淺析企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理

楊會芳

【摘 要】隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的深入推進(jìn)，企業(yè)的經(jīng)營與發(fā)展也越來越離不開信息技術(shù)的運(yùn)用。當(dāng)前許多企業(yè)已經(jīng)探索或者嘗試使用辦公系統(tǒng)，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的協(xié)調(diào)管理，有效提升了管理質(zhì)量和效率，但同時也存在著一些問題和不足。本文擬針對企業(yè)在辦公系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理的工作實(shí)際，研究分析其中的優(yōu)點(diǎn)及不足，以期為改進(jìn)和完善企業(yè)辦公系統(tǒng)提供有價值的參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理；辦公系統(tǒng)；信息化管理

近些年來，世界經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生了明顯的變化，信息技術(shù)取得了飛速的發(fā)展，信息化進(jìn)程正在不斷地改變著各行各業(yè)的工作和管理模式。在企業(yè)管理領(lǐng)域，信息化業(yè)已滲入到企業(yè)管理的方方面面，特別是以O(shè)A為代表的辦公系統(tǒng)，憑借著其更加穩(wěn)定、安全、便捷和人性化的特點(diǎn)，迅速在我國企業(yè)中普及開來，成為我國企業(yè)管理的重要方式。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，如何更好地利用到信息數(shù)據(jù)技術(shù)，使辦公系統(tǒng)更好地為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展服務(wù)，是企業(yè)管理層的重要關(guān)注點(diǎn)，對于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展有著十分重要的意義。因此，企業(yè)必須要深入研究分析辦公系統(tǒng)的工作原理與理念，著力推動企業(yè)信息化管理的創(chuàng)新發(fā)展，從而有效提升企業(yè)的市場競爭力。

一、企業(yè)信息化的基本理論與優(yōu)點(diǎn)

企業(yè)信息化，是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和移動通信終端發(fā)展成熟的當(dāng)下，信息技術(shù)在企業(yè)管理和運(yùn)營中的重要體現(xiàn)。企業(yè)借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)現(xiàn)有的資源進(jìn)行開發(fā)利用，協(xié)助企業(yè)管理人員進(jìn)行企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、規(guī)劃、管理、決策等各項(xiàng)工作，有效提高企業(yè)各項(xiàng)工作能力和水平。這種信息化，主要表現(xiàn)為對企業(yè)現(xiàn)有的零散信息進(jìn)行合理整合，使各種信息形成信息鏈，更好地發(fā)揮信息資源的作用，同時有助于企業(yè)對自身的生產(chǎn)經(jīng)營狀態(tài)以及人員情況、市場環(huán)境等進(jìn)行綜合了解，更好地進(jìn)行企業(yè)管理和經(jīng)營決策，從而提升企業(yè)的市場競爭力。對于現(xiàn)代企業(yè)來說，信息化管理主要有以下優(yōu)點(diǎn)：

（一）有助于企業(yè)信息的有效整合

對于企業(yè)來說，信息和人才是最為重要的兩項(xiàng)因素。企業(yè)的信息，既包含了企業(yè)的內(nèi)部信息，如生產(chǎn)運(yùn)營、產(chǎn)品銷售、人員配置、設(shè)備購買等，也包含了企業(yè)的外部信息，如市場需求、銷售反饋、勞動力市場調(diào)整等，內(nèi)容多且繁雜，對于企業(yè)的管理層來說很難對所有信息進(jìn)行一一梳理。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理工作中，企業(yè)對于海量信息的處理往往是采取兩種方式，一種是只關(guān)注重要信息，對于其他信息予以忽略，另一種是下設(shè)專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對各類信息的收集和篩選。這兩種方式，有的企業(yè)只采用其中一種，有的企業(yè)則是將兩種方式并行使用，但都存在著一定的缺陷。前者容易使企業(yè)無視表面無用的信息，事實(shí)上有許多信息可能存在一些潛在價值，但從表面上是很難察覺的；后者額外增加了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，并且對于信息管理機(jī)構(gòu)的人員要求較高，導(dǎo)致相關(guān)人才不足。而企業(yè)的信息化管理，可以有效處理企業(yè)中的海量信息，使企業(yè)內(nèi)外相關(guān)的信息形成一個完整的體系，有助于企業(yè)的資源共享。

