推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平

李笑林

摘 要：文章以大秦鐵路股份有限公司榆次站的實踐經(jīng)驗為切入點，從設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理的實施范圍、基本要求以及推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理的方法和措施等方面作了較為全面的闡述。

關(guān)鍵詞：設(shè)備設(shè)施 “一件一檔”管理 實施范圍 基本要求 方法措施

中圖分類號：F270 ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2015）09-294-02

設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理是企業(yè)管理的重要基礎(chǔ)性工作，是一種綜合的管理方法，尤其是在大中型制造類、交通運輸生產(chǎn)企業(yè)推行“一件一檔”管理更有著十分重要的意義，既可以準(zhǔn)確地知曉家底，掌握企業(yè)的生產(chǎn)、加工能力，有效解決企業(yè)在發(fā)展中可能存在著的設(shè)備設(shè)施重復(fù)投入、資源浪費或者投入不足、制約和影響生產(chǎn)均衡、各種設(shè)備設(shè)施整體功能難以有效發(fā)揮的問題，也可以及時準(zhǔn)確地反映設(shè)備設(shè)施的運行狀況和安全投入情況，確保設(shè)備設(shè)施的安全運行和均衡生產(chǎn)，不斷降低生產(chǎn)安全風(fēng)險，實現(xiàn)生產(chǎn)安全與經(jīng)營效益的共贏發(fā)展。

一、設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理的實施范圍

企業(yè)類型的不同決定了實施范圍的差異，但基本的要求是相通的。一般來講，推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理的范圍主要應(yīng)有以下幾個方面;（1）生產(chǎn)運輸類設(shè)備設(shè)施。主要包括各種機床、加工設(shè)備、吊裝設(shè)備、機車、車輛、線路、站場設(shè)施、信號設(shè)備、電氣化供電設(shè)備等專用資產(chǎn)。（2）檢修維護類設(shè)備設(shè)施。主要包括各種機械動力設(shè)備、運輸起重設(shè)備、儀器儀表、工具及器具、電子信息設(shè)備等。（3）后勤保障類設(shè)備設(shè)施。主要包括廠房、房屋、各類建筑設(shè)施等固定資產(chǎn)及公用車輛、空調(diào)、鍋爐等供采暖設(shè)備、大型廚具等。

通常情況下，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，按照企業(yè)實際情況和現(xiàn)有設(shè)備設(shè)施的實際價值，劃定最低建檔標(biāo)準(zhǔn)。

二、推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理的基本要求

推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理，應(yīng)以設(shè)備設(shè)施的財務(wù)和技術(shù)資料為基礎(chǔ)，按照規(guī)定格式，借助信息化系統(tǒng)，為每件設(shè)備設(shè)施建立一個電子檔案，并動態(tài)詳細(xì)記錄設(shè)備設(shè)施整個壽命周期內(nèi)各種價值投入和運用維護支出，為生產(chǎn)經(jīng)營決策提供直接、實際、準(zhǔn)確的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)信息資料，以提高設(shè)備設(shè)施的精細(xì)化管理水平，實現(xiàn)設(shè)備設(shè)施全壽命周期綜合效益最大化的管理目標(biāo)。

1.明確建檔內(nèi)容。設(shè)備設(shè)施“一件一檔”即指一件設(shè)備或設(shè)施建立一份專門的檔案。檔案中的基本內(nèi)容主要應(yīng)包括設(shè)備設(shè)施的名稱、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、企業(yè)編號、購置時間、費用等靜態(tài)資料和使用年限、折舊提取、更新改造、加裝擴容、技術(shù)升級、大修中修、專項整治及日常維護支出等動態(tài)數(shù)據(jù)。也可以根據(jù)生產(chǎn)和經(jīng)營管理的需要以及設(shè)備設(shè)施的專業(yè)特點增進(jìn)一些相應(yīng)的項目和內(nèi)容，特別是對于涉及設(shè)備設(shè)施的投資性支出必須分門別類地反映在“一件一檔”檔案中。

