關(guān)于縣級人民醫(yī)院人事檔案信息化管理的思考

曹杰

摘? 要：人事檔案是縣級人民醫(yī)院人事安排、薪資調(diào)整和職稱評定等相關(guān)工作開展的主要依據(jù)，也是職工政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、個人經(jīng)歷等內(nèi)容的文字材料，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著我國醫(yī)療水平的提高、人事制度改革的不斷深入及醫(yī)務(wù)人員的流動性持續(xù)加大，縣級人民醫(yī)院人事檔案管理工作應(yīng)與時俱進(jìn)，實施檔案的信息化管理，使縣級人民醫(yī)院檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：縣級人民醫(yī)院;人事檔案;信息化管理

隨著我國醫(yī)療事業(yè)水平的不斷提高，縣級人民醫(yī)院的信息化建設(shè)進(jìn)一步加強?？h級人民醫(yī)院人事檔案管理的信息化是十分必要的，有助于縣級人民醫(yī)院的管理和運行減少成本、提高效率。

1 縣級人民醫(yī)院人事檔案管理信息化的作用

1.1節(jié)約成本，提高效率。實施人事檔案管理信息化，既可以消除人工查閱、搬運的不便，又可以避免人工抄寫可能出現(xiàn)的錯誤，即使出現(xiàn)錯誤亦方便改正，把人事檔案管理人員從繁重的勞動中解脫出來，同時保證了檔案材料的格式統(tǒng)一，整齊一致。

1.2利于保存，安全有保障。實施人事檔案管理信息化非常有利于完整保存原始資料。除在創(chuàng)立原始數(shù)據(jù)庫之初需要利用檔案原件外，不需要或極少再查閱原件，這樣就不會造成檔案的缺損，利于檔案庫內(nèi)環(huán)境的穩(wěn)定，延長了檔案材料的使用壽命，極大地保障了檔案的安全。

1.3有效利用檔案信息。人事檔案是個人的書面反映。個人檔案的信息化有助于本人更好地了解自己的不足和發(fā)展方向，同時方便縣級人民醫(yī)院管理者對縣級人民醫(yī)院人員的情況有一個全面了解，有助于個人的進(jìn)一步發(fā)展。在考核評價中用真實信息說話，所有人的情況都能一目了然，使考評工作公開、公正、公平進(jìn)行。

1.4促進(jìn)檔案管理人員提高業(yè)務(wù)水平。檔案利用是檔案管理的最終目的，檔案管理信息化對人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了較高的要求?？h級人民醫(yī)院人事科應(yīng)定期舉辦培訓(xùn)講座，提高管理人員的責(zé)任感，培養(yǎng)管理人員的電子計算機和網(wǎng)絡(luò)的操作能力、檔案的管理能力以及對新技術(shù)的探求和學(xué)習(xí)能力。

2 縣級人民醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問題

2.1管理手段相對落后?？h級人民醫(yī)院的人事檔案管理完全人工操作，其查閱、調(diào)取、存放會耗費大量人力物力，非常不便。人事科的人員往往很有限，在大規(guī)模招聘、縣級人民醫(yī)院人員集體簽訂勞動就業(yè)合同以及人事調(diào)動方面，容易出現(xiàn)錯誤和紕漏，而補救措施比較繁復(fù)，浪費檔案持有者和管理者的時間和精力。

2.2材料的完整性與安全性無法保證。人事檔案的材料歷來是紙質(zhì)的，即使要查閱一些很基礎(chǔ)的信息，也需從檔案保存庫中檢索、調(diào)取、審閱和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，需要查閱的越多，期間翻閱檔案材料的次數(shù)越多，極容易造成檔案的老化、缺損、甚至丟失。而且由于管理人員頻繁進(jìn)出檔案室，直接導(dǎo)致檔案保存庫很難保證溫度、濕度的恒定。如果不注意進(jìn)出人員的衣服面料、隨身物品，稍有不慎甚至?xí)鸹馂?zāi)等重大災(zāi)難事件的發(fā)生。

2.3檔案意識淡薄。在工作中，人事檔案里的信息很難被縣級人民醫(yī)院管理者快速有效獲取。隨著時間流逝，往往連工作人員本人也對自己檔案里的內(nèi)容感到印象模糊。因此，無論檔案管理者還是檔案的擁有者往往對檔案的重視程度不夠，認(rèn)為檔案并不能對實際工作起到作用。

