社保檔案的規(guī)范管理和社會價值

摘要：在當(dāng)前的社會發(fā)展環(huán)境下，社保檔案對于個人、社保行業(yè)以及整體社會都產(chǎn)生了較強(qiáng)的應(yīng)用價值，因此打造完善的社保檔案管理體系，落實(shí)好標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化建設(shè)，已經(jīng)成為了多方關(guān)注的重點(diǎn)。文章便是以社保檔案的規(guī)范管理作為主要的切入點(diǎn)，結(jié)合其具體的社會價值，提出了以信息化管控、人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)、規(guī)范制度、應(yīng)用價值挖掘等主題為基礎(chǔ)的規(guī)范化管控方案，能夠有效提升社保檔案的實(shí)際應(yīng)用有效性，同時增強(qiáng)管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：社保檔案;數(shù)字化;信息化管理;大數(shù)據(jù)

社保檔案是當(dāng)前社會發(fā)展過程中的核心數(shù)據(jù)之一，其體現(xiàn)了人民群眾發(fā)展過程中的社會保險種類以及詳細(xì)信息。但是由于業(yè)務(wù)性的資料類型較多，數(shù)量較為龐大，利用原有的檔案管理制度進(jìn)行管理，往往會存在疏漏。因此以理論分析法和文獻(xiàn)研究法作為主要方式，以全面提升社保檔案管理規(guī)范性作為主要目的，結(jié)合價值挖掘以及優(yōu)化策略展開探討，這不僅是文章落實(shí)的重點(diǎn)，也是當(dāng)前社會穩(wěn)定發(fā)展建設(shè)必須要分析的課題。

1 檔案管理的具體特點(diǎn)分析

結(jié)合當(dāng)前的社保檔案管理狀態(tài)來看，由于檔案的種類較多，基數(shù)較大，而大部分的參保主體受到社會以及生活等多種因素的影響，流動性較大，這也就導(dǎo)致了各個區(qū)域之間的檔案交換以及共享成為了管理的難點(diǎn)。另外參保主體具有一定的社會性，這也增加了檔案管理的難度。而從細(xì)節(jié)角度來講，可以從以下幾個方面進(jìn)行分析。

1.1 資料種類多，基數(shù)較大

結(jié)合當(dāng)前的城市社保體系發(fā)展?fàn)顟B(tài)來看，為了堅(jiān)持以人為本的核心理念，貫徹落實(shí)黨和國家的指引，社保工作的業(yè)務(wù)類型逐步向多元化以及復(fù)雜化角度進(jìn)行創(chuàng)新，比如某城市社區(qū)保險中心，兼并職工養(yǎng)老、居民養(yǎng)老、機(jī)關(guān)養(yǎng)老、被征地養(yǎng)老、全民醫(yī)保、職工醫(yī)保、失業(yè)管理、工傷管理等多種職能于一體，多險種合一的社會保險機(jī)構(gòu)。而區(qū)域居民數(shù)量較多，參保人數(shù)極大，這也就導(dǎo)致了，在常規(guī)的業(yè)務(wù)辦理的過程中，形成了大量多類別且體量極大的檔案資料。這些檔案資料并不是單純地進(jìn)行存檔保存，而是要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行綜合利用，這也就導(dǎo)致了利用難度較大，查找困難。

1.2 參保主體具備社會性

社保檔案本身是社會保險業(yè)務(wù)開展的主要依據(jù)，也是推動保險體系創(chuàng)新的根本保障，另外涉及到了社保管理、社保征繳、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)、待遇核發(fā)、稽核監(jiān)管等相關(guān)業(yè)務(wù)，本身有著較強(qiáng)的社會性，這關(guān)系到參保主體個人的切身利益，同時也涉及到了社會公眾的整體利益。在這樣的環(huán)境下，如何提升社會性保障以及社會性服務(wù)的質(zhì)量，必須要從管理角度入手，打造高質(zhì)量的管理模式，才可以真正推動社會事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

1.3 流動性較強(qiáng)

結(jié)合當(dāng)前的城市化發(fā)展?fàn)顟B(tài)來講，人們?yōu)榱藢で蟾叩纳畋Ｕ?，往往涉及到了大量的人員流動以及業(yè)務(wù)辦理。而社保管理過程中涉及到了社保關(guān)系轉(zhuǎn)移、跨區(qū)醫(yī)療、跨區(qū)保險等相關(guān)內(nèi)容[1]。而整體的市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展越發(fā)活躍，這也就加大了人員流動的力度，在人員流動并且辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的過程中，資料的歸檔以及檔案的流轉(zhuǎn)是重點(diǎn)內(nèi)容，而如何提升效率就需要從檔案管理角度入手進(jìn)行思考。

