔案管理人員應(yīng)禁止火源物品入庫(kù)，切忌在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙或者使用打火機(jī)。企業(yè)組織必須為檔案庫(kù)房安裝完善的消防安全設(shè)備和火災(zāi)報(bào)警器。第二，做好防水工作。做好該項(xiàng)工作，必須將檔案庫(kù)房設(shè)置在高層建筑或者地勢(shì)較高的區(qū)域，盡量避免庫(kù)房附近出現(xiàn)水源，同時(shí)，對(duì)于高層建筑應(yīng)組裝避雷針和排水設(shè)施，避免雨水流入庫(kù)房?jī)?nèi)。第三，做好防潮工作。管理人員應(yīng)借助智能化儀器設(shè)備全方位監(jiān)測(cè)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部濕度，并根據(jù)監(jiān)測(cè)結(jié)果進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整以做好防潮工作。第四，做好防盜工作。企業(yè)組織必須為檔案庫(kù)房組裝防盜報(bào)警器以避免檔案資源被非法盜竊，同時(shí)，要做好電子檔案保密工作以免檔案信息被不法分子利用網(wǎng)絡(luò)途徑盜取。第五，做好檔案防曬工作。企業(yè)組織應(yīng)合理設(shè)置庫(kù)房，避免紫外線直射庫(kù)房?jī)?nèi)部，為庫(kù)房窗戶設(shè)置防紫外線窗簾。第六，做好防蟲(chóng)工作。在檔案資料入庫(kù)前，應(yīng)防止足量的防蟲(chóng)藥物。入庫(kù)后應(yīng)定期檢測(cè)是否存在蟲(chóng)蛀問(wèn)題，并予以解決，適當(dāng)增加藥物。第七，做好防塵工作。檔案庫(kù)房管理人員應(yīng)定期清潔庫(kù)房和檔案柜，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的整潔、衛(wèi)生。第八，做好防霉工作。檔案管理人員應(yīng)注意為檔案庫(kù)房放置足量的防霉藥物，保持庫(kù)房良好的通風(fēng)條件，及時(shí)除菌，控制好內(nèi)部濕度以免檔案資料發(fā)霉。同時(shí)，要定期檢測(cè)檔案是否存在發(fā)霉現(xiàn)象并在第一時(shí)間內(nèi)解決發(fā)霉問(wèn)題。

五、加強(qiáng)檔案信息化安全管理建設(shè)

順應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，提高企業(yè)檔案管理效率，加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)，檔案管理人員應(yīng)集合大數(shù)據(jù)技術(shù)、自動(dòng)檢測(cè)技術(shù)、自動(dòng)掃描技術(shù)和計(jì)算機(jī)自動(dòng)化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建完善的檔案管理平臺(tái)，從而為檔案信息化管理工作提供良好的技術(shù)保障。其次，檔案管理人員應(yīng)重視做好檔案資料保密工作，避免出現(xiàn)檔案信息丟失問(wèn)題和非法竊取問(wèn)題。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，全面做好企業(yè)檔案庫(kù)房安全管理工作，必須制定科學(xué)完善的企業(yè)檔案庫(kù)房安全管理制度，正確存放檔案，依次做好檔案庫(kù)房防火、防水、防潮、防盜、防曬、防蟲(chóng)、防塵和防霉工作，控制好庫(kù)房?jī)?nèi)部溫度與濕度。此外，必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，大力加強(qiáng)檔案信息化安全管理建設(shè)。

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