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      基層檔案管理信息化管理途徑分析

      2020-07-26 14:31:17孫鳳芝
      理論與創(chuàng)新 2020年11期
      關(guān)鍵詞:途徑分析信息化管理

      孫鳳芝

      【摘 ?要】隨著經(jīng)濟的發(fā)展,我國的基層檔案管理的發(fā)展也有了提高。人類的進步,社會的發(fā)展,科技的創(chuàng)新,帶動著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展走向了一個新的高度。在這樣的時代背景下,政府部門要不斷地與時俱進,推動工作與互聯(lián)網(wǎng)的緊密結(jié)合,實現(xiàn)工作的信息化發(fā)展。與此同時,政府部門要不斷地總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗,將其運用到本單位的檔案管理與信息化的結(jié)合過程中,幫助基層單位更好地整理檔案,提高工作效率?;鶎訂挝辉趯n案管理與信息化結(jié)合的過程中,還要不斷地發(fā)現(xiàn)里面存在的問題,運用有效且科學(xué)的方式進行解決,從而幫助工作更好地得以實現(xiàn)和完成。

      【關(guān)鍵詞】基層檔案管理;信息化管理;途徑分析

      引言

      隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展,國家實力的不斷增強,中央政府、地方政府、各類企業(yè)對科研項目的研發(fā)經(jīng)費投入不斷增加,我國現(xiàn)已成為全球第二大研發(fā)大國。各類研發(fā)項目在立項、審批、設(shè)計、實施、試運行以及驗收等各階段產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等各種載體的文件材料,是經(jīng)過鑒定整理的具有保存和參考利用價值的科研活動真實記錄,是各類研發(fā)項目的重要組成部分,是重要的科技資源和知識資產(chǎn),是國家的寶貴財富,也是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和軟實力的集中體現(xiàn),所以無論是記載研制(究)過程的檔案,還是展示科研成果最終形成的檔案,其重要程度是不分彼此、同等重要的。毫無疑問,真實、規(guī)范、準確、完整地管理好各類項目研發(fā)過程中產(chǎn)生的大量科研項目檔案,是項目承研承制單位檔案部門的職責(zé)和使命。

      1.發(fā)展趨勢

      我國比較重視檔案管理工作的開展,很多企業(yè)和單位在辦公室自動化上都下足了功夫,因此,檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)也成為了必然。目前,國際上很多國家都開始在檔案管理信息化上進行深入的研究,很多檔案管理人員會利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高檔案管理的實效性,很多電子文件和資料被上傳到網(wǎng)絡(luò)空間中,除了一些機密的文件資料,很多檔案資料可以供不同國家的不同企業(yè)下載利用,檔案資料的管理效率提高了很多。未來檔案信息化建設(shè)要朝著集成化、數(shù)字化、安全化的方向發(fā)展,電子檔案資料要保證其安全性,要重視做好設(shè)備的安全保護,做好硬件設(shè)備的穩(wěn)定運行,定期對計算機和掃描儀進行維護和保養(yǎng),部分保密等級較高的檔案資料要嚴格按照要求進行管理。另外,檔案信息化管理要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè),要統(tǒng)一檔案資料收集和整理方法,提高檔案的利用率。

      2.檔案信息化發(fā)展中的難題

      (1)檔案管理觀念不足。長期以來,人才的管理以及單位的進步都是基層單位發(fā)展的主要工作。在這樣的工作背景之下,檔案管理工作得不到領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視,處于單位的邊緣地帶。這樣的尷尬局面,在一定程度上對工作人員的工作態(tài)度產(chǎn)生影響,使他們無法產(chǎn)生工作的興趣,忽視檔案管理的運行;容易造成檔案管理工作無法正常進行,進而導(dǎo)致資料的查找不便,增大工作難度。(2)網(wǎng)絡(luò)安全問題。在發(fā)展的過程中,互聯(lián)網(wǎng)本身存在的問題不容忽視。首先是病毒困擾。這些網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn),使檔案管理的具體數(shù)據(jù)容易遭到破壞,使相關(guān)的管理工作無法正常地進行。其次是網(wǎng)絡(luò)犯罪問題。網(wǎng)絡(luò)黑客的存在,加上一些不良企圖者的小動作,都會使檔案庫的具體數(shù)據(jù)受到剽竊和破壞的威脅,對基層單位的數(shù)據(jù)安全造成破壞,影響工作的整體運行。(3)復(fù)合型人才短缺?;鶎訂挝粰n案信息化的實現(xiàn),還需要復(fù)合型人才的加入。復(fù)合型人才的出現(xiàn),一方面能幫助工作人員快速了解檔案信息化的基本方針政策,推動檔案信息化的實現(xiàn);另一方面,他們擁有一定的互聯(lián)網(wǎng)操作能力,能夠幫助單位更好地建立相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容,推動數(shù)據(jù)信息庫的建設(shè)。但是,在真正的基層單位里面,相關(guān)的復(fù)合型人才是相對缺失的,這就在一定程度上影響了基層單位檔案信息化的建設(shè)。(4)籌集資金難。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化及其管理服務(wù)的現(xiàn)代化,是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐,就必須不斷更新設(shè)備和技術(shù)。同時,新設(shè)備、新技術(shù)又需要更高標準來維護和保養(yǎng),這些都需要大量經(jīng)費來保障。加快檔案信息化建設(shè),資金是制約其步伐的瓶頸。根據(jù)先行單位的報道,僅檔案數(shù)字化的資金投入就達20-30萬元,這樣大的資金投入對于一般基層單位檔案部門是較難做到的。再加上電子產(chǎn)品更新速度快,生命周期短,后續(xù)維修、更換、升級費用就更加可想而知。

