宮宇強(qiáng),楊文爽
隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,信息化應(yīng)用已逐漸滲透到各行各業(yè),對(duì)高等院校而言,信息化建設(shè)對(duì)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、辦公效率和整體發(fā)展都具有重要價(jià)值。我國(guó)在《國(guó)家教育事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》中明確指出,要“完善學(xué)校教育信息化基礎(chǔ)設(shè)施,全力推動(dòng)信息技術(shù)與教育教學(xué)深度融合”,《中國(guó)教育現(xiàn)代化2035》則將“創(chuàng)新信息時(shí)代教育治理新模式”作為高校信息化建設(shè)的重要工作目標(biāo)。就高校教學(xué)管理而言,信息化建設(shè)可以減輕教學(xué)管理者的工作壓力,提升教學(xué)管理效率。高校教學(xué)管理工作十分繁重,涉及高校的各種日常事務(wù),包括教師授課的時(shí)間安排、教室的分配、學(xué)生學(xué)籍錄入、解決師生授課時(shí)的突發(fā)問(wèn)題、滿足師生基本需求等。傳統(tǒng)的教學(xué)管理方式已經(jīng)讓教學(xué)管理者不堪重負(fù),加之近年高校大范圍擴(kuò)招,師生數(shù)量逐漸增加,再次加大高校教學(xué)管理工作的困難程度。教學(xué)管理信息化建設(shè)應(yīng)時(shí)而來(lái),打破了傳統(tǒng)教學(xué)管理模式的局限,可以運(yùn)用教學(xué)管理系統(tǒng)整合共享教學(xué)資源,解決教學(xué)過(guò)程中突發(fā)的一系列問(wèn)題,提高教師辦公效率。本文通過(guò)梳理高校教學(xué)管理信息化現(xiàn)狀,找出并突破阻礙信息化建設(shè)的問(wèn)題,從而提升教學(xué)管理的工作效率和準(zhǔn)確度,輔助管理人員對(duì)管理工作進(jìn)行細(xì)致劃分,減少機(jī)械化辦公流程,明確各部門責(zé)任,機(jī)制聯(lián)動(dòng)制定符合學(xué)校發(fā)展方向的教學(xué)計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)高校的教學(xué)改革與創(chuàng)新。
《國(guó)家中長(zhǎng)期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》(2010—2020年)中提到,信息技術(shù)對(duì)教育發(fā)展具有革命性影響,必須予以高度重視。通過(guò)信息技術(shù)帶動(dòng)教育的發(fā)展,實(shí)現(xiàn)階梯式的提高。雖然各大高校在日常工作以及數(shù)據(jù)收集方面具有一定的成果,教學(xué)管理系統(tǒng)也都使用多年,但教學(xué)管理信息化建設(shè)仍受到種種限制,面臨諸多問(wèn)題。
如今,我國(guó)高校在教學(xué)管理中基本已經(jīng)普及了信息化技術(shù)的應(yīng)用,但各學(xué)校的教學(xué)管理信息化水平高低不一,存在較大的差距,大部分高校并沒(méi)有取得想要的效果[1]。相關(guān)管理人員、教師和學(xué)生對(duì)教學(xué)管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠,校內(nèi)各部門缺少協(xié)調(diào)合作,工作推進(jìn)較為困難、工作效率較低,教學(xué)管理系統(tǒng)應(yīng)用率較低。各高校間缺少溝通,無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享。所以在高校進(jìn)行教學(xué)管理信息化建設(shè),首先要提高各層級(jí)的重視程度,校長(zhǎng)、分管教學(xué)副校長(zhǎng)、教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院應(yīng)提高認(rèn)識(shí),自上而下形成信息化管理理念。
高校的教學(xué)管理信息化建設(shè)并不是一朝一夕就可以完成的,需要不斷改進(jìn)。對(duì)于教學(xué)系統(tǒng)建設(shè)最重要的當(dāng)屬開(kāi)發(fā)內(nèi)部的應(yīng)用程序,也就是在使用時(shí)系統(tǒng)內(nèi)不同功能的板塊,以及多種角色的設(shè)置。不同角色進(jìn)入到教學(xué)管理系統(tǒng)后顯示的模塊各不相同。比如學(xué)生角色中有學(xué)生選課、成績(jī)查詢、網(wǎng)上評(píng)教、課表查詢等,教師角色中有教學(xué)任務(wù)、考試安排、成績(jī)錄入等,這些模塊的建設(shè)復(fù)雜繁瑣。目前,部分高校的教學(xué)管理系統(tǒng)中各功能模塊各自獨(dú)立,管理人員在調(diào)取信息時(shí),單次只能獲取一個(gè)模塊的信息,若想將信息整合需耗費(fèi)大量時(shí)間。另外,操作人員在錄入信息時(shí),沒(méi)有一定的格式限制,自由度過(guò)高。比如進(jìn)行課程安排時(shí),輸入的時(shí)間有“星期三第1-2節(jié)”“星期三1、2節(jié)”“周三1-2節(jié)”等,非標(biāo)準(zhǔn)化輸入導(dǎo)致后期查看篩選數(shù)據(jù)混亂,無(wú)法保證數(shù)據(jù)信息的真實(shí)準(zhǔn)確。
