財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防及控制分析

摘 要：財(cái)務(wù)檔案作為單位檔案的重要組成部分，能記錄和反映一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，可以檢查一個(gè)單位在遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律方面是否存在違法亂紀(jì)、弄虛作假的情況。另外財(cái)務(wù)檔案還可以為單位管理者提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，很大程度上可以影響決策者能否做出科學(xué)有效的決策。但是目前我國(guó)單位中存在著管理者為了最大程度追尋單位利益而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案管理信息失真的情況，虛假的財(cái)務(wù)信息會(huì)做出失敗的決策，給單位的經(jīng)濟(jì)生活造成極大的損失。因此為了避免這一情況，本文探討了避免和控制財(cái)務(wù)檔案管理中信息失真的可行性。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案管理；信息失真；預(yù)防及控制

財(cái)務(wù)檔案反映了單位調(diào)節(jié)使用和籌集分配資金的情況，其重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）財(cái)務(wù)檔案作為過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的資料，可以幫助單位預(yù)測(cè)相關(guān)的經(jīng)濟(jì)前景，編制未來(lái)計(jì)劃。（2）財(cái)務(wù)檔案可以借助以往經(jīng)濟(jì)事故總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免單位做出相同的錯(cuò)誤決策。（3）利用財(cái)務(wù)檔案資料，可以為解決經(jīng)濟(jì)糾紛，處理遺留問(wèn)題提供確切依據(jù)。在具體的檔案管理方面，不僅有文字、圖表等相關(guān)的紙面資料，還有通過(guò)計(jì)算機(jī)相關(guān)電子設(shè)備形成的電子版財(cái)務(wù)檔案，不可避免的會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案失真的現(xiàn)象。因此需要管理者采取一系列措施，來(lái)幫助單位提高管理財(cái)務(wù)檔案的水平，減少檔案失真的現(xiàn)象。

1 造成檔案失真的原因

1.1 會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)

近年來(lái)由于會(huì)計(jì)行業(yè)前景良好，會(huì)計(jì)從業(yè)人員極大增長(zhǎng)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)行業(yè)人員素質(zhì)良莠不齊。在進(jìn)入會(huì)計(jì)行業(yè)后，缺乏繼續(xù)學(xué)習(xí)精神，停止了相關(guān)知識(shí)技能的學(xué)習(xí)，有的甚至不具備完整的相關(guān)會(huì)計(jì)知識(shí)，因此在進(jìn)行會(huì)計(jì)工作時(shí)，專業(yè)能力不強(qiáng)，對(duì)會(huì)計(jì)工作敷衍了事，不求精進(jìn)。在思想道德方面，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)不予以重視，甚至為了一時(shí)的利益，棄職業(yè)操守和法律法規(guī)于不顧，制作虛假的會(huì)計(jì)報(bào)表，影響了財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性，以及可能給決策者造成惡劣的影響。另外由于信息世界的日新月異，相關(guān)的檔案管理方法也在不斷進(jìn)步，如果會(huì)計(jì)從業(yè)者沒(méi)有相關(guān)的繼續(xù)教育意識(shí)，對(duì)新興的管理方法置若罔聞，也會(huì)對(duì)檔案的完善保存產(chǎn)生一定的影響。

1.2 單位管理者過(guò)于忽視財(cái)務(wù)工作

部分單位管理者對(duì)財(cái)務(wù)工作的認(rèn)識(shí)還停留在記錄帳目和計(jì)算營(yíng)收的基礎(chǔ)上，認(rèn)為財(cái)務(wù)的職能就是反映和監(jiān)督資金的運(yùn)作過(guò)程。因此對(duì)財(cái)務(wù)工作不加重視，忽視了財(cái)務(wù)工作和會(huì)計(jì)信息的重要價(jià)值和作用，在這個(gè)基礎(chǔ)上，對(duì)財(cái)務(wù)工作人員的不重視，使相關(guān)人員得不到及時(shí)的培訓(xùn)，耽誤了財(cái)務(wù)工作者對(duì)緊跟時(shí)代的專業(yè)知識(shí)的接收。

1.3 利益造假引起的信息失真

企業(yè)在運(yùn)作的過(guò)程中，不管有沒(méi)有盈利都需要繳稅。而繳稅的依據(jù)是財(cái)務(wù)檔案，因此出現(xiàn)了為避稅而營(yíng)造虛假財(cái)務(wù)檔案的情況，導(dǎo)致了財(cái)務(wù)檔案的失真。在某些情況下，單位內(nèi)部為了達(dá)到某一目的對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行胡亂篡改，極大影響了檔案的真實(shí)完整性。或者出于私心設(shè)立“小金庫(kù)”，做出賬外有賬等不法行為。

1.4 缺乏對(duì)財(cái)務(wù)工作的有效監(jiān)管

在一些單位內(nèi)部，同樣由于單位管理者對(duì)于財(cái)務(wù)工作的忽視導(dǎo)致的后果之一就不設(shè)立財(cái)務(wù)監(jiān)管部門(mén)，財(cái)會(huì)工作人員得不到有力的監(jiān)管，自然會(huì)工作不規(guī)范，不按規(guī)定完成工作?；蛘咴O(shè)立了監(jiān)管部門(mén)，但卻只是一個(gè)擺設(shè)，對(duì)財(cái)務(wù)工作不敢干涉，監(jiān)管制度無(wú)法確切落實(shí)。以上種種皆導(dǎo)致了財(cái)會(huì)工作人員處于一個(gè)沒(méi)人監(jiān)管，無(wú)人干涉的境地，因此在日常工作中無(wú)法保證財(cái)務(wù)信息的真實(shí)可靠性，同樣在財(cái)務(wù)檔案管理時(shí)易導(dǎo)致信息失真。