2 社保檔案的社會價值

2.1 具備個人維權(quán)價值

社會保險檔案首先是社會個人參保過程中的相關(guān)記錄，同時也是個人維權(quán)的核心載體。首先社會保險權(quán)利以及社會保險繳費(fèi)義務(wù)本身是相互對應(yīng)的，是個人享受社會保障過程中必須履行的相關(guān)義務(wù)，而參保人員是否能夠及時地履行社會保險繳費(fèi)業(yè)務(wù)、應(yīng)該享受怎樣的社會保險待遇、繳費(fèi)時間以及繳費(fèi)額度的變化等等都涉及到了信息數(shù)據(jù)的生成和儲存。同時養(yǎng)老保險以及退休人員的醫(yī)療保險是跨生命周期的，務(wù)工人員的工傷保險也有一定的終身性特點(diǎn)，這些都將作為個人進(jìn)行全力維護(hù)的主要依據(jù)。這也需要在檔案管理的過程中，能夠進(jìn)一步發(fā)揮保險體系的個人權(quán)益維護(hù)價值，不僅可以提升社會維權(quán)力度，也可以增強(qiáng)社會穩(wěn)定性。

2.2 強(qiáng)化社會保險體系發(fā)展質(zhì)量

社保檔案對于我國的社會保險管理體系建設(shè)以及制度優(yōu)化有一定的促進(jìn)作用。首先社會保險待遇是需要進(jìn)行持續(xù)性調(diào)整的，要結(jié)合整體社會發(fā)展的狀態(tài)以及國家的政策體系進(jìn)行針對性的優(yōu)化，這樣才可以及時地滿足不同階段社會人們參保的實(shí)際需求。與此同時為了進(jìn)一步提升生活水平，又要維持社會保險體系的高質(zhì)量發(fā)展必須要以社保檔案為基礎(chǔ)，通過數(shù)據(jù)分析以及信息整合，了解社保體系發(fā)展過程中存在的一系列問題，這些問題將直接反映當(dāng)下以及未來社會保險體系的發(fā)展力度以及改革方向。例如我國當(dāng)前的社會保險制度雖然具有較強(qiáng)的原則性，但是針對細(xì)化問題卻存在規(guī)范不清晰的現(xiàn)象，這就需要從規(guī)范化管理角度入手進(jìn)行針對性分析。

2.3 具有維持社會穩(wěn)定的價值

社保檔案本身還有著更加廣泛的社會價值以及社會意義，比如可以結(jié)合退休人員的實(shí)際死亡年齡，了解養(yǎng)老金的實(shí)際發(fā)放情況，并且以具體的期限作為主要分析依據(jù)，能夠快速掌握社會不同階段，老齡群體的預(yù)期壽命。這對于快速的定位社會與平均壽命之間的關(guān)系有一定的促進(jìn)作用。另外也可以對比相同疾病的參保人員所花費(fèi)的醫(yī)療費(fèi)用，并且與非參保人員的醫(yī)療費(fèi)用進(jìn)行分析，這樣可以了解醫(yī)保制度的實(shí)際覆蓋群體，可以為后續(xù)的醫(yī)療費(fèi)用調(diào)整以及投入甚至國民健康狀態(tài)的評價提供有效參考。

3 現(xiàn)代社保檔案管理規(guī)范性不足的問題分析

3.1 管理機(jī)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)不夠統(tǒng)一

我國的社會保障事業(yè)本身起步較晚，尤其是在當(dāng)前的部分農(nóng)村以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展不夠發(fā)達(dá)的區(qū)域，社會保障體系雖然已經(jīng)建立，并且正在穩(wěn)定發(fā)展，但是針對社保檔案的管理，還未形成統(tǒng)一的模式[2]。另外由于社會保障檔案的內(nèi)容較為復(fù)雜，數(shù)量較多，在常規(guī)工作和業(yè)務(wù)開展的過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)往往將重點(diǎn)放置在社保業(yè)務(wù)的開展以及管理方面，卻缺乏對社保檔案管控、技術(shù)投入、平臺開發(fā)、管理創(chuàng)新等方面的重視。例如當(dāng)前部分機(jī)構(gòu)未能設(shè)置專門的檔案室，重要檔案未進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重。沒有檔案管理部門，檔案資料由業(yè)務(wù)部門自行保管等等。

