施其芳

摘 要：目前一些高校辦公室在工作中存在規(guī)章制度和管理標(biāo)準(zhǔn)不夠詳細(xì)或不盡完善，觀念落后、工作任務(wù)繁重、管理手段滯后，過(guò)多依賴傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)式管理，工作人員忙于應(yīng)付事務(wù)、疲于奔命，沒(méi)有充分發(fā)揮傳遞信息、協(xié)調(diào)左右、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手作用等問(wèn)題；其實(shí)這些問(wèn)題大多是沒(méi)有真正實(shí)施細(xì)節(jié)管理，未能抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)所致。本文根據(jù)個(gè)人多年的工作經(jīng)驗(yàn)，淺談如果做好辦公室工作細(xì)節(jié)管理提出一些個(gè)人觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；工作任務(wù)；內(nèi)容特點(diǎn)；細(xì)節(jié)管理；保密性

一般認(rèn)為做好辦公室細(xì)節(jié)管理必須要從重視細(xì)節(jié)管理，減少辦公室工作失誤和做好細(xì)節(jié)服務(wù)入手；在工作方式上，要程序公正和規(guī)范，分清主次、分清輕重緩急、明確責(zé)任；增強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的洞察力、增強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的執(zhí)行力、增強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的監(jiān)督力；緊扣關(guān)鍵環(huán)節(jié)、瞄準(zhǔn)薄弱環(huán)節(jié)、挖掘創(chuàng)新環(huán)節(jié)、抓好過(guò)程控制等環(huán)節(jié)強(qiáng)化辦公室細(xì)節(jié)管理。

1 高校辦公室工作的任務(wù)、內(nèi)容和特點(diǎn)

1.1 高校辦公室工作任務(wù)和內(nèi)容

有人認(rèn)為高校辦公室在高校內(nèi)部管理中扮演著“綜合協(xié)調(diào)的核心部門、信息集散的中樞機(jī)關(guān)、調(diào)研輔助的參謀機(jī)關(guān)、全面綜合的服務(wù)機(jī)關(guān)、內(nèi)引外聯(lián)的窗口機(jī)關(guān)"等多個(gè)角色；其基本職能有溝通、協(xié)調(diào)、控制和服務(wù)圓，也有人認(rèn)為基本職能應(yīng)包括參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)、信息、督辦等；事實(shí)上，上述對(duì)高校辦公室職能和定位的認(rèn)識(shí)大同小異，沒(méi)有本質(zhì)上的差別；高校辦公室的工作內(nèi)容是工作任務(wù)與職責(zé)的派生，是工作任務(wù)的具體化，一般來(lái)講，高校辦公室承擔(dān)輔助決策、信息管理、公文起草、協(xié)調(diào)關(guān)系、制定規(guī)章制度、會(huì)議管理、日常事務(wù)管理、機(jī)要保密、信訪管理、統(tǒng)計(jì)管理、檔案管理等工作內(nèi)容，有些高校辦公室可能還有外事工作、學(xué)校辦公自動(dòng)化等工作。

1.2 高校辦公室工作特點(diǎn)

高校辦公室是高校內(nèi)部的綜合部門，與其他職能部門相比，辦公室的工作具有自己的特點(diǎn)。

（1）政策性

辦公室的重要任務(wù)是處理公文、傳遞信息、答復(fù)問(wèn)題等，這些事項(xiàng)都是政策性很強(qiáng)的工作。處理每項(xiàng)工作，必須要有政策、法律法規(guī)、學(xué)校和部門文件作為依據(jù)，不能隨心所欲；其工作性質(zhì)要求有關(guān)人員要熟悉和理解相關(guān)政策、法律法規(guī)、學(xué)校和部門文件，嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)、一絲不茍。

（2）綜合性

辦公室工作的綜合性體現(xiàn)在兩方面，一方面是事務(wù)的綜合性，另一方面是事務(wù)的全局性。學(xué)校辦公室工作面廣、頭緒多、事務(wù)繁雜，既有縱向聯(lián)系也有橫向聯(lián)系；既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)，它是學(xué)校的多功能、多層次、多向性的綜合管理機(jī)構(gòu)，它的每一項(xiàng)工作都是學(xué)校整體工作的一部分，它處理的許多事情往往帶有全局性，會(huì)對(duì)全校工作產(chǎn)生較大影響；因此，辦公室人員要有清晰的工作思路，較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力，從瑣事中找規(guī)律，突出重點(diǎn)，從學(xué)校整體出發(fā)，統(tǒng)籌安排，防止顧此失彼。

