提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

李娟

摘 要：隨著國(guó)家的發(fā)展，社會(huì)的進(jìn)步，更多的事業(yè)單位也在不斷的發(fā)展，隨著而來(lái)的是對(duì)于檔案的需求和數(shù)量越來(lái)越大，而如何通過(guò)目前正高速發(fā)展信息化技術(shù)對(duì)這些越來(lái)越多的檔案進(jìn)行合理的管理，已經(jīng)成為目前我國(guó)事業(yè)單位中的重要問(wèn)題。因此，本文提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略進(jìn)行探討，以期能夠?yàn)槲覈?guó)事業(yè)單位的檔案管理工作起到一定的幫助。

關(guān)鍵詞：提升：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；方法策略

在目前我國(guó)的發(fā)展局勢(shì)下，各種事業(yè)單位在穩(wěn)步的提升，為我國(guó)的各方面事業(yè)發(fā)展起到了積極促進(jìn)的作用。但是，在這樣的發(fā)展局勢(shì)下，出現(xiàn)問(wèn)題也是難以避免的，就目前事業(yè)單位而言，由于發(fā)展的需要，各種檔案的數(shù)量也在不斷的增加，從而使得在檔案的管理工作中存在一定的難度，而在事業(yè)單位中，檔案與單位的發(fā)展息息相關(guān)，不僅關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)者的決策問(wèn)題，而且還直接影響到事業(yè)單位內(nèi)部的人才培養(yǎng)計(jì)劃的既定考核。因此，在事業(yè)單位中，如何對(duì)檔案進(jìn)行有效管理是非常重要的工作。而隨著近些年我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)不斷的被應(yīng)用于各行各業(yè)中，為我國(guó)的發(fā)展帶來(lái)了極大的便利。而對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中也是十分必要的任務(wù)，通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)，可以使得檔案的管理工作更加便捷和安全，從而提高事業(yè)單位的發(fā)展。

1 我國(guó)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀研究

檔案管理是事業(yè)單位中的重要工作任務(wù)之一，通過(guò)對(duì)檔案的合理管理，可以使得事業(yè)單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)在作出某些決策時(shí)具備最詳盡的參考標(biāo)準(zhǔn)，從而使得其作出的決策對(duì)單位的發(fā)展起到積極的作用。另外，通過(guò)對(duì)檔案的合理有效管理，可以使得在單位內(nèi)部確定人才培養(yǎng)計(jì)劃的時(shí)候更具有準(zhǔn)確性和價(jià)值性，可以使得在人才的挑選中對(duì)其綜合素質(zhì)和工作能力都有十分詳細(xì)的了解。而對(duì)于事業(yè)單位檔案的管理工作，在以前一直是由固定的管理人員進(jìn)行分類管理，其檔案的表現(xiàn)形式也幾乎是紙質(zhì)檔案，以至于在檔案的管理工作中存在很大的問(wèn)題，例如：工作量大、易潮濕、易缺失以及易損壞等。而在近些年，由于信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展和普及，一些事業(yè)已經(jīng)提前進(jìn)行了檔案信息化管理，通過(guò)對(duì)檔案信息化記錄進(jìn)計(jì)算機(jī)中，可以在檔案管理的安全性和方便性上得到極大的提升。但是，就目前而言，雖然很多事業(yè)單位已經(jīng)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，但由于受到重視程度不夠、信息化設(shè)備落后等一些原因的影響，以至于我國(guó)在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)上并沒(méi)有取得很好的進(jìn)展。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)不重視

在目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作不重視，是影響到我國(guó)檔案管理工作的重要原因之一。目前我國(guó)的事業(yè)單位中，普遍存在一種現(xiàn)象，即單位領(lǐng)導(dǎo)擁有很好的大局觀和領(lǐng)導(dǎo)才能，但對(duì)于一些看似不起眼，卻具有重要地位的工作內(nèi)容不重視，在檔案的管理工作，一直都是事業(yè)單位中較為嚴(yán)重的問(wèn)題之一，很多單位領(lǐng)導(dǎo)都懂得招引人才，而時(shí)常忽略員工與檔案之間的緊密聯(lián)系，以至于領(lǐng)導(dǎo)將人才招引進(jìn)來(lái)后，就讓其各司其職，而不對(duì)他們的檔案情況進(jìn)行詳細(xì)的了解，使得在后續(xù)的工作中就會(huì)出現(xiàn)一些不必要的問(wèn)題，這些問(wèn)題在形成利益或其他行為之前，也在一定程度上阻礙了單位的發(fā)展，甚至是國(guó)家的進(jìn)步。

