王文麗

摘 要：人事檔案在人力資源管理過程中起著非常重要的作用，它是識(shí)別人才、選拔人才、使用人才的重要依據(jù)?？茖W(xué)的人事檔案管理，能促進(jìn)人力資源的開發(fā)和使用。本文淺析了目前我縣人事檔案管理工作中存在的問題，并針對(duì)存在的具體問題提出相應(yīng)的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理問題；對(duì)策淺析

1 前言

人事檔案是組織部門、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動(dòng)中形成的、記錄和反映人員社會(huì)經(jīng)歷及其德、能、勤、績等方面數(shù)據(jù)和信息的，以個(gè)人為單位集中起來的，具有一定保存價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系的原始?xì)v史記錄，做好人力資源檔案工作，最終 目的是為準(zhǔn)確全面地考察了解和高效選拔使用好人才，選賢舉能，知人善任，建設(shè)好職工隊(duì)伍，優(yōu)化人力資源配置，為不斷提高履職水平和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮應(yīng)有作用。人事檔案管理必須適應(yīng)現(xiàn)代管理化管理的要求，積極拓展服務(wù)職能，為人力資源開發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

2 人事檔案管理對(duì)人力資源開發(fā)的促進(jìn)作用

2.1有助于最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。人事檔案全面記錄了員工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，通過檔案可以了解員工的過去，掌握現(xiàn)在，從而預(yù)測其發(fā)展?jié)摿Γ皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，避免壓制人才，埋沒人才；依據(jù)人事檔案提供的信息，可以使各類人才揚(yáng)長避短，各司其職，最大限度地發(fā)揮人才效力。

2.2促進(jìn)人力資源的合理配置。利用人事檔案能夠進(jìn)一步了解員工的相關(guān)信息，從而對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理，根據(jù)不同人才的能力和各類人才的不同特點(diǎn)，在組織內(nèi)進(jìn)行合理配置，因事而擇人，因人以治事，把人才配置到最能發(fā)揮作用的地方和崗位，充分發(fā)揮人才的特長，促進(jìn)部門之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理有序地流動(dòng)，避免人才擠壓和用非所學(xué)的現(xiàn)象產(chǎn)生，為機(jī)關(guān)事業(yè)的發(fā)展迅速、合理地配置人力資源。

2.3有利于人力資源需求預(yù)測的科學(xué)化與規(guī)范化。影響人力資源需求的因素主要來自組織內(nèi)部，有效的人事檔案對(duì)分析組織內(nèi)部人力資源狀況是否適應(yīng)組織的變革與發(fā)展要求，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃起著重要作用，脫離人事檔案管理而做的人力資源需求預(yù)測必然是盲目的。

3 人事檔案管理工作存在的問題

長期以來，由于部分單位對(duì)檔案工作重視程度不夠，忽視了對(duì)人事檔案管理工作的重要性。本人自2013年底接觸人事檔案管理工作以來，經(jīng)過近三年的工作實(shí)踐及對(duì)人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)的不斷學(xué)習(xí)，發(fā)現(xiàn)了人事檔案管理工作中存在以下問題。

3.1因單位辦公環(huán)境、條件、經(jīng)費(fèi)等因素的限制，人事檔案硬件設(shè)施不夠健全，無法達(dá)到“三室分開”，即：專用檔案庫房、閱檔室、檔案管理人員辦公室分開。

3.2人事檔案正本內(nèi)容不完整。在2013年以來的干部人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理過程中發(fā)現(xiàn)，很大一部分人事檔案，特別是一些老干部的人事檔案更為突出，出現(xiàn)學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷脫節(jié)，沒有連續(xù)性證明材料，如：知青下鄉(xiāng)、入伍、代課等早期材料遺失。

3.3對(duì)是否需要存檔材料甄別不夠準(zhǔn)確，出現(xiàn)該存檔的不存、不該存檔的存檔，造成檔案內(nèi)容缺失或資源浪費(fèi)。比如：畢業(yè)論文正文、入黨思想?yún)R報(bào)、應(yīng)交由紀(jì)檢部門管理的處分調(diào)查旁證材料、手續(xù)不完備（沒有審批機(jī)關(guān)審批蓋章）的無效材料等。

3.4人事檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)不精，管理水平不高，管理手段落后，責(zé)任心不強(qiáng)，管理人員身兼數(shù)職。這些對(duì)檔案的收集、整理、歸檔工作造成一定影響。特別是積壓過多檔案不及時(shí)歸檔，極易造成檔案材料遺失，對(duì)今后人事檔案的查閱、利用，尤其是人才招錄帶來嚴(yán)重影響。這些問題在今年的退休人員納入養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中凸顯出來。

4 人事檔案管理的對(duì)策建議

4.1加大投入，強(qiáng)化設(shè)施。要切實(shí)加大資金投入力度，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理硬件設(shè)施建設(shè)。同時(shí)要將人事檔案管理工作列入單位重要議事日程。積極向上級(jí)相關(guān)部門爭取檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，逐步改善檔案室硬件條件，達(dá)到全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)“三室分開”，做好庫房設(shè)施安全做到“六防”即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。

4.2切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，隨著現(xiàn)代化水平的不斷提高，舊有的管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需要。在引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到檔案管理部門的同時(shí)，要注重對(duì)現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使他們能夠適應(yīng)新形勢下的新要求；要讓他們端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變過去坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，積極主動(dòng)地與各部門溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為人力資源管理服務(wù)，為高層決策服務(wù)。檔案管理人員要肩負(fù)起宣傳檔案法、普及檔案知識(shí)的重任，提高全民檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心檔案的局面。

4.3甄別收集，完善歸檔。加強(qiáng)檔案材料收集工作，對(duì)招收、錄用人員的人事檔案，按照中組部、國家檔案局《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案工作條例〉的通知》組通字〔1991〕13號(hào)文件要求，以個(gè)人為單位建立健全人事檔案正本，正本內(nèi)容分十大類：一類 履歷材料；二類 自傳材料；三類 鑒定考核、考察材料 ；四類 學(xué)歷和評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；五類 政審材料；六類 入黨團(tuán)及民主黨派材料；七類 獎(jiǎng)勵(lì)材料；八類 處分材料；九類 錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資待遇、出國、離（退）休、退職、各種代表會(huì)代表登記表材料；十類 其它可供組織參考的材料。按照人事檔案正本內(nèi)容要求標(biāo)準(zhǔn)化收集、整理，查缺補(bǔ)漏，以便更好為組織人事部門“選人用人”提供服務(wù)。

4.4建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢、新情況的規(guī)章制度，必須進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在材料的收集上要做到及時(shí)、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實(shí)性；在材料歸檔中要做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊；在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時(shí)，要熱情服務(wù)而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動(dòng)地跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時(shí)更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。

4.5加快人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案材料越積越多，傳統(tǒng)的管理模式勢必會(huì)給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時(shí)間，而且出錯(cuò)率較高。建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為單位各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。