（3）時(shí)效性

隨著教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)的內(nèi)外環(huán)境發(fā)生了很大變化，社會(huì)對(duì)高校要求越來(lái)越高；同樣，學(xué)校對(duì)辦公室的要求也越來(lái)越高，辦公室“從單純的任務(wù)執(zhí)行轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)主要發(fā)揮參謀助手職能的智囊型機(jī)構(gòu)，從注重內(nèi)部建設(shè)轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)協(xié)調(diào)學(xué)校各部門各方面發(fā)展的綜合型機(jī)構(gòu)，從側(cè)重行政化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)滿足師生和教學(xué)需求的服務(wù)型機(jī)構(gòu)，從偏重經(jīng)驗(yàn)式辦公轉(zhuǎn)變?yōu)橐粋€(gè)程序化運(yùn)行的專業(yè)型機(jī)構(gòu)”。在轉(zhuǎn)變過(guò)程中要追求高效，強(qiáng)調(diào)時(shí)問(wèn)觀念，才能充分發(fā)揮作用，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手，做好師生的服務(wù)員，做到領(lǐng)導(dǎo)滿意、師生滿意、自己滿意。

（4）服務(wù)性

辦公室是領(lǐng)導(dǎo)的助手，辦公室的工作要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，無(wú)論是辦公室主任還是普通職員，都必須擺正自己的位置，辦公室人員不是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，只是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，在處理有關(guān)事務(wù)時(shí)不能代替領(lǐng)導(dǎo)的作用；當(dāng)然為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)不是指為某一領(lǐng)導(dǎo)私人服務(wù)，廣義的講是為學(xué)校服務(wù)；隨著學(xué)校管理的改革，辦公室職能發(fā)生了很大變化，服務(wù)性職能逐漸增多，辦公室不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時(shí)還要為廣大師生服務(wù)。

（5）被動(dòng)性與突擊性

高校辦公室的輔助地位決定了工作的被動(dòng)性。其一，作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，必須隨時(shí)按照領(lǐng)導(dǎo)的指示和意圖辦事，不能自行其是；其二，辦公室是整個(gè)行政機(jī)關(guān)的樞紐，內(nèi)外往來(lái)的信息都要經(jīng)過(guò)這里，每天要面對(duì)或處理許多事先預(yù)知不到的事件，必須被動(dòng)接受，甚至要變被動(dòng)接受為主動(dòng)應(yīng)對(duì)。

2 高校辦公室細(xì)節(jié)管理

從辦公室的職責(zé)范圍和工作內(nèi)容來(lái)看，高校辦公室的細(xì)節(jié)管理應(yīng)包含辦公室管理的全部?jī)?nèi)容，但各學(xué)校的基礎(chǔ)條件不同，可以根據(jù)實(shí)際情況選取部分內(nèi)容先實(shí)施細(xì)節(jié)管理，在總結(jié)成熟的基礎(chǔ)上逐步推廣。

2.1 信息的細(xì)節(jié)管理

信息工作是高校辦公室工作的重要組成部分，也是高校管理體系中溝通內(nèi)外和聯(lián)系上下的渠道。信息工作的好壞直接影響領(lǐng)導(dǎo)掌握動(dòng)態(tài)、科學(xué)決策，影響學(xué)校的改革、發(fā)展和穩(wěn)定。高校辦公室作為全校信息的匯集部門，既要負(fù)責(zé)適時(shí)向各學(xué)院、職能部門發(fā)布信息，又要負(fù)責(zé)向上級(jí)有關(guān)部門和本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送信息；要做好信息的細(xì)節(jié)管理必須在信息的收集、處理、傳遞、反饋四方面下功夫；建立并完善信息化服務(wù)平臺(tái)和信息網(wǎng)絡(luò)，保持信息渠道的暢通；在管理過(guò)程中盡量配備專人，落實(shí)責(zé)任，營(yíng)造良好氛圍；注重抓關(guān)鍵、細(xì)調(diào)研，保證內(nèi)容準(zhǔn)確，篩選認(rèn)真，報(bào)送及時(shí)；在信息的收集、傳遞、處理、利用、反饋、存儲(chǔ)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)全面細(xì)節(jié)化。

