大數(shù)據(jù)條件下企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

韓洪云 陳玫君 王亞麗 靳亞妮 吳丹

【摘 ?要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)條件下，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的檔案管理正逐步滲透企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，企業(yè)檔案管理模式正在向創(chuàng)新管理和知識管理轉(zhuǎn)變。本文分析了在建設(shè)數(shù)字化企業(yè)檔案管理時應(yīng)遵循的原則，以提高企業(yè)檔案管理效率，從而助推企業(yè)快速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案;助推;企業(yè)發(fā)展

1 引言

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在大數(shù)據(jù)條件下，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的檔案數(shù)字化管理正逐步滲透并改造企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理，企業(yè)檔案管理模式正在向創(chuàng)新管理轉(zhuǎn)變。檔案數(shù)字化管理化已成為技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新和體制創(chuàng)新的重要推動力。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)遵循的原則

2.1檔案可行性原則

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和創(chuàng)新需要將信息技術(shù)作為基礎(chǔ)同時要求各個部門之間共同配合完善檔案資源，也需要培養(yǎng)專業(yè)的計(jì)算機(jī)人才，因此，在建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)之前，企業(yè)必須要保證自身能夠滿足系統(tǒng)建設(shè)的基本需求，保證系統(tǒng)建設(shè)具有可行性，企業(yè)進(jìn)行數(shù)字化改革之前需要對自身檔案管理工作進(jìn)行分析和評估，找出目前存在優(yōu)勢和缺陷，進(jìn)而制定出數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃，保證系統(tǒng)建設(shè)的可操作性。

2.2檔案實(shí)用性原則

在市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，如何提高經(jīng)濟(jì)收益成為了每個企業(yè)所注重的工作內(nèi)容，只有獲得更高的收益，才能保證企業(yè)在市場競爭者獲得一席之地，這時就需要企業(yè)選擇利用率高的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化管理，滿足不同部門在日常工作中對檔案信息的需求，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專業(yè)人員定期對數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，評估檔案信息的價值，保證所錄入的檔案數(shù)據(jù)可以對企業(yè)的日常經(jīng)營活動開展起到促進(jìn)作用。

2.3價值性作用

檔案是記錄數(shù)據(jù)，保留信息的重要方式，其中不僅包含明顯性信息，還包括大量的隱性信息，可以向人們傳遞更多有價值的信息，這就決定檔案和檔案管理工作的價值，企業(yè)在以前發(fā)展過程中存儲了大量檔案數(shù)據(jù)，因此要想在短時間內(nèi)完成數(shù)字化檔案建設(shè)具有較大難度，這就需要企業(yè)根據(jù)檔案的價值對其進(jìn)行數(shù)字化處理。理論上講，對企業(yè)而言，最好的方式是將所有的檔案信息全部數(shù)字化，但是由于數(shù)據(jù)量過大，且部分檔案存在不完整的情況，需要優(yōu)先選擇重要資料進(jìn)行數(shù)字化處理。第一，選擇對企業(yè)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，可以為企業(yè)現(xiàn)階段工作開展提供重要的便利。第二，選擇利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，提高企業(yè)內(nèi)部工作效率，在建設(shè)信息化系統(tǒng)時需要上傳大量數(shù)據(jù)，通過對檔案信息的價值進(jìn)行評估，可以減少檔案管理人員的壓力，同時提高檔案管理效率。

2.4安全行原則

檔案信息中包含很多與企業(yè)運(yùn)營發(fā)展有關(guān)信息，例如企業(yè)工作人員的個人資料，企業(yè)的保密信息，企業(yè)的核心技術(shù)等對于企業(yè)發(fā)展有重要影響，一旦出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，就可能影響企業(yè)正常運(yùn)營和發(fā)展，降低企業(yè)競爭力，在這種情況下必須重視對檔案信息實(shí)施安全保護(hù)，利用有效的防范技術(shù)提高檔案信息的保存結(jié)果，避免信息丟失，當(dāng)檔案資料全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后，企業(yè)需要在其中添加相應(yīng)的信息化安全保護(hù)技術(shù)，例如，防火墻，病毒檢測技術(shù)，及時發(fā)現(xiàn)和清除在電子管理系統(tǒng)中入侵的病毒或木馬。

2.5規(guī)范性原則

規(guī)范性原則所指的是在建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)的過程中需要每一個流程都處于標(biāo)準(zhǔn)化狀態(tài)，按著相應(yīng)規(guī)范和要求開展建設(shè)工作，只有規(guī)范化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)才能夠?yàn)闄n案的管理工作提高重要輔助，保證數(shù)據(jù)的存儲質(zhì)量，提升檔案的工作效率，保證檔案信息的安全性。不規(guī)范的現(xiàn)象則會引起檔案信息的上傳錯誤、安全防護(hù)系統(tǒng)建設(shè)不完善等多種問題的出現(xiàn)，給檔案管理工作造成一定的影響。因此企業(yè)在建設(shè)數(shù)字化管理之前需要設(shè)置規(guī)范化的操作流程，并在流程中設(shè)置規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，對系統(tǒng)的質(zhì)量進(jìn)行評估和審核。除此之外企業(yè)需要保證信息化檔案管理系統(tǒng)符合國家相應(yīng)法律規(guī)定的要求及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在信息化發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境雖然給人們帶來了便利，但也同樣給不法分子提供了盜竊信息的環(huán)境，必須要保證檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范化，以保證數(shù)字化檔案建設(shè)。

3 結(jié)語

信息化技術(shù)不僅可以存儲大量的數(shù)據(jù)，還可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和處理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持可行性原則，價值性原則，實(shí)用性原則，安全性原則規(guī)范性原則，等建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理效率，助推企業(yè)發(fā)展。

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作者簡介：

韓洪云，男，遼寧省大連人，碩士研究生，高級工程師。