醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理措施探究

孫作麗

摘 要：人事檔案管理精細(xì)化是確保效率與質(zhì)量統(tǒng)一、科學(xué)與規(guī)范協(xié)調(diào)的重要手段。在醫(yī)院不斷改革發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院逐漸強(qiáng)調(diào)精細(xì)化管理模式的建設(shè)與應(yīng)用，以保障人事檔案管理的水平，但受各方面因素限制，精細(xì)化管理進(jìn)程緩慢。本文通過(guò)對(duì)醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理意義解讀，探討醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程存在的問(wèn)題，提出提高人事檔案精細(xì)化管理措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；精細(xì)化管理；制度建設(shè)；管理流程

醫(yī)院改革對(duì)人事檔案管理工作提出更高的要求，人事檔案作為醫(yī)院人才培養(yǎng)、人才選拔的主要文件依據(jù)，一旦管理滯后、信息化程度不足，將會(huì)嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。精細(xì)化管理模式構(gòu)建是以數(shù)字化、體系化為依據(jù)，確保人事檔案管理環(huán)節(jié)符合標(biāo)準(zhǔn)，滿(mǎn)足人事檔案管理要求，使人事檔案管理質(zhì)量、效率得到保障。

一、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的必要性

醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，采用電子化、數(shù)字化和信息化的管理理念，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理。我國(guó)各大醫(yī)院目前在精細(xì)化管理模式建設(shè)過(guò)程中，積極加大信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理模式及管理技術(shù)，以期達(dá)到提高效率、降低成本、提高質(zhì)量的目標(biāo)。因此，人事檔案精細(xì)化管理是提高檔案管理效率的需要，是醫(yī)療改革的要求，也是強(qiáng)調(diào)檔案管理質(zhì)量的重要保障。

首先，醫(yī)院在人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，縮減檔案管理的中間環(huán)節(jié)，優(yōu)化各部門(mén)之間的信息溝通渠道，將原本紙質(zhì)文件以數(shù)字信息的方式儲(chǔ)存到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件之間的同步管理，顯著提高醫(yī)院檔案管理的工作效率。尤其是信息系統(tǒng)具備強(qiáng)大的數(shù)據(jù)挖掘功能和信息共享功能，在終端設(shè)備或者PC端設(shè)備中可隨時(shí)提取人事檔案信息，采用分類(lèi)管理的方式將各類(lèi)人事檔案的信息整合，以部門(mén)、職位等為分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，明確每個(gè)人員的基本信息、崗位、職責(zé)等，確保檔案系統(tǒng)工作的采集、提取、分析、儲(chǔ)存與決策等有所依據(jù)，效果更加顯著。

其次，我國(guó)在醫(yī)療改革過(guò)程中不斷優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)體系，提升醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，使用信息化技術(shù)開(kāi)展人事檔案的精細(xì)化管理工作，符合醫(yī)療改革的要求。我國(guó)醫(yī)院在為患者提供服務(wù)過(guò)程中積極打造智慧醫(yī)療體系，而人事檔案管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷調(diào)整方式、優(yōu)化措施、改革流程，以精細(xì)化管理方式建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，縮減人事檔案管理成本，減少人事檔案管理工作時(shí)間，使人事檔案管理更加精準(zhǔn)，且有條理性。因此，醫(yī)療改革不僅對(duì)醫(yī)療服務(wù)提出更高的要求，還要求醫(yī)院內(nèi)部?jī)?yōu)化人事檔案管理流程，開(kāi)展精細(xì)化人事檔案管理工作，健全人事檔案管理體系。