2.規(guī)范建檔要求。設(shè)備設(shè)施“一件一檔”的建立，應(yīng)以企業(yè)財務(wù)臺賬反映的固定資產(chǎn)范圍為基礎(chǔ)，以單位固定資產(chǎn)卡片或原始記錄為依據(jù)，并且遵循各專業(yè)技術(shù)設(shè)備臺賬、設(shè)備履歷簿的分類標(biāo)準(zhǔn)或管理方法。一般情況下，設(shè)備設(shè)施能夠單臺或單件記錄的，原則上要獨立建檔;對于財務(wù)部門固定資產(chǎn)卡片上未能按照單臺、單件記錄的設(shè)備設(shè)施，或自成系統(tǒng)單元，不易再劃分識別的（如供電系統(tǒng)、監(jiān)控信息平臺等），可以按系統(tǒng)獨立建檔;企業(yè)的廠房、房屋按照“棟”建立;其它建筑物按照“座”“處”“個”單件建立;站場服務(wù)設(shè)施按照“站”“場”“所”建立。

在建檔過程中，要特別注意設(shè)備設(shè)施動態(tài)變化數(shù)據(jù)的記錄和整理，如設(shè)備設(shè)施在其整個壽命周期內(nèi)發(fā)生的所有投資性支出和維護保養(yǎng)性支出包括購置、運用、維護保養(yǎng)、中修、大修、更新改造、加裝改進(jìn)、技術(shù)升級、專項整治等所有的信息，必須按照規(guī)定時段和時間節(jié)點，分門別類，逐項逐筆記錄和整理，并清晰地反映針對設(shè)備設(shè)施實施的項目類別、時間、支出金額、實施負(fù)責(zé)人、驗收人等內(nèi)容，嚴(yán)禁虛列、錯列、漏列等行為的發(fā)生。

3.大力采用信息化手段。隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的快速發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，加之設(shè)備設(shè)施種類繁多，技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)愈來愈高，各種數(shù)據(jù)、參數(shù)愈來愈龐雜，傳統(tǒng)意義上的低質(zhì)建檔、人工編撰的方式顯然愈來愈難以滿足實際的工作需要。因此，推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理，首先要大力采用信息化手段，要根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)類型和現(xiàn)有主要設(shè)備設(shè)施狀況，進(jìn)行充分的系統(tǒng)調(diào)研分析，考慮實際使用和信息化技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)格式，按大系統(tǒng)分類制定專用設(shè)備設(shè)施“一件一檔”的標(biāo)準(zhǔn)格式，在此基礎(chǔ)上專門開發(fā)“一件一檔”管理信息系統(tǒng)，并將其納入企業(yè)管理信息網(wǎng)絡(luò)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實現(xiàn)設(shè)備設(shè)施“一件一檔”信息數(shù)據(jù)及時傳遞與網(wǎng)絡(luò)共享，進(jìn)行網(wǎng)上數(shù)據(jù)匯集、分類管理、集中會審、適時考核、及時監(jiān)控、動態(tài)修正等。通過高效快速的信息處理能力，使設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理工作更加科學(xué)、合理、高效準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)和資料的收集、整理、歸檔、分析更加可靠。

三、推行設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理的方法和措施

設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理既是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)性工作，也是對傳統(tǒng)企業(yè)經(jīng)營管理理念的進(jìn)一步拓展和深化，各類企業(yè)特別是大中型制造類和交通運輸生產(chǎn)類企業(yè)都應(yīng)該積極推進(jìn)設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理，以期不斷改進(jìn)和提升企業(yè)管理水平。

1.要有專門機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)?！耙患粰n”管理工作是一項十分細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎婕懊鎻V、范圍大，溯及時間周期長，技術(shù)含量專業(yè)要求高，特別是在一些管理基礎(chǔ)薄弱、設(shè)備設(shè)施資料數(shù)據(jù)不齊不全的企業(yè)更是如此。因此，企業(yè)推行“一件一檔”管理，原則上應(yīng)該有專門的機構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)，通常情況下，考慮資料數(shù)據(jù)來源的準(zhǔn)確和可靠，一般應(yīng)由財務(wù)部門或者設(shè)備設(shè)施管理部門牽頭、各業(yè)務(wù)部門配合組織進(jìn)行。

2.應(yīng)制定統(tǒng)一明確的工作要求。為確保“一件一檔”管理工作的順利實施，企業(yè)應(yīng)制定統(tǒng)一的工作方案，提出明確的工作要求，包括實施“一件一檔”管理的目的、意義、實施范圍、內(nèi)容要求以及方法步驟等。