2.2 信息化相對(duì)落后

雖然在目前的事業(yè)單位中，都已經(jīng)開(kāi)始實(shí)行檔案管理信息化建設(shè)工作，但是，由于一些客觀因素的存在，在很多事業(yè)單位中，檔案管理并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)全面的信息化，在很多重要檔案的管理上，依然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，而這種紙質(zhì)檔案在管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生極大的問(wèn)題。一方面，紙質(zhì)檔案容易受到天氣原因和認(rèn)為因素的影響，在潮濕的天氣下，紙質(zhì)檔案很容易受到損壞，而且這種順壞是不可逆的，難以恢復(fù)的，并且，紙質(zhì)檔案會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽而出現(xiàn)丟失、破壞、失竊等，而無(wú)論是上述哪一種情況，都會(huì)導(dǎo)致檔案中的重要信息丟失，從而為單位的發(fā)展帶來(lái)阻礙。另一方面，由于檔案的越來(lái)越多，而信息化又不普及，就會(huì)導(dǎo)致在檔案的尋找上上存在一定的困難，例如在某些時(shí)候急切需要謀一份檔案的時(shí)候，管理人員并不能在第一時(shí)間將檔案找出，從而就會(huì)影響到工作質(zhì)量，為單位帶來(lái)一定的損失。

2.3 缺少專業(yè)的檔案管理人員

在目前的事業(yè)單位中，缺少相應(yīng)的檔案管理人員也是影響到檔案管理的因素之一。雖然目前很多事業(yè)都在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的工作，但是由于領(lǐng)導(dǎo)不重視其專業(yè)檔案管理的挑選和培養(yǎng)，將檔案工作一直交付于在單位中工作長(zhǎng)久的老人，他們有豐富的閱歷和責(zé)任心。但是，這樣的員工一般咋年齡上偏大，對(duì)于信息化技術(shù)的了解程度并不高，甚至有部分還不會(huì)使用計(jì)算機(jī)以及其他信息設(shè)備進(jìn)行檔案管理工作，以至于目前事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)展極其艱難。

3 提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

3.1 提高檔案管理信息化建設(shè)的重視程度

要使得事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)得以有效的提升，那么提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度是必要可行的，只有通過(guò)提高對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，才能使得各種管理檔案的信息化手段落到實(shí)處。需要單位高層領(lǐng)導(dǎo)將檔案的管理工作提上議程，使員工意識(shí)到檔案管理的重要性，讓員工明白，檔案的管理與每個(gè)人的利益息息相關(guān)，只有使得大家共同主動(dòng)積極的參與到檔案的管理工作中，才能夠使得檔案的管理更加方便和安全。而且，由于檔案管理信息化建設(shè)需要將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，因此需要每個(gè)員工進(jìn)行積極的配合，對(duì)于檔案中不準(zhǔn)確的信息要進(jìn)行及時(shí)的核實(shí)和更改，以確保檔案信息的真實(shí)性和有效性，從而使得在需要檔案進(jìn)行參考或是進(jìn)行相應(yīng)的決策時(shí)具有最有效的參照標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的挑選和培訓(xùn)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的挑選和培訓(xùn)是至關(guān)重要的，只有使得檔案管理人員具有更好的管理能力，才能使得檔案管理信息化建設(shè)更加合理有效。一方面，單位要在挑選檔案管理人員之時(shí)加強(qiáng)力度，不僅需要挑選的管理人員有一定的檔案管理經(jīng)驗(yàn)或是相近的管理經(jīng)驗(yàn)，而且還必須要對(duì)信息化計(jì)算有一定的了解，能夠熟練地操作各種相關(guān)軟件。另一方面，單位要加強(qiáng)對(duì)既有管理工作人員的培養(yǎng)，在單位內(nèi)部實(shí)行定期考核制度，在掌握管理人員能力的同時(shí)也能促使管理人員不斷地學(xué)習(xí)各種管理經(jīng)驗(yàn)和管理手段，另外，還可以通過(guò)邀請(qǐng)專業(yè)的信息化檔案管理人員對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)傳授，從而提高檔案管理人員的管理能力，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

3.3 增加對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

要提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)就需要增加對(duì)檔案管理信息建設(shè)的資金投入，只有充足的資金，才能購(gòu)置和引用一些先進(jìn)的信息化技術(shù)和信息化設(shè)備，從而加強(qiáng)對(duì)檔案的管理工作。例如，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，需要不斷的引入新的信息化處理技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備要進(jìn)行及時(shí)的更新，與此同時(shí)，管理人員應(yīng)該對(duì)這些設(shè)備中原有的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的整理和編輯，以避免檔案信息的損失。另外，在檔案管理信息化中，還應(yīng)該建立專門的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，從而使得檔案信息的安全性和完整性能夠得以保證。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)的進(jìn)步，提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是促進(jìn)事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要任務(wù)之一，并且，通過(guò)全面提高檔案管理信息化建設(shè)，也是為檔案管理工作降低難度，提高管理效率的重要手段。

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