大數(shù)據(jù)時代醫(yī)院文書檔案管理及信息化應(yīng)用措施研究

仲薇

摘要：隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，將醫(yī)院的文書檔案進行系統(tǒng)化管理是當(dāng)前各大醫(yī)院開展檔案管理工作的新形式和新手段，同時也是時代變遷的必然產(chǎn)物。在醫(yī)療體制改革的驅(qū)使下，各大醫(yī)院為實現(xiàn)管理水平的穩(wěn)步提升，緊抓基礎(chǔ)工作，而基礎(chǔ)中的基礎(chǔ)就是醫(yī)院文書檔案的管理。如今信息技術(shù)發(fā)展迅速，將醫(yī)院的文書檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)為有機體，通過發(fā)達的信息技術(shù)手段，建立醫(yī)院文書檔案大數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化。本文立足總結(jié)當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的檔案信息化管理的特點和優(yōu)勢分析，從而尋求若干適用醫(yī)院文書檔案信息管理的舉措，為醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書檔案;信息化管理;應(yīng)用

過去，我國醫(yī)院文書檔案管理以傳統(tǒng)的方式進行記載，用筆和紙做為記載工具記錄醫(yī)院內(nèi)部、各醫(yī)務(wù)部門和醫(yī)療科室的各項工作，包括上級下達的政策，本級領(lǐng)導(dǎo)的決策、醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療問題處理等各項工作。而現(xiàn)如今信息時代的來臨，改變了我國文書檔案管理的方式，取而代之的是醫(yī)院內(nèi)部各項工作的信息化管理，并且逐步發(fā)展為我國醫(yī)院文書檔案管理的主要手段。將互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)相結(jié)合，應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理，使檔案分類更加清晰明了，查閱更加方便，節(jié)約大量的時間，同時最大限度的發(fā)揮檔案的作用，為醫(yī)療研究工作提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)參考，實現(xiàn)醫(yī)療數(shù)據(jù)信息共享，因此說將醫(yī)院文書檔案管理信息化是一項具有劃時代意義的創(chuàng)新技術(shù)。

1.我國醫(yī)院文書檔案管理的現(xiàn)狀

在我國，醫(yī)院文書檔案多年來一直以傳統(tǒng)的方式進行收集、歸整和存儲。經(jīng)過長期對傳統(tǒng)文書檔案管理工作的實踐與摸索，歸納總結(jié)如下若干問題：

第一，文書檔案管理不被重視，主要表現(xiàn)為上級領(lǐng)導(dǎo)的不重視，沒有建立有效的文書檔案管理制度和監(jiān)督檢查機制，下級文書檔案管理人員工作態(tài)度消極怠慢，對文書檔案收集歸檔不及時，未建立準(zhǔn)確的檔案存儲目錄，造成文書檔案的混亂、缺失。

第二，文書檔案管理制度推行困難，落實不到位。醫(yī)院文書檔案涵蓋的范圍比較廣，涉及的學(xué)科比較復(fù)雜，現(xiàn)行的醫(yī)院文書檔案管理缺乏全面而細仔的歸檔細則，因此造成檔案管理失去系統(tǒng)性與科學(xué)性。

第三，缺乏專業(yè)的檔案管理人員。因為自上而下的忽視文書檔案的管理，所以往往在各醫(yī)院沒有配備專業(yè)的檔案管理人員，通常是由其他崗位人員兼職檔案管理工作，無形中弱化了檔案管理工作的質(zhì)量。

第四，文書檔案管理配套硬件設(shè)施落后。因為對文書檔案管理的不重視，造成了醫(yī)院對檔案管理硬件設(shè)施投入不足，當(dāng)前在各大醫(yī)院的檔案室硬件設(shè)施都達不到相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，缺乏對檔案信息化管理的設(shè)備配置，造成檔案歸集的不及時、混亂和缺失。

第五，信息化程度低。我國各大醫(yī)院的文書檔案缺乏信息化管理系統(tǒng)，沒有建立系統(tǒng)化的檔案體系，使檔案收集困難，甚至檔案歸集延遲，檔案收集不全的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，造成文書檔案混亂的局面。

2.文書檔案信息化管理的特點及作用

文書檔案信息化管理通過采用計算機的技術(shù)手段，對文書檔案資料進行數(shù)字化收集與存儲，以互聯(lián)網(wǎng)為媒介實現(xiàn)檔案信息的共享。文書檔案的現(xiàn)代化管理，使文書檔案充分發(fā)揮作用，擴大利用率，同時還可以提升服務(wù)水平，提高文書檔案的安全性。

2.1實現(xiàn)文書檔案信息共享

傳統(tǒng)的文書檔案管理主要依靠人工操作進行檔案歸整與存儲，無法滿足所有文書的充分利用，給查閱增添了難度，占用大量的人力，耗費時間成本。此外，傳統(tǒng)的文書檔案管理造成大量文書檔案的閑置，形成不必要的資源浪費。將文書檔案進行信息化管理，擴大了檔案管理范籌，形成對內(nèi)、對外的共同管理模式。檔案信息化管理之后，使檔案信息不再僅僅依托傳統(tǒng)的紙張為載體，而是使檔案與信息融會貫通，同時運用互聯(lián)網(wǎng)媒介，將檔案信息進行傳遞，并加以利用，發(fā)揮檔案作用的同時，提高了檔案信息的共享。將傳統(tǒng)的文書檔案管理向現(xiàn)代信息化管理轉(zhuǎn)變，對文書檔案進行動態(tài)管理，大大提高了檔案的利用率，實現(xiàn)檔案信息的共享。

