淺談如何提高檔案管理工作效率

高振影

摘 要：黨群服務(wù)中心的工作較為復(fù)雜，涉及的內(nèi)容相對廣泛，在此基礎(chǔ)上能否取得更好的發(fā)展，關(guān)鍵是在于是否能夠跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，合理靈活地運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。對于基層黨組織人員來說，不僅要具備堅(jiān)定的精神信仰，同時(shí)也深刻地認(rèn)識(shí)到信息化黨建的重大意義，從而提高自身的信息技術(shù)操作能力，這對于檔案管理而言至關(guān)重要，因此，本文以《淺談如何提高檔案管理工作效率》為題，從錄入管理電子文件;提高管理人員新技術(shù)能力;制定信息化檔案管理制度;構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)等多個(gè)方面進(jìn)行具體的闡述，希望能夠?yàn)閺V大同仁帶來幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;高效

檔案管理的目的是為了更好地服務(wù)、建設(shè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與政黨事物，并為黨群建設(shè)、人員查閱、群眾發(fā)展等多個(gè)方面提供信息服務(wù)，這不僅具有大量的材料，而且內(nèi)容相對復(fù)雜，如果依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理方式，很容易犯一些錯(cuò)誤，影響新時(shí)期檔案管理工作的高效率發(fā)展。為此，黨群服務(wù)中心應(yīng)該進(jìn)行檔案管理工作改革，采用信息化手段，不僅改善了傳統(tǒng)的耗時(shí)費(fèi)力的情況，同時(shí)也能夠安全化、便捷化的記錄檔案信息，全面支持各種工作的展開。以下是筆者所提出的建議：

一、信息化錄入，更好地管理電子文件

在很長一段時(shí)間內(nèi)，黨群服務(wù)中心一直采取抄寫紙質(zhì)檔案的方式形成工作檔案，這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也會(huì)影響基層黨組織的其他工作，而且紙質(zhì)版資料很容易導(dǎo)致檔案的混淆，查閱不方便，最終導(dǎo)致工作效率的降低。在新時(shí)代信息化條件下，黨群服務(wù)中心作為基層，黨建部門應(yīng)該充分地認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要意義，在信息錄入方面，著力于電子文件的掃描錄入，切實(shí)做好相關(guān)材料的信息化管理，這樣不僅能提高黨群服務(wù)中心的工作效率，同時(shí)也為提供檔案的工作人員與群眾，或需要查閱檔案的工作人員提供了極大的便利，使其直接檢索便可以用電腦查閱電子文件，不需要走入檔案管理室，借閱紙質(zhì)資料。

實(shí)際上，隨著信息技術(shù)的不斷普及，電子文件在工作中所占的比重不斷增加，黨群服務(wù)中心的工作形式，也基本上都是電子文件。為此，黨群服務(wù)中心應(yīng)該要求檔案管理工作人員不斷地提高自身的信息技術(shù)操作能力，增強(qiáng)檔案管理工作人員的資料保密意識(shí)，并結(jié)合日常工作，進(jìn)行業(yè)務(wù)能力方面的技術(shù)考核，切實(shí)提高黨工作管理人員的工作素質(zhì)。這樣既能夠靈活地采用信息化方式進(jìn)行電子文件的掃描錄入，同時(shí)也要使其具備為他人提供服務(wù)的能力，從而讓黨建檔案管理工作進(jìn)入信息化模式，將紙質(zhì)版檔案管理文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问健?/p>

二、制定信息化打管理制度，保障資料安全

科技是一把雙刃劍，雖然能夠?yàn)辄h群服務(wù)中心的檔案管理工作帶來高效率的發(fā)展，但是無形中也會(huì)形成信息安全問題。為此，檔案管理工作人員在進(jìn)行信息化管理的過程中，需要特別重視潛在的資料安全問題，不僅要從工作人員自身的職業(yè)道德，工作責(zé)任等方面進(jìn)行提升，同時(shí)部門也應(yīng)該妥善制定信息化管理制度，從而切實(shí)提高資料安全標(biāo)準(zhǔn)為信息安全提供保障。

