孟德英

摘要：信息化時(shí)代的快速發(fā)展給教育教學(xué)以至于檔案管理等各個(gè)方面都帶來(lái)了巨大的變化。信息化時(shí)代的中學(xué)檔案管理工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)，如果學(xué)校的信息化程度較低，自然無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需求。中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，離不開有專業(yè)能力的工作人員，離不開全校師生的密切配合，大力支持。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理 信息化建設(shè) 有效管理

信息化時(shí)代之前，中學(xué)檔案資料的收集和整理存檔都是紙質(zhì)的形式展開的，這種方式存在了很多年，雖然低效，人們卻非常熟悉，管理起來(lái)也是井然有序。不過(guò)，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用使得傳統(tǒng)檔案管理的弊端暴露的越發(fā)明顯，人們?cè)谛畔⒓夹g(shù)的影響下，也越來(lái)越注重快捷化，高效化。所以，綜合各種情況來(lái)分析的話，我們知道，現(xiàn)在就亟需對(duì)中學(xué)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，這不僅是為了滿足時(shí)代的需要，也是在當(dāng)前中學(xué)節(jié)約人力、資金的重要途徑。筆者在中學(xué)檔案管理工作方面積攢了一些經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)針對(duì)信息化建設(shè)問(wèn)題提出幾點(diǎn)自己的看法。

一、當(dāng)前中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)方面常見的問(wèn)題

（一）思想觀念有待轉(zhuǎn)變和提高

信息化建設(shè)首先需要有關(guān)部門的主導(dǎo)推動(dòng)，在此基礎(chǔ)上有效的展開。然而，現(xiàn)實(shí)情況是，在傳統(tǒng)觀念的影響下，很多學(xué)校只關(guān)心學(xué)生的成績(jī)，將工作重點(diǎn)放在教學(xué)上，忽視了檔案管理工作。尤其是在應(yīng)試教育大環(huán)境下，學(xué)校更注重升學(xué)率，把主要的時(shí)間與精力放在教學(xué)上，不重視檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。此外，一些學(xué)校還受到資金的限制，投入到檔案管理工作中的資金很少，也沒有及時(shí)購(gòu)置必須的設(shè)備。同時(shí)個(gè)別學(xué)校也沒有建立專門的管理部門，人員素質(zhì)與能力偏低，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用較少，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）信息化建設(shè)相對(duì)落后情況大量存在

在很多中學(xué)里，檔案管理的信息化建設(shè)明顯滯后，然而從現(xiàn)實(shí)情況看來(lái)，對(duì)于一些規(guī)模較大人數(shù)眾多的學(xué)校，信息化建設(shè)亟待盡快重視并提高上來(lái)。如果缺乏必要的技術(shù)、軟件和硬件設(shè)備作為基礎(chǔ)，中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)也只是空想而已。從檔案管理人員現(xiàn)狀來(lái)看，也未能掌握必要的技能，這樣不利于檔案資料的查詢與利用，而在檔案的收集、存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中，也會(huì)出現(xiàn)信息丟失的問(wèn)題。一些學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只需要將紙質(zhì)信息輸入計(jì)算機(jī)中即可，在檔案歸類、查閱等工作上，大多通過(guò)手工完成。此外，由于停留在單機(jī)歸檔的階段，信息和檔案獨(dú)立存在，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。而中學(xué)檔案信息化建設(shè)還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有作出科學(xué)的規(guī)劃，顯得比較隨意和盲目。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的原則

（一）檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃要符合需求

中學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)的主要目的就是使相關(guān)工作以更高的效率開展，因此在建設(shè)時(shí)就要根據(jù)實(shí)際的要求來(lái)做出相應(yīng)的規(guī)劃，并且要結(jié)合本校的檔案資料的特點(diǎn)，而不是將別的學(xué)校的檔案管理部門建設(shè)的方案拿過(guò)來(lái)自己套用。比如對(duì)于學(xué)校中儲(chǔ)藏的較為珍貴的歷史資料，就要酌情處理，而不是一味地將所有檔案都電子化，從而導(dǎo)致失去了珍貴的資料。