2.4人事科部分人員的業(yè)務(wù)水平較低?？h級人民醫(yī)院一般對醫(yī)務(wù)工作者的專業(yè)素養(yǎng)比較重視，卻往往忽視了對人事科人事檔案管理隊伍的技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)水平提高以及責(zé)任感、使命感的培養(yǎng)，造成業(yè)務(wù)能力的不足?？h級人民醫(yī)院在選拔學(xué)科帶頭人、技術(shù)骨干等人才的時候，會更看重該同志的專業(yè)技術(shù)能力及學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)的專長，在相關(guān)學(xué)術(shù)領(lǐng)域產(chǎn)生了什么樣的影響。而我們現(xiàn)在的檔案最大的弊端恰恰就是干部人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足縣級人民醫(yī)院發(fā)展的需要。

3 縣級人民醫(yī)院人事檔案信息化的實施

3.1逐步完善醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)。為了實現(xiàn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展，需要結(jié)合醫(yī)院的運營管理情況，對醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。首先，加強對醫(yī)院各個部門之間的協(xié)調(diào)配合，確保各個部門都能夠靈活使用醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)來完成本部門的業(yè)務(wù)工作，使檔案信息的高速傳輸和實時共享成為可能。其次，遵循系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的原則，進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)劃和建設(shè)，并且采用雙軌制進(jìn)行嚴(yán)格的限制，確保歸檔材料的完整性和有效性。最后，因為醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)在運行期間需要定期開展硬件設(shè)備的檢查和軟件系統(tǒng)的更新，還要對系統(tǒng)軟件進(jìn)行殺毒，保證系統(tǒng)運行環(huán)境的安全性，這些都需要專業(yè)人才來完成，在選擇相關(guān)工作人員時要格外慎重，確保人才素質(zhì)和能力能夠滿足上述崗位的實際要求。

3.2加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)對于傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理人員是一大挑戰(zhàn)，信息化建設(shè)過程中需要工作人員具備更高的素質(zhì)和專業(yè)技能，需要醫(yī)院檔案管理部門組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)來提高檔案管理人員的知識水平和管理能力。檔案管理人員需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化理論知識，學(xué)習(xí)檔案管理信息化專業(yè)技能，并且醫(yī)院還應(yīng)通過合適的激勵政策提高檔案管理人員的工作積極性，使之積極主動地加入到醫(yī)院檔案管理工作中，促進(jìn)檔案管理信息化系統(tǒng)穩(wěn)定運行。醫(yī)院在建設(shè)檔案信息化人才隊伍的過程中可以重點選拔那些具備檔案管理知識和信息化操作技能的復(fù)合型人才，也可以加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)來提高他們的專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理人才。

3.3加強對醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)。充分重視醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)，加大資金和資源的投入力度，委派專業(yè)素質(zhì)較高的人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)工作，確保醫(yī)院檔案信息化系統(tǒng)能夠保持穩(wěn)定安全的運行，以此來推進(jìn)醫(yī)院各項工作的良好開展。

人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計報表等組成。實現(xiàn)縣級人民醫(yī)院人事檔案管理的微機化、網(wǎng)絡(luò)化。應(yīng)做好以下工作：

3.3.1 建立縣級人民醫(yī)院人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫。包括縣級人民醫(yī)院職工姓名、性別、出生年月、學(xué)歷、畢業(yè)學(xué)校、入黨團(tuán)時間、參加工作時間、職務(wù)與任命時間、職稱評定與聘任時間、工資、年度考核、公積金、養(yǎng)老保險等各項信息。

3.3.2 建立縣級人民醫(yī)院人事檔案材料接收數(shù)據(jù)庫。建立聯(lián)系、送交、催要、登記制度，將接收來的材料名稱、時間、姓名、送交人、接收人等項錄入數(shù)據(jù)庫。使人事檔案材料接收管理工作規(guī)范、有序。

3.3.3 建立縣級人民醫(yī)院職工工資數(shù)據(jù)庫?？梢园崖毠さ目冃Э己顺煽兣c工資互相關(guān)聯(lián)。

3.3.4 建立職務(wù)任免數(shù)據(jù)庫。包括職能科室主任、科長職務(wù)任免審批表和科主任、護(hù)士長聘任表等。

3.3.5 建立其它檔案數(shù)據(jù)庫。將人事檔案接收登記表、轉(zhuǎn)遞登記表、查3.3.借 閱登記表、政審證明材料登記表均錄入計算機管理.把部分紙質(zhì)文件和圖片制成電子文件。逐步實現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和數(shù)據(jù)交換。實現(xiàn)資源共享。

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