最后，精細(xì)化人事檔案管理有利于提高檔案管理質(zhì)量。以往的人事檔案管理多采用人工整合信息及紙質(zhì)信息儲(chǔ)存的方式，這種方式極易導(dǎo)致人事檔案出現(xiàn)錯(cuò)漏、丟失等問(wèn)題，使得人事檔案的管理效率與質(zhì)量難以得到有效保障。在精細(xì)化人事檔案管理過(guò)程中，發(fā)揮制度約束作用以及技術(shù)的改善作用，使得人事檔案管理在呈現(xiàn)出精細(xì)化管理優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，檔案管理質(zhì)量有所提升。在人事檔案記錄、儲(chǔ)存、使用和決策過(guò)程中可以隨時(shí)隨地提取人事檔案信息，查詢(xún)檔案日志，減少人事檔案?jìng)鬏數(shù)闹虚g環(huán)節(jié)，使人事檔案管理的質(zhì)量有所提升。因此，人事檔案精細(xì)化管理是醫(yī)院內(nèi)部管理體系改革優(yōu)化的內(nèi)在要求，也是提升檔案管理質(zhì)效的客觀途徑。醫(yī)院需要結(jié)合工作流程與工作情況，健全人事檔案精細(xì)化管理體系，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量。

二、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的制約因素

1.理念因素

無(wú)論是何種性質(zhì)的工作，在不斷優(yōu)化和完善過(guò)程中始終要堅(jiān)持以先進(jìn)理念為指導(dǎo)，強(qiáng)調(diào)理念先行的基本條件。醫(yī)院在人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，也要格外重視理念對(duì)精細(xì)化管理模式所產(chǎn)生的影響，但從醫(yī)院當(dāng)下的情況來(lái)看，理念滯后、重視程度不足仍是制約醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的主要因素。大多數(shù)醫(yī)院的信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，領(lǐng)導(dǎo)雖然了解精細(xì)化管理對(duì)于檔案管理工作效率、質(zhì)量的積極作用，但考慮資金問(wèn)題，并沒(méi)有認(rèn)識(shí)精細(xì)化管理的長(zhǎng)期效益。這是由于理念和重視程度不足所引起的，醫(yī)院以往長(zhǎng)期采用紙質(zhì)化、人工化的管理模式，快速改變管理理念顯然并不科學(xué)。

2.人員因素

精細(xì)化管理依托技術(shù)、制度等對(duì)原有的管理模式進(jìn)行優(yōu)化和改善，但醫(yī)院目前從事檔案管理的人員多為思想保守、工齡較長(zhǎng)的，很多年輕的專(zhuān)業(yè)人才在未進(jìn)入醫(yī)院之前，很難有效落實(shí)精細(xì)化管理模式。人事檔案的精細(xì)化管理要求從業(yè)人員不僅具有高素質(zhì)、高技術(shù)能力，同樣也要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)，可以在人事檔案管理中發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，了解人事檔案的精細(xì)化管理流程，積極承擔(dān)人事檔案精細(xì)化管理職責(zé)。以當(dāng)下情況來(lái)看，醫(yī)院在精細(xì)化管理模式構(gòu)建過(guò)程中，高素質(zhì)人才所發(fā)揮的作用仍然有限。

3.制度因素

制度是人事檔案精細(xì)化管理的主要依據(jù)，也對(duì)相關(guān)管理人員起到約束和保障的作用。醫(yī)院在建立人事檔案精細(xì)化管理模式過(guò)程中，也要不斷對(duì)現(xiàn)有的制度體系進(jìn)行優(yōu)化和完善，改革現(xiàn)有的管理機(jī)制，使得制度可以在人事檔案精細(xì)化管理中發(fā)揮作用。目前，醫(yī)院人事檔案仍沿用傳統(tǒng)的工作規(guī)范、工作流程和工作制度，這對(duì)精細(xì)化管理而言明顯不匹配，存在滯后性，制度體系難以匹配精細(xì)化管理的需要。因此，制度體系的建設(shè)成為醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的主要制約因素之一。

