當(dāng)前如何提升人事檔案的管理水平

韓麗秋

摘 要：加強人事檔案管理力度，規(guī)范人事檔案管理制度，提升人事檔案管理人員素質(zhì)，嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律，配備先進的人事檔案管理設(shè)備，提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企事業(yè)單位的重點工作。

關(guān)鍵詞：提升；人事檔案；管理水平

人事檔案的重要作用被人們所忽視，人事檔案成了“說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”無足輕重的部分。對人事檔案管理不重視、管理不到位是大多數(shù)企、事業(yè)的“短板”。

一、人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)

人事檔案是我國各級各類國家機關(guān)、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學(xué)歷、社會經(jīng)歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調(diào)資、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、晉升、薪酬、福利等多項內(nèi)容的材料；是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、任用人才的重要依據(jù)；是審核員工“三齡一歷”的確信憑證；是事關(guān)員工退休、養(yǎng)老待遇等切身利益的主要根據(jù)。因此，加強人事檔案管理力度、規(guī)范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質(zhì)、嚴(yán)肅人事檔案管理紀(jì)律、配備先進的人事檔案管理設(shè)備、提高人事檔案管理水平是大多數(shù)企、事業(yè)單位的重點工作。

二、人事檔案管理面臨的狀況

根據(jù)當(dāng)前人事檔案的情況，我們可以看到由于認(rèn)識不到位，服務(wù)觀念不強，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。觀念陳舊，服務(wù)意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴(yán)重制約著人事檔案服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

首先用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據(jù)人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導(dǎo)致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì)，也要有計算機操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。

其次缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負(fù)責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，更沒有時間學(xué)習(xí)和補充人事檔案專業(yè)知識和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，工作中難免出現(xiàn)紕漏。

第三是人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

三、提升人事檔案管理水平的舉措

首先要強化檔案意識，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認(rèn)識人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負(fù)責(zé)的態(tài)度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準(zhǔn)工作的重心，從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)是宗旨。把人事檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來是形勢的需要，要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局，做好檔案管理工作。

其次健全工作制度。人事檔案管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀(jì)律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務(wù)為目標(biāo)，處理好保密與公共服務(wù)的關(guān)系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。優(yōu)化管理在社會多元化、資源網(wǎng)絡(luò)化的今天，傳統(tǒng)的管理方法已不適應(yīng)社會的需求，必須以創(chuàng)新的精神改進人事檔案管理手段，在人事檔案管理工作中落實和踐行科學(xué)發(fā)展觀。建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確等方面進行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。

順應(yīng)時代的發(fā)展，增加資金投入，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)代化管理標(biāo)準(zhǔn)，注重信息的準(zhǔn)確性、唯一性，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。要加大現(xiàn)代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復(fù)合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現(xiàn)代化，檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準(zhǔn)確的服務(wù)。

第三是加強對檔案管理人員的培訓(xùn)。人事檔案記載的是歷史的真實面貌，有其時代的特點。管檔人員的新舊更迭，新人已經(jīng)脫離了那個年代，對當(dāng)時的好多事情不了解，因此查閱檔案難免會有困難，提供數(shù)據(jù)會有誤差。要對檔案的管理知識加以系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的管理水平和工作能力。人事檔案管理工作既要規(guī)范化管理，又不能墨守成規(guī)。隨著形勢的發(fā)展變化，人事制度改革的繼續(xù)深入，探索和研究人事檔案新的管理模式勢在必行。應(yīng)堅持以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新的服務(wù)理念為指導(dǎo)，采取積極措施，把握人事檔案工作的發(fā)展方向，把人事檔案管理工作融入民生、民利工程中，體現(xiàn)人事檔案的社會價值，發(fā)揮人事檔案的特殊作用。