林敏

摘 要 如何合理利用信息技術(shù)提升高校檔案管理的效率，是當(dāng)前高校檔案管理需要深入思考的問題。本文首先分析了現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理建設(shè)的意義。又進(jìn)一步闡述了高校檔案管理建設(shè)中存在的問題。并從采用現(xiàn)代化服務(wù)手法、完善檔案管理機(jī)制、提高管理人員素質(zhì)、明確檔案服務(wù)重點(diǎn)、提高檔案共享程度等方面，闡述了現(xiàn)代信息技術(shù)下高校檔案管理建設(shè)策略。希望以此提升高校檔案管理的工作效率。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代信息技術(shù) 檔案管理 策略

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2017.03.006

Abstract How to make use of information technology to improve the efficiency of university archives management is a problem that needs to be considered in the management of University archives. Firstly， this paper analyzes the significance of modern information technology to the construction of archives management in Colleges and universities. Furthermore， this paper expounds the problems existing in the construction of archives management in Colleges and universities. And from the use of modern service methods， improving the archives management mechanism， improve the quality of management， clear archives service focus， improve the file sharing level and other aspects， elaborated the university archives management strategy for the construction of modern information technology. Hope to improve the work efficiency of college archives management.

Keywords modern information technology； archives management； strategy

近年來，我國高校教育教學(xué)事業(yè)取得飛速發(fā)展，高校檔案管理也隨之得到相應(yīng)改善。而若要滿足服務(wù)對(duì)象的各種要求，為用戶提供更加便利的服務(wù)，高校檔案管理還需要進(jìn)一步提升自身的服務(wù)水平。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，公眾對(duì)信息的內(nèi)容和獲取方式要求也越來越高。同時(shí)，信息技術(shù)的發(fā)展也為完善高校檔案管理提供了極大便利。如何合理應(yīng)用信息技術(shù)，并積極應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代提出的挑戰(zhàn)，創(chuàng)新檔案管理策略，是當(dāng)前高校檔案管理工作需要深入思考的問題。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理建設(shè)的意義

首先，運(yùn)用信息技術(shù)可以擴(kuò)充高校檔案的儲(chǔ)存量。信息技術(shù)可以儲(chǔ)存海量信息，因此，在高校檔案管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)可以擴(kuò)大檔案儲(chǔ)存量。以便更好地處理不同類型的檔案信息。傳統(tǒng)檔案管理模式下，多依靠手工分類整理檔案信息，這一方面導(dǎo)致檔案管理工作效率較低，另一方面也加大了檔案管理的工作量。在高校檔案管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化，進(jìn)而提升檔案管理效率，在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，就能夠準(zhǔn)確查找檔案信息。除此之外，運(yùn)用信息技術(shù)還可以生成相關(guān)報(bào)表，進(jìn)而分析、統(tǒng)計(jì)檔案信息，增加教育教學(xué)相關(guān)工作的便利性。其次，信息技術(shù)還能夠增加檔案管理的便利性。在高校檔案管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)，能夠促使工作人員更加高效的編纂、匯集資料，進(jìn)而提升高校檔案信息的豐富性與整體性。與此同時(shí)，開發(fā)應(yīng)用、匯聚分類檔案工作量也相對(duì)較大，若要提升這項(xiàng)工作的效率，就必須增強(qiáng)檔案管理平臺(tái)的完備性。而在高校檔案管理中合理運(yùn)用信息技術(shù)，則可以促進(jìn)檔案資源共享。教師可以根據(jù)自己的權(quán)限下載或?yàn)g覽相關(guān)的資料。工作人員也可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)傳遞相關(guān)的檔案信息，這無疑可以極大地提升高校檔案管理的效率。