4.技術(shù)因素

醫(yī)院人事檔案管理依據(jù)現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)條件等開(kāi)展，并不斷在管理模式、管理流程上探索新的路徑。醫(yī)院在打造智慧醫(yī)療體系過(guò)程中，忽視人事檔案管理系統(tǒng)的共享性，人事檔案管理工作與其他工作之間的聯(lián)結(jié)程度有所不足，嚴(yán)重阻礙人事檔案管理的效率，使得人事檔案精細(xì)化管理的功能無(wú)法得到充分發(fā)揮。依托現(xiàn)代化信息技術(shù)的人事檔案精細(xì)化管理應(yīng)結(jié)合醫(yī)院現(xiàn)有的條件，逐步加強(qiáng)硬件建設(shè)和軟件系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，以標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)規(guī)程和操作，確保人事檔案的安全性與科學(xué)性，滿(mǎn)足人事檔案管理精細(xì)化的要求，實(shí)現(xiàn)更加高效、便捷的管理。

三、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理路徑

1.檔案整理

醫(yī)院在人事檔案精細(xì)化管理體系建設(shè)過(guò)程中，將6S管理理念應(yīng)用到檔案管理體系建設(shè)中，從6個(gè)方面探索檔案精細(xì)化管理的路徑。某醫(yī)院在精細(xì)化管理模式構(gòu)建過(guò)程中成立管理領(lǐng)導(dǎo)小組，不斷推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理進(jìn)程，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況形成一套完整的人事檔案管理體系。首先，是做好人事檔案精細(xì)化管理的整理工作，采用檔案鑒定、整理的方式，按照人事檔案的重要性、使用頻率等錄入信息系統(tǒng)的不同模塊中。其次，根據(jù)人事檔案基本的學(xué)歷信息、履歷、職稱(chēng)、部門(mén)與崗位等對(duì)不同價(jià)值的檔案進(jìn)行分析，按照價(jià)值將檔案分類(lèi)，避免檔案占用現(xiàn)有的儲(chǔ)存資源。由于醫(yī)院人事檔案的種類(lèi)較為復(fù)雜，信息量龐大，需要定期更新檔案信息，開(kāi)展檔案的精細(xì)化整理工作可以區(qū)分檔案的價(jià)值，為后續(xù)檔案使用夯實(shí)基礎(chǔ)。

2.檔案整頓

完成價(jià)值分析和檔案整理工作后，需依托人事檔案管理信息系統(tǒng)，區(qū)別檔案資料的類(lèi)別和具體用途，采用精細(xì)化模塊劃分，并按照醫(yī)務(wù)人員、護(hù)理人員、后勤人員、技術(shù)人員與辦公室人員要求將檔案歸檔。涉及項(xiàng)目、技術(shù)與科研成果的人事檔案也應(yīng)嚴(yán)格分類(lèi)存檔，厘清不同性質(zhì)檔案的具體功能和作用，當(dāng)相關(guān)人員出現(xiàn)職稱(chēng)變動(dòng)或者崗位變化，可以在系統(tǒng)中搜索分類(lèi)關(guān)鍵詞，快速查詢(xún)相應(yīng)的檔案信息。

3.檔案清掃

檔案清掃工作是指在紙質(zhì)檔案和電子檔案儲(chǔ)存過(guò)程中，應(yīng)確保紙質(zhì)檔案在干凈、整潔的環(huán)境內(nèi)存放，定期做好紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存空間的清掃工作。在電子檔案儲(chǔ)存過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合紙質(zhì)檔案做好檔案的編號(hào)與編輯工作，并將無(wú)用和過(guò)期的檔案進(jìn)行清理，將其儲(chǔ)存于獨(dú)立的模塊中，以確保醫(yī)院人事檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性。

4.檔案清潔

檔案清潔工作是指在精細(xì)化、制度化管理過(guò)程中，切實(shí)明確相關(guān)從業(yè)人員的基本職責(zé)，在建立相應(yīng)的硬件配套設(shè)備設(shè)施過(guò)程中，也要做好其養(yǎng)護(hù)和維護(hù)工作，使檔案管理更加高效，避免安全隱患等問(wèn)題的發(fā)生對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不良的影響。檢查紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存空間內(nèi)的用電設(shè)備，定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的灰塵堆積及流暢程度等，杜絕安全隱患，確?？茖W(xué)開(kāi)展檔案精細(xì)化管理工作。

