行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用分析

白曉明

摘 要：行政檔案的管理從傳統(tǒng)的人力操控，到現(xiàn)今的信息化導(dǎo)入，發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)變，不僅在成本的支出上，極大的縮減了人力物力的耗費(fèi)，且對于檔案管理質(zhì)量的優(yōu)化有著積極的進(jìn)步作用，檔案管理做為一項(xiàng)系統(tǒng)的復(fù)雜工作，隨著社會經(jīng)濟(jì)多元化的拓展，管理愈發(fā)難以利用傳統(tǒng)人力手段施行，信息化的技術(shù)滲透是行政檔案管理必然發(fā)展趨勢，其打破了傳統(tǒng)檔案管理的桎梏空間，拓展了檔案的交互渠道，通過網(wǎng)絡(luò)化資源的虛擬構(gòu)建，打破信息傳遞的時間與空間限制，在信息化技術(shù)的支持下，行政管理人員應(yīng)構(gòu)建全新的信息系統(tǒng)，應(yīng)用新型技術(shù)提高行政檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：行政檔案管理；信息化技術(shù)；應(yīng)用分析

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，我國的管理職能部門都如火如荼的展開了變革，想要在競爭激烈的市場上，不被時代發(fā)展的腳步拋棄，成為引領(lǐng)潮流浪尖上的精英團(tuán)隊(duì)，就必然要了解信息化技術(shù)，并懂得應(yīng)用信息化技術(shù)，將技術(shù)手段滲透到管理的各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，尤其是對于檔案管理這樣的復(fù)雜性、系統(tǒng)性問題，更加需要利用信息化技術(shù)梳理檔案，分門別類的構(gòu)建檔案系統(tǒng)，使得檔案管理更加趨于人性化，以云空間的大量存儲記錄檔案，保留原始的檔案數(shù)據(jù)，通過檔案的對比與整合， 凸顯出管理中的種種問題，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)支撐下的行政檔案管理高速推進(jìn)。

1 行政檔案管理中信息化技術(shù)的應(yīng)用步驟

1.1 收集整理

傳統(tǒng)的信息收集，是采取人工干預(yù)的方式，通過手動的收集形式，將資料整合、記錄、存儲，然而在收錄的過程中，往往存在文字信息填補(bǔ)不標(biāo)準(zhǔn)，填補(bǔ)內(nèi)容不完整，長期的存儲中也存在文字模糊、字跡難以辨認(rèn)的問題，信息化技術(shù)的處理模式下，可利用電子化的收集手段，如若出現(xiàn)以上的問題，可通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)男问綄⑿畔⒑罄m(xù)補(bǔ)充，這就需要檔案管理人員與時俱進(jìn)，充分的了解檔案信息收集的技術(shù)優(yōu)勢，揚(yáng)長避短在收集整理中，結(jié)合不同的檔案類型做好歸納，統(tǒng)一化制定資料的填補(bǔ)電子指引，規(guī)范信息內(nèi)容，同時便于保存與信息的收納，以自動化的排序形式使得檔案管理井然有序。

1.2 歸納和分類

傳統(tǒng)的信息歸納方式，需要通過一份份的資料整理，將其提取出不同的信息資源條件，從而利用龐大的人力進(jìn)行分類與整理，分類中還由于人員工作的疏忽，容易造成歸類錯誤，對后續(xù)的查閱帶來較大的困難，信息化技術(shù)歸納手段可一次性篩選信息，通過關(guān)鍵字的查找，建立不同的文件夾格式，以時間、種類、應(yīng)用等不同的形式重復(fù)歸納，例如某一部分檔案本身的用途要?dú)w于A類，但屬于近期新型填充并隨時會查閱到的B類內(nèi)容，那么就可以分別在兩個文件中，重復(fù)安排并做好說明，這樣的層次化管理使得信息有條不紊，輸入的有序化將會縮減后續(xù)的管理成本，避免產(chǎn)生不必要的認(rèn)知誤差。

1.3 查詢和提取

信息化技術(shù)可通過便捷的查詢形式，調(diào)取有關(guān)的信息，且這種信息的提取可以是一個，也可以是多個，通過信息代碼的設(shè)定，準(zhǔn)確的將信息提純，以免受到同類信息的干擾，造成查閱的雜亂，且信息的查詢可進(jìn)行遠(yuǎn)途傳輸，避免工作人員來回走動，利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息，傳閱資料，極大的縮減了紙質(zhì)版的收集空間，也避免在查閱中出現(xiàn)不經(jīng)意的損壞。

