現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的主動(dòng)性分析

張謀政

（興義民族師范學(xué)院，貴州 興義 562400）

【摘 要】隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，秘書工作的被動(dòng)性已經(jīng)越來越不能滿足現(xiàn)代化的需求，培養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)秘書工作主動(dòng)性的重要性日益顯現(xiàn)。本文在解析秘書工作的主動(dòng)性的基礎(chǔ)上，分析了現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的主動(dòng)性現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的改善意見，希望相關(guān)企業(yè)和秘書能夠認(rèn)識(shí)到主動(dòng)性對(duì)高效工作的重要性，并逐步養(yǎng)成秘書工作的主動(dòng)性。

【關(guān)鍵詞】秘書工作；主動(dòng)性；被動(dòng)性

在企業(yè)管理活動(dòng)中，現(xiàn)代企業(yè)秘書普遍存在被動(dòng)性的特點(diǎn)，但為了更好地做好本職工作，企業(yè)秘書應(yīng)當(dāng)將被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)秘書工作的優(yōu)化，這種轉(zhuǎn)變需要從多方面著手，同時(shí)需要企業(yè)、企業(yè)其他工作人員和秘書多方的努力。

一、秘書工作的主動(dòng)性概述

（一）秘書工作的主動(dòng)性的基本定義

秘書是一個(gè)企業(yè)不可或缺的部分，管理著企業(yè)的日常事務(wù)并且貫穿于企業(yè)的各個(gè)部門，起著輔助和協(xié)調(diào)的作用。傳統(tǒng)認(rèn)為秘書工作有其被動(dòng)性，主要依賴于統(tǒng)治者及領(lǐng)導(dǎo)者，忽略了對(duì)其主動(dòng)性的要求，因此，也沒有關(guān)于秘書工作的主動(dòng)性的嚴(yán)格的界定。

筆者認(rèn)為所謂秘書工作的主動(dòng)性即是指秘書在出色完成自己的工作的過程中，表現(xiàn)出的主動(dòng)性、創(chuàng)新性以及謀略性等，以及在完成上級(jí)交代工作的基礎(chǔ)上，主動(dòng)性地進(jìn)行一些有助于本職工作的工作或者活動(dòng)。

（二）秘書工作的主動(dòng)性的解讀

秘書工作較為繁雜，開展秘書工作的過程中也會(huì)受到多方面的影響，為了更好地理解和實(shí)現(xiàn)秘書工作的主動(dòng)性，需要從多個(gè)因素方面具體分析秘書工作的主動(dòng)性，本文主要分析其中四種因素，包括積極性、預(yù)見性、創(chuàng)新性以及謀略性。

1.積極性

積極性是一種努力向上積極工作的表現(xiàn)，將“要我做”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙觥奔词怯杀粍?dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)的典型表現(xiàn)，秘書的積極性不僅包括提前完成領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)而且主動(dòng)關(guān)心其他相關(guān)事務(wù)。

2.預(yù)見性

預(yù)見性是對(duì)事物的前瞻發(fā)展的判斷，秘書工作中的預(yù)見性包括在工作過程中全面考慮做好不備之需，需要時(shí)刻注意各項(xiàng)活動(dòng)事宜，準(zhǔn)確判斷事態(tài)的發(fā)展。

3.創(chuàng)新性

創(chuàng)新性是社會(huì)進(jìn)步的動(dòng)力之一，秘書的創(chuàng)新性主要包括率先想到和率先做到兩個(gè)方面，需要從理論和實(shí)踐兩個(gè)層面同時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新。

4.謀略性

謀略性主要是指能夠主動(dòng)提出可行性及有效性的建議或意見，這也是要求秘書在工作的過程中，能夠根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)及學(xué)識(shí)運(yùn)用到日常工作中，提出自己的建議發(fā)揮參謀助手的作用。

二、當(dāng)前秘書主動(dòng)性的現(xiàn)狀分析

（一）被動(dòng)性過強(qiáng)，缺乏主動(dòng)參與意識(shí)

