運用計算機技術加強中等職業(yè)學校檔案管理的思考

冷木

摘 要：中等職業(yè)學校檔案管理工作中存在許多亟待解決的問題。新形勢下合理運用計算機技術做衛(wèi)校檔案信息資源管理工作十分重要，為提高中等職業(yè)學校檔案管理工作水平，本文提出了一些解決問的方法。

關鍵詞：計算機技術；中等職業(yè)學校；檔案管理

學校檔案是展示中等職業(yè)學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體。為更好的滿足校園文化建設的需要，使檔案室的檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者，從而實現(xiàn)檔案信息的活化和共享，檔案工作要爭取計算機技術管理，進一步完善學校檔案室的功能建設，努力與德育教育各類活動相結合，把檔案室建設成集宣傳、教育、信息服務和學術交流于一體的文化機構，成為校園文化建設的重要基地。

1做好中等職業(yè)學校檔案管理工作的意義

中等職業(yè)學校檔案是中等職業(yè)學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業(yè)生工作、教學研究、校園環(huán)境建設、校園文化建設等方面的文字材料和聲像載體。中等職業(yè)學校檔案真實客觀地記錄了中等職業(yè)學校發(fā)展的歷程，是中等職業(yè)學校重要的信息資源。它既是一個中等職業(yè)學校長期教學活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結，又是促進中等職業(yè)學校在今后工作中揚長避短繼續(xù)前進的重要條件。分析中等職業(yè)學校檔案，可以全面掌握中等職業(yè)學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結學校自身形象和價值觀建設的得失、成敗。同時，中等職業(yè)學校檔案匯集了中職學?，F(xiàn)有的各種先進事跡，形成特色的教育教學總結，是中等職業(yè)學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效地推動中等職業(yè)學校自身形象價值觀的發(fā)展。

2計算機管理檔案勢在必行

計算機管理檔案具有比較長的歷史，自從微機在我國大面積使用推廣后，計算機應用管理就已經(jīng)開始在各行業(yè)試行，經(jīng)過多年的實踐.在檔案管理過程中使用計算機技術也成為必然趨勢。檔案管理應用計算機技術主要是用于編、檢索、統(tǒng)計及借閱等業(yè)務職能。主要包括用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；二算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要案目錄及其原件；三是用計算機對檔案管理中各種數(shù)據(jù)或情況進行登記與統(tǒng)計。

3當前學校檔案管理工作普遍存在問題

3.1檔案意識淡薄、檔案材料不全

在普通中職學校教育教學過程中，上至學校領導下至一線教師，“重教學、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在學校發(fā)展歷史中的重要性。由于對檔案重視程度不夠，歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，利用率不高。中職學校檔案應為學校的發(fā)生、發(fā)展生動的軌跡，應該客觀完整記錄下學校的各項工作。但目前在很多中職學校普通存在兩種現(xiàn)：一是投有綜合檔案室，學校各科室按照傳統(tǒng)慣有敝法，只負責把自己科室自認為有用的材料加以整理匯總，檔案保管各自為政；二是學校各部與檔案室協(xié)調(diào)工作嚴重脫節(jié)，檔案工作人員沒有深備科全面收集檔案資料，各科室教職工貪圖一時之便，也沒有主動移交手中的檔案資源。加之沒有健全檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機制，檔案的錯放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當嚴重。

3.2檔案管理手段落后、硬件設施不達標

中職學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。因此，如何更為有效地利用這種資源為中等職業(yè)學校的發(fā)展是關鍵。目前的學校檔案管理多是進行基本的收集、整理與保管，以便有效地提供利用，操作也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，工作上也只是依查我調(diào)，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。電子信息化管理，使中等職業(yè)學校檔案室不僅是管理部門，更是一個信息供應中心。

3.3大力引進和培養(yǎng)計算機專業(yè)技術人才

我們必須擁有雄厚的技術力量，必須擁既懂檔案管理業(yè)務，又通計算機專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少中等職業(yè)學校把整個檔案計算機的應用工作，從系統(tǒng)設計到系統(tǒng)實現(xiàn)、從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業(yè)人才的引進工作。同時全體檔案工作者都應積極掌握計算機技術。無論檔案室還是具體工作人員，應當通過參加各種講座、參加培訓以及通過自學等多種形式，提高計算機應用的水平和能力。通過學習能夠勝任運用計算機技術進行管理檔案的工作。

參考文獻：

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