提升信息化水平優(yōu)化流動(dòng)人員管理服務(wù)

吳紫景

摘要：隨著社會(huì)進(jìn)步和生產(chǎn)力的發(fā)展，人員流動(dòng)越來(lái)越頻繁，政府服務(wù)“全國(guó)化”趨勢(shì)日益明顯。傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能適應(yīng)政府服務(wù)的需要。加強(qiáng)流動(dòng)人口檔案信息化的建設(shè)工作，也是提升管理服務(wù)水平的重要途徑和基礎(chǔ)工程，也是管理工作現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。建立和健全認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化、信息化體系，對(duì)于突破流動(dòng)人事管理瓶頸，不斷提升公共服務(wù)能力。

關(guān)鍵詞：信息化;流動(dòng)人員;管理服務(wù)

1信息化建設(shè)存在問(wèn)題

1.1信息化建設(shè)起步晩，基礎(chǔ)差

與國(guó)外發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)檔案信息化起步較晚，發(fā)展滯后。各地流動(dòng)人員人事檔案信息化發(fā)展不平衡?？傮w上，我們對(duì)檔案信息化重視不夠，人力、物力、財(cái)力不足，人事檔案作為一種社會(huì)資源開(kāi)發(fā)利用不足，檔案信息化規(guī)模不統(tǒng)一，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中信息的掃描和錄入不完善，檔案信息化的便利化程度低，檔案信息化管理軟件各自為政。

1.2管理對(duì)象流動(dòng)性強(qiáng)，信息共享范圍窄

流動(dòng)人員人事檔案主要是指企業(yè)職工、失業(yè)人員、靈活就業(yè)人員、大學(xué)生人才、企業(yè)退休人員、自費(fèi)留學(xué)人員、個(gè)體戶、個(gè)體戶的檔案，流動(dòng)人員受工作性質(zhì)的影響，流動(dòng)性強(qiáng)，易發(fā)生“棄檔”、“死檔”。由于人與檔案的脫節(jié)，政府無(wú)法提供有針對(duì)性、準(zhǔn)確的民生服務(wù)，流動(dòng)人員無(wú)法快速享受惠民政策。

1.3缺乏信息管理方面的專門培訓(xùn)和專業(yè)人才

主要表現(xiàn)為一些單位對(duì)檔案信息管理重視不夠，檔案信息管理專門培訓(xùn)較少，檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能難以適應(yīng)信息化要求;基層檔案管理機(jī)構(gòu)專業(yè)人才缺乏，檔案管理人員大多兼職，這在很大程度上制約了人事檔案管理的信息化建設(shè)。

2加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建立起完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)的核心作用就在于實(shí)現(xiàn)全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案的共享程度，這也是做好流動(dòng)人員檔案信息管理的基本工作，使得人事檔案服務(wù)提升。隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人事制度改革，流動(dòng)人口量增大，更加迫切的需要建立起完善、可靠、通用的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，也就實(shí)現(xiàn)了資源信息化管理工作。

建立起流動(dòng)人口檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之前，還需要進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃工作，減少個(gè)別設(shè)計(jì)和整體系統(tǒng)不匹配的現(xiàn)象，也減少軟件不兼容和數(shù)據(jù)庫(kù)崩潰的現(xiàn)象，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。政府正面需要下發(fā)指導(dǎo)通知，利用專業(yè)的軟件設(shè)計(jì)公司和人事檔案管理系統(tǒng)做好部署工作，提升系統(tǒng)的有效性和安全性。在各個(gè)城市之間做好系統(tǒng)的推廣和使用工作，做好系統(tǒng)運(yùn)行和信息管理中問(wèn)題的記錄工作，也就對(duì)于問(wèn)題做好修復(fù)和改進(jìn)，使其應(yīng)用程度提升，為流動(dòng)人口的檔案管理提供全方位的保證。流動(dòng)人口的檔案保護(hù)應(yīng)該落實(shí)和完善規(guī)章制度，提升管理和維護(hù)人員的綜合素質(zhì)，保護(hù)工作中安全規(guī)定和信息化原則開(kāi)展工作，避免檔案外泄，也建立完善的責(zé)任制度，承擔(dān)法律責(zé)任。

2.2加強(qiáng)教育培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)人才隊(duì)伍

要積極開(kāi)展檔案信息管理專項(xiàng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷創(chuàng)新檔案人才培養(yǎng)模式，以檔案專業(yè)人才引進(jìn)和基層檔案管理人才培養(yǎng)為重點(diǎn)，優(yōu)化初培人才培養(yǎng)體系，檔案隊(duì)伍繼續(xù)教育和專項(xiàng)培訓(xùn)，開(kāi)展線上線下培訓(xùn)，采取職業(yè)技能競(jìng)賽、業(yè)務(wù)崗位培訓(xùn)等多種形式，提高檔案管理人員的實(shí)際操作能力。定期培訓(xùn)和交流窗口服務(wù)人員，努力培養(yǎng)一批綜合性檔案專業(yè)人才。