軟件系統(tǒng)是高校教學(xué)管理信息化建設(shè)的重中之重。目前我國(guó)高校教學(xué)管理系統(tǒng)運(yùn)用的軟件系統(tǒng)分為兩種類型,一種是將教學(xué)管理系統(tǒng)外包給專業(yè)的科技公司,從外引進(jìn)成套的系統(tǒng)或軟件;一種是高校成立技術(shù)團(tuán)隊(duì),自主研發(fā)個(gè)性化的軟件系統(tǒng)。但無(wú)論是哪種系統(tǒng),目前很多高校都沒(méi)有將對(duì)信息安全的考量放到主要位置,導(dǎo)致教學(xué)管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性均相對(duì)較差,數(shù)據(jù)信息容易被不法分子竊取和篡改。尤其是高校教職工和學(xué)生信息,電信詐騙分子對(duì)這些內(nèi)容非常敏感,所以高校要對(duì)系統(tǒng)中的各項(xiàng)信息加大保護(hù)力度。另外,在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中,系統(tǒng)崩潰、擁擠等技術(shù)問(wèn)題也會(huì)頻繁發(fā)生。在學(xué)期初學(xué)生進(jìn)行大規(guī)模選課、學(xué)期末教師要集體錄入考試成績(jī)等高峰期,系統(tǒng)會(huì)頻繁處于崩潰的狀態(tài),嚴(yán)重影響教學(xué)事務(wù)的運(yùn)行,降低了教學(xué)管理信息化建設(shè)水平。
運(yùn)用“問(wèn)卷星”APP,針對(duì)我國(guó)高校師生對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)的需求發(fā)布調(diào)查問(wèn)卷,獲得有效教師樣本3 694份、有效學(xué)生樣本27 342份,問(wèn)卷結(jié)果如圖1所示。
圖1 高校師生對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)的需求
有效的教師樣本中,45%的教師認(rèn)為應(yīng)在教學(xué)管理系統(tǒng)中增加分享資源的功能,38%的教師需要在系統(tǒng)中與學(xué)生進(jìn)行溝通。有效的學(xué)生樣本中,52%的學(xué)生希望可以在系統(tǒng)中辦理請(qǐng)、銷假業(yè)務(wù),34%的學(xué)生需要在系統(tǒng)中申請(qǐng)修改學(xué)業(yè)狀態(tài)??偨Y(jié)發(fā)現(xiàn),師生們普遍希望可以在教學(xué)管理系統(tǒng)中增加服務(wù)性功能,而部分高校教學(xué)管理系統(tǒng)的設(shè)置都對(duì)“管理”功能進(jìn)行偏移,著重關(guān)注對(duì)教師的管理、對(duì)學(xué)生信息的管理等,忽略了對(duì)師生的服務(wù)功能?;诖死砟罱ㄔO(shè)的教學(xué)管理信息化系統(tǒng),并不能真正服務(wù)于教師與學(xué)生等群體。另外,個(gè)別高校教學(xué)管理系統(tǒng)應(yīng)用程序復(fù)雜,年齡較大的教師使用較為困難,不能高效地開(kāi)展工作。
信息技術(shù)在教育領(lǐng)域發(fā)揮著一定的積極作用,信息化建設(shè)可以減輕教學(xué)管理者的工作壓力,提升教學(xué)管理效率,促進(jìn)教學(xué)改革。但在實(shí)際應(yīng)用中,使用率和使用后評(píng)價(jià)卻不盡如人意。分析教學(xué)管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀,其原因主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
目前,我國(guó)部分高校對(duì)教學(xué)管理信息化建設(shè)重視不夠,校內(nèi)缺少由領(lǐng)導(dǎo)牽頭建立的相應(yīng)組織協(xié)調(diào)制度。主要有兩個(gè)原因,第一,高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)管理信息化缺少足夠的認(rèn)識(shí),沒(méi)有從根本上了解信息化建設(shè)能為學(xué)校帶來(lái)的積極影響,致使學(xué)校對(duì)信息化建設(shè)的重視程度不夠[2]。第二,缺少頂層設(shè)計(jì)和協(xié)調(diào)。部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)比較片面,將重心放在信息化平臺(tái)和硬件的建設(shè)中,并未意識(shí)到教學(xué)管理理念的重要性。