流動人員人事檔案管理策略研究

摘要：人才服務(wù)中心承擔(dān)著對流動員工人力資源檔案管理的義務(wù)，但其管理存在著服務(wù)多樣化、管理難度大等特點。庫存量、服務(wù)數(shù)量和流通量的增加，對公共就業(yè)和人力資源服務(wù)中心的需求也隨之增加。針對流動人員人力資源檔案管理存在的問題及對策，為流動人員人力資源檔案管理提供有價值的參考。

關(guān)鍵詞：流動人員;人事檔案;管理策略

引言

人力資源檔案管理是政府工作公共服務(wù)的重要組成部分，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，流動人員數(shù)量急劇增加，人員檔案流通與服務(wù)也日益增多。流動人員的人事檔案是個人形象的一個“縮影”。它比較真實地記載了個人的歷史情況、家庭背景、工作經(jīng)歷、人事任免及獎懲等基本信息，是社會和相關(guān)部門了解一個人的重要信息來源。為保障群眾基本權(quán)益，維護社會穩(wěn)定，必須做好流動人員人事檔案的管理，研究流動人員檔案管理策略具有重要意義。

1現(xiàn)階段流動人員人事檔案管理存在的問題

1.1機制落后，需要創(chuàng)新服務(wù)方式

一是人力資源檔案數(shù)據(jù)收集不規(guī)范、資料收集不充分、分類不充分、信息傳遞不充分、人員不一致、人員分離等問題，導(dǎo)致公共就業(yè)人員缺乏。二是傳統(tǒng)的檔案管理模式低效，尤其是紙質(zhì)檔案更容易受到損壞和損失。

1.2必須提高檔案管理人員的專業(yè)能力

從采訪、調(diào)查、人才培養(yǎng)機構(gòu)網(wǎng)站發(fā)布的數(shù)據(jù)來看，國內(nèi)公共人才服務(wù)中心人事檔案經(jīng)理大多缺乏專業(yè)能力。缺乏專業(yè)、系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不能滿足實際工作的需要。人力資源檔案管理原則往往被違反，這不僅會影響公共就業(yè)和人力資源服務(wù)中心的社會形象，而且也難以為相關(guān)組織和移民提供寶貴服務(wù)。

1.3需要更新基礎(chǔ)設(shè)施，而且對信息資源的利用不足

人力資源檔案管理要求獨立倉庫和專用辦公空間，組成高密度機柜，確保倉庫環(huán)境符合標準。但完整的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備成本較高，而公共招聘和人才服務(wù)中心的經(jīng)費有限，無法及時更新設(shè)備和設(shè)備。與此同時，由于條件限制，倉庫面積不足，無法滿足實際需求。此外，由于缺乏檔案數(shù)據(jù)和管理內(nèi)容，不能滿足實際需要，因此需要提高流動人員的人員檔案利用率。

1.4需要提高對流動工作人員的檔案認識

不少手機用戶對檔案認識不到位，導(dǎo)致“棄檔”、“檔案死”現(xiàn)象。一般情況下，非公有企業(yè)無權(quán)管理人力資源檔案，所以這些企業(yè)一般委托當?shù)毓簿蜆I(yè)和人力資源服務(wù)中心來保存和管理。一些移民者認為委托檔案什么都好，所以不注意檔案保存，長期疏忽或者丟失。如果長期無法確保存檔信息質(zhì)量的準確性和有效性，則無法得到保證。

2完善流動員工人力資源檔案管理策略

2.1完善管理機制，推進服務(wù)模式創(chuàng)新

根據(jù)流動人員人力資源檔案管理的特點和需求，優(yōu)化管理體系，組建專家小組，建立特殊的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，使管理工作有條不紊地進行。此外，公共人才服務(wù)中心還應(yīng)改進移民數(shù)據(jù)庫，及時分析移民的就業(yè)意愿和職業(yè)狀況，提供就業(yè)需求信息。以增加雇傭成功率。

2.2開展多維培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力

要注重檔案管理人員的培訓(xùn)，從學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、提升等方面，學(xué)習(xí)最新的人員檔案管理知識和技能，提醒檔案管理員進行培訓(xùn)，為實際工作奠定了堅實的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。與此同時，培訓(xùn)評估也是必要的。在培訓(xùn)之后，通過問卷調(diào)查分析培訓(xùn)的優(yōu)缺點，為下次培訓(xùn)改進提供參考資料。并提出了拓寬人才招聘渠道，吸引具有專業(yè)知識、計算機管理、人力資源檔案管理等專業(yè)知識的復(fù)合型人才。能滿足實際工作的需要。

2.3改進檔案管理制度，加強信息化建設(shè)力度

一是對傳統(tǒng)移民人事檔案管理模式進行改革，為了明確各當事方的責(zé)任，公務(wù)員和藝人服務(wù)中心可簽署將移民人事檔案委托給有關(guān)人員或組織的合同，以確保檔案資料的完整性、及時性、準確性。二是在接收文檔和資料時，需要全面檢查，若發(fā)現(xiàn)資料不全，應(yīng)及時向有關(guān)單位查詢，以便及時完善流動人員的檔案和資料。三是改善基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備，加快信息化建設(shè)。必要的設(shè)施、辦公設(shè)備和人員應(yīng)結(jié)合流動人員人力資源檔案管理的實際需要，對信息審核、資料錄入、標簽發(fā)放、歸檔等進行改進和標準化。加強統(tǒng)一標準人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

2.4加強宣傳，提高流動人員的檔案意識

移動者的檔案識別水平也會影響其自身檔案的完整性和有效性。所以，有必要加強對文檔的識別。公用事業(yè)服務(wù)中心可以將人力資源檔案的服務(wù)描述、服務(wù)指南、人力資源信息、注意事項等放在辦公室大廳里。關(guān)于流動員工人力資源檔案作用的宣傳手冊也可以打印和分發(fā)。轉(zhuǎn)移程序。公共招聘人才服務(wù)中心網(wǎng)站、微信官方賬戶、微博等網(wǎng)絡(luò)媒體，也應(yīng)該為手機員工分享相關(guān)內(nèi)容，供有困難人士使用。在增強了移民檔案意識之后，將積極與公務(wù)員人事服務(wù)中心合作，及時改進人事檔案資料，真正發(fā)揮人事檔案的價值。

結(jié)語

流動員工人力資源檔案管理是政府工作人員公共服務(wù)的重要組成部分，對維護人民群眾的權(quán)益、促進人力資源服務(wù)起著重要作用。當前，我國流動員工的人力資源檔案管理還存在一些問題，整個人力資源檔案管理過程缺乏標準化規(guī)范，這種現(xiàn)象在中小企業(yè)中尤為突出，資料丟失或損壞可導(dǎo)致無法有效管理，從而降低管理水平。在這一階段，人員流動加速，如果目前的經(jīng)營模式不改進，就難以滿足實際需求。只有面對這些問題，才能采取相應(yīng)的措施，提高檔案管理的整體水平。

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作者簡介：李雄英（1988.11-），女，湖南人，本科。研究方向：事業(yè)單位人事檔案管理