淺談醫(yī)院科研管理信息系統(tǒng)建立的必要性

李葳

摘 要：醫(yī)院的發(fā)展離不開醫(yī)療、科研、教學(xué)等諸多方面的協(xié)調(diào)發(fā)展，如何在醫(yī)療水平日益進(jìn)步的同時(shí)，使科研水平也保持可持續(xù)發(fā)展是新時(shí)期醫(yī)院面臨的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，醫(yī)院科研管理部門在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，有效地將科研管理信息系統(tǒng)用于日常管理，也是一個(gè)重要挑戰(zhàn)。文章闡述了醫(yī)院建立科研管理系統(tǒng)的重要性和作用，分析了面臨的問題。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 科研管理 信息系統(tǒng) 重要性 職能 存在問題 對(duì)策建議

中圖分類號(hào)：F279.23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）09-256-02

北京安貞醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱“我院”）是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、國(guó)際交流五位一體的以治療心肺血管疾病為重點(diǎn)的大型三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院。在醫(yī)院日常管理中，信息系統(tǒng)已經(jīng)滲透于門診、病房等各個(gè)診療環(huán)節(jié)，醫(yī)院管理系統(tǒng)發(fā)揮著不可或缺的重要作用。為了提高醫(yī)院科研管理水平，促進(jìn)醫(yī)院科研工作發(fā)展，我院科技處已于2014年正式投入使用科研管理信息系統(tǒng)。

一、建立科研管理信息系統(tǒng)是提高醫(yī)院科研管理水平發(fā)展的必經(jīng)之路

（一）提高科研管理人員的日常工作效率

以往科研管理部門使用常規(guī)的辦公軟件如Office、WPS等進(jìn)行日常的電子化管理工作，進(jìn)行發(fā)表論文的統(tǒng)計(jì)，課題立項(xiàng)數(shù)量的匯總、經(jīng)費(fèi)總額的統(tǒng)計(jì)以及各科室科研績(jī)效的計(jì)算等，同時(shí)還使用電子郵件、手機(jī)、張貼紙版海報(bào)等方式發(fā)布相關(guān)通知。隨著臨床醫(yī)師對(duì)自己個(gè)人發(fā)展的要求不斷提高，參與科研活動(dòng)的人數(shù)、形式不斷增加，對(duì)于科研管理人員的要求也在逐漸提高，工作量也在急劇增長(zhǎng)，尤其是在課題申報(bào)、年終科研績(jī)效統(tǒng)計(jì)階段，由于科研管理人員人手不足，持續(xù)加班頭腦高速運(yùn)轉(zhuǎn)，精神高度集中，難免會(huì)造成一些錯(cuò)誤的發(fā)生。建立科研管理信息系統(tǒng)，可以有效地提高工作效率，將科研管理人員從繁重的腦力和體力勞動(dòng)中解放出來，實(shí)時(shí)對(duì)課題進(jìn)行過程管理，對(duì)于存在的問題，早發(fā)現(xiàn)早解決，將不同來源的科研經(jīng)費(fèi)有效地利用起來。

（二）將科研工作者解脫于瑣碎的科研周邊工作

科研管理系統(tǒng)的建立依托于網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了電子化，只要一臺(tái)能夠連接互聯(lián)網(wǎng)的電腦，登錄科研管理系統(tǒng)，科研工作者可以直接修改更新自己個(gè)人信息、提交課題申報(bào)書等，不用往返于本科室和科技處，真正實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地進(jìn)行、達(dá)到無紙化辦公的目的。

（三）為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供及時(shí)、準(zhǔn)確的決策依據(jù)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層在進(jìn)行科研人才篩選、掌握全院科研信息數(shù)據(jù)、制定相關(guān)科研管理政策時(shí)，首先需要進(jìn)行相關(guān)科研數(shù)據(jù)的整理統(tǒng)計(jì)分析工作。在沒有科研管理系統(tǒng)之前，相關(guān)工作還停留在人工利用辦公軟件如Excel等，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出現(xiàn)紕漏、錯(cuò)誤。如今，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)建立的完善的科研管理信息系統(tǒng)，依托于強(qiáng)大的服務(wù)器，可以高效、規(guī)范、系統(tǒng)地根據(jù)各種不同需求、篩選條件，全面整合、分類、分析全部數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成簡(jiǎn)潔明了的圖、表等，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供了科學(xué)有效的決策依據(jù)。