3.2 缺乏規(guī)范性的法規(guī)體系

綜合當(dāng)前部分社保部門的實(shí)際執(zhí)行管理規(guī)定來看，依舊在進(jìn)行原有的企業(yè)職工管理規(guī)定，這其中的相關(guān)制度與當(dāng)前的社會發(fā)展需求已經(jīng)存在一定的滯后性。雖然當(dāng)前各級政府都已經(jīng)結(jié)合《檔案法》打造了符合區(qū)域發(fā)展以及社保體系建設(shè)的規(guī)章制度，但是規(guī)章制度的主要應(yīng)用范圍還局限在社保的基礎(chǔ)體系管理以及業(yè)務(wù)開展方面，對于檔案管控的這一模式，還未打造專業(yè)的制度方案。這也就導(dǎo)致當(dāng)前部分機(jī)構(gòu)想要落實(shí)檔案管理，但是還需要結(jié)合企業(yè)甚至部分集團(tuán)采取的檔案管理制度來進(jìn)行管控，這也就導(dǎo)致難以應(yīng)對當(dāng)前社保檔案管控過程中出現(xiàn)的一系列問題。

3.3 人員團(tuán)隊(duì)綜合能力不強(qiáng)

檔案管理本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，而社保檔案本身對個人、社會以及國家有一定的影響，因此在進(jìn)行檔案管理的過程中不僅需要進(jìn)行規(guī)范化管控，還需要進(jìn)行價值挖掘，這不僅要依靠技術(shù)體系，又需要人員團(tuán)隊(duì)具備較強(qiáng)的綜合能力。

但是結(jié)合當(dāng)前的部分社保檔案管理的團(tuán)隊(duì)情況來看，存在較多問題。首先，當(dāng)前人員團(tuán)隊(duì)存在全職、兼職混用的情況[3]，這也就讓部分并不了解檔案管理以及社保工作的人進(jìn)入管理崗位，其能力不高，難以應(yīng)對檔案管理期間的相關(guān)問題;部分單位的業(yè)務(wù)人員架構(gòu)較為分散，導(dǎo)致集中管理較為困難，信息統(tǒng)計(jì)以及決策落實(shí)存在斷層;專職人員的綜合水平以及信息化程度不高，依舊采取傳統(tǒng)的檔案管理模式，這不僅難以應(yīng)對大體量的數(shù)據(jù)信息，也會導(dǎo)致引進(jìn)的軟硬件以及技術(shù)難以發(fā)揮實(shí)際價值。

4 社保檔案價值挖掘的持續(xù)性優(yōu)化方案

社保檔案的發(fā)展與當(dāng)前的社會保障事業(yè)建設(shè)有直接的關(guān)聯(lián)，雖然它和常規(guī)的檔案管理之間有一定的共性，但是受到了社會保障事業(yè)自身發(fā)展的影響，檔案管理本身也需要進(jìn)行規(guī)范性建設(shè)，這樣才可以克服部分獨(dú)特性的難題，因此在規(guī)范性建設(shè)的過程中，還需要落實(shí)好價值挖掘，二者相輔相成，才可以提升社保檔案管理質(zhì)量。

4.1 落實(shí)好社保檔案管理數(shù)字化建設(shè)

以大數(shù)據(jù)技術(shù)以及數(shù)據(jù)分析技術(shù)作為主要的載體，結(jié)合社保檔案的實(shí)際管理需求，打造信息化管控平臺以及資源數(shù)據(jù)庫，這對于檔案數(shù)據(jù)信息的篩選以及利用有著一定的正面影響。在具體實(shí)施的過程中，還需要以信息技術(shù)為載體，進(jìn)一步挖掘社保檔案數(shù)據(jù)的實(shí)際價值，通過切實(shí)可行的方案來打通社保檔案管理與其他領(lǐng)域之間的屏障和界限。而想要實(shí)現(xiàn)這樣的目的，就需要構(gòu)建完善的管理架構(gòu)體系。如圖1所示，是當(dāng)前社保檔案管控數(shù)字化建設(shè)的常規(guī)模式。

