淺談做好單位檔案管理工作的高效方法

摘 要：高效、合理、創(chuàng)新、務(wù)實(shí)的單位檔案管理辦法，是新時(shí)代所推崇的新型檔案管理要求。針對(duì)以往檔案管理中存在的一些問題，以及隨著新時(shí)代到來在檔案管理領(lǐng)域發(fā)生的一些變化，我們需要指定一套新的、高效的單位檔案管理工作辦法，來更好的完成檔案管理工作。在檔案管理的收集、整理、鑒定、保管這四個(gè)環(huán)節(jié)上都要著重提高效率，落實(shí)高效的單位檔案管理工作。本文的最后，針對(duì)檔案歸類、整理與保存的原則加以闡述，希望能夠提出一些有利于促進(jìn)高效檔案管理工作開展的辦法。

關(guān)鍵詞：?jiǎn)挝粰n案管理；高效；策略

1 引言

單位檔案管理工作不僅需要保證所存檔案的安全性，還應(yīng)當(dāng)保證一定的工作效率，促進(jìn)完成高效的單位檔案管理工作。

我們知道，單位檔案管理工作有以下幾個(gè)特點(diǎn)：首先是紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理辦法已經(jīng)不能完全適應(yīng)新時(shí)代的電子檔案管理工作，要想進(jìn)一步提高單位檔案管理工作的實(shí)施效率，就必須重新思考電子檔案的管理方式。除此之外，檔案的內(nèi)容不再只是單純的文字記載形式，記載的載體與檔案內(nèi)容也更加豐富多樣化，音頻、圖片、視頻等形式的記載也逐漸在檔案中出現(xiàn)，對(duì)于計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提出了新的要求，傳統(tǒng)的檔案儲(chǔ)存方式有著效率不夠高的特點(diǎn)，不能適應(yīng)檔案管理在新的工作階段的要求，需要及時(shí)加以整改。最后，如果不進(jìn)行定期的清理，檔案管理的數(shù)目會(huì)逐漸增多，如果不重視方法的整改，很有可能導(dǎo)致檔案管理工作的效率逐步遞減，這就要求我們必須用更加精確的程度來進(jìn)行檔案歸類整理，排列出不同等級(jí)的檔案重要性，以確立不同的檔案保存期限。

2 單位檔案管理工作在收集、整理、鑒定、保管四個(gè)環(huán)節(jié)的高效要求

單位檔案管理對(duì)于前期工作經(jīng)驗(yàn)的積累、后續(xù)工作的開展都具有重要的意義。但是檔案數(shù)量不斷增多、紙質(zhì)檔案逐步向電子檔案過渡、檔案記載形式逐漸豐富化的特點(diǎn)，都對(duì)于檔案管理工作提出了新的要求。我們要先從單位檔案管理工作的收集、整理、鑒定、保管這四大環(huán)節(jié)入手，提升檔案管理工作的實(shí)施效率。

2.1 單位檔案管理工作在收集環(huán)節(jié)的高效要求

檔案的收集環(huán)節(jié)，是單位檔案管理工作的第一個(gè)步驟，只有先做好檔案的收集環(huán)節(jié)，才能夠?yàn)楹罄m(xù)的整理鑒定與保管等環(huán)節(jié)提高效率打好基礎(chǔ)。提高檔案收集環(huán)節(jié)的工作效率，要求我們針對(duì)不同的檔案記載形式，分門別類開展檔案收集工作，對(duì)于文字圖片表格音頻與視頻等不同形式的檔案分開收集，為后續(xù)的檔案管理環(huán)節(jié)打下高效而良好的基礎(chǔ)。

隨著紙質(zhì)檔案逐漸向電子檔案過渡的進(jìn)程，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)新的檔案收集工作要求，應(yīng)當(dāng)采用一些新的設(shè)備，對(duì)于電子檔案實(shí)現(xiàn)一次性收集，減少后續(xù)檔案管理工作的不必要流程。

2.2 單位檔案管理工作在整理環(huán)節(jié)的高效要求

在完成檔案的收集工作之后，需要我們做的就是對(duì)檔案分類整理，針對(duì)不同的檔案資料形式，一般是根據(jù)時(shí)間，或者是發(fā)生的具體事件，對(duì)于收集到的檔案進(jìn)行分類保存管理。在檔案的整理環(huán)節(jié)中，單純的人力投入是不夠的，有時(shí)候必須借助計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備處理檔案的錄入和分類工作。這就需要有足夠先進(jìn)的電子設(shè)備，提供檔案整理環(huán)節(jié)的技術(shù)支持，并且需要能夠操作這些電子設(shè)備的專業(yè)檔案管理人員，分門別類對(duì)檔案加以管理。信息技術(shù)的使用，使得電子檔案的管理效率大大提高，整理環(huán)節(jié)不再是一個(gè)繁瑣的人力勞動(dòng)過程。

2.3 單位檔案管理工作在鑒定環(huán)節(jié)的高效要求

單位檔案具有不同的重要程度與不同的時(shí)效性，需要保存的時(shí)間長(zhǎng)度就會(huì)有所差別。在鑒定環(huán)節(jié)，主要通過對(duì)于檔案重要性的衡量，確定不同類型檔案的保存時(shí)間長(zhǎng)度，定期定量地清理過期的或者是失效的檔案，從而為新的檔案錄入提供足夠的空間。檔案的價(jià)值評(píng)估工作，必須有一個(gè)合理可行的章程，確立不同重要性檔案的保存年限，讓有限的檔案儲(chǔ)存資源空間發(fā)揮出最好的效果。只有做好檔案的價(jià)值評(píng)估工作，才能提高重要檔案的利用效率，讓后續(xù)的檔案查找更加高效快捷。