5.檔案監(jiān)管

在醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，均需要做好檔案的保密、監(jiān)管與備份等工作，避免出現(xiàn)檔案丟失與被泄露等問(wèn)題。在檔案精細(xì)化管理模式中，安全隱患問(wèn)題產(chǎn)生的第一責(zé)任人為管理人員，管理人員按照制度定期檢查檔案是否丟失，對(duì)保密性要求較高的檔案應(yīng)加密鑰。同時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)定期做好檔案的備份工作，定期審查是否出現(xiàn)丟失等問(wèn)題，做好檔案的申請(qǐng)記錄、使用記錄等工作。

6.檔案規(guī)范

檔案精細(xì)化管理需要切實(shí)注意相關(guān)人員的綜合素養(yǎng)是否可以滿(mǎn)足實(shí)際工作的要求，以提高相關(guān)人員的職業(yè)道德與能力素質(zhì)，確保檔案精細(xì)化管理的規(guī)范性。醫(yī)院通過(guò)建設(shè)具體人事檔案管理規(guī)范的方式，要求相關(guān)人員切實(shí)按照檔案管理要求與規(guī)范開(kāi)展相關(guān)工作，明確各人的基本職責(zé)，為人事檔案精細(xì)化管理提供保障。

四、醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理措施落實(shí)

1.落實(shí)人事檔案精細(xì)化管理理念

醫(yī)院在推進(jìn)人事檔案精細(xì)化管理時(shí)，面臨著檔案種類(lèi)和數(shù)量不斷增加的現(xiàn)狀，越來(lái)越多的檔案對(duì)精細(xì)化管理模式的建設(shè)提出了要求。因此，相關(guān)部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)積極落實(shí)先進(jìn)的檔案管理理念，將信息化理念與精細(xì)化理念應(yīng)用到檔案管理中，以解決當(dāng)下信息不斷增長(zhǎng)與管理模式落后之間的矛盾。領(lǐng)導(dǎo)層提出精細(xì)化管理的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理模式構(gòu)建對(duì)于醫(yī)院未來(lái)長(zhǎng)效發(fā)展的積極作用，調(diào)整和優(yōu)化現(xiàn)有的管理模式，使得檔案內(nèi)容更加精準(zhǔn)，檔案審核、決策與管理更加科學(xué)。例如，某醫(yī)院在將6S理念融入人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，將信息技術(shù)作為精細(xì)化管理的主要依托，重點(diǎn)建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)建過(guò)程中，建立了個(gè)人不同工作階段的基本信息資料，準(zhǔn)確記錄檔案信息的變化，全面記錄人員的科研能力、工作能力、業(yè)務(wù)能力和績(jī)效能力等相關(guān)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)采用模糊變量，為用戶(hù)提供模糊搜索功能，相關(guān)人員在登錄賬號(hào)后，搜索模糊文字可以查詢(xún)對(duì)應(yīng)的檔案信息，使得檔案信息查詢(xún)的效率有所提高。

2.加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)考核

在人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，為切實(shí)保障檔案管理人員的素質(zhì)可以滿(mǎn)足精細(xì)化管理的客觀需要，在檔案管理過(guò)程中切實(shí)履行自身的基本職責(zé)，能夠遵循人事檔案精細(xì)化管理的規(guī)范。醫(yī)院必須開(kāi)展人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的技術(shù)能力、責(zé)任意識(shí)，熟悉人事檔案精細(xì)化管理的基本流程和要求。例如，醫(yī)院定期組織人事檔案管理人員開(kāi)展座談會(huì)，講解有關(guān)人事檔案精細(xì)化管理的基本內(nèi)涵、具體目標(biāo)和工作方法等，增強(qiáng)相關(guān)從業(yè)人員對(duì)檔案管理工作的了解。同時(shí)，積極開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)工作，定期組織人事檔案管理人員學(xué)習(xí)有關(guān)信息系統(tǒng)的操作方法及相關(guān)流程，確保從業(yè)人員在日常檔案管理實(shí)踐中可以切實(shí)發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性。此外，醫(yī)院在人事檔案精細(xì)化管理過(guò)程中，也要積極吸納新鮮血液，招聘高素質(zhì)的人才，選拔復(fù)合型人才開(kāi)展人事檔案管理工作，為構(gòu)建精細(xì)化管理模式提供人才保障。

