淺談林業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策

袁藝菲

摘 要：林業(yè)檔案是科學(xué)管理森林資源的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。建立并管理好林業(yè)檔案，對(duì)于提高森林經(jīng)營水平，實(shí)現(xiàn)森林永續(xù)作業(yè)，生產(chǎn)現(xiàn)代化，延續(xù)調(diào)查數(shù)據(jù)的有效性，都具有十分重要的意義。隨著國家生態(tài)文明建設(shè)和“美麗中國”的提出，林業(yè)的作用也越來越重要。作為林業(yè)建設(shè)諸多工作中的檔案管理工作，其基礎(chǔ)性作用也越發(fā)突顯出來，因此，新時(shí)期的林業(yè)檔案管理工作必須跟上時(shí)代發(fā)展的要求。要加強(qiáng)林業(yè)檔案管理，確保林業(yè)檔案的完整性、規(guī)范性、安全性。

關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案管理；現(xiàn)狀；策略

受歷史條件因素的影響，林業(yè)檔案管理工作未得到足夠的重視，有的林場(chǎng)連檔案室都沒有，統(tǒng)歸辦公室集中管理而 已。隨著時(shí)代的發(fā)展和對(duì)林業(yè)的重視，國有林場(chǎng)的檔案管理工作發(fā)展步伐 日益加快，資金投入逐年增多，設(shè)備逐步得到更換，條件得到顯著改善。 與此同時(shí)，國有林場(chǎng)的管理逐步規(guī)范，涉及到的門類日益增多，檔案管理 工作的任務(wù)更加繁重，需要進(jìn)一步的改善和提高。

1 當(dāng)前，林業(yè)檔案管理中存在一些問題，其主要表現(xiàn)為

檔案管理意識(shí)淡薄

檔案管理工作在林場(chǎng)基層重視不夠，領(lǐng)導(dǎo)到職工對(duì)檔案管理工作意識(shí)淡薄，沒有將檔案管理工作做為一項(xiàng)工作來抓，缺乏對(duì)檔案管理工作利用而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的宣傳。有些人認(rèn)為檔案管理工作可有可無，認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作在林場(chǎng)經(jīng)營管理活動(dòng)中的重要性和必要性；有些人把一些調(diào)查材料據(jù)為己有，有的長(zhǎng)期不歸檔，有的因人事變動(dòng)等原因造成材料失散或殘缺不全，給檔案的收集工作造成一定的難度和檔案資料的中斷損失

基礎(chǔ)設(shè)施需要進(jìn)一步改善。有些基層林場(chǎng)檔案室不夠規(guī)模，個(gè)別檔案室陰暗潮濕，不能夠做到通風(fēng)透氣，極不利于檔案的保管；有的林場(chǎng)沒有配備必要的辦公設(shè)備、火災(zāi) 報(bào)警設(shè)備及消防設(shè)備。這種現(xiàn)狀導(dǎo)致林業(yè)檔案管理模式陳舊，效率低。長(zhǎng)期以來，林場(chǎng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，目前存放檔案多采用鐵柜，有的還用木柜，防火、防潮、防蟲、防霉等安全措施不完全到位。同時(shí)檔案管理還是采用傳統(tǒng)的手工管理模式，不僅工作效率低，而且查詢不便，不利于檔案資源的開發(fā)與利用。

隊(duì)伍建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。由于工作調(diào)動(dòng)、退休等原因，造成檔案員更替頻繁，檔案員隊(duì)伍相對(duì)不穩(wěn)定，造成檔案管理工作的脫節(jié)。

管理水平需要進(jìn)一步提升。檔案管理隊(duì)伍主要是以辦公室文秘兼職，這些人對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)缺少 了解，對(duì)程序、分類歸檔、數(shù)據(jù)庫的建立、基礎(chǔ)知識(shí)和電腦軟件的應(yīng)用， 都沒有及時(shí)掌握。（三）加上檔案員沒有直接參與林業(yè)經(jīng)營活動(dòng)，導(dǎo)致林業(yè)檔案管理出現(xiàn)缺漏。森林資源檔案與文書檔案不一樣。林業(yè)是集生態(tài)、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)三大效益為一體的特殊行業(yè)，在國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)中有著舉足輕重的作用。其研究領(lǐng)域涉及到森林資源培育和保護(hù)、林產(chǎn)品加工利用、林業(yè)機(jī)械、生物防治技術(shù)和森林生態(tài)中形成大量的計(jì)劃、設(shè)計(jì)、調(diào)查、圖表、文字報(bào)告等森林資源數(shù)據(jù)內(nèi)容材料。而檔案員對(duì)林業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平不熟練，加上沒有直接參與林業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)，致使森林資源檔案的收集、整理、歸檔易出錯(cuò)漏，造成歸檔資料缺乏系統(tǒng)性、完整性及連續(xù)性，同時(shí)也必將造成檔案員思想觀念、業(yè)務(wù)管理水平跟不上時(shí)代發(fā)展，缺少創(chuàng)新與活力。

