新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展

趙暘揚

摘 要：在本篇文章中主要研究了在高職院校檔案利用工作中出現(xiàn)的一些問題，就比如說檔案利用的開放程度不足，檔案利用的意識不足以及檔案館自身的宣傳不夠，在此基礎之上找出了一些對策，可以強化組織領導，這樣可以確保檔案工作能夠順利的進行，還可以加大宣傳力度，對利用的意識進行提升，除此之外，還要進行人才的引進增強人才隊伍建設。

關鍵詞：新形勢；高職院校；檔案利用；提升

高職院校檔案的定義是在各種教學、科研、招生、管理的活動中形成的具有保存意義的各種圖表、文字或者是聲像等歷史記錄，這些檔案由檔案工作人員進行收集，然后進行整理，最后歸檔到學校檔案館，這些檔案的利用價值是非常高的，對于學校個人或者是社會來說都有價值，但是許多高職院校的檔案利用工作還不是很充分，存在著一些問題，因此本篇文章中主要研究的是新形勢下高職院校檔案利用工作的提升與拓展。

1 高職院校檔案利用存在的主要問題

1.1 欠缺的檔案利用意識

在我國，高職院校領導以及檔案工作人員，對檔案管理工作都比較忽視，是因為受到了傳統(tǒng)觀念的影響，還受到了工作習慣的影響，還受到了慣性認識影響，造成高職院校檔案存在著只密切關注保管工作，而對利用工作則比較輕視的思想，在檔案的收集，整理，保管等這些日常事務工作上投入了大量的時間和精力，而對檔案的開發(fā)利用方面則非常不重視，這些問題都對學校檔案的利用工作的發(fā)展產(chǎn)生了非常不利的影響。

1.2 不夠的檔案利用開放度

目前高職院校檔案部門對檔案館進行普遍的封閉保守的工作，這是受到了原來檔案保密工作觀念的影響，只對本校的教職工和學生開放檔案館，沒有對社會公眾進行開放，這在一定程度上對社會公眾檔案價值的開發(fā)利用進行了阻礙，也讓一些非常有價值的檔案沒有發(fā)揮它的價值，這種封閉保守的檔案館在一定程度上阻礙了高職院校檔案利用事業(yè)的發(fā)展。

1.3 檔案館自身宣傳不足

從古至今，檔案館都給人一種比較封閉、保守的印象，檔案工作者大多數(shù)做的還是業(yè)務管理工作，沒有對檔案館收藏利用方式，成果等等進行宣傳和介紹工作，正是因為對檔案管理沒有進行充分的宣傳，造成了社會上對檔案館的認知度是比較低的，大部分的人不知道檔案館的具體職能、流程以及所藏資料，這給社會各界來進檔案館查閱資料帶來了一定的影響，通過研究發(fā)現(xiàn)，造成這種檔案館自身宣傳不足的很大原因便是領導不重視檔案工作，這種因素主要表現(xiàn)在兩個方面，第一個方面是高職院校檔案的宣傳工作僅固定在業(yè)務培訓或者是工作報告等方式，幾乎沒有檔案宣傳。第二個方面僅僅讓進行內(nèi)部的宣傳工作，而且是對檔案館的發(fā)展現(xiàn)狀和目前的工作狀況進行簡單的介紹，沒有對社會公眾進行宣傳工作。

2 加強高職院校檔案利用的對策研究

2.1 強化組織領導，確保檔案工作順利開展

要想解決上述問題，必須要創(chuàng)建專門化的檔案組織和管理部門，在學校的長遠規(guī)劃當中對檔案事業(yè)進行規(guī)劃，就比如說可以開展檔案專項工作會議，這樣可以在一定程度上方便領導對檔案管理的進度和政策進行了解。還可以組織學校檔案管理的工作人員進行培訓或者是業(yè)務交流等活動，只有這樣才能在一定程度上對人才隊伍的素質(zhì)水平進行提升。還可以讓學校分管領導承擔檔案管理工作，并把它們納入該領導的考核職責范圍當中，想使檔案管理工作更加有序地進行，必須要對學校檔案管理工作和檔案工作人員的考核指標體系進行不斷的完善，對工作人員的評價要客觀，嚴謹。檔案管理工作還要和職稱評定，年度考核，工資獎金等相聯(lián)系起來，除此之外，還要創(chuàng)建一個比較恰當，公平的答案管理和考核獎勵制度。

2.2 加大宣傳力度，提升檔案利用意識

作為高職院校檔案管理工作者，必須要用各種各樣的手段來進行檔案宣傳工作，只有這樣才能在一定程度上提升社會對檔案利用工作的認知度，進而形成社會檔案利用的意識，因此可以采取這三種方式來做好檔案宣傳工作，首先是舉辦檔案知識宣傳教育講座，對高職院校檔案館的查找方式、收藏內(nèi)容以及借閱流程等等一系列的知識進行普及，這樣可以在一定程度上對大家認識檔案，重視檔案利用檔案的意識進行提升，其次是編印一些宣傳手冊，就比如說檔案利用指南宣傳手冊、學校檔案目錄宣傳手冊，將這些手冊分發(fā)給學生，老師以及社會公眾。第三，還可以創(chuàng)建檔案管理選修課，創(chuàng)辦檔案管理協(xié)會，這樣可以在一定程度上在學生中普及檔案管理的知識，促使這些學生能夠形成查閱檔案，利用檔案的意識，進而培養(yǎng)他們查閱檔案，利用檔案的能力。

2.3 人才引進，增強人才隊伍建設

檔案利用工作的基礎和關鍵部分便是建設專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，只有確保這些人才隊伍的素質(zhì)是比較高的，才能促進檔案進行充分的利用，使檔案價值挖掘工作順利的開展，因此，必須要引進專業(yè)化的人才，打造一支高素質(zhì)的檔案人才隊伍，可以采取這四種措施來進行人才的引進工作，第一，要對檔案人才干部的引進和培養(yǎng)工作進行重視，在引進之后還要給這些人員進行定期的培訓工作，只有這樣才能保障檔案管理工作的專業(yè)化。其次必須要對檔案工作人員的業(yè)務培訓和能力培養(yǎng)進行加強，只有這樣才能在一定程度上對他們的知識面進行拓寬。第三，必須要培養(yǎng)這些人才的實踐能力，讓這些人員去一些比較大型的檔案館去進行交流學習，對他們的實踐能力進行全面的提升。第四便是要對檔案專業(yè)人才的服務理念進行培養(yǎng)，促使這些工作人員能夠熱愛檔案工作，強化他們自身的責任感。

3 總結(jié)

要想使高職院校檔案工作管理進行提升與發(fā)展，就必須要解決在高職院校檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，所以針對這些問題，提出了相應的解決方法，首先要強化組織領導，只有這樣才能保障檔案工作能夠順利的進行。其次是加大宣傳力度，對檔案利用意識進行提升。最后是注重人才引進工作，相信通過不斷的努力，一定能使高職院校檔案工作管理朝著更加良好的方向發(fā)展。

參考文獻

[1]孫菲.高職院校檔案利用現(xiàn)狀及存在的問題[J].武漢船舶職業(yè)技術學院學報.2017（12）.

[2]蔡亞瓊.從管理心理學角度談高職院校的檔案管理與利用[J].蘭臺世界.2016（07）.