基于數(shù)字化校園環(huán)境的高職院校檔案信息化建設(shè)分析

摘要：高職院校檔案信息化建設(shè)有利于推動(dòng)高職院校發(fā)展，是推動(dòng)高等教育發(fā)展的關(guān)鍵途徑。近年來，我國絕大部分高職院校已經(jīng)覆蓋數(shù)字化，為其實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在數(shù)字化校園環(huán)境下，高職院校檔案信息化建設(shè)具有重要的意義。因此，筆者以高職院校檔案信息化建設(shè)的意義為切入點(diǎn)，探討數(shù)字化校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)路徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園環(huán)境 高職院校 檔案信息化建設(shè)

目前，科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，這給傳統(tǒng)檔案管理帶來嚴(yán)重沖擊，但也給其發(fā)展提供機(jī)遇。檔案數(shù)字化指的是，通過各種數(shù)碼設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工紙質(zhì)檔案的目標(biāo)，將其轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢员挥?jì)算機(jī)處理的文本，實(shí)現(xiàn)資源共享目標(biāo)。近年來，各大高等院校已經(jīng)建成校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理，因此未來檔案中數(shù)字化是主要的一種形式。由此可見，高職院校檔案信息化建設(shè)就成為當(dāng)前檔案管理人員關(guān)注的重點(diǎn)課題。[1-2]

一、高職院校檔案信息化建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化最基本的原則就是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享目標(biāo)，提供更加快捷、方便以及準(zhǔn)確的應(yīng)用。在數(shù)字化校園全面推進(jìn)這一大環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)不是設(shè)想，其正在一步步成為現(xiàn)實(shí)。

（一）強(qiáng)化利用與保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案

隨著我國高職院校人數(shù)增加，產(chǎn)生的檔案越來越多，若這時(shí)仍然應(yīng)用傳統(tǒng)的人工錄入檔案模式，則很難滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的需要，加之紙質(zhì)檔案保存需要占用較大的空間，且不便于查找，甚至容易出現(xiàn)腐蝕問題，因此必須強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。[3]與此同時(shí)，人工記錄檔案信息很容易出現(xiàn)檔案記錄錯(cuò)誤的問題，最終可能出現(xiàn)檔案內(nèi)容失真的情況，并不能提高檔案管理質(zhì)量，也無法提高檔案管理效率。而檔案信息化建設(shè)則可以在傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)上結(jié)合信息技術(shù)管理檔案，降低了人工失誤問題，同時(shí)保證檔案的真實(shí)性，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的作用進(jìn)行統(tǒng)一管理，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理保護(hù)不到位、檔案損壞、遺失等問題。因此，從整體來看，檔案信息化建設(shè)改革了傳統(tǒng)檔案管理模式，強(qiáng)化利用與保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。

（二）推動(dòng)校園數(shù)字化建設(shè)

就學(xué)校數(shù)字化角度分析，檔案管理信息化是重要的一部分內(nèi)容。數(shù)字化環(huán)境下，高校檔案信息化建設(shè)一定程度上提高了檔案利用率，且在信息手段背景下學(xué)院現(xiàn)代化形象不斷提升，與政府以及社會對高職院校整體發(fā)展要求相符。[4]

（三）提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，高職院校檔案管理以紙質(zhì)檔案管理為主，給工作人員查詢以及借閱檔案帶來不便。與此同時(shí)，保存以及管理紙質(zhì)檔案需要耗費(fèi)大量的人力物力，若管理不到位則很容易出現(xiàn)紙質(zhì)檔案混亂的問題，且不利于開展信息統(tǒng)計(jì)與信息交流工作。因此，高職院校在檔案信息化建設(shè)中需要發(fā)揮信息技術(shù)作用，實(shí)現(xiàn)快速錄入檔案信息的目標(biāo)，且后期可以反復(fù)利用檔案，也可以進(jìn)行修改與保存，最大限度地提高了檔案管理效率。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員綜合素養(yǎng)有待提高