2.2 接待工作的細(xì)節(jié)管理

目前大部分高校辦公室只負(fù)責(zé)國(guó)內(nèi)有關(guān)事務(wù)的接待工作，國(guó)外、港澳臺(tái)的接待事務(wù)一般由外事部門負(fù)責(zé)。辦公室接待工作的好壞直接關(guān)系到學(xué)校的整體形象，是學(xué)校對(duì)外交流必不可少的環(huán)節(jié)，接待工作更是考驗(yàn)細(xì)節(jié)管理能力的試金石。接待要堅(jiān)持“誠(chéng)懇熱情”、“講究禮儀”、“細(xì)致周到”、“照章辦事”、“儉省節(jié)約"、“保守機(jī)密”等原則；根據(jù)接待對(duì)象的不同建立接待的一般性流程，接待人員嚴(yán)格按接待流程有禮有節(jié)開展活動(dòng)，在接待過(guò)程中要注意“迎接”、“引見”、“招待”、“送別”等環(huán)節(jié)和“儀表姿態(tài)”、“語(yǔ)言談吐"、“隨機(jī)應(yīng)變"等方面的細(xì)節(jié)。

2.3 會(huì)議會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)管理

會(huì)議是解決問(wèn)題的重要手段，會(huì)務(wù)管理是高校辦公室管理的一項(xiàng)重要工作，會(huì)務(wù)工作集中反映了辦公室組織協(xié)調(diào)能力，會(huì)議規(guī)模有大有小，大型會(huì)議是學(xué)校整體組織協(xié)調(diào)能力的綜合體現(xiàn)。

2.4 文件收發(fā)的細(xì)節(jié)管理

文件是學(xué)校、黨政機(jī)關(guān)傳遞規(guī)范信息的重要渠道，也是各級(jí)部門之間正式溝通的主渠道，文件體現(xiàn)的是有關(guān)黨政部門的意志，具有權(quán)威性、嚴(yán)肅性和針對(duì)性，需要認(rèn)真執(zhí)行，嚴(yán)格遵守。文件的收發(fā)看起來(lái)毫不起眼，但卻是辦公室一項(xiàng)非常重要的工作，文件的收發(fā)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家、上級(jí)有關(guān)部門及學(xué)校的有關(guān)規(guī)定。文件的制發(fā)要做到“起草細(xì)"、“校核細(xì)"、“印制細(xì)"、“分發(fā)細(xì)"；文件接收要注意擬辦意見恰當(dāng)、催辦及時(shí)、辦復(fù)規(guī)范。

2.5 印信的細(xì)節(jié)管理

印章是學(xué)校的象征，是學(xué)校的代表，具有一定的權(quán)威性；印章有學(xué)校公章、領(lǐng)導(dǎo)私人印章之分，印章的制作、啟用和撤銷要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定執(zhí)行，在使用過(guò)程中要嚴(yán)格管理制度、嚴(yán)格審批制度，尤其要落實(shí)好使用登記制度，做到照章辦事、仔細(xì)登記。介紹信和證明信是學(xué)校對(duì)外聯(lián)絡(luò)或?qū)ν庹f(shuō)明的信物，在開具時(shí)必須要留根留據(jù)，以備日后查考。

3 結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，在和諧社會(huì)的新形勢(shì)下，如何做好辦公室工作，如何適應(yīng)新形勢(shì)，如何為高校服務(wù)，這對(duì)辦公室管理工作提出了新的要求。高校體制改革的不斷完善，辦公室呈現(xiàn)出了管理職能特殊化、協(xié)調(diào)工作復(fù)雜化、督查督辦工作多樣化、管理服務(wù)效能化等特點(diǎn)，在促進(jìn)單位的協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)方面也充當(dāng)著越來(lái)越重要的角色?！鰁ndprint