（二）有助于企業(yè)資源的合理利用

第一，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的順暢流通，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息資源的最大限度共享，增強(qiáng)企業(yè)員工的自主學(xué)習(xí)意識和協(xié)作配合能力，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。對于企業(yè)來說，人才的流失是不可避免的，而一旦精英員工選擇離職，很容易出現(xiàn)企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的斷層，對企業(yè)造成無法挽回的損失。而信息化管理的方式，可以使企業(yè)各崗位的工作信息得以共享，使其他員工可以較為順利地接手離職員工任務(wù)，從而保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營秩序的有序進(jìn)行。

第二，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)重要信息的快速傳遞，通過辦公系統(tǒng)的信息化管理模式，推動企業(yè)內(nèi)部文件和政策流轉(zhuǎn)的自動化操作，減少傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)時因人工傳遞所造成的工作延誤和時間浪費(fèi)，從而保障企業(yè)各項(xiàng)工作能夠快捷、有序地推進(jìn)。與此同時，信息的快速傳遞還可以大幅降低企業(yè)的辦公支出，節(jié)約紙張、電話費(fèi)、傳真等客觀費(fèi)用消耗，并且有效提升工作效率，減少多人傳遞所可能產(chǎn)生的差錯，使企業(yè)管理工作更加順暢。

第三，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)日常管理的遠(yuǎn)程操作，使企業(yè)管理人員和工作人員僅憑一臺連接網(wǎng)絡(luò)的電腦或手機(jī)，就可以隨時隨地進(jìn)行遠(yuǎn)程辦公，不再受到企業(yè)辦公地點(diǎn)的限制，工作范圍更加靈活。

第四，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)不同機(jī)構(gòu)的明確分工，通過辦公系統(tǒng)對企業(yè)工作崗位與職責(zé)的劃分，使每一位員工都能夠明晰自身的職能定位，避免相互扯皮和推諉，更加嚴(yán)格規(guī)范地按照既定的企業(yè)操作流程開展各項(xiàng)工作。

二、企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化的構(gòu)建與實(shí)施

（一）企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化的理念構(gòu)建

一個企業(yè)要開展信息化工作，首先應(yīng)該有自己企業(yè)信息的定位與發(fā)展方向即企業(yè)信息化規(guī)劃，這樣才能切合實(shí)際的發(fā)揮信息化的優(yōu)勢或者價值。企業(yè)信息化規(guī)劃主要包括：信息化領(lǐng)導(dǎo)小組的成立、分析編制系統(tǒng)實(shí)施方案、擬定信息技術(shù)標(biāo)注、制定企業(yè)信息化總體規(guī)劃、研究分析企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、分析評估企業(yè)現(xiàn)狀、梳理優(yōu)化現(xiàn)狀、梳理優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程、調(diào)查分析企業(yè)信息化需求。

企業(yè)信息化工作開展的好不好，首先決定于高層對本企業(yè)的信息化系統(tǒng)的確定。不是說信息化，就要將企業(yè)的各個涉及的體系都融合到系統(tǒng)中去，其核心的體系在于授權(quán)體系和業(yè)務(wù)體系。只要是能產(chǎn)生效益的就是好的體系，并非面面俱到。二是，我們要有自己的思想定位。給自己的企業(yè)信息化，定位在那個層級，向那個方向前進(jìn)。三是，定管理模式、業(yè)務(wù)模式。就是我們企業(yè)采用什么手段去實(shí)現(xiàn)我們要達(dá)到的信息化，實(shí)現(xiàn)它的價值。四是定流程。就是如何在流程中實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理理念。

（二）企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化的組織構(gòu)建

企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，必須要有明確的組織構(gòu)建，通過專門的辦公系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)企業(yè)信息化的管理工作，才能保障企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理的正常運(yùn)行和合理利用。對于企業(yè)的管理層來說，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不可能做到事必躬親，也不需要對辦公系統(tǒng)信息化的相關(guān)理論和專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)了解，真正重要的是選派具有信息技術(shù)和管理能力的人才，專門負(fù)責(zé)信息化的組織管理?？梢哉f，企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理機(jī)構(gòu)的能力好壞，以及相關(guān)管理人員的配備，直接關(guān)系到企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)和運(yùn)行的成敗。