檔案管理人員具備先進(jìn)技術(shù)水平以及專業(yè)知識是信息檔案化建設(shè)的前提，由于部分高職院校在信息化管理方面投入不足，加之缺乏信息化管理硬軟件，因此檔案管理人員在實(shí)際的工作中仍然以傳統(tǒng)方法與思想開展各項(xiàng)工作。還有部分高職院校雖然投入了一定資金，但是檔案管理人員專業(yè)技能缺乏，因而同樣無法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)。可見，高職院校需要加大力度培訓(xùn)檔案管理人員，逐步提高其綜合素質(zhì)。結(jié)合目前高職院校的情況來看，由于缺乏綜合素養(yǎng)較高的人才，且緊缺檔案信息處理復(fù)合型人才，最終阻礙高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）缺乏配套的法律規(guī)范與制度

檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是檔案信息化的基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前大多數(shù)高職院校均各自為政，如部分高職院校參考的本科院校，也有的遵循企業(yè)檔案管理規(guī)范。由于沒有與高職院校條件相適應(yīng)的統(tǒng)一規(guī)范與管理標(biāo)準(zhǔn)，因此各類檔案著錄細(xì)則相容性不高。[5]同時(shí)，當(dāng)前我國在檔案信息化建設(shè)的方面并沒有健全的法律法規(guī)，使其缺乏綱領(lǐng)性文件。檔案管理缺乏配套的制度與規(guī)范，給高職院校實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)帶來諸多挑戰(zhàn)。

（三）檔案信息資源利用與開發(fā)處于滯后狀態(tài)

部分高職院校仍然以傳統(tǒng)的檔案管理方法為主，在具體的工作中僅簡單地整理檔案，被動(dòng)提供借閱、查閱等業(yè)務(wù)。受到管理人員整體專業(yè)技能水平不高以及缺乏基礎(chǔ)設(shè)施的影響，很難開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫。部分學(xué)校雖然已經(jīng)形成數(shù)據(jù)庫，但是大部分以條目數(shù)據(jù)庫為主，全文檔案信息所占比重不高，僅可以單一檢索查詢，并不能滿足用戶多樣化的需求。

三、數(shù)字化校園環(huán)境下高職院校檔案信息化建設(shè)路徑

（一）加大力度培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才

高職院校要想提高檔案信息化建設(shè)效率，前提就是深刻認(rèn)知人才培養(yǎng)目標(biāo)。檔案信息化建設(shè)需要通過檔案管理人員完成，這就意味著檔案管理人員的綜合素質(zhì)對檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。因此，高職院校要加大力度培養(yǎng)檔案管理復(fù)合型人才，保證其在具備檔案管理專業(yè)知識的基礎(chǔ)上靈活應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。[6]在實(shí)際的工作中，可通過兩方面培養(yǎng)復(fù)合型人才：一方面，提高檔案管理工作人員檔案管理能力，定期組織相關(guān)培訓(xùn)與考核，調(diào)動(dòng)工作人員學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念的主動(dòng)性，提高其業(yè)務(wù)能力;另一方面，提高檔案管理人員信息管理能力。與全國各高職院校合作構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的交流平臺與信息化管理培訓(xùn)平臺，結(jié)合本院情況提高自身現(xiàn)代化信息管理能力與現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理效率。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念

檔案信息化建設(shè)工作人員的思想，在一定程度上決定了信息化建設(shè)質(zhì)量。因此，實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)的前提，就是改變這部分工作人員落后的理念，增強(qiáng)其檔案管理意識。因此，必須提高工作人員對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，發(fā)揮其領(lǐng)導(dǎo)帶頭作用，加大力度宣傳檔案信息化建設(shè)，通過各種文化活動(dòng)強(qiáng)化檔案工作人員以及大眾對其的理解，吸引各行業(yè)技術(shù)人才，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