2 高校檔案管理建設(shè)中存在的問題

首先，當(dāng)前高校檔案管理模式較為陳舊。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到人們生活的各個(gè)方面。但目前仍有大部分高校采用傳統(tǒng)檔案管理模式和方法，依靠手工分類整理檔案。這導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，且工作人員任務(wù)量大，不利于建立完善的檔案資源庫。此外，檔案管理中還存在不注重服務(wù)和管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案信息得不到有效利用，用戶查閱檔案信息時(shí)手續(xù)復(fù)雜。其次，高校檔案管理水平整體較低。目前，由于部分高校依舊采用傳統(tǒng)人工檔案管理方法，導(dǎo)致許多檔案信息不便查閱。此外，由于人工管理工作量大，檔案需要被許多工作人員接觸，這無疑不利于檔案的保密。同時(shí)，也不利于檔案的更新、保存和查閱，導(dǎo)致檔案長期積累。再次，一些高校檔案管理人員缺乏安全意識(shí)。信息技術(shù)一方面為檔案信息的存儲(chǔ)和傳輸帶來了極大的便利性，另一方面也帶來了一定的安全隱患，為檔案安全管理提出了挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)化信息技術(shù)傳播速度快，具有較強(qiáng)的開放性，這使得一些檔案管理工作者無法準(zhǔn)確把握安全管理尺度，既要對(duì)社會(huì)公開一定的檔案信息資源，又要保護(hù)用戶隱私。除此之外，信息技術(shù)環(huán)境下檔案管理還存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，例如，檔案信息系統(tǒng)有可能感染病毒或遭到黑客攻擊，進(jìn)而造成檔案信息數(shù)據(jù)丟失、泄露和損壞。最后，高校檔案管理信息化設(shè)施落后。檔案管理的信息化需要先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與硬件設(shè)施，但目前大部分高校計(jì)算機(jī)設(shè)備落后，性能較差，軟件運(yùn)行較為緩慢，這無疑都在一定程度上影響了高校檔案管理的效率。由于缺乏資金和硬件支持，導(dǎo)致一些高校檔案管理依舊只能依靠人工管理，管理效率自然得不到提升。

3 現(xiàn)代信息技術(shù)下高校檔案管理建設(shè)的策略

3.1 采用現(xiàn)代化服務(wù)手法

在革新高校檔案管理模式中，應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合在一起，充分運(yùn)用信息化技術(shù)的開放性、便利性、豐富性特點(diǎn)，積極創(chuàng)新高校檔案管理工作方式。傳統(tǒng)的高校檔案管理模式多依靠人工完成，不僅手續(xù)繁瑣，而且效率低下，對(duì)用戶查閱檔案信息帶來極大不便。在信息化技術(shù)支持下，高校可以學(xué)習(xí)和借鑒國內(nèi)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并引進(jìn)先進(jìn)管理設(shè)備，例如網(wǎng)絡(luò)查閱平臺(tái)，用戶注冊(cè)賬號(hào)，就可以運(yùn)用自己的賬號(hào)查閱相關(guān)的檔案信息，每個(gè)賬號(hào)查閱權(quán)限都有一定限制，這既可以方便用戶查閱檔案資料，也有助于保護(hù)其他客戶的檔案信息，能夠極大的增強(qiáng)檔案管理的效率。此外，高校還可以引進(jìn)檔案查閱終端設(shè)備，在設(shè)備上查找檔案存放地點(diǎn)，并通過設(shè)備預(yù)約查閱時(shí)間，這一方面能夠簡化程序，避免因查閱人員過多，花費(fèi)時(shí)間等待。另一方面也有助于增強(qiáng)檔案管理的系統(tǒng)化、條理化。

3.2 完善檔案管理機(jī)制

若要提升高校檔案管理工作的效率，就必須完善檔案管理機(jī)制，明確各個(gè)部門在檔案管理中的職責(zé)，健全高校檔案管理機(jī)構(gòu)，以確保高校檔案管理工作有序開展。而若要完善高校檔案管理機(jī)制，一方面要重新編寫檔案管理?xiàng)l款，對(duì)相關(guān)管理工作人員進(jìn)行明確分工，制定切實(shí)可行的工作條例，優(yōu)化人力資源管理方法。另一方面，要完善獎(jiǎng)懲與組織制度，推動(dòng)高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程，切實(shí)可行的獎(jiǎng)懲制度能夠激發(fā)員工的工作積極性，進(jìn)而提升高校檔案管理效率。對(duì)工作積極的員工要給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作懈怠或不認(rèn)真的員工則要給予相應(yīng)處罰，只有做到賞罰分明才能規(guī)范高校檔案管理工作。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與高校其他部門的合作，檔案管理涉及到的信息較為廣泛，因此，需要許多部門的配合與支持，高校應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的制度或條例，規(guī)范各個(gè)部門在檔案管理中的職責(zé)。避免工作中出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。