2.2提升辦公效率，節(jié)約時間成本

文書檔案的管理要求資料必須完整、齊全，尤其是對醫(yī)院文書檔案的管理工作更加需要精細準(zhǔn)確，在確保檔案資料完整齊全的前提條件下，書寫必須清晰規(guī)范。在過去傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，檔案歸整主要是依靠人工的操作手段，耗費了大量的人力成本，但是采用信息化管理之后，解決了過去費時費力的困擾，降低了檔案管理人員的勞動強度，檔案管理人員只需要借助計算機信息技術(shù)，對文書檔案進行收集、存儲、分類、統(tǒng)計和查閱，使檔案管理工作不再繁雜，而是變得更加簡單便捷，使各類檔案更加有序，大大節(jié)約人力成本，提升文書檔案管理的工作效率。

2.3提高文書檔案保管的安全性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案保管難度非常大，對保管環(huán)境，保管方式要求較高，因為文書檔案主要以紙張為載體，壽命受保管條件的限制，文書檔案不能存儲在高溫、高濕，存在酸、酶、氧化劑的條件下，否則會造成檔案變霉或氧化，導(dǎo)致文書檔案毀損，給文書檔案管理工作帶來不可估量的損失。將文書檔案進行信息化管理，大大提高了文書檔案的安全性，在電子信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，電子文件的存儲、讀取技術(shù)越來越成熟，存儲載體渠道多種多樣，存儲容量越來越大，使得存儲的文檔信息內(nèi)容更多，存儲時間越來越長，查閱更加方便快速，大大提高文書檔案的安全與穩(wěn)定性。

2.4提高文書檔案查閱的便捷性和安全性

在過去以傳統(tǒng)手工形式對文書檔案進行管理時，主要是通過人工傳遞查閱，十分容易造成文書檔案的丟失、毀損，甚至可能會延長查閱周期，無形是增加了人工成本。運用計算機信息技術(shù)對文書檔案進行信息化管理，則可以通過互聯(lián)網(wǎng)媒介進行傳遞查閱，一方面縮減了繁瑣的檔案傳遞查閱手續(xù)，使查閱更便捷，大大提高辦公效率，另一方面降低了文書檔案丟失毀損的機率，提高文書檔案的安全性。

3.醫(yī)院文書檔案信息化管理的對策

3.1建立完善的醫(yī)院文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)

醫(yī)院文書檔案的收歸來源廣泛，縱向包括上級主管部門的文書資料，橫向有來自醫(yī)院各科室的資料，量大類多，這是醫(yī)院文書檔案的顯著特征。建立并完善醫(yī)院文書檔案管理體系，組建綜合檔案室，形成醫(yī)院、檔案室、科室三級網(wǎng)絡(luò)管理機制，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一操作，統(tǒng)一保管，明確各級檔案信息化管理的職責(zé)和義務(wù)，明晰各級信息化管理的權(quán)限，通過醫(yī)院文書檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，提高檔案保管的安全性、完整性和規(guī)范性，優(yōu)化檔案信息的共享功能。

3.2制定科學(xué)的文書檔案信息化管理制度

在醫(yī)院內(nèi)部，制定完善、科學(xué)的文書檔案信息化管理制度，一方面強化文書檔案管理人員的工作責(zé)任心，另一方面可以推動醫(yī)院文書檔案信息化向規(guī)范化與科學(xué)化邁進。任何一項工作的健康發(fā)展的前提就是制度的建立，因此建立醫(yī)院文書檔案信息化管理的基本制度的同時，融入檔案管理績效考核機制，還可以調(diào)動檔案管理人員的工作積極性。

3.3加強文書檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

因為醫(yī)院的特殊性，對從事醫(yī)院文書檔案管理的工作人員提出了特殊要求，在學(xué)習(xí)基本的檔案管理相關(guān)知識的基礎(chǔ)上，還要進一步了解醫(yī)療工作流程，強化信息技術(shù)的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)安全等知識。不斷提高基層科室檔案管理人員對文書檔案信息化的認知和理解，及時更新知識儲備量，才能有效融入醫(yī)院文書檔案信息化管理。

3.4加大醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)的投入

為了提高醫(yī)院文書檔案信息化管理的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息的充分共享，需要各大醫(yī)院加大對文書檔案信息化建設(shè)的投入，一方面改善檔案管理的硬件設(shè)施，另一方面還需配置高性能的信息化的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，確保文書檔案信息化的正常有序運行。

綜上所述，在信息化技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院文書檔案進行信息化管理是大數(shù)據(jù)時代的必然產(chǎn)物。在加強醫(yī)院基層檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)和對信息化認知度的同時，還要加大對醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)的投入，使文書檔案管理工作更好地順應(yīng)信息時代的發(fā)展，為醫(yī)院發(fā)展和醫(yī)療服務(wù)水平的提升推波助瀾。

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