2.4 單位檔案管理工作在保管環(huán)節(jié)的高效要求

高效檔案管理，必須確保檔案的安全性，檔案一旦被收錄、被登記，后續(xù)的保管工作就需要耗費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，在確立保管的期限之內(nèi)，如何保障檔案的安全性，是一個(gè)單位保存檔案所必須考慮的重點(diǎn)內(nèi)容。在紙質(zhì)檔案所在的辦公室內(nèi)，需要配備溫度計(jì)、濕度計(jì)、警報(bào)器、滅火器等安全控制設(shè)備，一旦出現(xiàn)失火情況方便及時(shí)撲滅；在電子檔案保存期間，需要針對(duì)存儲(chǔ)檔案的計(jì)算機(jī)定期查殺病毒，確保電子檔案的安全性，防止資料丟失或被盜取。

3 提高單位檔案管理工作效率的具體辦法

除了在單位檔案管理工作的四個(gè)環(huán)節(jié)中加強(qiáng)管理、提高效率，對(duì)于整體的單位檔案管理工作也有一些具體的要求，能夠從宏觀層面提高單位檔案管理工作效率。

3.1 配備先進(jìn)的采集與存儲(chǔ)工具

不同于以往的紙質(zhì)檔案，電子檔案往往需要用到更多、更高級(jí)的采集設(shè)備與存儲(chǔ)工具。高像素的手機(jī)與照相機(jī)、錄音機(jī)或錄音筆、便攜式的平板電腦與筆記本電腦等先進(jìn)設(shè)備，都可以為提高檔案資料的采集效率提供技術(shù)上的支持。在檔案的錄入與存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，一些設(shè)計(jì)科學(xué)的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)、思維導(dǎo)圖能夠幫助我們理順資料的邏輯關(guān)系，對(duì)于檔案的整理與分類更加得心應(yīng)手，大大提高我們整理檔案的工作效率。同時(shí)，先進(jìn)的設(shè)備錄入方法加快了信息的采集與整理，也帶動(dòng)了工作人員的積極性。

3.2 對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)上的相關(guān)培訓(xùn)

僅僅有先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要有能夠熟練使用這些先進(jìn)設(shè)備的工作人員來進(jìn)行操作。針對(duì)一套新的單位檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)引入后或者更新后，及時(shí)對(duì)這個(gè)單位的檔案管理人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠迅速掌握使用這套高效檔案的技術(shù)。對(duì)于新入職的檔案管理人員，即使在其他單位有相關(guān)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，在正式入職之前也應(yīng)當(dāng)接受相關(guān)培訓(xùn)，因?yàn)槊總€(gè)單位所采取的檔案管理系統(tǒng)差別較大，并且每個(gè)單位的檔案形式也有所差異，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)于新入職員工進(jìn)行相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，保障新入職員工能夠高效的、保質(zhì)保量的完成檔案管理的工作任務(wù)。

3.3 根據(jù)具體情況制定高效可行的單位檔案管理工作辦法

一個(gè)單位的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不能不加修改的移植到另一個(gè)單位，因?yàn)椴煌瑔挝坏膶?shí)際工作情況不同，已有的檔案系統(tǒng)管理辦法也有所區(qū)分。可以在借鑒其他單位的檔案管理成果與經(jīng)驗(yàn)后，實(shí)事求是的制定出一套適合本單位發(fā)展、符合實(shí)際發(fā)展情況的、高效可行的單位檔案管理工作辦法。例如，某個(gè)單位采取的是按照時(shí)間順序整理的檔案管理方式，在檔案查找的時(shí)候具有搜索速度快、查找效率高的優(yōu)勢(shì)；然而本單位以往的檔案文件并不是按照這種時(shí)間順序排列的，而是按照某個(gè)具體事件命名的，如果一味的抄襲其他單位的時(shí)間線管理辦法，就會(huì)大大增加工作任務(wù)量，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有檔案都需要重新整理與排序。因此，制定出一套符合本單位檔案存儲(chǔ)經(jīng)驗(yàn)的單位檔案管理工作辦法，對(duì)于提高檔案管理的工作效率是有很大幫助的。

4 總結(jié)

做好高效的單位檔案管理工作，需要從宏觀上把握幾個(gè)要點(diǎn)——因地制宜、實(shí)事求是的確定適合本單位檔案管理的辦法；因時(shí)制宜、與時(shí)俱進(jìn)的采取新的采集設(shè)備與管理設(shè)備，為紙質(zhì)資料向電子資料的過渡提供技術(shù)上的支持；需要對(duì)于檔案管理人員加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，一旦引入新的采集或管理設(shè)備，需要讓檔案管理人員能夠?qū)W會(huì)高效使用的方法，尤其是對(duì)于新入職員工需要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，讓員工迅速掌握有本單位檔案管理特色的檔案管理技巧。在具體的操作環(huán)節(jié)中，主要在收集、整理、鑒定、保管這四大環(huán)節(jié)上加以把握，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理在每個(gè)環(huán)節(jié)的工作，提高單位檔案管理的工作效率。

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作者簡(jiǎn)介

梁曉燕（1975-），女，漢族，四川達(dá)州人，檔案中級(jí)，本科，四川省大竹縣城鄉(xiāng)環(huán)境治理辦，研究方向：?jiǎn)挝粰n案管理。