在傳統(tǒng)的企業(yè)的運(yùn)營過程中，秘書總處于被動(dòng)狀態(tài)，即簡單的接受上級(jí)的指示并且機(jī)械地完成相關(guān)工作，缺乏主動(dòng)參與的意識(shí)。不可否認(rèn)，秘書工作確實(shí)存在被動(dòng)性，應(yīng)當(dāng)在充分認(rèn)識(shí)到被動(dòng)性的基礎(chǔ)之上，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極地為企業(yè)服務(wù)，主動(dòng)協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的日常事務(wù)，達(dá)到為領(lǐng)導(dǎo)減負(fù)的目的。

（二）時(shí)間觀念淡薄，工作效率不高

有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排是秘書工作的重要內(nèi)容之一，因此秘書應(yīng)當(dāng)形成時(shí)間觀念，時(shí)刻提醒領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)日常安排，防止領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)過或者延誤有關(guān)活動(dòng)事宜，造成負(fù)面影響，但在實(shí)際生活當(dāng)中，部分秘書缺乏時(shí)間觀念，或者不能主動(dòng)提醒領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)事宜時(shí)間，造成領(lǐng)導(dǎo)在重要合作會(huì)議中遲到造成不良影響。

（三）工作方法不當(dāng)，指揮性太強(qiáng)

工作方法影響著工作質(zhì)量，但在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)管理活動(dòng)過程中，很多秘書缺乏優(yōu)良的工作方法從而導(dǎo)致工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)在對(duì)自我職權(quán)的認(rèn)知度過高，在思想和意識(shí)上具有指揮性和命令性，這會(huì)使員工產(chǎn)生消極的情緒，同時(shí)導(dǎo)致其配合度下降，影響企業(yè)的工作氛圍，降低企業(yè)的工作效率。

三、提高秘書工作主動(dòng)性的有效措施

（一）增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

為了更好地提高秘書工作的主動(dòng)性，最重要的是增強(qiáng)秘書的責(zé)任意識(shí)，當(dāng)然這需要通過秘書的自我認(rèn)知，意識(shí)到秘書工作的重要性，明確自己的身份定位提高自己的責(zé)任意識(shí)。就秘書工作而言，本身便具有繁雜的特點(diǎn)，秘書只有將被動(dòng)化為主動(dòng)，才能更有利于自己更高效的完成本職工作。一方面，從本職工作出發(fā)，從小事做起擔(dān)當(dāng)自己的責(zé)任不斷地錘煉自己，鍛煉自己的能力；另一方面，需要有積極進(jìn)取的精神，遇到事情不推脫，積極主動(dòng)地面對(duì)。

當(dāng)然除了需要秘書的自我約束和規(guī)范以外，企業(yè)需要通過相應(yīng)的考評(píng)獎(jiǎng)懲制度更好地鼓勵(lì)秘書增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，避免消極怠工的情況，加強(qiáng)對(duì)秘書的培訓(xùn)力度，將秘書待人處事、工作方法等納入到公司培訓(xùn)項(xiàng)目中，更好地提高秘書工作主動(dòng)性。

（二）加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)積累

秘書時(shí)常需要面對(duì)突發(fā)情況很多繁雜的瑣事，因此秘書要注重平時(shí)經(jīng)驗(yàn)的積累，以便更好地開展日后的工作。秘書實(shí)現(xiàn)主動(dòng)性的前提是加強(qiáng)對(duì)工作流程的了解，只有在充分了解的基礎(chǔ)之上才能搞好的實(shí)現(xiàn)主動(dòng)性，這也就是要求秘書在日常工作過程中多觀察，從中吸取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，以備不時(shí)只需。

當(dāng)然，在經(jīng)驗(yàn)累積的過程中還需要注重學(xué)習(xí)新的知識(shí)內(nèi)容，社會(huì)在不斷發(fā)展，這也對(duì)秘書工作有越來越多的要求，因此秘書需要不斷豐富自己的知識(shí)不斷更新，只有這樣才能更加全面地掌握事態(tài)可能的發(fā)展，更好地達(dá)到主動(dòng)性的效果。