領(lǐng)導(dǎo)層面只是下達(dá)建設(shè)教學(xué)管理信息化的任務(wù),缺少各層級(jí)進(jìn)行統(tǒng)籌安排,致使如教務(wù)處、二級(jí)學(xué)院、學(xué)院內(nèi)各部門缺少深度融合和全面協(xié)作。教學(xué)管理人員、學(xué)校師生對(duì)教學(xué)管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不夠,沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)能為自己工作學(xué)習(xí)和學(xué)校發(fā)展帶來(lái)的便利,參與程度較低,最終導(dǎo)致教學(xué)管理信息化建設(shè)的落后現(xiàn)象。
部分高校缺少教學(xué)管理系統(tǒng)如何使用的制度規(guī)范。從教學(xué)管理信息化運(yùn)行的技術(shù)層面看,教學(xué)管理系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)是教學(xué)管理人員能夠依照系統(tǒng)編碼規(guī)則規(guī)范操作,將數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確錄入,從而實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理系統(tǒng)的有效運(yùn)作,發(fā)揮共享信息資源等作用。但部分高校在教學(xué)管理信息化建設(shè)初期,并未從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮,明確制度規(guī)則。在使用前未進(jìn)行充分統(tǒng)籌,沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則和對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息明確的定義。系統(tǒng)投入運(yùn)行后,各種問(wèn)題逐漸暴露,比如操作者輸入的數(shù)據(jù)格式復(fù)雜多樣,管理人員對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)的管理十分困難,不能統(tǒng)一整理和篩選,數(shù)據(jù)內(nèi)容無(wú)法核實(shí)是否準(zhǔn)確,系統(tǒng)運(yùn)行數(shù)據(jù)無(wú)法保證真實(shí)性和合法性。如不同專業(yè)學(xué)生的成績(jī)構(gòu)成復(fù)雜多樣,沒(méi)有統(tǒng)一的編碼規(guī)則導(dǎo)致同校間學(xué)生成績(jī)單的格式參差不齊,使教學(xué)管理不夠規(guī)范化,制約了教學(xué)管理信息化的質(zhì)量[3]。
高校購(gòu)入的由軟件公司開(kāi)發(fā)的系統(tǒng),因其面向眾多高校開(kāi)發(fā),具有普遍性、大眾性特點(diǎn),缺少針對(duì)購(gòu)買高校設(shè)計(jì)的個(gè)性化環(huán)節(jié),系統(tǒng)中甚至存在無(wú)需開(kāi)通的功能,與高校的實(shí)際情況并不能完美契合。高校自主研發(fā)的軟件系統(tǒng),雖然可規(guī)避這一問(wèn)題,但由于部分高校的技術(shù)團(tuán)隊(duì)為臨時(shí)組建,缺少一定的經(jīng)驗(yàn),或者技術(shù)人員未參與過(guò)一線教學(xué)工作,未充分了解高校的實(shí)際情況,導(dǎo)致開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)實(shí)用性相對(duì)較差。另外,部分高校的教學(xué)管理系統(tǒng)缺少先進(jìn)的防火墻等技術(shù)手段,對(duì)數(shù)據(jù)信息的保護(hù)力不足,影響系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行,對(duì)教學(xué)管理秩序造成干擾[4]。
部分高校在進(jìn)行教學(xué)管理信息化建設(shè)時(shí),過(guò)多關(guān)注其管理職能,缺少對(duì)教學(xué)管理服務(wù)質(zhì)量的重視,致使系統(tǒng)中的功能模塊均聚焦于管理部分,而教師與學(xué)生能利用的功能較少且使用復(fù)雜。師生日常的教學(xué)事務(wù)只有部分可以在系統(tǒng)中完成,更多的仍需線下解決。