企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化組織主要有以下職責(zé)：負(fù)責(zé)信息化建設(shè)全面領(lǐng)導(dǎo)工作，組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查局屬各部門、各單位、各項(xiàng)目部信息化建設(shè)工作；負(fù)責(zé)貫徹國家有關(guān)信息化建設(shè)的法律、行政法規(guī)和方針政策；審定公司信息化工作有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和管理辦法；負(fù)責(zé)審定公司信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃及分階段實(shí)施方案，并負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查規(guī)劃和方案的實(shí)施情況；負(fù)責(zé)研究決定公司建設(shè)及運(yùn)行管理期間重大信息工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究和開工建設(shè)，并對實(shí)施過程中的重大問題進(jìn)行決策；負(fù)責(zé)建立信息化工作激勵機(jī)制。

（三）OA辦公系統(tǒng)的實(shí)踐運(yùn)用及成效

當(dāng)前，我國企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理實(shí)踐中，OA辦公系統(tǒng)是許多企業(yè)都在嘗試使用的一套辦公系統(tǒng)，對于現(xiàn)代企業(yè)的信息化管理發(fā)展起到了重要的推動作用。OA辦公系統(tǒng)，是在研究現(xiàn)代組織實(shí)踐案例和管理理論發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，結(jié)合國內(nèi)企業(yè)信息化需求而設(shè)計的協(xié)同管理系統(tǒng)。通過實(shí)施OA辦公系統(tǒng)，企業(yè)可制訂數(shù)據(jù)編碼規(guī)則，確定各類數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，建立完整、統(tǒng)一的企業(yè)數(shù)據(jù)庫。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對公司辦公流程、角色、動作、權(quán)限的靈活配置，滿足現(xiàn)代辦公對組織行為的多種實(shí)際管理應(yīng)用需求，并以圖示化的“流程+表單”方式展現(xiàn)，形象、直觀、易學(xué)、易用。通過實(shí)踐可以發(fā)現(xiàn)，OA辦公系統(tǒng)的使用，主要取得了三種功效。

第一，提高了企業(yè)管理工作的規(guī)范化程度和工作效率。OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，使企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作效率、信息效率和工作效率得到提升，在企業(yè)辦公過程中，采用集中式信息處理機(jī)制，協(xié)同工作以“流程+表單”方式發(fā)起，以“人”為中心，通過辦公通系統(tǒng)把日常管理中的事務(wù)、事件按“角色驅(qū)動，流程引導(dǎo)、表單展現(xiàn)、集中共享”的方式協(xié)同關(guān)聯(lián)起來，應(yīng)用于請示、匯報、審批、項(xiàng)目管理、工作安排、信息傳遞等實(shí)際事務(wù)、事件處理中，改變工作質(zhì)量，有效提升傳統(tǒng)辦公管理手段，提高了工作效率。

第二，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，可以提供實(shí)時、動態(tài)的數(shù)據(jù)信息查詢。OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施，可實(shí)現(xiàn)對企業(yè)最重要資產(chǎn)——知識的高效管理、積累、沉淀、傳播、應(yīng)用，擺脫人員流動造成的知識的流失；建立動態(tài)的、可控的、統(tǒng)一的、全面集成和協(xié)作化的信息應(yīng)用環(huán)境，使得企業(yè)各種資源能夠在一個統(tǒng)一的平臺上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理，從而形成知識積累的科學(xué)體系、共同面對市場環(huán)境的變化。

第三，實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流的集成。公司采購、物管、銷售等部門管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，可以通過ERP系統(tǒng)與財務(wù)軟件進(jìn)行收集和處理。目前，很多企業(yè)的月底庫存結(jié)賬余額結(jié)果可直接傳遞到財務(wù)部門，產(chǎn)品銷售、采購的財務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)也直接通過系統(tǒng)的應(yīng)收應(yīng)付模塊完成，銷售發(fā)票和應(yīng)收賬款數(shù)據(jù)的共享，改變了以前的財務(wù)和銷售部門兩套帳的現(xiàn)狀，從而初步實(shí)現(xiàn)了物流與資金流的集成。而OA辦公系統(tǒng)可以和ERP、財務(wù)軟件進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的整體安排與管理，根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)管理和辦公需要靈活調(diào)整企業(yè)資源的分配，順利實(shí)現(xiàn)物流、資金流和信息流的集成，從而進(jìn)一步提高企業(yè)資源的利用率。