      3.檔案信息化建設(shè)的有效對策

      3.1加強對檔案管理的重視

      基層單位要重視檔案的信息化建設(shè)工作,要重視先進技術(shù)的應(yīng)用,檔案管理工作要與時俱進,體現(xiàn)時代發(fā)展的特點,檔案管理人員要重視檔案管理的重要作用。想要提高檔案管理信息化的建設(shè)水平,首先要從觀念上進行調(diào)整和改變,要認識到檔案管理運用數(shù)字化技術(shù)或信息化技術(shù)的優(yōu)勢和重要性,要認識到信息化技術(shù)的應(yīng)用使時代發(fā)展的必然結(jié)果,尤其計算機網(wǎng)絡(luò)的大面積普及,辦公傾向于自動化和智能化,檔案管理工作也要抄著智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。

      3.2加大投入加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

      基層檔案管理部門要加大資金投入,做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),購置所需的計算機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備,做好硬件與軟件的開發(fā)與應(yīng)用,加大資金投入建設(shè)檔案室,保證檔案資料室的溫度、濕度控制在一定范圍內(nèi),為檔案資料的存儲提供良好的環(huán)境。檔案資料不僅僅包括紙質(zhì)檔案,還有電子文件和資料,要做好紙質(zhì)檔案的保存,避免其受腐蝕和損壞,電子資料的存儲也至關(guān)重要,充分利用計算機、硬盤、U盤等介質(zhì)做好存儲和備份,避免檔案資料的丟失和被盜竊、篡改等?;鶎硬块T要拓寬思路,加強資金籌集,建立檔案信息化建設(shè)專項資金,確保足夠的資金運用到檔案管理中。

      3.3規(guī)范基層檔案管理信息化建設(shè)

      為了提高檔案管理的實效性,基層單位或檔案管理要制定嚴格的信息化啊發(fā)展戰(zhàn)略和方案,嚴格按照方案進行,結(jié)合實際檔案管理工作標準,提高檔案的信息化啊和集成化質(zhì)量。要做好檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立,將一些數(shù)據(jù)和信息定期錄入電子設(shè)備,轉(zhuǎn)化為電子文件資料,做好文檔、音頻、視頻等資料的保存,執(zhí)行檔案信息化工作標準,切實提高檔案管理的效率。

      3.4保障檔案管理信息化安全

      很多檔案資料是具有較高保密性質(zhì)的,很多檔案資料不能隨便外借,電子檔案的安全管理尤其重要,要避免黑客或不法分子侵入計算機竊取各類資料,也要避免病毒對計算機設(shè)備的侵害。因此,要完善網(wǎng)絡(luò)安全體系,加強病毒和黑客的攔截,設(shè)置等級較高的秘鑰,用戶必須使用賬號密碼才可以登錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,做好檔案資料的安全保護,避免機密資料泄露。

      4.結(jié)語

      基層單位,作為國家單位中最為基礎(chǔ)的存在,它的發(fā)展與創(chuàng)新在一定程度上推動著國家的創(chuàng)新與發(fā)展。因此,在對其檔案管理工作進行信息化結(jié)合的過程中,要重視檔案的存在以及創(chuàng)新發(fā)展的必要性。為推動與信息化的結(jié)合發(fā)展,提供相應(yīng)的制度保障和激勵政策,培養(yǎng)和鼓勵相關(guān)專業(yè)人才,進而實現(xiàn)基層單位檔案管理工作與信息化的結(jié)合,推動單位整體的運行與發(fā)展。

      參考文獻

      [1]翟惜瑞.檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及其對策[J].蘭臺內(nèi)外,2014(1):41.

      [2]王洪民.試論基層單位檔案管理的信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(08).

      [3]景雪.檔案信息化現(xiàn)狀、存在問題及其建設(shè)要點[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇,2010(03).

      [4]陳張靖.淺析我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與對策[J].讀與寫(教育教學(xué)刊),2012(02).

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