（二）中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)要圍繞服務(wù)便捷性來(lái)展開

檔案管理的信息化建設(shè)是為了提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和效率，所以，信息化的建設(shè)離不開服務(wù)性的體現(xiàn)。信息化建設(shè)要將檔案信息的檢索快捷性，查找便捷性體現(xiàn)出來(lái)，讓學(xué)校的老師和學(xué)生都能切實(shí)感受到信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)。從時(shí)間上和獲取檔案服務(wù)的心理感受方面都能有比較滿意的反饋。

三、有效實(shí)施中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的策略建議

（一）加快中學(xué)信息化檔案管理的基礎(chǔ)硬件投入，滿足日益增長(zhǎng)的信息化檔案服務(wù)需求

中學(xué)檔案管理信息化的建設(shè)步伐要根據(jù)各個(gè)學(xué)校的實(shí)際情況，例如在校師生總數(shù)來(lái)酌情開展，像我校這樣的規(guī)模，人數(shù)眾多，傳統(tǒng)辦法管理起來(lái)低效性明顯，給老師和學(xué)生都帶來(lái)了很大的精力上的分散。所以，在信息化的建設(shè)方面就應(yīng)該強(qiáng)化一些，步子邁的大一些。作為學(xué)校的決策部門就要將檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)到學(xué)校的近幾年發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，盡快將信息化基礎(chǔ)設(shè)施配套完善。首先要制度信息化檔案管理的新制度，這要區(qū)別于以往，可以參考高校、中學(xué)等兄弟院校；其次，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的最大化的無(wú)紙化辦公，購(gòu)進(jìn)相應(yīng)的設(shè)備和軟件，培訓(xùn)相關(guān)人員。最后要建設(shè)電子檔案庫(kù)，加強(qiáng)安全防范，避免被黑客侵襲等情況的出現(xiàn)。

（二）在現(xiàn)有基礎(chǔ)上提高中學(xué)檔案管理的數(shù)字化水平

由于大部分學(xué)校缺乏足夠的資金，專業(yè)管理人員也很匱乏，因此為確保檔案數(shù)字化建設(shè)成效，需要優(yōu)先實(shí)現(xiàn)利用率與價(jià)值較高的檔案的數(shù)字化，包括學(xué)生學(xué)籍、教師考核、課程設(shè)置等檔案。與以往檔案管理方法不一樣，在信息化建設(shè)過(guò)程中，還重視目錄與檢索的建設(shè)，運(yùn)用文件夾、光盤、音像等形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的永久保存。要運(yùn)用好網(wǎng)絡(luò)，共享檔案信息資源。此外，學(xué)校要將檔案資料與校園網(wǎng)進(jìn)行連接，形成完善的數(shù)字化系統(tǒng)，提升檔案的數(shù)字化程度，讓其得到更好的利用。

（三）制定檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)中學(xué)檔案而言，涉及內(nèi)容較多，也比較分散，每天都會(huì)形成大量的檔案資料，管理起來(lái)難度極大，需要統(tǒng)一做好收集、整理與利用工作。因此，信息化建設(shè)要對(duì)這些散落的資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，分門別類進(jìn)行清晰化的一體管理，逐漸實(shí)現(xiàn)高效化。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全保護(hù)

檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)增強(qiáng)自身的職業(yè)道德感，在檔案管理中規(guī)范操作，減少失誤，避免文件資料出現(xiàn)損壞。要制定健全的安全管理制度，讓信息系統(tǒng)的運(yùn)行更加安全和高效，同時(shí)為避免受到病毒與黑客的入侵，要將網(wǎng)絡(luò)安全措施做到位，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力。并重視備份工作，這樣在發(fā)生意外事件以后，能夠第一時(shí)間使用備份文件，對(duì)檔案信息進(jìn)行恢復(fù)，防止重復(fù)勞動(dòng)，造成浪費(fèi)。

總之，信息化的中學(xué)檔案管理建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門的支持和推動(dòng)，也需要制度、人員等方面的落實(shí)到位和密切配合，因此，為了將此項(xiàng)工作扎實(shí)做好，作為學(xué)校管理決策層要加強(qiáng)考察工作，向檔案管理信息化建設(shè)做到好的學(xué)校學(xué)習(xí)，盡快將此工作高效開展起來(lái)。

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