高校教學(xué)管理信息化的建設(shè)和優(yōu)化要從多方面進(jìn)行思考,需要構(gòu)建完善的組織體系,健全配套制度,優(yōu)化系統(tǒng)安全運(yùn)行并增強(qiáng)服務(wù)職能。細(xì)致來(lái)看,應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)層面牽頭構(gòu)建組織框架,督促技術(shù)層面軟件開(kāi)發(fā)。組織架構(gòu)包含教學(xué)管理部門和二級(jí)學(xué)院,依托領(lǐng)導(dǎo)的組織引領(lǐng)統(tǒng)一建設(shè)思路,增強(qiáng)信息化理念,加強(qiáng)教學(xué)管理人員的服務(wù)意識(shí)和師生對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。軟件開(kāi)發(fā)環(huán)節(jié)需設(shè)置統(tǒng)一編碼工程,確保軟件安全運(yùn)行。固定教學(xué)管理系統(tǒng)的使用程序,明確操作流程,設(shè)置“靜態(tài)+動(dòng)態(tài)”密碼檢測(cè)并制定應(yīng)急預(yù)案,防范和解決可能出現(xiàn)的問(wèn)題(圖2)。
圖2 優(yōu)化高校教學(xué)管理信息化建設(shè)的對(duì)策
教學(xué)管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程,需依托領(lǐng)導(dǎo)組織機(jī)構(gòu)的引領(lǐng)、扶持和頂層設(shè)計(jì),自上而下規(guī)劃出科學(xué)合理的建設(shè)方向,構(gòu)建完善的組織框架,以此來(lái)協(xié)調(diào)各部門和二級(jí)學(xué)院,高效快速處理日常教學(xué)事務(wù)問(wèn)題,加快高校教學(xué)管理信息化建設(shè),從而提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和水平。
高校管理就如正金字塔般,領(lǐng)導(dǎo)層面的頂層設(shè)計(jì)為塔尖,是領(lǐng)導(dǎo)決策層。頂層領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃意識(shí)形態(tài),保證教學(xué)管理信息化建設(shè)有序?qū)嵤?。帶領(lǐng)相關(guān)部門完善管理組織架構(gòu),構(gòu)建完善的規(guī)章制度體系和建設(shè)模式,直接對(duì)各部門劃分責(zé)任,推進(jìn)各項(xiàng)工作的落實(shí),讓各部門了解自身在教學(xué)管理信息化建設(shè)中承擔(dān)的職能,保證各部門、分院互相溝通協(xié)調(diào),解決相互推諉的問(wèn)題,節(jié)約協(xié)調(diào)時(shí)間,加快信息化建設(shè)進(jìn)程[5]。
領(lǐng)導(dǎo)層面確定一項(xiàng)任務(wù)或通知,上傳到系統(tǒng)后,系統(tǒng)可以自動(dòng)發(fā)送到相應(yīng)的部門(教務(wù)處或?qū)W生處),設(shè)定固定期限,再由相應(yīng)部門傳達(dá)給執(zhí)行單位(各學(xué)院)。明確職責(zé)的同時(shí)增強(qiáng)各部門的高效協(xié)調(diào),提高辦公效率。
提升信息化建設(shè)水平,需完善教學(xué)管理信息化運(yùn)行配套制度。通過(guò)編碼工程對(duì)系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的錄入和數(shù)據(jù)定義進(jìn)行嚴(yán)格要求,設(shè)定配套制度。保證數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一,操作流程固定,輸入內(nèi)容準(zhǔn)確,規(guī)范系統(tǒng)操作程序。建立數(shù)據(jù)挖掘功能模塊,對(duì)學(xué)生基本信息數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘,整合高校教學(xué)管理信息化模式,保證信息化建設(shè)高度契合高校實(shí)際需求,有效提升教學(xué)管理系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值。在排課、調(diào)串課模塊中,可以設(shè)定完善的日期、節(jié)次等內(nèi)容,負(fù)責(zé)人員在進(jìn)行課程安排時(shí)只需選擇固定的時(shí)間即可,不需要手動(dòng)輸入,避免出現(xiàn)“星期三第1-2節(jié)”“星期三1、2節(jié)”此類多種組合方式,保障數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一,使系統(tǒng)操作更規(guī)范。
提升信息化建設(shè)水平,需完善教學(xué)管理各項(xiàng)配套制度。針對(duì)教學(xué)科目、專業(yè)類別、二級(jí)學(xué)院的特點(diǎn)優(yōu)化制度細(xì)節(jié),建設(shè)出符合自身實(shí)際需要的信息化系統(tǒng),并發(fā)揮其最大作用,確保高校教學(xué)管理與信息化建設(shè)深度融合,推動(dòng)信息化管理工作的有序開(kāi)展。