2 改進(jìn)林業(yè)檔案管理的策略

2.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案工作的認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)林場(chǎng)干部職工的檔案意識(shí)觀念，特別是增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案工作管理的前提，應(yīng)把檔案管理工作納入重要議事日程，作為一項(xiàng)重要內(nèi)容來抓，與經(jīng)營活動(dòng)同步規(guī)劃，同步開展。要大力宣傳檔案工作的重要性和必要性，使全場(chǎng)領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到檔案與日常工作和生活的密切關(guān)系，從而更好地支持檔案管理工作。

2.2 做好林場(chǎng)林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理

首先要明確林場(chǎng)林業(yè)技術(shù)檔案的目的和管理原則。

林業(yè)技術(shù)檔案來源于生產(chǎn)及生產(chǎn)管理中付諸實(shí)施的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、總結(jié)、圖表、聲像等材料，經(jīng)過系統(tǒng)整理，使之更完善、更有價(jià)值，從而服務(wù)于生產(chǎn)建設(shè)及生產(chǎn)管理的技術(shù)資料。

技術(shù)檔案管理的目的是真實(shí)記錄、保存當(dāng)時(shí)林業(yè)生產(chǎn)及技術(shù)管理中對(duì)各生產(chǎn)項(xiàng)目、生產(chǎn)環(huán)節(jié)的檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督、管理、驗(yàn)收、變更材料的具體再現(xiàn)。在技術(shù)檔案的管理工作中實(shí)行總場(chǎng)、分場(chǎng)分級(jí)負(fù)責(zé)，始終堅(jiān)持檔案的管理同林業(yè)生產(chǎn)的建設(shè)同步進(jìn)行。注重技術(shù)檔案工作的定期監(jiān)督、檢查，制定檔案的移交、借閱制度，保證技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及安全和有效價(jià)值性。

其次，要對(duì)林業(yè)技術(shù)檔案做好分類保存。

結(jié)合林業(yè)管理內(nèi)容，可將林業(yè)技術(shù)檔案做如下分類管理和保存：

第一，育苗技術(shù)檔案

首先，裝訂成冊(cè)保存。每年一冊(cè)，主要包括各林場(chǎng)苗圃年度施工設(shè)計(jì)方案，全場(chǎng)年度育苗計(jì)劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計(jì)表。

其次，以施工卡片方式存放，全場(chǎng)分年度、分樹種、作業(yè)工序、播種量、用工量、病蟲害發(fā)生情況、畝存苗量如實(shí)填寫。

再次，表的方式，登記歷年來全場(chǎng)育苗計(jì)劃、完成育苗總面積、總產(chǎn)苗量及合格苗產(chǎn)量。

第二，工程造林技術(shù)檔案

首先是指導(dǎo)類，即對(duì)工程建設(shè)有指導(dǎo)性的文件。主要包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的文件等。

其次是綜合類，主要包括：年度工作總結(jié)、典型材料、工作簡(jiǎn)報(bào)、工程進(jìn)度報(bào)表等。

再次是項(xiàng)目類。該類檔案主要包括：可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目批復(fù)文件、施工設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報(bào)告、竣工報(bào)告、管護(hù)措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。

最后，還有科技類，主要包括：項(xiàng)目申請(qǐng)書、科技成果、成果鑒定書等。

第三，營林技術(shù)檔案

營林技術(shù)檔案分年度、作業(yè)類別（撫育、主伐等）進(jìn)行整理裝訂、每年每類別各一冊(cè)。主要包括上級(jí)批復(fù)的年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、林權(quán)證、采伐證等。

第四，病蟲害防治檔案

病蟲害防治檔案要分年度整理、裝訂成冊(cè)，主要包括年度防治施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、防治效果報(bào)告、“四率”評(píng)比材料、上級(jí)來文以及年度預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)材料。同時(shí)將防治規(guī)劃圖、蟲種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。

2.3 重視人才培養(yǎng)，提高檔案人員素質(zhì)

檔案員不管是專職還是兼職，均要納入人才培養(yǎng)的計(jì)劃，多參加培訓(xùn)，突出專業(yè)性和實(shí)用性，使林場(chǎng)檔案管理人員不僅具備檔案管理的知識(shí)，還具備收集、整理、歸納林業(yè)資源檔案資料的業(yè)務(wù)能力。檔案員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，必須熟悉計(jì)算機(jī)和分析來自各方面的信息資料，搞好森林資源檔案資料的聯(lián)網(wǎng)管理工作，并做出決策和反饋，使檔案人員從傳統(tǒng)、簡(jiǎn)單、落后的檔案管理模式中走出來，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，提高專（兼）職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率和準(zhǔn)確性，特別在傳遞信息、促進(jìn)科技發(fā)展方面，提高管理水平，使林場(chǎng)經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生更大的經(jīng)濟(jì)效益，逐步走向標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化，為林業(yè)現(xiàn)代化服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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