三、企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理的不足及改進(jìn)措施

（一）企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理存在的問題

在我國，企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化尚處于探索和起步階段，許多企業(yè)已經(jīng)引進(jìn)了相關(guān)辦公系統(tǒng)軟件進(jìn)行內(nèi)部管理，但大部分企業(yè)特別是人員少、資源缺的中小企業(yè)和民營企業(yè)，信息化程度比較低，相關(guān)工作推進(jìn)十分緩慢。而在部分大型企業(yè)中，企業(yè)管理層的思想和觀念仍然比較守舊，不愿意接納“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)、信息化的新理念、新模式，在信息化管理方面存在為了信息化而信息化的形式主義誤區(qū)，對于企業(yè)發(fā)展縱深戰(zhàn)略理解領(lǐng)會不足。在企業(yè)管理方面，仍然依賴于人治而不是規(guī)范化管理，在人員調(diào)整、崗位職責(zé)分配等方面傾向于“一言堂”，不愿意受到辦公系統(tǒng)的束縛。在企業(yè)信息化建設(shè)上，人員配置仍然不足，信息化建設(shè)的政策和企業(yè)規(guī)章不能及時跟進(jìn)，企業(yè)的文化培養(yǎng)也比較滯后，導(dǎo)致信息化管理工作舉步維艱。

（二）企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理的改進(jìn)措施

一方面，要切實(shí)做好企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理的相關(guān)規(guī)劃與制度建設(shè)。正所謂，萬事開頭難。企業(yè)要實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)信息化管理，首先要從辦公系統(tǒng)的架構(gòu)規(guī)劃入手，建設(shè)科學(xué)合理、符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際情況的辦公系統(tǒng)，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理有章可循，從而保障企業(yè)信息化的持續(xù)健康發(fā)展。辦公系統(tǒng)信息化管理，著眼點(diǎn)和落腳點(diǎn)應(yīng)當(dāng)放在辦公系統(tǒng)的構(gòu)建上，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理，因此必須要緊密結(jié)合企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行情況，開發(fā)好最為適宜的辦公軟件系統(tǒng)。辦公系統(tǒng)必須與企業(yè)運(yùn)行緊密地結(jié)合起來，尋找到兩者的契合點(diǎn)，才能夠真正達(dá)到企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理的最終目的。對于企業(yè)管理層來說，切不可按圖索驥，盲目地引進(jìn)軟件公司制作的大眾化辦公系統(tǒng)軟件，或者直接借用其他企業(yè)運(yùn)行較好的辦公系統(tǒng)軟件，造成辦公系統(tǒng)水土不服問題。企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)或者聘請既懂得企業(yè)業(yè)務(wù)、又擅長信息技術(shù)的專門人才，負(fù)責(zé)對接軟件公司共同承擔(dān)辦公系統(tǒng)信息化管理軟件的開發(fā)工作，使其與企業(yè)的實(shí)際運(yùn)行狀況相匹配，從而有效提升辦公系統(tǒng)的實(shí)行效果，進(jìn)而發(fā)揮企業(yè)員工對于辦公系統(tǒng)信息化管理的認(rèn)可度，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)與企業(yè)運(yùn)營相輔相成的作用。

另一方面，要引導(dǎo)員工切實(shí)養(yǎng)成規(guī)范履職的良好習(xí)慣。辦公系統(tǒng)信息化管理，是對企業(yè)人事管理和日常工作監(jiān)督的重大突破，對于企業(yè)員工的工作能力與狀態(tài)提出了更高的要求。但與此同時，辦公系統(tǒng)的信息化管理，離不開企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的表率作用和每一位員工的自覺遵守，否則信息化管理就是空談。因此，企業(yè)的全體人員都需要切實(shí)改進(jìn)工作作風(fēng)，履行好個人崗位上的職責(zé)。面對競爭日益激烈、變化日趨迅猛的今天，企業(yè)員工必然要及時轉(zhuǎn)變理念，切實(shí)跟進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)信息化管理的新模式、新要求，努力提高創(chuàng)新和應(yīng)變能力，從而共同促進(jìn)企業(yè)的深入健康發(fā)展。

四、結(jié)束語

企業(yè)辦公系統(tǒng)的信息化管理，是新時代企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的重要方向，對于企業(yè)能否適應(yīng)信息技術(shù)時代的新形勢、新要求，在創(chuàng)新發(fā)展的浪潮中砥礪前行，有著非常重要的意義。企業(yè)管理層和員工都需要充分認(rèn)識到，企業(yè)辦公系統(tǒng)信息化管理已經(jīng)是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展壯大的必由之路，對于企業(yè)管理水平的有效提升具有劃時代的意義，切不可逆流而行。要自覺主動地做有利于企業(yè)信息化管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公協(xié)作配合，形成企業(yè)管理合力，從而推進(jìn)企業(yè)信息化管理更快、更好的發(fā)展。

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