二、科研管理在日?？蒲泄芾砉ぷ髦械穆毮?/p>

（一）日?？蒲行畔l(fā)布及科研人員信息更新

隨著國(guó)家對(duì)醫(yī)學(xué)科研事業(yè)的不斷重視，設(shè)立的科研項(xiàng)目種類不斷增多，每年課題申報(bào)次數(shù)增加，為了增強(qiáng)我院的臨床醫(yī)師的科研素質(zhì)，科研管理部門也會(huì)不定期舉辦相關(guān)的講座、培訓(xùn)，這一系列的相關(guān)通知都會(huì)通過科研管理系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，科研人員可以隨時(shí)隨地登陸系統(tǒng)進(jìn)行查看?？蒲腥藛T隨著自身學(xué)歷、學(xué)位、職稱等相關(guān)信息的不斷變化，還可以登陸系統(tǒng)，隨時(shí)進(jìn)行更新，以便科研管理人員進(jìn)行相關(guān)篩選時(shí)掌握第一手資料。

（二）課題過程管理

1.課題申報(bào)?？蒲泄芾砣藛T在接到上級(jí)部門的申報(bào)通知后，將相關(guān)信息及要求，包括申報(bào)人的年齡、學(xué)歷、職稱，院內(nèi)申報(bào)截止時(shí)間等發(fā)布于科研管理系統(tǒng)，同時(shí)將申報(bào)課題列入系統(tǒng)的申報(bào)計(jì)劃中?？蒲腥藛T登陸系統(tǒng)后即可查看到相關(guān)通知，根據(jù)自身狀態(tài)選擇申報(bào)，符合條件并有意申報(bào)者可以在規(guī)定時(shí)間內(nèi)登陸系統(tǒng)，在申報(bào)計(jì)劃中提交自己的申請(qǐng)書，發(fā)現(xiàn)問題還可以隨時(shí)撤銷，進(jìn)行修改后重新提交，避免了重復(fù)打印，減少了前往科技處的次數(shù)，節(jié)約時(shí)間，降低成本。院內(nèi)申報(bào)截止后，科研管理人員先進(jìn)行形式篩查，對(duì)于自由申報(bào)的課題，通過形式審查后再通知申報(bào)人打印紙版正式上報(bào)，對(duì)于限項(xiàng)申報(bào)的課題，科研管理人員為聘請(qǐng)的院內(nèi)外評(píng)審專家設(shè)立賬號(hào)，將課題分配給專家，同時(shí)在系統(tǒng)中設(shè)立評(píng)分體系，說明評(píng)分要求。最后整合專家打分情況，選出最后申報(bào)人員，課題申報(bào)人還能登陸系統(tǒng)查看專家的評(píng)審意見。

2.課題立項(xiàng)。課題立項(xiàng)后，由科研人員或者科研管理人員將課題相關(guān)信息錄入科研管理系統(tǒng)，同時(shí)將課題相關(guān)電子版文檔，如申請(qǐng)書、任務(wù)書、立項(xiàng)證明等一并上傳，再由科研管理人員審核通過。

課題一般以年為執(zhí)行周期，每年的年中，科研管理人員設(shè)立年中檢查計(jì)劃，研課題負(fù)責(zé)人根據(jù)年中檢查要求，填寫中期報(bào)告書，并將相關(guān)科研數(shù)據(jù)、實(shí)驗(yàn)記錄等一并在規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)上傳至系統(tǒng)，科研管理人員通過系統(tǒng)逐一進(jìn)行檢查，對(duì)于課題完成較差的課題及時(shí)聯(lián)系課題負(fù)責(zé)人進(jìn)行整改。

3.課題結(jié)題?？蒲泄芾砣藛T通過科研管理系統(tǒng)隨時(shí)能夠查看課題執(zhí)行周期，對(duì)于即將結(jié)題課題，進(jìn)行通知，做好相關(guān)結(jié)題準(zhǔn)備，提交相關(guān)資料。

（三）成果管理

在科研管理系統(tǒng)上有文章發(fā)表、版面費(fèi)報(bào)銷、成果獎(jiǎng)勵(lì)、專利等，科研管理人員可以通過系統(tǒng)填寫投稿推薦信，科研管理人員在系統(tǒng)上進(jìn)行審核，文章發(fā)表、專利獲得后，還要在系統(tǒng)上進(jìn)行登陸，隨時(shí)進(jìn)行信息更新，也方便科研工作人員對(duì)自己的科研成績(jī)進(jìn)行管理，也方便科研管理人員對(duì)文章進(jìn)行年度統(tǒng)計(jì)。