2.3加強(qiáng)現(xiàn)代化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息化管理

人事檔案的管理與保存要滿足現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案給檔案管理人員的工作增加了很大的工作量和不便，檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求也十分高。而隨著先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)逐步走進(jìn)各行各業(yè)為人們帶來(lái)工作便利，針對(duì)流動(dòng)人員人事檔案管理，也應(yīng)充分發(fā)揮好現(xiàn)代化設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用，加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。要利用現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備給檔案存儲(chǔ)提供良好的保障，同時(shí)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)平臺(tái)，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，向信息化方向發(fā)展，做到信息公開(kāi)、數(shù)據(jù)共享、幫助需求對(duì)象進(jìn)行網(wǎng)上一鍵登錄，一鍵查詢以及各種業(yè)務(wù)辦理。信息化保存技術(shù)將有利于檔案的檢索、追蹤溯源、便于及時(shí)地更新與隨時(shí)的查閱管理。流動(dòng)人員檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程是一個(gè)隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展逐步完善的過(guò)程，未來(lái)可以從地方到全國(guó)，逐步統(tǒng)一人事檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，完善流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)全國(guó)范圍內(nèi)的流動(dòng)人員進(jìn)行自動(dòng)化以及動(dòng)態(tài)化的檔案管理工作，保持軟硬件設(shè)備的及時(shí)更新，為流動(dòng)人員的人事檔案的傳遞縮短通道，讓流動(dòng)人員的人事檔案發(fā)揮更大的利用價(jià)值。

2.5人員流動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)控制

服務(wù)期是指用人單位與勞動(dòng)者約定，經(jīng)用人單位的培訓(xùn)后，勞動(dòng)者在一定時(shí)間內(nèi)不得從本公司離職的一段期限。服務(wù)期的設(shè)置可以有效限制發(fā)展前景較好的員工跳槽離職，降低人才流失風(fēng)險(xiǎn)。具體操作中應(yīng)當(dāng)注意以下三個(gè)問(wèn)題。第一，服務(wù)期的期限設(shè)定。用人單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況結(jié)合員工性格特點(diǎn)來(lái)決定，一般約定為3—5年最佳。第二，服務(wù)期與勞動(dòng)合同期限沖突問(wèn)題。服務(wù)期單方面約束員工行為，相應(yīng)的違約責(zé)任也主要是針對(duì)勞動(dòng)者，勞動(dòng)合同期限屆滿而服務(wù)期未屆滿時(shí)，只要?jiǎng)趧?dòng)者仍從事原崗位工作，無(wú)論勞動(dòng)合同是否續(xù)簽，均應(yīng)繼續(xù)履行服務(wù)期協(xié)議。第三，違約金的約定?！吨腥A人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》第22條規(guī)定：“勞動(dòng)者違反服務(wù)期約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向單位支付違約金。違約金的數(shù)額不得超過(guò)用人單位提供的培訓(xùn)費(fèi)用。用人單位要求勞動(dòng)者支付違約金不得超過(guò)服務(wù)期尚未履行的部分所應(yīng)該分?jǐn)偟呐嘤?xùn)費(fèi)用?！薄秳趧?dòng)合同法實(shí)施條例》第16條規(guī)定，培訓(xùn)費(fèi)用“包括用人單位為了對(duì)勞動(dòng)者進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)而支付的有憑證的培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)期間的差旅費(fèi)用以及因培訓(xùn)產(chǎn)生的用于該勞動(dòng)者的其他直接費(fèi)用”。因此，企業(yè)在對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)時(shí)一定要留好各項(xiàng)直接支出的收據(jù)或發(fā)票，一旦發(fā)生服務(wù)期糾紛，只要企業(yè)可以提供發(fā)票，證明培訓(xùn)類型和實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用，則違約員工必須承擔(dān)向企業(yè)賠償?shù)呢?zé)任，從而降低培訓(xùn)費(fèi)用損失及人才流失風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)論

當(dāng)前我國(guó)流動(dòng)人口的數(shù)量不斷增加，流動(dòng)的范圍也是不可控的，需要做好面上的服務(wù)，也就使得流動(dòng)人員人事檔案管理工作難度不斷提升，后續(xù)還面臨著社會(huì)問(wèn)題隱患。傳統(tǒng)管理方式上已經(jīng)難以滿足社會(huì)的需要，調(diào)整管理方式，加強(qiáng)流動(dòng)人口檔案信息化管理十分重要。

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