從其中的具體性能來看，其涉及到了6個最基礎(chǔ)的管理模式。數(shù)據(jù)管理是結(jié)合社保檔案的實(shí)際類型以及文字文本，進(jìn)行目錄管理以及信全文信息管控。是當(dāng)前數(shù)字檔案管控的核心內(nèi)容;整理編目可以結(jié)合社保檔案的具體類型、不同區(qū)域、不同的檔案內(nèi)容、維權(quán)以及管理進(jìn)行分門別類的排序和整合，可以自動地生成目錄，方便后期進(jìn)行匯總和打印;檢索查詢則是進(jìn)一步提升檔案管理應(yīng)用質(zhì)量的主要方法，建立在信息化平臺的基礎(chǔ)上，通過檢索系統(tǒng)能夠快速地進(jìn)行數(shù)據(jù)調(diào)取，無需經(jīng)過傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱流程。這種方式又可以保障檔案本身的安全性;輔助實(shí)體管理則是建立在線上線下相結(jié)合的基礎(chǔ)上，綜合部分無法進(jìn)行線上轉(zhuǎn)型的線下業(yè)務(wù)模式進(jìn)行綜合管控，比如隨著人員流動而產(chǎn)生的檔案移交以及銷毀等相關(guān)管理行為，配合線下業(yè)務(wù)的開展進(jìn)行線上數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)刪改以及調(diào)整;而安全保密管理則是當(dāng)前信息化檔案管控方案建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容，社保數(shù)據(jù)信息本身有一定的綜合價值，在實(shí)際應(yīng)用的過程中，極有可能出現(xiàn)隱私泄露等情況，因此檔案數(shù)據(jù)庫以及管理平臺都需要打造加密體系，可以通過當(dāng)前較為流行的密鑰系統(tǒng)以及防火墻系統(tǒng)構(gòu)建加機(jī)制。這樣可以維護(hù)社保檔案的高質(zhì)量應(yīng)用;最后就是系統(tǒng)維護(hù)將直接對接檔案平臺的日常管控以及系統(tǒng)更新方便結(jié)合不同時期社保體系的發(fā)展進(jìn)行調(diào)整，可以增加相關(guān)模塊，也可以進(jìn)行功能和性能的優(yōu)化。

4.2 提升社保檔案利用效率

進(jìn)一步提升社保檔案的社會利用效率，是全面發(fā)揮其個人價值以及社會價值的重要途徑，也是當(dāng)前落實(shí)規(guī)范化管理的首要任務(wù)。而想要通過檔案管理來實(shí)現(xiàn)價值的挖掘，還需要結(jié)合社保管理體系的社會發(fā)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行分析[4]。我國的社保管理體系與各個領(lǐng)域之間都有緊密的聯(lián)系，將直接為個人以及社會提供服務(wù)，這也就導(dǎo)致信息的溝通以及交互力度，將直接影響社保檔案自身價值的發(fā)揮。

因此在打造規(guī)范化管理模式的過程中，首先要落實(shí)好信息資源的共享。社保信息檔案的查詢以及檢索不能僅停留在部門內(nèi)部，還需要向主參保主體或者相關(guān)機(jī)構(gòu)提供共享渠道。在具體實(shí)施過程中要充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺的技術(shù)優(yōu)勢，完善網(wǎng)絡(luò)平臺的各項(xiàng)功能和作用，讓群眾可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對社保檔案信息進(jìn)行查詢，并通過網(wǎng)絡(luò)互動的方式為群眾答疑解惑，進(jìn)一步提升社保檔案的利用效率。例如，如圖2所示，便是建立在共享的基礎(chǔ)上，打造的數(shù)據(jù)交換中心。其將社保檔案管理與當(dāng)前的衛(wèi)生局系統(tǒng)、居民互動系統(tǒng)以及區(qū)域醫(yī)療中心構(gòu)建起了關(guān)聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)集中的數(shù)據(jù)調(diào)取以及綜合管控，又可以衍生出其他的管控價值，比如績效考核、財務(wù)管理以及人員管理。

4.3 強(qiáng)化人才隊(duì)伍建設(shè)

要打造專業(yè)化的社保檔案人員管理體系，這樣才可以為社保檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)以及價值挖掘提供有效保障。