（四）經(jīng)費(fèi)管理

以往課題經(jīng)費(fèi)由科研管理人員通過excel表格進(jìn)行管理，由于科研經(jīng)費(fèi)條目較多，每一個(gè)課題單獨(dú)建立一個(gè)表格，需要科研管理人在經(jīng)費(fèi)報(bào)銷時(shí)審核后逐一填入表格，導(dǎo)致每一次課題經(jīng)費(fèi)報(bào)銷都要占用較多的時(shí)間，效率低下，同時(shí)容易出錯(cuò)，對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用不能很好地監(jiān)控。使用科研管理系統(tǒng)后，科研人員使用經(jīng)費(fèi)時(shí)，首先要錄入系統(tǒng)，科研管理人員審核通過后，才能拿著相關(guān)憑證去財(cái)務(wù)處進(jìn)行報(bào)銷，由于術(shù)業(yè)有專攻，科研人員在進(jìn)行科學(xué)研究時(shí)，會(huì)忽略經(jīng)費(fèi)的合理、按時(shí)使用，如果科研管理人員監(jiān)管不力，很容易造成總經(jīng)費(fèi)超支，或者個(gè)別條目使用超過可浮動(dòng)調(diào)整的限度，對(duì)結(jié)題審計(jì)造成不必要麻煩。科研人員在使用科研管理系統(tǒng)時(shí)，課題余額及各條目余額一目了然，提醒科研人員合理使用經(jīng)費(fèi)。同時(shí)也方便科研管理人員隨時(shí)查看在研課題的經(jīng)費(fèi)使用情況，監(jiān)管課題的進(jìn)展情況，科研管理系統(tǒng)有效控制了經(jīng)費(fèi)使用不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象的發(fā)生，提高了科研經(jīng)費(fèi)的使用效率。

（五）人才管理

醫(yī)院的管理層需要及時(shí)掌握本院科研人員的相關(guān)基本信息，科研管理系統(tǒng)建立了科研人員數(shù)據(jù)庫(kù)，為管理層隨時(shí)提供本院科研人員的年齡、職稱、學(xué)位、文章發(fā)表、承擔(dān)課題、擁有專利、獲得獎(jiǎng)項(xiàng)的相關(guān)科研信息，方便管理層進(jìn)行橫向縱向的比較分析，同時(shí)還能整合資源，進(jìn)行同學(xué)科資源整合，跨學(xué)科資源互補(bǔ)。

三、科研管理系統(tǒng)使用存在的問題及思考

（一）提高科研管理系統(tǒng)的普及率

科研管理系統(tǒng)是新的管理技術(shù)，在未來的發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用，但是在由于醫(yī)護(hù)人員的工作性質(zhì)以及對(duì)于科研的熱情不同，科研管理系統(tǒng)在日常使用中效率不高，有些人員甚至不知道有科研管理系統(tǒng)，這就需要科研管理人員加大宣傳力度，齊心協(xié)力加入到醫(yī)院的科研管理信息化建設(shè)中來。

（二）科研信息的及時(shí)更新與日常維護(hù)

隨著醫(yī)院人員流動(dòng)，不僅會(huì)有人員調(diào)離，院內(nèi)科室變動(dòng)，新員工入職，老員工退休，同時(shí)還會(huì)有本人的學(xué)歷學(xué)位變化，職稱變化等，都需要管理信息不斷更新，因此，科研管理人員與人事管理部門應(yīng)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，隨時(shí)保持基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確性，對(duì)于科研人員自行更新的個(gè)人信息，管理人員要及時(shí)進(jìn)行審核，使調(diào)整后的信息與科研相關(guān)管理信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)。

（三）醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)的兼容

醫(yī)院內(nèi)部各部門都有自己的臨床管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)，怎樣實(shí)現(xiàn)在保證各個(gè)系統(tǒng)自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、自我保護(hù)的情況下，完成各個(gè)系統(tǒng)之間的無縫銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，也是現(xiàn)在面臨的普遍問題。

在我院科研管理系統(tǒng)投入使用的一年多的時(shí)間里，為科研人員、科研管理人員及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供了諸多便利，提高了工作效率，但是系統(tǒng)本身還有很多需要改進(jìn)的地方。隨著系統(tǒng)的不斷完善，一定會(huì)進(jìn)一步提高多方的工作效率，使醫(yī)院科研管理工作更好地服務(wù)大眾。

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（作者單位：首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京安貞醫(yī)院 北京 100029）

（責(zé)編：玉山）