例如，信息化檔案管理制度中關(guān)于信息安全標(biāo)準(zhǔn)需要包括檔案內(nèi)容、載體方面的安全整理方式、安全管理系統(tǒng)、安全檔案防范、檔案密集控制等多個(gè)方面，從內(nèi)部外部徹底保障信息安全，從而提高信息化管理的安全性。黨群服務(wù)中心的檔案管理部門有掃描錄入檔案，整理建設(shè)、管理數(shù)據(jù)庫、編撰檢索目錄等各項(xiàng)工作，倘若錄信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境遭到威脅，不僅會(huì)造成數(shù)據(jù)流失，同時(shí)也會(huì)形成資料丟失等現(xiàn)象，導(dǎo)致項(xiàng)目的資料受到威脅，甚至破壞工作。為此應(yīng)該為檔案管理部門制定專屬的制度，不論是資料掃描素質(zhì)還是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境外部干擾都應(yīng)該有具體可行的策略，從而進(jìn)步完善黨管理工作，做到檔案不私密不泄露。

三、構(gòu)建高水平管理系統(tǒng)

在黨群服務(wù)中心中，很多存檔的文件都是由相關(guān)部門聯(lián)合發(fā)文，而且需要由其共同簽署印章，如果管理部門依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)版模式，需要工作人員進(jìn)行蓋章，不僅耗時(shí)耗力，也會(huì)降低工作效率。而信息化的開展，能夠從全方位、多元化的角度提高工作效率，特別是構(gòu)建優(yōu)秀高校的檔案管理系統(tǒng)，以內(nèi)部網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，聯(lián)合各個(gè)部門有工作需要聯(lián)合蓋章。可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行掃描，傳遞不僅省時(shí)省力，也可以提高工作效率。此外，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建也能夠方便各個(gè)部門進(jìn)行信息查閱，此時(shí)工作人員只需要根據(jù)自身的平臺(tái)權(quán)限，查閱自己所需的材料即可，實(shí)現(xiàn)信息化辦公模式。

例如，將黨群服務(wù)中心檔案管理方面的網(wǎng)站作為基層黨建檔案，采用多元化處理的重要方式，借助網(wǎng)站平臺(tái)，檔案管理人員可以通過網(wǎng)站上已經(jīng)做好的各種分析，進(jìn)行資料掃描錄入，同時(shí)也方便其他工作人員進(jìn)行專題或?qū)ｍ?xiàng)信息的檢索，更好地進(jìn)行整理工作檔案，查閱工作。與此同時(shí)，網(wǎng)站平臺(tái)的構(gòu)建也需要注重檔案管理的安全性問題，定期進(jìn)行防火墻維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行內(nèi)部檢查，及時(shí)解決問題，從而確保檔案管理工作的安全展開。

總而言之，黨群服務(wù)中心作為基層黨建檔案管理工作的重要內(nèi)容，是黨建工作中非常關(guān)鍵的資料環(huán)節(jié)倘若出現(xiàn)管理不當(dāng)，安全泄漏等問題，很容易影響黨建方面的全局工作而信息化檔案管理不僅對傳統(tǒng)的擋管理工作進(jìn)行了改善，同時(shí)也符合現(xiàn)代化社會(huì)的要求，極大地提高了工作效率，無強(qiáng)相關(guān)工作人員的素養(yǎng)，黨群服務(wù)中心的管理工作，朝著心靈的方向發(fā)展除此之外要建設(shè)一些提高工作人員積極性的政策，如獎(jiǎng)懲制度、員工監(jiān)督制度等為檔案管理的信息化建設(shè)打好基礎(chǔ)。

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（內(nèi)蒙古興安盟突泉縣突泉鎮(zhèn)黨群服務(wù)中心）