首先社會保障制度以及檔案管理的原則是有機(jī)融合的。在融合的過程中，必須要由專業(yè)人員進(jìn)行執(zhí)行和管控，而當(dāng)前的社會保障專業(yè)人才團(tuán)隊(duì)存在著參差不齊的情況，那么落實(shí)好人員的職業(yè)培訓(xùn)以及思想意識引導(dǎo)至關(guān)重要。

其次積極地與地方高校進(jìn)行協(xié)同合作，從人才培養(yǎng)角度打造前期預(yù)控方案。高?？梢栽O(shè)置專門的專業(yè)，也可以開設(shè)選修課程，通過最短的時間來彌補(bǔ)社會專業(yè)人才空缺。不僅能夠打造科學(xué)化的社保檔案管理體系，也可以構(gòu)建一條穩(wěn)定規(guī)范的人才供應(yīng)鏈，為社會后續(xù)的發(fā)展也可以奠定良好基礎(chǔ)，有效解決人員匱乏以及技能短缺等問題。

再次，落實(shí)好思政體系建設(shè)。為建設(shè)和完善社保檔案工作，創(chuàng)造良好氛圍和有利條件，需要及時地積極組織社保工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強(qiáng)做好社保檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。

4.4 構(gòu)建安全的檔案管理及應(yīng)用基礎(chǔ)

社會保險檔案本身與人們的養(yǎng)老、工傷、失業(yè)、醫(yī)療等相關(guān)體系有集中的聯(lián)系，需要采集單位信息和個人信息，這些信息具有極強(qiáng)的隱私性和保密性，在常規(guī)使用和共享的過程中，不僅要及時的落實(shí)好權(quán)限限制，也需要加強(qiáng)保密質(zhì)量。

首先利用數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建系統(tǒng)防火墻，這樣可以有效避免檔案數(shù)據(jù)庫遭受外界不良行為的攻擊，也可以提升數(shù)據(jù)共享和傳播的質(zhì)量，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失和泄露等情況。

另一方面結(jié)合社保檔案管控的實(shí)際需求，在利用技術(shù)打造安全保障體系的同時，還需要落實(shí)好權(quán)限管理和制度建設(shè)。比如建立權(quán)限登記制度以及網(wǎng)絡(luò)層級審查制度;構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)日志，能夠結(jié)合相關(guān)人員的具體行為進(jìn)行記錄和檢索，這樣可以有效避免內(nèi)部人員存在的不良問題，也可以實(shí)現(xiàn)外部攻擊行為以及竊取行為的留痕和軌跡追蹤。

4.5 強(qiáng)化機(jī)構(gòu)的專業(yè)性和規(guī)范性

首先要打造統(tǒng)一的社會保障檔案管理部門，各個社保機(jī)構(gòu)也需要組建專業(yè)的人員團(tuán)隊(duì)，并且結(jié)合黨和國家的相關(guān)引導(dǎo)以及地方政策體系，落實(shí)好決策機(jī)制的建設(shè)，為部門以及團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量優(yōu)化，提供統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和約束條件;設(shè)立專門的統(tǒng)籌性管理崗位，主要負(fù)責(zé)擬定后續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃以及改革方案制定重大決策，落實(shí)好規(guī)章制度以及法律法規(guī)的調(diào)整和建設(shè);加強(qiáng)對社保檔案應(yīng)用以及創(chuàng)新的監(jiān)督和檢查。著重針對當(dāng)前的檔案管控問題和需求進(jìn)行分析，了解整體社會發(fā)展的實(shí)際狀態(tài)，進(jìn)一步提升檔案管理與社會之間的聯(lián)系，這也是提升價值發(fā)揮有效性的關(guān)鍵途徑;治好制度體系的規(guī)范管理和建設(shè)，應(yīng)包括社保檔案的管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)、整理與歸檔要求、管理和保護(hù)要求、利用與保密原則和檔案鑒定、銷毀和獎懲規(guī)定等一系列內(nèi)容。

5 結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前的社會發(fā)展環(huán)境下，不斷的落實(shí)社保檔案管理工作的創(chuàng)新對于提升檔案管理規(guī)范性有一定促進(jìn)作用，除此之外也可以進(jìn)一步加強(qiáng)那檔案管理工作的科學(xué)性和穩(wěn)定性，全面提升社保檔案的社會應(yīng)用價值，能夠滿足廣大人民群眾的實(shí)際需求，也可以維持社會穩(wěn)定，提供多元化服務(wù)。

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作者簡介：曾舉儀，（1981.6-），女，四川射洪，館員，研究方向：檔案管理。