2 行政檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢

2.1 提高檔案案卷質(zhì)量

信息化可將各類信息以統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的格式進(jìn)行歸納，由于信息的采集是多渠道的最終整合，經(jīng)過電子化的步驟指引，以模板的形式將信息以整潔、完善的形式搜集起來，網(wǎng)絡(luò)中可設(shè)計(jì)字體字樣，排版清晰，檔案管理更加一目了然。

2.2 提升工作效率，節(jié)約人力資源

工作效率從幾個層面來分析，從時間的視角出發(fā)，信息化的一鍵式處理能夠縮減大量的信息整理時間，且縮減人力物理帶來的資源浪費(fèi)，從管理的效果出發(fā)，更是為后續(xù)很多的檔案問題排除了困擾，能夠針對人員問題分工明確，避免在檔案管理出現(xiàn)問題后互相推諉。

2.3 時間和地域的優(yōu)勢

信息手段能夠打破時間與空間的限制，消除空間的隔膜，并在虛擬的空間中，構(gòu)建檔案的存儲份額，可網(wǎng)絡(luò)預(yù)約檔案處理，提前做好檔案的整理與選擇，構(gòu)建一體化的管理模式，可將文件無限復(fù)制備份，這在傳統(tǒng)的檔案管理中，無疑又加大了檔案的管理難度，電子版檔案無需增添人力資源，既可以輕松的實(shí)現(xiàn)信息的互通。

3 檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)需要注意的問題

3.1 把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

信息化技術(shù)下的檔案管理除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字類信息外，還可以填充圖片、視頻等形式使得檔案內(nèi)容更加豐富，借助錄音錄像等內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)證， 加大了檔案的可信度，檔案的管理應(yīng)采取系統(tǒng)化的軟件，使得各個類型的信息都能夠傳輸與存儲在檔案空間中，拓展檔案的管理平臺，結(jié)合目前檔案管理存在的弊病，采取數(shù)據(jù)庫資料調(diào)取的形式，參考其他的檔案存放規(guī)律，使得檔案管理有章可循，當(dāng)然傳統(tǒng)的實(shí)體管理也不能放下，應(yīng)在電子化的管理層面上，將一些重要的文件以紙質(zhì)版留存，此時應(yīng)注意信息化技術(shù)的導(dǎo)入并不能全部的代替?zhèn)鹘y(tǒng)管理模式，可兩相結(jié)合，并以信息化的技術(shù)優(yōu)化管理問題，以為檔案管理提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.2 建立有效的信息系統(tǒng)

檔案的管理是一項(xiàng)長期的工程，應(yīng)構(gòu)建系統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)，應(yīng)針對檔案問題采取信息統(tǒng)籌的處理模式，建立整體的檔案管理內(nèi)部管理模式，并關(guān)注電子檔案的安全性與真實(shí)性，雖然電子檔案為信息管理帶來了很多的優(yōu)勢，但仍舊存在安全隱患，電子檔案在歸檔的過程中，可能受到操作的不當(dāng)影響，造成一個數(shù)據(jù)帶動的整體數(shù)據(jù)紊亂，同時要注意留存空間，避免運(yùn)行不暢帶來的信息管理制約，對于已經(jīng)固化的信息，暫時不會進(jìn)行調(diào)整與查閱的內(nèi)容，可進(jìn)行加密處理，設(shè)置僅閱讀模式，避免檔案在翻閱的過程中，出現(xiàn)信息鏈的分離。

3.3 提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)

信息化的數(shù)據(jù)時代，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一批信息化的隊(duì)伍，有關(guān)的檔案管理人員應(yīng)改變守舊的思想，從根本上認(rèn)識到新技術(shù)的未來趨勢，進(jìn)行定期的培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠按部就班的推進(jìn)技術(shù)的變革，計(jì)算機(jī)的軟件在持續(xù)化的更新，那么相對的專業(yè)人員的素質(zhì)與能力也應(yīng)不斷的提高與強(qiáng)化，應(yīng)建立有序的檔案管理目錄與搜索引擎，使得排版清晰明確，便于檔案信息的咨詢與調(diào)取，此時有關(guān)的管理領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)關(guān)注對員工的培訓(xùn)問題，在電子化的檔案模式下，更加需要員工具備較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠秉持高度的自持能力，避免通過網(wǎng)絡(luò)途徑泄露信息。

4 結(jié)束語

綜上所述，行政檔案管理中導(dǎo)入信息化的處理模式，即是一種新型的技術(shù)，也是一種新型的管理辦法，應(yīng)結(jié)合現(xiàn)階段的技術(shù)措施，采取科學(xué)的監(jiān)控體系，構(gòu)建電子化的信息平臺，使得檔案管理全程都以信息化模式加密，并提高管理的工作效率，以更短的工作時間實(shí)現(xiàn)高效益，提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，使得檔案管理在信息化技術(shù)的支撐下更好的發(fā)展。

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