2 針對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理失真的應(yīng)對(duì)方案

2.1 提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)

提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)可從兩個(gè)方面入手。第一，在單位選拔財(cái)會(huì)人員時(shí)，需要人事嚴(yán)格遵循相關(guān)人員選拔標(biāo)準(zhǔn)，不可借權(quán)徇私，從根本上保證財(cái)會(huì)人員的整體素質(zhì)。第二，對(duì)于內(nèi)部財(cái)會(huì)人員，首先要引起單位管理者足夠的重視，積極開(kāi)展相關(guān)專業(yè)技能和法律意識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，努力提高財(cái)會(huì)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和加強(qiáng)法律意識(shí)的構(gòu)建，使財(cái)會(huì)工作人員能緊跟時(shí)代，使用先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方法，幫助單位收獲更大的工作效益。另外，加強(qiáng)道德建設(shè)，宣揚(yáng)正派的工作思想，努力提高財(cái)會(huì)工作的道德感，使其在沒(méi)有外力的監(jiān)督的情況下，也能潔身自好，保證單位財(cái)會(huì)工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理工作的整體水平。

2.2 建立有效的管理制度

一個(gè)合理的管理制度可以幫助單位預(yù)防和控制信息失真的情況發(fā)生。首先，建立完善的人事管理制度，規(guī)范財(cái)會(huì)工作人員的出勤，使其有一個(gè)好的精神面貌出現(xiàn)在工作中。同時(shí)，杜絕單位內(nèi)部權(quán)力過(guò)于集中的情況，減少因管理者獨(dú)斷專行隨意操作財(cái)務(wù)檔案的行為，保持工作環(huán)境的清廉風(fēng)氣。最后建立內(nèi)部控制機(jī)制，使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員互相配合，合理分工，達(dá)到互幫互助、相互制約、相互監(jiān)督的作用。內(nèi)控機(jī)制可有效保護(hù)財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、有效性和完整性，使財(cái)務(wù)檔案具備真正意義上的借鑒意義。

2.3 完善法律法規(guī)

在如今的法制社會(huì)，任何公民都需要遵紀(jì)守法。同樣在財(cái)務(wù)工作中，法律法規(guī)可以發(fā)揮一部分的監(jiān)管作用，但是現(xiàn)今相關(guān)的法律法規(guī)還不是很完善，給不懷好意的個(gè)人和單位留下了鉆空子的空間，間接造成檔案失真的發(fā)生。因此，首先需要積極完善相關(guān)法律法規(guī)，一旦證實(shí)單位或個(gè)人真實(shí)存在違法亂紀(jì)的行為，堅(jiān)決給予嚴(yán)懲，給行業(yè)工作者敲響一頂警鐘，時(shí)時(shí)刻刻發(fā)揮警示的作用。

2.4 利用現(xiàn)代技術(shù)，科學(xué)預(yù)防信息失真

現(xiàn)今財(cái)務(wù)管理工作大多已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了智能化、電子化，利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理能力處理檔案和歸檔得到不錯(cuò)的應(yīng)用。在這個(gè)基礎(chǔ)上，提高計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)軟件的效用是不錯(cuò)的預(yù)防檔案失真的方式。積極關(guān)注國(guó)內(nèi)外計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理方面的新興技術(shù)，加強(qiáng)管理軟件的安全性，合理分配軟件使用權(quán)限，防止人為修改檔案造成信息失真的問(wèn)題。如果有條件，可以建立云儲(chǔ)存服務(wù)器，在單位內(nèi)部工作中，一旦檔案納入計(jì)算機(jī)，云端服務(wù)器會(huì)自動(dòng)備份和儲(chǔ)存，此舉可有效保證檔案的一手性，無(wú)論財(cái)會(huì)人員如何進(jìn)行修改和添加，云端服務(wù)器都會(huì)一一記錄，通過(guò)查閱云端服務(wù)器，可及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案信息失真的情況，并采取合適的處理措施。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文首先分析了財(cái)務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀，以及造成信息失真的原因，具體有會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)；單位管理者過(guò)于忽視財(cái)務(wù)工作；內(nèi)部利益造假；缺乏對(duì)財(cái)務(wù)工作的有效監(jiān)管等。然后根據(jù)原因討論了不同的應(yīng)對(duì)方案，從提高財(cái)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)開(kāi)始，建立有效的管理制度和完善相關(guān)法律法規(guī)，最后利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)預(yù)防信息失真做出最后一道保障?？梢园l(fā)現(xiàn)，預(yù)防和控制財(cái)務(wù)信息失真需要多方面、多人員的努力，但是努力的結(jié)果，即保障了財(cái)務(wù)信息的真實(shí)有效性，對(duì)單位和國(guó)家都有著良好的正面效用。

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作者簡(jiǎn)介

周全，本科，麻城市財(cái)政局中驛鎮(zhèn)財(cái)政所。