3.3 提高管理人員素質(zhì)

提升高校檔案管理效率必須以人才為支撐，所以，高校檔案管理工作者既要具備豐富的檔案管理知識(shí)，又要能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件與相關(guān)功能。除此之外，還應(yīng)當(dāng)具備一定的信息保密意識(shí)與信息分析、整理能力，逐漸成長為符合信息化管理需求的復(fù)合型人才。高?？梢愿鶕?jù)自身的實(shí)際條件，引進(jìn)優(yōu)秀的檔案管理人員?；蚪M織在職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，增強(qiáng)他們的責(zé)任心、信息意識(shí)，擴(kuò)充他們的知識(shí)儲(chǔ)備。除此之外，還應(yīng)當(dāng)提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力與信息處理能力。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)與其他高校進(jìn)行交流合作，促進(jìn)檔案管理人員的流動(dòng)。

3.4 明確檔案服務(wù)重點(diǎn)

在高校檔案管理中還應(yīng)當(dāng)對(duì)一些重要機(jī)密資料進(jìn)行特殊管理，并依據(jù)高校教職工群體與學(xué)生群體的切實(shí)需求進(jìn)行相關(guān)設(shè)定。為相關(guān)群體提供針對(duì)性服務(wù)，從用戶的實(shí)際需求出發(fā)制定個(gè)性化服務(wù)政策。具體而言，應(yīng)當(dāng)做好碩士、博士、本科論文的閱讀、檢索服務(wù)，滿足研究生與本科生的檔案需求。除此之外，還應(yīng)當(dāng)采取措施做好學(xué)籍檔案管理工作，滿足不同用人單位對(duì)學(xué)習(xí)的查閱。高校檔案是改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作的重要依據(jù)，同時(shí)還是大學(xué)生社會(huì)聲譽(yù)評(píng)估的根據(jù)，因此，應(yīng)當(dāng)提升學(xué)生成長檔案的管理工作效率。高校作為教師科研檔案系統(tǒng)管理基地，學(xué)生評(píng)估檔案服務(wù)系統(tǒng)，對(duì)高校乃至社會(huì)發(fā)展都起著至關(guān)重要的作用。所以高校應(yīng)當(dāng)明確檔案服務(wù)重點(diǎn)，建設(shè)和完善基礎(chǔ)設(shè)施檔案數(shù)據(jù)庫，針對(duì)服務(wù)對(duì)象的特點(diǎn)，建立個(gè)性化信息服務(wù)數(shù)據(jù)庫，提供具有針對(duì)性的檔案信息查閱服務(wù)。

3.5 提高檔案共享程度

當(dāng)前信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的辦學(xué)條件，利用信息化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，為社會(huì)相關(guān)部門以及大學(xué)生查閱檔案資料提供便利。這要求高校首先應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案信息管理的資金投入，為檔案的資源共享提供技術(shù)支持和物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，要正確把握檔案信息共享的尺度，在一定范圍內(nèi)依據(jù)互聯(lián)網(wǎng)加快檔案信息傳播，以便實(shí)現(xiàn)資料的使用價(jià)值。再次，要將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案進(jìn)行儲(chǔ)存，這一方面可以更加長久的保存檔案信息資料，另一方面也節(jié)約了檔案的管理成本和存放空間，促使檔案管理和傳輸都更加便利。

綜上所述，相較于社會(huì)其他領(lǐng)域的檔案管理，高校檔案管理工作具有明顯的特殊性，高校檔案管理的范圍主要為教職工、學(xué)生檔案信息，以及學(xué)校教育發(fā)展資料和校史資料。檔案信息繁雜，而且具有一定的保密性，若單純的依靠人工管理，不僅加大了工作人員的工作量，而且不利于檔案管理工作效率的提升。因此，在信息化技術(shù)下，高校應(yīng)當(dāng)合理運(yùn)用信息化技術(shù)，節(jié)約檔案管理成本，節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，加強(qiáng)檔案資源共享，為用戶提供更加便捷的查閱服務(wù)。高校檔案管理人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作理念，并合理運(yùn)用信息化技術(shù)革新檔案管理方式，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化信息建設(shè)。

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