3.抓好基層基礎(chǔ)。企業(yè)推行“一件一檔”管理，重點在基層車間、班組，難點在原有設(shè)備設(shè)施的資料收集整理。要認(rèn)真深入進(jìn)行摸底調(diào)查，通過現(xiàn)場調(diào)研查看、座談、個別訪問、查閱賬冊資料等多種方式摸清家底。要以各基層單位、各部門的財務(wù)賬反映的固定資產(chǎn)范圍為基礎(chǔ)，以固定資產(chǎn)卡片為依據(jù)，遵循各專業(yè)技術(shù)設(shè)備臺賬、設(shè)備履歷簿的分類標(biāo)準(zhǔn)或管理方法，以這些資料、數(shù)據(jù)為依托開展建檔工作?！耙患粰n”的基本檔案資料除設(shè)備規(guī)格、設(shè)備型號、購置時間、使用年限、技術(shù)參數(shù)、修理狀況等項目外，可以根據(jù)相關(guān)業(yè)務(wù)部門的要求，結(jié)合設(shè)備設(shè)施的專業(yè)特點，增加相應(yīng)的項目和內(nèi)容。對于在固定資產(chǎn)卡片上未能按照單臺、單件記錄的設(shè)備設(shè)施，“一件一檔”建立時要依照有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，盡可能單件單臺建立。

4.綜合協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧。設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理涉及企業(yè)管理的方方面面，必須綜合協(xié)調(diào)，統(tǒng)籌兼顧。要自上而下布置安排，統(tǒng)一步驟，確定工作標(biāo)準(zhǔn)，明確工作要求;要自下而上反映現(xiàn)場設(shè)備設(shè)施狀況，即班組及時、準(zhǔn)確記錄、登記臺賬，車間根據(jù)班組提供的情況逐一核實并上報，相關(guān)部門根據(jù)車間上報的資料逐項分析核實，使公司、車間、班組三級臺賬完全相符，真正達(dá)到閉環(huán)管理。要上下結(jié)合，及時更新臺賬各項信息，即車間、班組及時向相關(guān)部門反饋更新信息，相關(guān)部門則根據(jù)反饋的信息安排專職臺賬管理人員進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、糾偏，真正實現(xiàn)動態(tài)管理。

5.集中會審，逐次提高。為確保及時發(fā)現(xiàn)“一件一檔”管理工作中存在的問題和不足，應(yīng)定期對整個管理過程開展集中會審和評價。集中會審的重點是分門別類對各基層單位專用資產(chǎn)和通用資料“一件一檔”基礎(chǔ)檔案建立情況、考核期內(nèi)費用支出數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性及合理性、“一件一檔”運用情況進(jìn)行階段性審核。為保證集中會審與會計核算期間的一致性，一般應(yīng)按年度進(jìn)行集中會審，集中會審要充分體現(xiàn)專業(yè)性和綜合性相結(jié)合，并突出專業(yè)性，以有效提高集中會審的質(zhì)量和效果，及時進(jìn)行數(shù)據(jù)修正和糾偏，總結(jié)好的經(jīng)驗和做法并積極進(jìn)行推廣。會審一次，改進(jìn)一次，一個階段一個階段逐次提高。

6.定期考核，持續(xù)推進(jìn)。在推進(jìn)設(shè)備設(shè)施“一件一檔”管理工作中，要建立和完善考核激勵機制。從明確考核內(nèi)容、考核分工、考核方式、考核標(biāo)準(zhǔn)等入手，建立和健全考核評價機制，按期進(jìn)行考核，充分激發(fā)和調(diào)動企業(yè)全員參與“一件一檔”管理工作的積極性?？己说膬?nèi)容和重點應(yīng)包括各車間、各部門設(shè)備設(shè)施“一件一檔”建立情況，考核期內(nèi)有關(guān)數(shù)據(jù)的錄入、維護、更新情況和業(yè)務(wù)部門、綜合部門對各種設(shè)備設(shè)施“一件一擋”的管理使用及監(jiān)督檢查情況?？荚u的方式可以采取定量考核與定性考核相結(jié)合，同時實行聯(lián)掛聯(lián)考，即業(yè)務(wù)部門的考核結(jié)果要與基層單位的考核結(jié)果掛鉤，綜合部門的考核結(jié)果要與各業(yè)務(wù)部門和基層單位的考核結(jié)果掛鉤，通過比對分析，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，賞罰分明、獎優(yōu)罰劣，推進(jìn)設(shè)備設(shè)施“一件一擋”管理工作的扎實有序開展。

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（作者單位：大秦鐵路股份有限公司榆次站 山西晉中 030600）

（責(zé)編：李雪）