比如在錄入期末成績(jī)時(shí),不同課程的成績(jī)結(jié)構(gòu)各不相同,二級(jí)學(xué)院可以根據(jù)自身需求,設(shè)計(jì)成績(jī)組成部分。另外,有些課程需要錄入平時(shí)成績(jī)、期中成績(jī)和期末成績(jī),多個(gè)填入項(xiàng)一旦錄入順序混亂,就會(huì)對(duì)最終成績(jī)帶來(lái)影響。因此,應(yīng)在前期設(shè)置固定的編碼工程,教師只能根據(jù)設(shè)定的順序逐步錄入成績(jī),減少可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
完善教學(xué)管理信息化建設(shè),應(yīng)為系統(tǒng)營(yíng)造安全的運(yùn)行環(huán)境,保證教學(xué)管理工作順利開(kāi)展。第一,加強(qiáng)技術(shù)層面保障。加強(qiáng)防火墻建設(shè)和“靜態(tài)+動(dòng)態(tài)”密碼檢測(cè)等技術(shù)手段,設(shè)置反入侵預(yù)警功能,及時(shí)發(fā)現(xiàn)對(duì)高校教學(xué)管理系統(tǒng)的非法侵犯,及時(shí)制定補(bǔ)救計(jì)劃以確保系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn),有效預(yù)防和避免系統(tǒng)中信息泄露等嚴(yán)重的安全隱患。第二,建立應(yīng)急預(yù)案和快速處理機(jī)制。協(xié)同軟件開(kāi)發(fā)人員研發(fā)備用系統(tǒng),通過(guò)虛擬化與云計(jì)算等技術(shù),對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)存儲(chǔ)和轉(zhuǎn)移。運(yùn)用IT技術(shù)手段24小時(shí)智能監(jiān)控排查系統(tǒng)保證日常運(yùn)行,要求技術(shù)團(tuán)隊(duì)定期在非工作時(shí)間對(duì)教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行檢測(cè)、維護(hù)和更新,及時(shí)填補(bǔ)漏洞,確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。如遇無(wú)法挽回的重大系統(tǒng)問(wèn)題,迅速停止運(yùn)行,立刻報(bào)備上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),啟用備用系統(tǒng)。結(jié)合多種技術(shù)手段,逐步完善教學(xué)管理系統(tǒng)的安全屏障,最大化發(fā)揮教學(xué)管理信息化功能,提升學(xué)校整體教學(xué)管理水平。
高校教學(xué)管理信息化建設(shè)的本質(zhì)是為師生提供教學(xué)資源管理共享平臺(tái),為師生溝通提供保障,解決教學(xué)運(yùn)行中的各種問(wèn)題,提升教學(xué)質(zhì)量、提高教師工作效率。因此,在進(jìn)行教學(xué)管理信息化建設(shè)時(shí)應(yīng)注重服務(wù)功能的設(shè)計(jì)。
目前,大多數(shù)教學(xué)管理系統(tǒng)已經(jīng)具備學(xué)籍管理、課程編排、考試安排、成績(jī)管理、教學(xué)計(jì)劃管理、績(jī)效管理、教學(xué)評(píng)價(jià)等基本功能。完善教學(xué)管理信息化建設(shè)要兼顧師生本質(zhì)要求,合理設(shè)置系統(tǒng)權(quán)限,引入“以人為本”的管理要素,廣泛收集系統(tǒng)的實(shí)際使用者——教師和學(xué)生的建議[6]。首先要明確教師對(duì)教學(xué)管理、教學(xué)質(zhì)量的決定性作用,發(fā)揮教師的主體地位,尊重教學(xué)一線人員的意見(jiàn)。其次從學(xué)生角度出發(fā),將教學(xué)管理系統(tǒng)的服務(wù)功能擴(kuò)展到學(xué)生層面,設(shè)計(jì)易于學(xué)習(xí)的學(xué)生分系統(tǒng),便于師生間實(shí)時(shí)交流、共享教學(xué)資源。將教學(xué)管理重心轉(zhuǎn)移到服務(wù)功能上,摒棄單一的管理職能,優(yōu)化和提高教學(xué)管理水平。
總而言之,隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,各行各業(yè)都享受到了科技所帶來(lái)的便利,信息化建設(shè)對(duì)高校的影響不可忽視,教學(xué)管理信息化建設(shè)亟須提高。各高校相關(guān)管理人員應(yīng)提高對(duì)教學(xué)管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)和重視程度,完善組織結(jié)構(gòu)建設(shè),健全配套制度,突出服務(wù)本質(zhì)。促進(jìn)高校教學(xué)管理工作取得實(shí)質(zhì)性的突破和發(fā)展,建設(shè)出能快速應(yīng)對(duì)、有效化解各類教育問(wèn)題的教學(xué)管理系統(tǒng)。
通化師范學(xué)院學(xué)報(bào)2022年7期