3.健全人事檔案精細(xì)化管理制度體系

醫(yī)院在建設(shè)人事檔案精細(xì)化管理模式過(guò)程中，健全人事檔案管理制度體系，根據(jù)精細(xì)化管理流程，制定《人事檔案管理工作規(guī)范》《人事檔案管理崗位職責(zé)要求》等相關(guān)文件，實(shí)現(xiàn)制度與精細(xì)化管理模式的對(duì)接。例如，在規(guī)范性的文件中指出相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格做好檔案分類(lèi)工作，不得出現(xiàn)亂排、少排等問(wèn)題。歸檔工作應(yīng)將紙質(zhì)檔案與電子檔案分類(lèi)整理，確保檔案編號(hào)的對(duì)應(yīng)性和完整性，不得出現(xiàn)遺失和被泄露等問(wèn)題。在職人員應(yīng)做好檔案的維護(hù)工作，避免產(chǎn)生檔案損壞等問(wèn)題，還應(yīng)搭建電子檔案防護(hù)體系，禁止隨意移動(dòng)和增刪檔案。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)向上級(jí)申請(qǐng)，得到明確且具有記錄的指示后，才可開(kāi)展銷(xiāo)毀工作。規(guī)范性文件的編制對(duì)于人事檔案精細(xì)化管理有著指導(dǎo)作用。按照人事檔案管理規(guī)范，醫(yī)院也應(yīng)建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制、責(zé)任追究機(jī)制與績(jī)效考核機(jī)制等，確保人事檔案管理人員嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范與流程開(kāi)展工作，當(dāng)檔案出現(xiàn)安全問(wèn)題時(shí)要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任?？?jī)效考核機(jī)制可以有效提高人員在檔案精細(xì)化管理中的主觀能動(dòng)性。精細(xì)化管理模式構(gòu)建以制度為約束，應(yīng)盡可能細(xì)化管理細(xì)節(jié)，以具體的內(nèi)容和方法指導(dǎo)檔案管理工作，避免流程疏漏而影響檔案管理質(zhì)量。

4.強(qiáng)化技術(shù)在人事檔案管理中的保障作用

龐大的人事數(shù)據(jù)對(duì)精細(xì)化管理的要求較高，醫(yī)院必須充分挖掘技術(shù)在人事檔案管理中的作用，積極建設(shè)信息系統(tǒng)，發(fā)揮信息技術(shù)在人事檔案精細(xì)化管理中的價(jià)值。例如，醫(yī)院投入大量資金加強(qiáng)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)，建立數(shù)據(jù)信息共享平臺(tái)，使用云計(jì)算技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，簡(jiǎn)化人事檔案管理流程，精確人事檔案管理細(xì)節(jié)。因此，醫(yī)院必須重視技術(shù)在人事檔案管理中的積極作用，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)完善管理體系，挖掘技術(shù)優(yōu)勢(shì)。

五、結(jié)論

綜上所述，6S管理理念是醫(yī)院人事檔案精細(xì)化管理的主要路徑及方向，為強(qiáng)化6S人事檔案管理體系的建設(shè)，應(yīng)摒除當(dāng)下重視程度不足、制度體系不適應(yīng)、管理流程不科學(xué)、管理人員素質(zhì)差等問(wèn)題，從理論和實(shí)踐兩個(gè)方面不斷健全人事檔案精細(xì)化管理模式，抓住人事檔案精細(xì)化管理重點(diǎn)，提高醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)效。

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（作者單位：煙臺(tái)市口腔醫(yī)院）