（三）健全檔案信息化建設(shè)工作規(guī)范

高職院校建設(shè)檔案信息化應(yīng)以數(shù)字環(huán)境要求為基礎(chǔ)，制訂可以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的工作流程與制度。制訂統(tǒng)一的工作流程與規(guī)章制度，除了可以避免檔案信息化建設(shè)存在無序狀態(tài)之外，還可以避免出現(xiàn)大量工作量增加的問題。如此，才能應(yīng)用各種制度規(guī)范管理人員在檔案不同階段的行為，利用收集、管理等環(huán)節(jié)建立相對應(yīng)的工作流程，使數(shù)字文件檔案在流轉(zhuǎn)過程中進(jìn)入不同環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理檔案的目標(biāo)。

（四）強(qiáng)化檔案安全建設(shè)

信息檔案安全屬于重點(diǎn)工作，其直接關(guān)乎檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。若不能保證其安全性，勢必會阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。這就需要國家在強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)中，提高對檔案安全建設(shè)的重視程度，采取有效的措施保護(hù)檔案安全。比如，可以通過強(qiáng)化防火墻技術(shù)達(dá)到抵御病毒入侵的作用，營造安全的檔案信息化管理環(huán)境，便于檔案丟失后可以及時(shí)恢復(fù)，避免造成巨大損失。

（五）積極開發(fā)與應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)

在建設(shè)數(shù)字化校園環(huán)境中，高職院校各職能部門都會形成特色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，即在統(tǒng)一的平臺下辦公，給高職院校檔案信息化建設(shè)提供有利的條件。[7]比如比較常見的就是OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)中保存了大量需要保存的電子文檔，因此要想實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一體化管理目標(biāo)僅需要一個(gè)數(shù)據(jù)接口。由此可見，高校應(yīng)統(tǒng)一設(shè)計(jì)這些檔案管理系統(tǒng)與應(yīng)用系統(tǒng)。這時(shí)，學(xué)校各個(gè)部門產(chǎn)生了電子檔案后通過各自數(shù)據(jù)接口進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)中，由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行采集、處理以及分類等工作，最后形成符合要求的電子檔案，為檔案管理人員查找檔案提供便利?？梢姡呗氃盒Ｒ哟罅Χ韧度霗n案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)無縫對接，建立更為完善的信息體系。

（六）強(qiáng)化建設(shè)信息化平臺

高職院校檔案信息化建設(shè)的前提是具有先進(jìn)的檔案管理理念、校園網(wǎng)、數(shù)字化信息資源，同時(shí)還要有信息化技術(shù)、政策以及標(biāo)準(zhǔn)。從具體的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)來看主要有兩點(diǎn)：一方面，發(fā)揮先進(jìn)信息設(shè)備的作用并充實(shí)設(shè)備，以互聯(lián)網(wǎng)的MIS應(yīng)用為基礎(chǔ)通過系統(tǒng)在學(xué)校內(nèi)部實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)處理信息、信息共享等工作，若資料為非保密性質(zhì)，則可以隨時(shí)在系統(tǒng)上查閱，實(shí)現(xiàn)檔案共享目標(biāo);另一方面，數(shù)字化管理檔案，分類整理檔案，嚴(yán)格按照最新要求編排統(tǒng)一目錄，讓其朝著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向發(fā)展，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化。[8-9]

四、結(jié)語

高職院校檔案信息化建設(shè)不僅屬于高職院校數(shù)字化重要的一部分內(nèi)容，還是衡量高職院校管理水平、學(xué)術(shù)水平的重要標(biāo)志，是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。因此，高職院校檔案管理人員應(yīng)以積極的態(tài)度應(yīng)對這一發(fā)展趨勢，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，采取多種途徑實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

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[7]張兆紅.基于智慧校園環(huán)境下的高職院校檔案信息化建設(shè)[J].資源信息與工程，2018，33（02）：194-195+198.

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[9]董亞麗.淺析高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展路徑[J].人力資源管理，2015（10）：221-222.

（作者簡介：鄧福明，男，本科，惠州城市職業(yè)學(xué)院，檔案館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）