（三）合理分配時(shí)間

時(shí)間管理的重要性體現(xiàn)在社會(huì)生活生活的方方面面，對(duì)于秘書工作尤其如此。秘書工作需要協(xié)調(diào)企業(yè)的各個(gè)部門，因此需要合理的時(shí)間安排才能更好地完成相關(guān)工作。當(dāng)然，秘書的時(shí)間管理不僅包括對(duì)秘書本人的時(shí)間管理還有對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間管理，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)每天的大小事宜基本由秘書負(fù)責(zé)安排，秘書需要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間進(jìn)行合理管理，協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)合理分配工作精力。時(shí)間管理可以通過“四象限”的方法進(jìn)行管理，將緊急重要、一般緊急重要等事務(wù)區(qū)分開，在分清輕重緩急情況下保證工作的順利進(jìn)行。就協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間管理而言，秘書可以和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商固定的溝通時(shí)間，告知領(lǐng)導(dǎo)明天的具體工作時(shí)間以及有關(guān)注意事項(xiàng)，以便領(lǐng)導(dǎo)了解第二天的行程情況并及時(shí)做出調(diào)整。在行程安排的過程中，避免將行程安排過滿，每個(gè)行程之間留出相應(yīng)的彈性時(shí)間，避免突發(fā)情況的發(fā)生。

（四）改善工作方法

工作方法決定了工作的效率及工作完成的效果，因此實(shí)現(xiàn)企業(yè)秘書工作的主動(dòng)性，需要改善現(xiàn)行的工作方法。一方面在秘書與企業(yè)其他員工相處的過程中，應(yīng)當(dāng)端正工作態(tài)度，具備高度的親和力，與他人形成良好的人際關(guān)系，在這樣的基礎(chǔ)上，有利于企業(yè)內(nèi)部的工作氛圍，也可以促使企業(yè)其他員工更好地配合秘書工作，更高效地完成工作。在秘書與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)相處的過程中，要明確自己的工作定位不可逾位地幫助領(lǐng)導(dǎo)做出決定，所謂主動(dòng)性是指在充分了解領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣和要求的基礎(chǔ)上，使用得當(dāng)?shù)姆椒◣椭I(lǐng)導(dǎo)提供想法和思路，時(shí)刻注重維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。秘書在企業(yè)中有著協(xié)調(diào)各個(gè)部門的作用，因此當(dāng)不同部門之間發(fā)生摩擦?xí)r，秘書應(yīng)當(dāng)主動(dòng)進(jìn)行調(diào)解，避免矛盾的擴(kuò)大，影響企業(yè)的凝聚力。

因此，秘書應(yīng)當(dāng)不斷改善工作方法，這里的方法不僅包括處理問題的方法還包括為人處事的方法，在實(shí)現(xiàn)秘書工作的主動(dòng)性的過程中需要從上到下，建立良好的人際關(guān)系，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，為主動(dòng)性的實(shí)現(xiàn)提供前提條件。

四、總結(jié)

不可以否認(rèn)，現(xiàn)代企業(yè)秘書工作存在被動(dòng)性，怎樣在被動(dòng)性的情況下實(shí)現(xiàn)主動(dòng)性，需要秘書在工作的過程中認(rèn)識(shí)到自己的責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在學(xué)習(xí)的過程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)時(shí)間的管理并不斷改善工作方法?！奥仿湫捱h(yuǎn)兮”秘書工作的主動(dòng)性不是一朝一夕便可形成的，希望企業(yè)和秘書認(rèn)識(shí)到主動(dòng)性對(duì)高效工作的重要性，不斷努力并最終實(shí)現(xiàn)主動(dòng)性。

【參考文獻(xiàn)】

[1]余錚. 論現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的主動(dòng)性[J]. 文學(xué)教育（上），2014，06：138-139.

[2]王紅. 秘書工作的主動(dòng)性探討[J]. 普洱學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，06：100-102.

[3]黃文金. 秘書工作的主動(dòng)性研究[D].暨南大學(xué)，2012.

[4]劉立祥. 論企業(yè)秘書的有效服務(wù)[J]. 湖南商學(xué)院學(xué)報(bào)，2003，01：45-48.

[5]王思潔，霍恒冰. 秘書工作如何在被動(dòng)中求主動(dòng)[J]. 東方企業(yè)文化，2014，20：197.

[6]杜立新. 現(xiàn)代秘書如何為領(lǐng)導(dǎo)提供主動(dòng)性服務(wù)[J]. 職業(yè)，2012，11：169.